01文件及记录控制程序.docx

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01文件及记录控制程序

东莞凤岗油甘埔南锋塑胶制品厂

质量管理体系程序文件

文件及记录控制程序

编制人：

复核人：

批核人：

文件编号

NF-QP-01

版本次号:

A修改次号:

0

发行生效日期

2011年3月5日

公司专有文件，请勿私自复印，勿带出厂！

盖有受控文件标示章方为有效文件

发行日期:

2011年3月5日

版本次号:

A修改次号:

0

第1页共5页

1.0目的

本程序目的是维护/保证文件及资料得到有效控制.确保各有关场所使用文件的版本是有效的。

2.0适用范围

适用于本厂管理体系（如ISO9000）文件,这些文件包括但不局限于以下各项:

●质量手册

●程序文件.

●系统性作业指导。

●产品性作业指导（技术文件），如产品性作业指导/技术规格/生产指令/检验规范/校正指导等.

●外来文件:

本厂管理体系运作所需的国家/国际标准、法律/法规、客户提供的图纸/标准等.

●计算机资料:

本厂管理体系中计算机软件/网络内信息/资料.

●空白表格:

本厂体系运作所需的表格,如:

表格样本,空白表格是规定性文件.

●记录:

填写了内容的表格及某些过期文件,如:

计划,临时更改通知等.

3.0主要职责（见下表规定）

文件种类

编写

审批

分发

正本保存

修改

副本

回收

作废

质量手册/

程序文件

管理代表

总经理

品管部

管理代表

品管部

品管部

系统性作业指导

各部门

负责人

管理代表

/总经理

品管部

品管部

各部门

负责人

各部门

品管部

外来文件

/

接收部门负责人/管理代表

接受部门

发文部门

空白表格

各部门

相关文件审批人

主要使用部门

注:

对外来文件的审批是指公司对文件适用性审批,而非对文件内容的审批

4.0程序内容

4.1定义

名称

定义

受控

1.用于指导生产或系统运作.2.受版次更新控制.3.盖受控章和控制分发对象.

非受控

1.仅供参考性质.2.不受版次更新控制.

接受部门

收到外部机构转来或外部新购文件资料的文件主要使用部门.

发文部门

公司内部之文件发出部门.

收文部门

公司内部文件接收部门.

发行日期:

2011年11月1日

版本次号:

A修改次号:

0

第2页共5页

4.2质量手册/程序文件/作业指导控制

步骤

项目

内容

1

编制

a.根据管理体系需要编写新文件内容及应分发的范围.

b.经3.0主要职责中相关人员签批后生效.

2

分

发

a.按公司运作需要而复印相应文件数量.

b.副本每页在右上角或指定位置盖蓝色受控章.

c.正本每页背面左下角盖受控章.

d.分发后，文件由接收人或指定接收人签名作实并记录于〈〈文件发放登记表〉〉.

e.系统性文件不可用副本影印，需要时应向发文部门申请要求分发.

f.字迹模糊可能对文件使用者产生误导或签署不全之文件不予分发/接收.

3

修

订

a.公司任何人员均可提出文件修订申请，但需由部门主管填报《体系文件修改申请表》并经3.0职责中审批人员对需修订的内容进行评审及同意后由原文件编制部门或经审批有资格的其它人员及审批人执行修改及审批.

b.修改其中某页或某几页，修改页给一个更高修改次号并变更修改日期；修改次数较多时，由3.0职责中编写人视情形换版.

c.修改整版，整版给一个更高版本次号，修改次号恢复为0.

d.文件修改部分内容之文字以粗斜体表示.（整版修订时不用粗斜体.）

e.所有原始文件以版本次号A，修改次号0执行.

j.由行政部制订《体系文件清单》记录文件情况及最新修订情况.

4

回

收

a.步骤3中，b/c项某页或整版修改时，修改部份按分发表回收.

b.收文部门交回旧版时给予作废印章标记.

5

作

废

a.质量手册/程序文件/系统性作业指导/外来文件修改部分或整份副本由发文部门回收销毁.

b.收文部门需保留作废副本作参考时，需盖作废章，分开存放.

c.技术文件由收文部门收到新版时，换下旧版，自行销毁.（需保留时按b处理.）

d.正本修改部分或整份由发文部门盖作废章，分开存放.

6

保

存

与

借

阅

a.文件的存放环境应保持干爽，防止虫蛀、潮湿、损坏、变质，有损坏应交回副本向发文部门重新申请经部门经理批准后发放.

b.各部门按文件类别，分类放置，并按放置的顺序进行编目，并加以标识.

c.内部有传阅或传递要求时，按要求传阅或传递后按类别归档.

d.若客户有保密要求及有关机密性的文件必须上锁，由专人保管.

e.文件在保管和使用过程中必须保持清晰，不可随意涂划.

f.公司内员工需暂借体系文件，应到相应文件控制部门办理借阅登记手续.

g.通用性文件长期保存；产品性受控文件正本长期保存，产品性受控文件副本保存至产品完单后一年或据实际需要保存至更长时间.

h.通用性文件作废正本至少保存三个月，产品性文件作废正本至少保存至产品完单后一个月.

发行日期:

2011年11月1日

版本次号:

A修改次号:

0

第3页共5页

4.3空白表格及记录控制

步骤

项目

内容

1

编制/

产生

a.由公司体系文件编制或修订时产生，表格编号方式见4．9．1之规定

b.由体系运作中视需要产生,由主要使用部门编制审批.

2

表格及形成记录控制

质量记录包括但不局限于：

文件发放及修改记录、产品质量检验记录、内审记录、管理评审记录、不合格纠正预防措施、人员培训及考核记录、生产技术记录、检测仪器校准合格记录等有关质量体系管理活动所涉及的其它记录

a.记录应按空白表格规定之格式填写.

b.应清楚填写记录的每一项内容,不适用部份填“不适用”或用斜线划去,当书面记录出现错误需进行手改时可用用笔划除原记录,但不能将完全删除原记录或使其看不清，将正确值注明于旁边并由更改人签名及签署修改日期/不能使用涂改液,贴纸或类似物质进行涂改，确保记录完整,清晰,反映实际情况.

c.各部门在接收或管理记录时,应检查记录是否填写齐全,不齐全之记录不予接收/分发或存盘.

d.需签日期之记录按年月日顺序填写.

e.电子设备内保存的记录必须满足上述要求外,还须有相应的保存密码以防止外人侵入或修改.

3

检索

a.记录按要求填写/收集后,由保存部门参照时间/类别/部门/产品等,按顺序分类收集/整理,并保存.

b.各部门可使用一览表/目录/索引/排序指示/加标签形式,以免错误存取.

4

分

发

a.对于用量较少的表格采用复印方式使用,各部门需使用及分发。

b.大量使用之表格采用印刷方式，视填报的记录视具体需要分发。

5

修

订

a.表格修订要求同4.2.3,原始表格以版本A修改次号0发行（即A/0）.

b.表格修订后,必须编制一个更高的修改次号,同时旧表格作废.

6

保存/回收/作废

a.空白表格样本由管理代表统一保管.

b.部门复印使用或印刷使用之副本不予回收,自行作废.

c.记录的保存必须:

安全、保密、无损坏、丢失、变质,应存放于指定位置且方便查找.

d.各质量记录之保存期参照《质量记录目录》.

e.各保管部门自行清查有无过期记录,逾期记录自行销毁.

4.4外来文件控制

4.4.1一般外来文件收发控制

发行日期:

2011年11月1日

版本次号:

A修改次号:

0

第4页共5页

步骤

项目

作业内容

负责人

1

接收

a.确定所需的国家/国际标准/客户标准及收集验证外来资料之最新版本.

相关部门主管/管理代表

b.外来文件于验证ok后,由接收部门分类/编号并将文件名称/接收日期等信息记录于《外来文件清单》内及建档保存,同时,在文件正本背面盖受控章.

2

分发

按实际需要进行分发，在分发副本面页或每页右上角盖受控章。

3

追踪

各主要使用部门对可能更新版本的外来文件进行定期跟踪检测（不超过一年）,将跟踪结果填写于《外来文件清单》内,确保有关版本的文件为适用的.

4

改版

a.收到最新版本时,在旧版正本正面加盖作废章,分开存放.新版正本背面盖受控章.

b.需分发时,重复步骤2，分发新版时将旧版副本回收销毁.

5

保存

a.保存方法同4.2步骤b.外来文件发生损坏/遗失时,应由相关责任部门负责及时联络相关方予以补救.

4.4.2对于客户提供的与产品有关的外来文件,如图纸/样办/技术规范等,由相关接收部门予以记录/归类/标识及存盘,需要时还应按本程序4.4.1.之规定对该类外来文件进行有效地控制.

4.5非受控文件控制

步骤

控件目

内容

1

申请

a.任何本公司员工可向3.0主要职责分发部门申请公司任何层次文件的非受控副本作参考用.经管理代表批准后,方可发放.

b.客户/供货商及其它利益团体需要得到本公司任何层次的非受控文

件时,由相关接洽部门提出申请,经管理代表同意后发放.

2

发放

a.3.0主要职责发文部门按管理代表批示之申请复印需要发放份数.

b.按申请发放非受控副本.

3

更新及作废

非受控文件不会随着正本的更新及修改而进行更新,各部门/个人/相关利益团体使用时需向发文部门查看最新版本.

4.6文件控制印章使用及保管

序号

控件目

内容

1

印章类别

两种:

“受控文件”章,“作废文件”章

2

使用及保管

控制印章由人事部文控专员负责保管,不得借与他人或作其它用途.

4.7计算机文件资料及记录控制:

4.7.1电脑文件需参照本文件控制方法进行分类归档，针对重要文件亦需设定文件/记录保护密码和进行磁盘拷贝备份，同时应视需要进行打印成书面文件保存。

4.7.2为防止电脑文件被病毒入侵以损坏所保存的文件资料及记录，除电脑要安

发行日期:

2011年11月1日

版本次号:

A修改次号:

0

第5页共5页

装防毒软件外还应对电脑进行必要的检查保养，以确保其能正常运作。

4.8文件及表格编码方：

类别

编号格式

备注

质量手册

NF–01

NF:

表示本公司字母缩写

QM:

表示质量手册

QP:

表示质量程序

WI:

表示工作指引

QR:

表示质量记录

程序文件

NF-QP-（01~99）

系统性作业指导

NF-WI-（01~99）

表格/记录

NF–QR（01~99）

4.9特殊类型的用于某些作业活动的具有指导或宣传/教育意义的图片资料之控制.

4.9.1各部门可根据:

不同工种/工序之作业活动的简易程度和方便作业人员执行有关作业活动及有利于有关管理活动或制度的实施.经管理代表批核后安排购买或制作.

4.10文件资料（包括、印章、样办及特殊类型的指导/宣传教育用的图片资料）之遗失处理办法:

4.10.1持有人需及时知会原分派部门.

4.10.2如需补领则需书面申请并经管理代表批准后于发文部门补领,但当补领后又找回失去的文件资料时应及时将所补领的文件资料交回发文部门.

5.0引用文件

《质量手册》

6.0表格及附件

6.1《体系文件清单》QR-01

6.2《外来文件清单》QR-02

6.3《文件发放登记表》QR-03

6.4《质量记录总目录》QR-04

6.5《体系文件修改申请表》QR-05

外来文件清单

序号

外来文件名称

编号或版本

登记日期

登记人

备注

1

2

3

4

编号：

QR-01A/0

文件发放/回收记录表

发放

日期

文件名称/编号

版本/状态

签收部门/人员

回收日期

回收人

签名

编号：

QR-02A/0

体系文件清单

序号

文件名称

文件编号

版本/状态

发布日期

备注

编号：

QR-03A/0

质量记录清单

序号

质量记录名称

编号

保存期限

保存责任部门

编号：

QR-04A/0

编制：

批核: