机关档案工作的基本任务与归档文件整理的基本要求秦保立.docx

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机关档案工作的基本任务与归档文件整理的基本要求秦保立

机关档案工作的基本任务与归档文件整理的基本要求（秦保立）

机关档案工作的基本任务与归档文件整理的基本要求

第一部分机关档案工作的基本任务

第一章档案及其作用

第二章档案工作的性质、内容和原则

第三章机关档案工作的性质、地位和基本任务第二部分归档文件整理的基本要求

第四章归档文件整理工作的意义

第五章归档文件整理工作的组织

第六章归档文件的价值鉴定

第七章归档文件整理的基本步骤和要求

第一章档案及其作用

一、档案的概念

档案是指国家机构、社会组织和个人在社会活中直接形成的，有价值的各种形式的历史记录。

档案概念的基本含义：

（一）档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成的;

（二）档案是社会进行生产、斗争、科学实验、文艺创作等各种活动的历史记录；

（三）档案是由文件有条件地转化而来的；

（四）档案的来源广泛，内容丰富，形式多样。

二、档案的作用

（一）档案可以作为机关工作查考的依据。

（二）档案可以作为生产活动的依据和参考。

（三）档案可以作为政治斗争的工具。

（四）档案可以作为科学研究的必要条件。

（五）档案可以作为宣传教育的生动素材。

三、档案作用的性质

1、凭证作用

2、参考作用

第二章

档案工作的性质、内容和原则

一、档案工作及其性质

档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，并为社会各方面服务的工作。

档案工作的性质：

1、管理性；

2、服务性；

3、政治性。

二、档案工作的内容

1、档案业务管理工作

2、档案事业管理工作

三、档案工作的原则

统一领导，分级管理

第三章

机关档案工作的性质、地位和

机关档案部门的基本任务

一、机关档案工作的性质和地位

1、机关档案工作是机关工作的组成部分；

2、机关档案工作是提高机关工作效率和工作质量的必要条件的性质；

3、机关档案工作既是维护机关历史真实面貌的重要工作，又是整个档案事业的基础。

二、机关档案部门的主要职责和基本任务

1、贯彻执行有关法律法规和国家有关的方针政策,建立健全本单位的档案工作制度;

2、对机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理、归档工作进行监督指导；

3、集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关工作服务；

4、在统一领导，分级管理的原则下，对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导和检查；

5、按规定向档案馆移交应进馆的档案；

6、办理领导交办的其它有关的档案业务工作。

第二部分

归档文件整理工作的基本要求

第四章

归档文件整理工作的意义

第五章

归档文件整理的组织工作

一、确定整理工作的环节

1、文书部门负责立卷制度的确立

２、实行文书处理部门立卷的优点

第一、利于提高归档文件材料的质量和工作效率

第二、利于对文件的利用、归档和保密

第三、利于档案室开展各项业务工作

第六章

归档文件的价值鉴定

第一节鉴定的原则和标准

1、历史的观点

2、全面的观点

3、发展的观点

4、效益的观点

二、鉴定的标准

1、职能标准

2、来源标准

3、内容标准

4、形式特征标准

第二节归档和不归档的范围

一、文书归档的总范围

凡机关工作活动中形成的，具有保存价值的文件材料，办理完毕均应进行整理并定期向档案部门归档。

这些文件材料包括党、政、工、团及人事、保卫、业务等工作中形成的文件、图表、照片、

录音、录像以及以电子形式存在的电子文件。

二、文书归档的重点

1、本机关在进行主要职能活动中制成的重要文件。

2、与本机关主要职能活动有密切联系的上下级和有关单位的来文。

三、机关文件材料归档和不归档范围

（一）机关应归档文件材料范围

（二）1、应归档的上级来文

（1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

（2）上级机关颁发的属于本机关主管业务并要求贯彻执行的法规性文件；

（3）上级机关领导等视察、检查本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片、录音、录像等材料；

（4）代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；

（5）上级机关转发本机关的文件和对本机关的批示、批复。

2、应归档的本机关文件

（1）本机关党、工、团、妇等召开的代表会议或工作会议等形成的全套会议文件，以及各种音像材料；

（2）本机关党组、行政领导召开会议形成的文件材料，以及本机关召开工作会议、专题会议的材料；

（3）本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本级机关的批复文件；

（4）本机关颁发的各种正式文件的签发稿、印制本以及重要文件修改稿；

（5）本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；

（6）反映本机关业务活动和科技管理的专业文件材料；

（7）本机关检查下级机关工作、调查研究形成的主要文件材料；

（8）本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片）；

（9）本机关形成的审计文件材料；

（10）本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；

（11）重要的人民来信和处理群众来信来访记录、摘要单、处理报告等；

（12）本机关成立、合并、撤消、更改名称、启用印信及组织简则、人员编制等文件材料；

（13）本机关制定的工作条例、章程、制度等文件材料；

（14）干部、工人转移工资，行政、党、团、工会组织介绍信及存根；

（15）本机关（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴、反映本机关重要活动事件的剪报、荣誉证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；

（16）本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；

（17）本机关移交财产、物资、档案等工作的交接凭证、清册；

（18）本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

（19）外事活动形成的文件材料；

（20）本机关干部任免（包括备案）调配、培训，专业技术职务评定、聘任，党员、团员、干部、工人名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料；

（21）机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录等文件材料；

（22）本机关及本机关批准的有关区域变化，征用土地、解决产权、地界纠纷等方面的文件材料；

（23）各种普查工作中形成的文件材料；

（24）按有关规定应归档的死亡干部的文件材料。

3、应归档的同级机关和非隶属机关文件材料

（1）同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；

（2）有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件；

（3）同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作形成的文件材料。

4、应归档的下级机关文件材料

（1）下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表等文件；

（2）下级机关报送的法规性备案文件。

（二）不需归档的文件材料

1、不归档的上级文件材料

（1）上级机关任命、奖惩非本机关工作人员的文件，普发而不需办理的文件材料；

（2）上级机关发来供工作参考的抄件；

（3）上级机关征求意见的未定稿文件。

2、不归档的本机关文件材料

1）重份文件；

2）无查考利用价值的事务性、临时性文件；

3）未经领导审阅、签发的未生效文件草稿，一般性文件的历次修改稿；

4）无特殊保存价值的函件、信封；

5）机关内部互相抄送的文件材料；

6）本机关领导兼任外机关职务所形成的文件材料；

7）为参考目的从各方面搜集的文件材料。

3、不归档的同级机关和非隶属机关的文件材料

1）参加非主管机关召开的会议带回的不需贯彻执行和无查考价值的文件材料；

2）非隶属机关的一般通知（如省人事局送给其他厅局的一般通知）以及抄送的不需要办理的文件材料（需要执行的规定性文件除外）

4、不归档的下级机关文件材料

1）下级机关送来参阅的简报、情况反映，以及不应抄报或不必备案的文件材料；

2）越级抄送不需要办理的文件材料；

3）下级机关抄报备案的一般性文件材料；

四、确定归档范围时应注意的问题

（一）归档不全的主要表现

1、只注重“红头文件”，而没有归“白头文件”，有的甚至“红头文件”也不齐全；

2、只归了有登记的收发文，而没有归内部使用的文件。

如领导活动形成的文件（党委、党组会议记录、领导同志讲话材料等）以及领导和各业务部门外出开会带回的材料，不上报的统计表、登记表、计划、总结等；

3、只归了一些一般的通知和来往文书，而把常用的规章制度留在业务人员手中；

4、只归文字材料，而没有归表格、簿册、名册、照片等；

5、只归“正式文件”而没有归其它材料，如各种刊物等；

6、只归业务性文件，人事工作的文件没有归。

（二）机关档案必须包括的8种文件

1、“红头文件”，如规定、条例、办法、决定、指示、通知、报告、•批转文件等；

2、“白头文件”，如会议文件，经验介绍等，某些调查报告、通知，也用白头文件形式出现；

3、公布性文件，如公告、通告、布告等；

4、内部使用文件，如会议记录、内部使用的规章制度、工作计划、•工作总结、某些名册、统计表、登记表等；

5、记载性文件，如大事记、工作日记、调度日记；

6、报导性文件，如有关本机关活动的报导、本机关领导人答记者问等；

7、契约性文件，如协议、合同、意向书等；

8、证明性文件，如介绍信存根、党员转移组织关系存根等。

上述８种文件较全面的概括了文书档案的归档范围。

第三节划分保管期限

保管期限的划分方法

（一）永久

凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，在经济建设、文化建设、政治活动和科学研究中，需要长远利用的文件，应列为永久保管（无止期）。

具体包括以下几种：

1、本单位制定的属于政策法规性的文件；

2、处理重要问题形成的文件材料；

3、召开重要会议形成的文件材料；

4、重要的请示、报告、总结、综合统计报表；

5、机构演变、单位领导人任免的文件材料；

6、直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料；

7、非直属上级机关针对本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。

（二）长期

凡是在相当长时间内本机关需要查考的文件,应列为长期保管（16—50年）。

具体包括以下几种：

1、本单位一般工作问题的文件材料；

2、本单位一般会议的主要材料；

3、本机关人事管理工作形成的一般文件材料；

4、直属上级机关颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的一般文件材料；

5、下级机关报送的重要总结、报告和统计表等文件材料。

（三）短期

凡是在较短时间内本机关需要查考的各种文件材料，均应列为短期保管（15年以内）。

1、本机关召开会议的服务机构的计划、总结、会议参考材料；

2、与有关机关协商工作的一般往来文书；

3、内部组织机构的一般性工作计划、总结、会议记录；

4、与有关单位签订的一般性合同、协议，外事活动形成的具体事务性文件；

5、上级机关召开会议的简报，下级机关报送的一般性工作报告、总结及季度月份的统计表等。

第七章

归档文件整理的步骤与要求归档文件整理共分

装订

分类

排列

编号

编目

装盒

六个步骤，具体内容和要求如下：

一、装订

即采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。