powerpoint 公文演示.docx
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powerpoint公文演示
powerpoint2000公文演示
powerpoint2000是相当流行的演示文稿制作及幻灯片放映软件，同样是microsoft公司office办公系列软件中常用的软件。
powerpoint2000能够帮助各类用户轻松地创建图文并茂、形象生动，且适合自己需要的演讲或演示文稿。
用户可在创建的幻灯片上输入文字、添加图片和表格、插入声音和视频等多媒体元素，插入超级链接直接访问internet。
并且可以设置幻灯片播放和切换时的各种动画效果。
powerpoint2000基础
powerpoint2000的启动
与启动其他windows应用软件一样，可用以下方法之一启动powerpoint2000：
·选择“开始／程序／microsoftpowerpoint”菜单命令。
·双击桌面上的powerpoint2000快捷方式图标。
·单击“快速启动栏”中的powerpoint2000图标。
powerpoint2000的工作窗口
powerpoint2000启动成功后，将打开一个如图75所示的powerpoint对话框，要求用户选择创建演示文稿的方式，或选取已有的演示文稿之一将其打开。
该对话框中有以下几个单项按钮：
图75powerpoint对话框
·内容提示向导：
选择该项，powerpoint2000系统将引导用户一步步地制作演示文稿。
系统所提供的向导包括各种不同主题的演示文稿示范，例如公司会议、活动计划、策略、培训以及用于internet的演示文稿等。
·设计模板：
选择该项，powerpoint2000将提供多种现成的幻灯片模板供用户选择，以便按选定的模板创建演示文稿。
·空演示文稿：
选择该项，用户可由空白的幻灯片开始，从头设计和制作演示文稿，或从其他应用程序（如从word2000）导入的文档大纲来创建演示文稿。
·打开已有的演示文稿：
选取该项，可从其下的列表框中选取一个已创建完成的演示文稿，单击“确定”按钮将其打开。
类似于word2000，powerpoint2000的工作窗口也是由标题栏、菜单栏、工具栏和底部的状态栏等组成。
图76即为打开了某个演示文稿的powerpoint2000工作窗口。
在工具栏与状态栏之间的空间则分成了3个窗格。
左侧的“大纲”窗格用于编排和查看演示文稿的大纲；右侧上端的“幻灯片”窗格用来编排和查看当前幻灯片的内容；右侧下端的“备注”窗格则可显示或添加当前幻灯片的备注信息（备注是对该幻灯片的附加说明，演讲者可在幻灯片放映过程中随时查看备注）。
图76powerpoint2000工作窗口
在“大纲”窗格中，可单击幻灯片的编号图标方便地切换待编辑或查看的幻灯片，而在“幻灯片”窗格中，可单击其右侧滚动条上的“上一张幻灯片”或“下一张幻灯片”按钮来进行幻灯片的翻阅。
在状态栏上则会显示出当前演示文稿共有多少张幻灯片，并标明当前的幻灯片是第几张。
powerpoint2000提供的这种新三框式窗口，能够同时显示幻灯片、演示文稿大纲和幻灯片备注信息。
因而使用户不仅可以方便地切换各种显示模式，还可以更为方便地浏览和编辑各张幻灯片的内容。
提示：
如果要改变窗格的大小，可用鼠标拖动窗格之间的分隔条。
幻灯片的内容会随着其窗格大小的改变而自动调整它的大小。
powerpoint2000的各种视图
powerpoint2000采用“普通”、“大纲”、“幻灯片”、“幻灯片浏览”和“幻灯片放映”等不同的工作视图来帮助用户完成不同的工作。
选择“视图”菜单中的相应命令，或单击窗口底部水平滚动条左侧“视图”栏中的不同按钮，即可迅速切换到相应视图。
1.普通视图
“普通”视图是powerpoint2000启动后的默认工作视图，如图76所示。
在此视图下，能够同时查看演示文稿的大纲、当前的幻灯片内容及其备注信息。
2.大纲视图
单击“视图”栏内的“大纲视图”按钮，可切换到大纲视图。
在此视图下，可方便地组织和查看整个演示文稿的结构，如图77所示。
图77“大纲”视图
演示文稿的大纲由每张幻灯片的标题和正文组成，标题在幻灯片编号的旁边，而正文则以缩进的形式出现在标题的下方，且可具有多达5级的缩进。
用户可以在大纲视图中直接创建、编排和组织幻灯片。
例如，直接输入或修改幻灯片的内容、调整各张幻灯片在演示文稿中的位置、更改正文的缩进层次以及展开或折叠正文等。
提示：
“大纲”视图与“普通”视图没有本质的区别，在“普通”视图方面下，若将“大纲”窗格拉得足够大，powerpoint2000将会自动切换到“大纲”视图。
3.幻灯片视图
切换到“幻灯片”视图后，屏幕上主要显示当前一张幻灯片的内容，如图78所示。
在“幻灯片”视图下，可以方便地对当前幻灯片的具体内容进行编排，包括输入正文，插入图片和艺术字，设置正文和图片的各种格式等。
在“幻灯片”视图中，窗口左侧不显示演示文稿的大纲，但仍可见到各张幻灯片的编号图标，单击某张幻灯片的编号，即可迅速切换到该张幻灯片。
图78“幻灯片”视图
4.幻灯片浏览视图
切换到“幻灯片浏览”视图后，powerpoint2000将按顺序显示演示文稿中缩小后的各张幻灯片，使用户可以纵观所有幻灯片的风格和排列，如图79所示。
图79“幻灯片浏览”视图
在“幻灯片浏览”视图中，用户可以纵览当前演示文稿中的各张幻灯片，且可用鼠标拖动幻灯片来重新调整幻灯片的排列顺序，并可删除或插入某张幻灯片，但不能对幻灯片的内容进行修改和编排。
提示：
如果要对某张幻灯片进行修改，只需双击该张幻灯片，即可迅速切换到“幻灯片”视图对其修改。
5.幻灯片放映视图
切换到“幻灯片放映”视图后，powerpoint2000窗口的标题栏、菜单栏、工具栏和状态栏等都被隐藏起来。
此时，可以看到整张幻灯片的内容占据整个屏幕，这也是幻灯片放映时的效果，如图80所示。
图80“幻灯片放映”视图
提示：
如果要退出“幻灯片放映”状态，可用鼠标右键单击放映屏幕，从弹出的快捷菜单中选择“结束放映”命令，或者直接按esc键退出放映。
创建演示文稿
演示文稿通常由若干张相关的幻灯片组成。
powerpoint2000提供了多种方法来方便用户创建新的演示文稿。
利用向导创建演示文稿
利用powerpoint2000提供的“内容提示向导”，可在其引导下一步步地制作出相当专业的演示文稿。
具体方法为：
（1）powerpoint2000启动后，在弹出的对话框中选取“内容揭示向导”，并单击“确定”按钮（也可在powerpoint2000窗口中，选择“文件／新建”菜单命令，在弹出的“新建演示文稿”对话框中选取“内容提示向导”并单击“确定”按钮。
屏幕上将出现“内容提示向导之一”对话框。
如图81所示。
（2）单击此对话框中的“下一步”按钮，弹出如图82所示的“内容提示向导之二”对话框。
在此对话框中可选择要创建的演示文稿的类型。
例如，我们在这里选择“销售／市场”类型中的“市场计划”。
图81“内容提示向导之一”对话框
图82“内容揭示向导之二”对话框
（3）单击“下一步”按钮，弹出“内容提示向导之三”对话框。
在此对话框中选择演示文稿输出的类型。
可以选择“屏幕演示文稿”、“web演示文稿”、“黑白投影机”、“彩色投影机”或“35毫米幻灯片”等。
（4）单击“下一步”按钮，弹出如图83所示的“内容提示向导之四”对话框。
在此对话框中可输入演示文稿的“标题”和“页脚”信息，powerpoint2000将把这些信息显示在每张幻灯片上。
（5）单击“下一步”按钮，在弹出的对话框中单击“完成”按钮，即可得到如图84所示的有关市场计划的演示文稿框架。
图83“内容提示向导之三”对话框
图84利用向导创建的演示文稿
（6）选择“文件／保存”菜单命令，将该演示文稿命名后加以保存（保存在磁盘上的演示文稿的文件扩展名为.ppt）。
从图84的示窗口的底部可以看出，由“市场计划”向导创建的演示文稿由17张幻灯片组成。
powerpoint2000已经为每一张幻灯片设计和编排好了一个初步的版式和样式框架。
当前显示的是第一张幻灯片的模样，在窗口左侧的“大纲”窗格中单击某张幻灯片的编码，或操作“幻灯片”窗格右边的滚动条，就可查看其他各张幻灯片。
切换到“幻灯片”视图或“大纲”视图后，即可输入与编辑各张幻灯片的具体内容。
提示：
利用“内容提示向导”创建演示文稿时，同样可以采用以下方法，即：
选择“文件／新建”菜单命令，在弹出的“新建演示文稿”对话框中单击“演示文稿”选项卡，在其中直接选择所需的样式。
如图85所示。
图85“演示文稿”选项卡
利用模板创建演示文稿
powerpoint2000提供了多种模板供用户在创建演示文稿时选用。
利用模板创建演示文稿的方法为：
（1）powerpoint2000启动后，在弹出的对话框中单击“设计模板”单选按钮；或在powerpoint2000窗口中选择“文件／新建”菜单命令，在弹出的“新建演示文稿”对话框中单击“设计模板”选项卡。
屏幕显示如图86所示。
图86“设计模板”选项卡
（2）利用滚动条查看powerpoint2000提供的各种设计模板，选取一个所需的设计模板，在“预览”框中可观察其效果，满意后单击“确定”按钮。
（3）在弹出的如图87所示“新幻灯片”对话框中，拖动滚动条可查看各种幻灯片版式，然后为第一张幻灯片选择一种版式，单击“确定”按钮。
（4）在随后出现的第一张幻灯片上输入标题和所需内容。
（5）在“格式”工具栏上，单击“常规任务”下的“新幻灯片”命令添加下一张幻灯片，然后再选择这张新幻灯片的版式。
（6）在随后出现的新幻灯片上输入所需的内容。
图87“新幻灯片”选项卡
（7）重复步骤5和6添加所需的新幻灯片。
（8）完成后，选择“文件／保存”菜单命令，将该演示文稿命名后加以保存。
提示：
如果要查看幻灯片放映效果，可单击powerpoint窗口左下角的“幻灯片放映”按钮。
按空格键放映下一张，按esc键结束放映。
创建空白演示文稿
用户也可从空白演示文稿开始，进行演示文稿的创建。
powerpoint2000提供的空白演示文稿不包含任何颜色和任何样式。
这样，用户可以充分利用powerpoint2000提供的配色方案、版式和主题等，创建自己喜欢的有个性的演示文稿。
从空白演示文稿开始创建的具体方法为：
（1）选择“文件／新建”菜单命令，在弹出的“新建演示文稿”对话框中单击“常用”选项卡。
（2）双击“空白演示文稿”，屏幕上显示出如图87所示的“新幻灯片”对话框。
图88创建的第一张空白幻灯片
（3）在该对话框中选择第一张幻灯片需要采用的版式，单击“确定”按钮powerpoint2000将按所选版式显示第一张幻灯片。
屏幕显示如图88所示。
（4）以下操作与上述利用模板创建演示文稿的步骤4至8相同。
说明：
用户可为空白演示文稿添加背景，应用配色方案和设置幻灯片母版等。
具体的方法将在后面的章节介绍。
导入大纲创建演示文稿
用户还可以通过导入诸如在word2000文档中创建的文档大纲，来方便快速地创建与原大纲相关的演示文稿。
具体方法为：
（1）选择“文件／打开”菜单命令，弹出“打开”对话框。
（2）在其中的“文件类型”框中选取“所有大纲”。
（3）在其中的“名称”方框中，双击要使用的文档。
（4）导入的大纲会在powerpoint中打开。
每个主要标题都会以单张幻灯片标题形式出现，每个标题下的部分都将作为幻灯片的正文。
（5）完成后，选择“文件／保存”菜单命令，将该演示文稿命名后加以保存。
提示：
用户可以导入一份已设置好标题样式的word文档来创建演示文稿。
方法为：
在word程序窗口中打开此文档，选择“文件／发送”菜单命令，再单击“microsoftpowerpoint”。
随后，word文档中每个“标题1”样式的段落都会自动成为一张新幻灯片的标题，每个“标题2”样式的段落都会成为幻灯片中的第一级文本，依此类推。
插入、删除和复制幻灯片
1.插入新幻灯片
在powerpoint2000的各种视图方式下，均可在打开的演示文稿中的任意位置插入新幻灯片。
方法是：
（1）选取要在其后插入新幻灯片的那张幻灯片。
（2）选择“插入／新幻灯片”菜单命令。
（3）在弹出的“新幻灯片”对话框中，选取一种幻灯片的版式。
（4）单击“确定”按钮，新幻灯片即插入到当前幻灯片之后。
提示：
如果需要插入一张已有纪灯片的拷贝，可先选取该幻灯片，然后选择“编辑／制作副本”菜单命令，得到的幻灯片拷贝就被插入到原幻灯片之后。
2.插入另一演示文稿中的幻灯片
powerpoint2000允许将另一演示文稿的幻灯片插入到当前演示文稿中。
方法是：
（1）单击要在其后插入幻灯片的那张幻灯片。
（2）选择“插入／幻灯片（从文件）”菜单命令。
（3）在弹出的“幻灯片搜索器”对话框的“文件”框中，指定待插入的幻灯片所在的演示文稿的文件名。
如图89所示。
（4）在“选定幻灯片”框中选取待插入的幻灯片。
（5）单击“插入”按钮，即可将选定的幻灯片插入到当前的演示文稿中。
图89“幻灯片搜索器”对话框
3.删除幻灯片
在各种视图方式下，均可方便地删除当前演示文稿中的任意一张幻灯片。
方法是：
选定待删除的幻灯片，然后按del键。
此外，也可以在选中待删除的幻灯片后，选择“编辑／删除幻灯片”菜单命令加在删除。
4.移动或复制幻灯片
可以使用“剪切”、“复制”和“粘贴”等剪贴板操作命令，将一张幻灯片复制或移动到演示文稿中的另一个位置。
此外，在“大纲”视图或“幻灯片浏览”视图中，还可在演示文稿中用鼠标拖动幻灯片的方法来移动或复制幻灯片。
显然，如果是复制，则需要在按住ctrl键的同时进行拖动。
幻灯片文本编排
用户可以像在word中一样，在演示文稿的各张幻灯片中方便地输入文本，并对文本的字体格式和段落格式进行编排。
输入演示文本
在powerpoint2000的每张幻灯片上，根据所采用的版式，通常都有一些事先设置好的相应“占位符”，用鼠标单击后就会出现一个文本框。
此后，用户即可在此文本框内输入所需的演示文本。
如图90所示。
在幻灯片中输入文本，应注意以下几点：
·文本框被选中时，周围将出现8个尺寸控点，拖动这些控点可以改变文本框的大小。
此外，将鼠标指针指向文本框的边框，当指针变为十字形状时，按住左键拖动可移动文本框的位置。
·如果要在幻灯片中没有占位符的地方输入文本，必须选插入一个文本框。
与在word中插入文本框类似，可选择“插入／文本框”菜单命令，然后拖动鼠标在幻灯片中画出一个适当大小的文本框后，释放鼠标左键即可。
·在幻灯片中输入标题或正文时，如果内容超过了一行，一般不要按enter键，powerpoint会自动换行。
如果需要另起一行，才应按enter键。
·在输入正文时，正文的缩进层次具有继承性，即输入完一段文字并按enter键后，插入点将自动移到与上一段正文对齐的位置。
·在输入过程中，可以使用剪巾板功能进行文本的复制与移动，并允许将其他office文档的内容粘贴到幻灯片中来。
·可以选择“插入／特殊符号”菜单命令，在幻灯片中插入各种特殊符号。
图91所示，即为在上述幻灯片的第二个文本框中输入多段文字的结果。
图90在文本框中输入演示文本
图91在文本框中输入多段文本
文本格式编排
可以像在word中一样，对输入到幻灯片中的文本进行字体和段落的格式编排。
有关操作方法简述如下：
·首先选取要进行格式编排的文本。
·利用powerpoint“格式”工具栏上的按钮，可方便地设置字体、字形与字号，以及文本段落的对齐方式。
·若选择“格式／字体”菜单命令，则在弹出的如图92所示的“字体”对话框中，还可设置文本的颜色以及“上标”、“下标”、“阴影”或“浮凸”等字体效果。
图92“字体”对话框
·若要设置文本的垂直对齐方式，可选择“格式／字体对齐方式”。
此时，可设置文字的“顶端对齐”、“居中对齐”或“底端对齐”。
·若要调整各行文字之间的距离，可选择“格式／行距”菜单命令，在弹出的“行距”对话框中进行具体调整。
·利用“格式”菜单中的命令可进行“分行”、“更改大小写”和“替换字体”等操作。
项目符号与编号
与在word中一样，可以为幻灯片中的一系列文本段落添加适当的项目符号或编号。
可以利用“格式”工具栏，也可选择“格式／项目符号和编号”菜单命令来添加或更改项目符号或编号。
需要说明的是：
·首先应选取要添加或更改基础上符号和编号的文本段落。
·若要添加项目符号或编号，可利用“格式”工具栏上的“项目符号”按钮或“编号”按钮。
若要更改项目符号和编号的格式，则需选择“格式／项目符号和编号”菜单命令，再在打开的对话框中进行操作。
·powerpoint2000允许项目符号与编号所引导的文本层次级别分为5级。
利用“格式”工具栏上的“升级”或“降级”按钮，可使选取的文本段落的级别向左移动升一级或向右移动降一级。
·如果要使选取的文本段落向上移动或向下移动，可单击“格式”工具栏上的“上称”或“下移”按钮。
·要更改项目符号或编号与其文本之间的距离，可选择“视图／标尺”菜单命令将标尺显示在屏幕上，然后在“幻灯片视图”下选取要调整距离的文本，标尺上即会显示出所选文本的缩进标记，拖动该标记即可调整文本与项目符号或编号间的距离。
在大纲视图中工作
在“大纲”视图下工作时，可以在屏幕上看见所有幻灯片的标题和正文，所以使用“大纲”视图创建和组织演示文稿内容是一个相当不错的方法。
用户可在演示文稿的大纲中为某张幻灯片重新安排要点，或者编辑其标题和正文，或将整张幻灯片从一处移动到另一处等。
在大纲视图中工作，需要说明以下几点：
·选择“视图／工具栏／大纲”菜单命令，可以在出现的“大纲”工具栏上显示所有与大纲操作有关的工具按钮。
·每张幻灯片的标题都会出现在编号图标的旁边，正文在每个标题的下面。
正文的缩进可多达5层。
·如果要重排幻灯片或项目符号，只要选定要移动的幻灯片图标编号或文本符号，再拖动到新位置即可。
·在大纲窗格中选择文本时，“常用”工具栏和“格式”工具栏上用于操作大纲的按钮将被激活，用户可使用这些按钮快速设置文本格式和组织演示文稿。
例如，可利用“格式”工具栏设置文本的字体格式和段落格式。
·选择“插入／新幻灯片”菜单命令，可在当前幻灯片之前插入一张新幻灯片。
·单击“常用”工具栏上的“显示格式”按钮，可在大纲中打开或关闭文本格式的显示；单击“全部展开”按钮可显示大纲中的所在细节或仅显示幻灯片标题。
·单击“大纲”工具栏上的“升级”或“降级”按钮可增加或减少选定文本段落的缩进层次。
幻灯片对象插入
在幻灯片中可以根据需要，方便地插入图形、照片、艺术字、表格、图表、声音、视频等各种媒体对象，还可以插入超级链接直接链接到internet。
插入图形
在幻灯片中允许插入各种图片。
插入到幻灯片中的图片可以是microsoft剪贴画库中的图片，也可以是各种常见格式的图片，并允许插入各种手工绘制的图形。
在幻灯片中插入图形，需要说明以下几点：
·在幻灯片中插入图片类似于在word中插入图片。
可选择“插入／图片／剪贴画”菜单命令，在弹出的对话框中选取并插入microsoft剪贴画库提供的图片。
·若选择“插入／图片／来自文件”菜单命令，将弹出“插入图片”对话框。
在该对话框中，可在本地计算机中寻找和插入图片；若单击“查找范围”框右侧的“搜索web”按钮，还可以直接在worldwideweb上寻找并选取要插入的图片。
·若要插入艺术字，可选择“插入／图片／艺术字”菜单命令。
·若要插入手工绘制的图形，可激活“绘图”工具栏，利用该工具栏提供的工具按钮绘制图形。
·也可以选择“插入／图片／自选图形”菜单命令，利用弹出的“自选图形”工具栏插入各种特殊图形。
·若要插入来自扫描仪和数码相机的图形，可选择“插入／图片／来自扫描仪和相机”菜单命令。
·和在word中一样，插入到幻灯片中的图片被选中后，其周围将出现8个控点，拖动这些控点可以改变图形的大小，将鼠标指针置于图形内进行拖动则可移动图形的位置。
若用鼠标右键单击图片，在弹出的快捷菜单中选择“设置图片格式”命令，则可在随后出现的对话框中对图片的各种格式做进一步的设置。
·单击表格将其选定后，其四周将出现8个控点，拖动这些控点可以改变表格的大小。
若将鼠标指针移至表格边框上，待指针变为十字状时进行拖动，就可改变表格在幻灯片中的位置。
·利用“表格和边框”工具栏中的有关按钮，可设置表格边框的粗细和颜色、表格的填充颜色，并且可以更改表格中文字的方向等。
提示：
也可以将在word或excel中制作的表格，利用剪贴板的“复制”和“粘贴”功能将其插入到幻灯片中来。
插入声音与视频
powerpoint2000还允许在幻灯片中插入声音、动画与影片，并在放映幻灯片时播放。
以下是与此有关的几点操作与说明。
·若要插入microsoft剪辑库中的声音：
可选择“插入／影片和声音／剪辑库中的声音”菜单命令，在弹出的“插入声音”对话框中做进一步的选取。
·若要插入磁盘文件中的声音：
可选择“插入／影片和声音／文件中的声音”菜单命令，在弹出的“插入声音”对话框中做进一步的选取。
powerpoint2000允许插入的声音文件包括扩展名为.wav、.midi、.ram或.aif等的多种文件。
·幻灯片中插入声音后，将在插入位置上出现一个喇叭状的声音图标，拖动该图标可移动其位置，单击该图标后再按del键可将其删除。
此外，在“幻灯片”视图下双击该图标即可播放；而在幻灯片放映时，只需单击此图标即可播放。
·若要插入microsoft剪辑库中的动画或影片：
可选择“插入／影片和声音／剪辑库中的影片”菜单命令，并在弹出的“插入影片”对话框中做进一步的选取。
·若要插入磁盘文件中的动画或影片：
可选择“插入／影片和声音／文件中的影片”菜单命令，在弹出的“插入影片”对话框中做进一步的选取。
·幻灯片中插入动画或影片后，将在插入位置上出现一个影片方框图。
拖动该方框可移动其位置；拖动该方框的边框控点可调整其尺寸大小；单击该方框后再按del键可将其删除。
此外，在“幻灯片”视图下，双击该方框即可播放动画或影片，而在幻灯片放映时，只需单击此方框即可播放。
提示：
在插入影片和声音操作的最后一步，powerpoint将询问是否在幻灯片放映时自动播放，回答“是”即可在播放该张幻灯片时自动播放插入的影片和声音。
插入超级链接
可在幻灯片中创建超级链接，创建完成后，只需单击其热键（某个图形或带下划线的文字），即可放映所链接的另一个演示文稿或另一个文档，甚至播放internet上某个网页的内容。
要在当前幻灯片中创建超级链接，可进行如下操作：
（1）在当前幻灯片内选择一行文字或一个图形，作为超级链接的热键。
（2）单击“常用”工具栏中的“插入超级链接”按钮，或选择“插入／超级链接”菜单命令，弹出“插入超级链接”对话框。
（3）在“请键入文件名称或web页名称”文本框中输入将成为链接目标的路径和文件名，也可以从列表框中选取所需的链接对象。
此外，若单击列表
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