行政类档案保存年限基准表适用各机关构及学校一般行.docx

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行政类档案保存年限基准表适用各机关构及学校一般行

06行政類

行政類檔案保存年限基準表適用各機關（構）及學校一般行政之檔案，範圍含括綜合業務、研考業務、議事管理、對外聯繫、文書管理、檔案管理、採購業務、出納管理、財產管理、物品管理、車輛管理、廳舍管理、法令規章等。

0601綜合業務

本項次包含公務登錄；出版品、圖書及刊物管理；資訊管理；公報彙編及管理；工作檢核；訓練及講習等。

項目編號

項目

內容描述

保存年限

備註

060101

-1

-2

公務登錄

本機關日誌、大事記、公務登記簿、工作概況或備查簿

提供上級機關編製機關年鑑或大事記所需相關文件

永久保存

三年

060102

-1

出版品、圖書及刊物管理

出版品編印發行之相關文件

三年

出版品至少應永久保存一份

-2

060103

-1

資訊管理

收受他機關編印出版品及管理圖書與刊物之相關文件

行政業務資訊化規劃、建置相關作業及文件

一年

五年

-2

060104

-1

-2

公報彙編及管理

行政業務資訊化應用、管理、維護相關作業及文件

編印、發行及管理公報等相關文件

收受及管理他機關編印公報等相關文件

三年

三年

一年

公報至少應永久保存一份

060105

工作檢核

事務管理各項工作檢查、考核之紀錄、報告及相關文件

三年

含內、外部查核事項，如上級機關查考等

060106

-1

-2

訓練及講習

本機關主辦之訓練及講習計畫、報告、會議資料及相關文件

參訓機關收受訓練及講習計畫、報告、會議資料及相關文件

五年

一年

0602研考業務

本項次包含計畫及報告；研究報告；追蹤列管及績效評估；為民服務等。

項目編號

項目

內容描述

保存年限

備註

060201

-1

計畫及報告

本機關編擬之中長程施政計畫、年度施政計畫、施政綱要、施政目標施政報告及重要專案計畫之相關文件

永久保存

-2

本機關例行性計畫之相關文件

十年

-3

收受他機關之中長程施政計畫、年度施政計畫、施政綱要、施政目標、施政報告及專案計畫之相關文件

五年

060202

-1

-2

研究報告

機關自行研究、委託專案研究及出國研究等結案報告及電子檔

機關自行研究、委託專案研究及出國研究之相關過程性文件

永久保存

三年

060203

-1

追蹤列管及績效評估

重要專案計畫之追蹤管制相關文件

十年

-2

-3

例行性計畫、交辦案件之追蹤管制相關文件

重要專案計畫工作考核（成）及績效評估相關文件

五年

永久保存

-4

例行性計畫工作考核（成）及績效評估相關文件

十年

060204

-1

-2

為民服務

推動為民服務方案、計畫及考評、獎懲相關文件

民意調查、人民陳情案件、民眾申辦案件電子化單一窗口、首長與民有約活動等相關文件

十年

三年

0603議事管理

本項次包含會報（議）；一般議事管理事項等。

項目編號

項目

內容描述

保存年限

備註

060301

會報（議）

本機關首長召集例行性主管會報（議）之資料、紀錄及相關文件

永久保存

060302

一般議事管理事項

會議登記紀錄、、會前準備工作檢查表及相關文件

一年

0604對外聯繫

本項次包含民意機關聯繫；新聞聯繫；監委巡察；一般公共關係事項等。

項目編號

項目

內容描述

保存年限

備註

060401

-1

民意機關聯繫

交辦、質詢及擬答資料或紀錄、國（議）會聯繫之相關文件

十年

-2

民意代表拜會、訪視之活動資料、紀錄及相關文件

一年

060402

新聞聯繫

新聞稿、記者會之相關文件

三年

060403

-1

監委巡察

監委巡察本機關之資料、紀錄及相關文件

五年

-2

收受他機關監委巡察資料、紀錄及相關文件

三年

060404

一般公共關係事項

其他機關、團體或個人聯繫、參訪活動及一般婚喪喜慶之邀請函、賀卡、請柬、題辭、出刊序、輓聯等相關文件

一年

0605文書管理

本項次包含收發文處理；公文流程管理；一般文書管理；印信管理等。

項目編號

項目

內容描述

保存年限

備註

060501

-1

收發文處理

收發文紀錄（含機密文書專設文簿）、公文登錄簿

三十年

收發文紀錄經認證電子型式者，保存年限亦同，如紙本與經認證電子型式併存時，紙本保存年限得調降

-2

移文單、各項傳遞簽收紀錄

一年

060502

公文流程管理

文書稽催管制、流程簡化、公文查考及運用資訊技術相關工作等相關文件

三年

060503

-1

-2

一般文書管理

年度發文代字

綜合性、週知性相關文件

三年

一年

060504

-1

-2

印信管理

印信申請、啟用、製換發、繳銷及印模單

用印申請單

永久保存

三年

用印申請單經認證電子型式者，保存年限亦同，如紙本與經認證電子型式併存時，紙本保存年限得調降

0606檔案管理

本項次包含檔案點收；檔案檢調；檔案移交；檔案清理；檔案鑑定；一般檔案管理等。

項目編號

項目

內容描述

保存年限

備註

060601

檔案點收

歸檔紀錄及逾期歸檔案件稽催表（單）

三年

本項目相關表（單）經認證電子型式者，保存年限亦同，如紙本與經認證電子型式併存時，紙本保存年限得調降

060602

-1

檔案檢調

調案紀錄卡（單）

保存至借調檔案銷毀或移轉

調案紀錄卡（單）經認證電子型式者，保存年限亦同，如紙本與經認證電子型式併存時，紙本保存年限得調降

-2

機關或民眾申請借閱檔案等相關文件

五年

-3

調卷（案）單、展期單、催還單及調案數量統計表

一年

保存年限自檔案歸還之日起算

060603

檔案移交

機關檔案移交清冊及相關文件

永久保存

060604

-1

-2

-3

檔案清理

本機關之檔案銷毀計畫、銷毀目錄、移轉目錄及相關文件（含銷毀及移轉核准函）

收受他機關之檔案銷毀計畫、銷毀目錄、移轉目錄及相關文件

檔案清查計畫、報告、盤點、銷毀執行之相關文件

永久保存

三年

二十年

060605

檔案鑑定

會議資料、鑑定報告、鑑定分析單及相關文件

二十年

060606

-1

-2

-3

一般檔案管理

文號、檔號對照表及相關文件

本機關目錄彙送、檔案立案編目、檔案保存修護、檔案複製、庫房管理及檔案應用計畫、簿冊（紀錄）及相關文件

收受他機關目錄彙送、檔案立案編目、檔案保存修護、檔案複製、庫房管理及檔案應用計畫、簿冊（紀錄）及相關文件

永久保存

三年

一年

0607採購業務

本項次包含巨額採購；未達巨額或為商業性轉售或用於製造產品、提供服務以供轉售目的所為之採購；終止或解除契約，且未重行辦理招標；取消採購；依政府採購法第九十九條甄選投資廠商；與採購標的之設計、結構或安全有關之資料；採購爭議處理；一般採購管理等。

項目編號

項目

內容描述

保存年限

備註

060701

-1

巨額採購

採購標的物屬消耗性質者，自機關開始計劃至廠商完成契約責任期間（含未得標廠商及流標或廢標）所產生之採購文件

二十年

巨額採購係依「投標廠商資格與特殊或巨額採購認定標準」定義；含驗收程序者，保存年

限自全部驗收之日起算；無驗收程序者，保存年限自最後付款之日起算

-2

採購標的物屬非消

耗性質者，自機關開始計劃至廠商完成契約責任期間（含未得標廠商及流標或廢標）所產生之採購文件

三十年

060702

未達巨額或為商業性轉售或用於製造產品、提供服務以供轉售目的所為之採購

自機關開始計劃至廠商完成契約責任期間（含未得標廠商及流標或廢標）所產生之採購文件

五年

含驗收程序者，保存年限自全部驗收之日起算；無驗收程序者，保存年限自最後付款之日起算

060703

終止或解除契約，且未重行辦理招標

自機關開始計劃至終止或解除契約期間所產生之採購文件

二十年

保存年限自終止或解除契約之日起算

060704

取消採購

自機關開始計劃至取消採購期間所產生之採購文件

十年

保存年限自取消採購之日起算

060705

060706

依政府採購法第九十九條甄選投資廠商

與採購標的之設計、結構或安全有關之資料

自機關開始計劃至廠商完成契約責任期間所產生之採購文件

採購案件自機關開始計劃至標的報廢期間所產生之採購文件

五年

一年

保存年限自廠商完成契約責任之日起算保存年限自標的報廢之日起算

060707

採購爭議處理

採購爭議（含司法訴訟、訴願、仲裁、調解等）相關文件

二十年

司法裁判書、訴願決定書、仲裁判斷書、調解書及審議判斷書之保存年限自收受送達之日起算

060708

-1

-2

一般採購管理

本機關採購稽核、採購事項蒐集、公告、協調、案例態式等週知性文件

收受他機關採購稽核、採購事項蒐集、公告、協調、案例態式等週知性文件

三年

一年

0608出納管理

本項次包含各項費用扣繳；收付款作業；出納帳表；一般出納管理等。

項目編號

項目

內容描述

保存年限

備註

060801

各項費用扣繳

扣繳各種稅款、捐款、貸款、保險費及借支等款項相關文件

七年

060802

收付款作業

現金、票據、有價證劵、保管品、各項押標金、保證金及保固金等收付款紀錄、表單等相關文件

保存至相關會計憑證銷毀

有約定保固案件者，保存至保固期滿後三年

060803

出納帳表

-1

機關員工薪津發放清冊

保存至相關會計憑證銷毀

-2

現金出納備查簿、零用金備查簿、存庫保管品備查簿、保管品紀錄簿、保管品月報表、傳票遞送簿、銀行往來帳、催收欠款單及其他各種收支相關文件

保存至相關會計帳簿及重要備查簿銷毀

060804

一般出納管理

印鑑登記更換、領取公庫支票人員異動及一般出納會辦事項等相關文件

三年

0609財產管理

本項次包含動產；不動產；權利；有價證券；珍貴動產、珍貴不動產等。

項目編號

項目

內容描述

保存年限

備註

060901

-1

-2

動產

管理機關取得（含撥入、受贈、購置、孳生、交換、其他）、登記、減損（含轉撥、報廢、贈與、交換、毀損、遺失、其他）等相關文件

主管及層轉機關收受他機關取得（含撥入、受贈、購置、孳生、交換、其他）、登記、減損（含轉撥、報廢、贈與、交換、毀損、遺失、其他）等相關文件

十年

三年

主管機關係依預算法第三條定義

保存年限自管理機關完成減損程序後起算

-3

管理機關租（借）用及收益等紀錄及相關文件

五年

保存年限自契約屆滿之日起算

-4

-5

-6

-7

保養、維修及管理之紀錄及相關文件

管理機關奉准報廢財產之變賣及估價作業等紀錄及相關文件

主管及層轉機關收受他機關租（借）用及收益等紀錄及相關文件

實施盤點及盤點紀錄等相關文件

五年

五年

三年

三年

-8

保險單及相關文件

三年

保存年限自契約屆滿之日起算

-9

主管及層轉機關收受他機關奉准報廢財產之變賣及估價作業等紀錄及相關文件

三年

-10

管理機關財產報告及相關文件

三年

-11

主管及層轉機關收受他機關財產報告及相關文件

一年

060902

-1

不動產

管理機關取得（來源含接收、徵收、購置、撥用、受贈、新登錄、沒收、交換）、登記及減損（含轉撥、報廢、贈與、交換、毀損、其他）等紀錄及相關文件

永久保存

-2

主管及層轉機關收受他機關取得（來源含接收、徵收、購置、撥用、受贈、新登錄、沒收、交換）、登記及減損（含轉撥、報廢、贈與、交換、毀損、其他）等紀錄及相關文件

五年

-3

管理機關開發利用委託經營、委託管理、出租、借用及收益等紀錄及相關文件

五年

保存年限自契約屆滿之日起算

-4

-5

保管、維護及管理之紀錄及相關文件

主管及層轉機關收受他機關開發利用委託經營、委託管理、出租、借用及收益等紀錄及相關文件

五年

三年

-6

實施盤點及盤點紀錄等相關文件

三年

-7

保險單及相關文件

三年

保存年限自契約屆滿之日起算

-8

管理機關訴訟、占用糾紛處理之紀錄及相關文件

永久保存

-9

主管及層轉機關收受他機關訴訟、占用糾紛處理之紀錄及相關文件

五年

060903

-1

權利

管理機關取得（來源含撥入、受贈、接收、出資）設定、登記、權屬確定、出售、移撥、贈與等紀錄及相關文件

永久保存

-2

主管及層轉機關收受他機關取得（來源含撥入、受贈、接收、出資）設定、登記、權屬確定、出售、移撥、贈與等紀錄及相關文件

五年

-3

保管、檢查等紀錄及相關文件

三年

060904

-1

有價證券

管理機關取得（來源含計價投資、移撥、受贈、接收、沒收、孳生）登記、出售、贈與、其他減少等紀錄及相關文件

永久保存

-2

主管及層轉機關收受他機關取得（來源含計價投資、移撥、受贈、接收、沒收、孳生）登記、出售、贈與、其他減少等紀錄及相關文件

五年

-3

保管、檢查等紀錄及相關文件

三年

060905

-1

珍貴動產、珍貴不動產

取得（含受贈、購置、交換、其他）登記、處分、減損（含移撥、贈與、交換、報廢、報損）等紀錄及相關文件

永久保存

-2

保管、維護、出租及收益等紀錄及相關文件

永久保存

-3

檢查及考核等紀錄及相關文件

永久保存

-4

借入、寄存珍貴動產、珍貴不動產登記及保管等紀錄及相關文件

永久保存

0610物品管理

本項次包含非消耗性物品；消耗性物品；廢品處理等。

項目編號

項目

內容描述

保存年限

備註

061001

非消耗性物品

物品收發、保管、借用、報廢等相關文件

三年

保存年限自物品報廢之日起算

061002

061003

消耗性物品

廢品處理

物品收發、保管、報廢等相關文件

廢品整理、變賣、利用、轉撥、銷毀等相關文件

一年

三年

0611車輛管理

本項次包含肇事處理；車輛使用及維護；車輛檢驗等。

項目編號

項目

內容描述

保存年限

備註

061101

肇事處理

肇事及理賠紀錄、資料及相關文件

五年

保存年限自善後處理完畢之日起算

061102

車輛使用及維護

派車單、里程登記表、消耗油料登記表、用油量使用紀錄、油料購存及保養維修相關文件

三年

本項目相關表（單）經認證電子型式者，保存年限亦同，如紙本與經認證電子型式併存時，紙本保存年限得調降

061103

車輛檢驗

驗車紀錄及相關文件

一年

0612廳舍管理

本項次包含災害與破壞事件；公共與消防安全；辦公處所管理；通訊管理；宿舍管理；占用宿舍處理；集會佈置等。

項目編號

項目

內容描述

保存年限

備註

061201

-1

災害與破壞事件

本機關各種天然或人為災害、破壞事件紀錄及相關文件

十五年

-2

收受他機關各種天然或人為災害、破壞事件紀錄及相關文件

三年

061202

-1

公共與消防安全

本機關各項公共安全、消防設施檢查演練、竊盜防範紀錄等相關文件

三年

-2

收受他機關各項公共安全、消防設施檢查演練、竊盜防範紀錄等相關文件

一年

061203

辦公處所管理

辦公處所內部配置、清潔、能源節約、美化綠化等管理維護事項紀錄等相關文件

三年

061204

通訊管理

傳真、電話、電信網路之申裝、使用紀錄、管控等相關文件

三年

本項目相關表（單）經認證電子型式者，保存年限亦同，如紙本與經認證電子型式併存時，紙本保存年限得調降

061205

-1

宿舍管理

宿舍之借用、分配、清查、移交、老舊眷舍檢討、收回補助補償等相關文件

永久保存

-2

宿舍定期檢修、一般管理維護等相關文件

三年

061206

占用宿舍處理

占用宿舍騰空等排除訴訟、糾紛處理、行政救濟等相關文件

永久保存

061207

集會佈置

機關各種集會之佈置相關文件

一年

0613法令規章

本項次包含法令及釋疑。

項目編號

項目

內容描述

保存年限

備註

061301

-1

-2

-3

法令及釋疑

本機關制（訂）定與修訂之法律、法規命令、行政規則、解釋令（函）相關公文及法制作業過程之計畫、意見諮詢與機關協商等相關紀錄

他機關制（訂）定與修訂之法律、法規命令、行政規則及解釋令（函）相關公文

他機關研修法令意見徵詢及法規宣導相關公文

永久保存

十年

三年