机料凭证台账知识汇总.docx
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机料凭证台账知识汇总
机料凭证台账知识
机料部门的凭证、账务管理是物资管理的重要环节，企业通过物资账务处理，可以发现并分析问题，提出改进方法，带动其它环节的管理，降低材料损耗，真正实现材料成本控制。
一、各类台账和相关表单
1、各类机料台账
⑴、材料各类台账。
1）、材料台账（建分类材料明细电子台账和手工台账）：
①、材料汇总台账、②、地材明细台账、③、拌和站明细台账、④供应商往来台账及各供应商明细台账。
（其中材料汇总台账有：
①、主要材料明细账；②、油料明细账；③、机械配件明细账；④、周转材料明细账；⑤、其它材料明细账；⑥、低值易耗品明细账；⑦、材料报废明细账。
）
2）、各施工队往来台账；①、地材明细台账、②、拌和站明细台账、③、钢材明细台账、④、水泥明细台账、⑤、其它材料明细台账。
3）、库房材料及制成品材料台账：
库房建手工台账。
①、材料汇总台账、②、地材明细台账、③、钢材明细台账、④、水泥明细台账、⑤、周转材料明细台账、⑥、其它材料明细台账。
⑦、砼（水泥、地材）消耗明细台账、⑧、钢筋消耗明细台账。
⑵、资产设备各类台账（建分类资产设备明细电子台账和手工台账）。
①、资产设备汇总台账、②资产设备单机台账、③、外租赁资产设备台账、④、资产设备报废台账，⑤、设备租赁商台账。
2、各类工具表单
⑴、材料类工具表单；
⑵、资产设备类工具表单；
二、票单凭证基础知识
1、凭证的分类
⑴、原始凭证。
用以填制记账凭证的票单，称原始凭证。
如发票、账单、调入材料调拨单、运输单等为原始凭证。
⑵、记账凭证。
为了满足记账、核算、核查和管理等需要而填制的凭证，称记账凭证。
如收料单、领料单、限额领料单、加工改制单、损耗损失损坏单、工具用具领用单、周转材料领用摊销（结算）单、调出材料设备调拨单等为记账凭证。
⑶、命令凭证。
由上级单位以命令形式通知调动机料的凭证，称命令凭证。
如调拨通知单、用于抗灾抢险等特殊情况和特殊环境的命令形式通知调动各类物资设备的凭证。
2、凭证的属性
凭证属性的改变，目的是明确的，就是为了满足记账、核算、核查、核销和管理等的需要。
凭证属性的改变，是因条件改变引起的。
如某单位的记账凭证到了另一个单位就改变了凭证的属性，而成为原始凭证。
发票在商业部门（卖出）是记账凭证，到了企业物资部门就成了原始凭证；调拨单在调出单位是记账凭证，到了调入单位就变成了原始凭证，调入单位另填制收料单作为记账凭证；物资部门把收料单连同发票或调入材料的调拨单送财务部门，全部视为原始凭证，财务部门另填制分录单作为记账凭证。
三、各类凭证的要求
1、、原始凭证的要求
原始凭证如发票，是作为买方的支付凭证，表示物资和设备的来源。
所以要求提供的发票一是合法性、二是准确性。
⑴、对合法性的要求
①、国家规定使用的统一发票，有税务部门的税务监制章。
②、有供货单位盖章，付款专用章和经手人签名。
③、以上各条缺少任一项都视为不合法。
⑵、对准确性的要求
①、不能有涂改，是否计算正确无误，大小写是否相同。
②、是否供货时间明确，台头是否填有本单位名称。
③、物资设备名称、规格、型号、数量、计量单位是否正确。
④、上述各条要求填写准确无误，其中①条和②条的内容有不符合都视为无效的的凭证。
原始凭证：
材料送货单
送货单位：
时间：
货币单位：
元№003254
编号
材料名称
规格型号
单位
单价
数量
金额
收货单位
备注
金额（大写）：
佰拾万仟佰拾元角分
￥：
销售科：
销售员：
库房气：
制表：
材料运输单
运输单位：
时间：
货币单位：
元№003
编号
材料名称
规格型号
单位
单价
数量
金额
收货单位
备注
金额（大写）：
佰拾万仟佰拾元角分
￥：
项目总工：
工程科长：
机料科长：
制表：
材料运输转运单
转运单位：
时间：
货币单位：
元№00154
编号
材料名称
规格型号
单位
转运费单价
数量
合计金额
备注
上车费
运输费
下车费
转运费
金额（大写）：
佰拾万仟佰拾元角分
￥：
运输处：
装卸班：
驾驶员：
制表：
材料发料单
发料单位：
发料时间：
№00523
编号
材料名称
规格型号
单位
数量
领料单位
工程部位
备注
机料科长：
发料员：
领料员：
制表：
材料领料单
领料单位：
领料时间：
№001
编号
材料名称
规格型号
单位
数量
领料单位
工程部位
备注
项目总工：
工程科长：
机料科长：
制表：
材料验收单
验收单位：
时间：
货币单位：
元№0032
编号
发票编号
材料名称
规格型号
单位
数量
单价
金额
运杂费
备注
金额（大写）：
佰拾万仟佰拾元角分￥：
机料科长：
采购员：
验收员：
2、记账凭证的要求
⑴、记账凭证的作用
①、记账凭证作为记账的依据，表示物资设备的来龙去脉，要求它能满足记账、核算、核销、核查、管理和ISO9000质量保证体系的需要。
②、对记账凭证的要求一是合法性，二是必须符合记账、核算、核销、核查和管理的要求。
③、记账凭证从作用可分为三方面。
一是表示物资设备来源的如收料单、调拨单（调入）、加工改制单等；二是表示物资设备去向的如领料单、调拨单（调出）、工具用具领用单等；三是适应管理和核算的需要，对物资设备清查、盈亏、损坏等进行账务处理的记录，如盘点报告单、损耗损失损坏单等。
⑵、对记账凭证合法性和正确性的要求
①、验收单必须以原始凭证（如发票）为依据，必须有收料人员、主管、记账、采购人员等的签认（表示实物与发票一致）。
②、领料单必须有签发人、发料人、领料人等签字，物资设备的名称、规格、型号、计量单位应符合要求。
③、限额领料单必须符合下述要求：
是否逐栏填写，特别是分部工程、工程细目和桩号不能省掉；机料名称、规格、型号、计量单位按要求填写；
单位定额应注明是何种定额，限额用量是否等于单位定额×任务工程量，追加限额应等于（完成工程量－任务工程量）×单位定额，其它情况应有说明，并有施工业主签字认可；
领料、退料栏应按时间顺序作真实记录，是否有签发人、领料人、发料人签字；实际消耗量与定额消耗量进行比较，量差节超真实。
⑶、记账凭证能否满足记账、核算、核销、核查和管理的要求，关健要抓好凭证的填制。
记账凭证：
材料报销入库单
报销单位：
★★★★供货单位：
☆☆☆☆☆
材料类别：
钢材财务凭证号：
102＃货币单位：
元2013年2月13日№：
2017401
编号
发票编号
材料名称
规格型号
单位
数量
购入单价
运杂费
到场价
金额
备注
1
№3254
钢材
12＃
t
150
3500
750
4250
637500
2
№3254
钢材
18＃
t
100
3500
750
4250
425000
金额（大写）：
￥壹佰零拾陆万贰仟伍佰零拾零元零角零分￥：
1062500.00
单位负责人：
☆☆☆财务科长：
☆☆机料科长：
☆☆☆采购员：
☆☆☆验收员：
☆☆
材料核销出库单
报销单位：
★★★★货币单位：
元2013年2月18日№4003296
编号
材料名称
规格型号
单位
数量
单价
金额
领料单位
备注
1
钢材
12＃
t
50
4377.5
218875
施工一处
金额（大写）：
￥佰贰拾壹万捌仟捌佰柒拾伍元零角零分￥：
218875.00
单位负责人：
☆☆财务科长：
☆☆☆机料科长：
☆☆☆用料单位：
☆☆制单人：
☆☆
四、各类凭证的填写
凭证是记账、核算、核销、核查的基础，凭证填制的正确与否在很大程度上反应了企业机料管理水平和机料人员队伍素质，对机料账务处理的质量。
1、记账凭证填制要求
⑴、按物资设备目录规定填写机料名称、规格、型号、计量单位和物资设备编号。
⑵、按物资设备目录规定的物资设备分类填写机料类别，如系多料一单的凭证，要求一张凭证上只能填写同一类材料或设备。
有利于与财务分类核算对口，结账时核查也比较方便。
⑶、凭证要编号，方便凭证的传递、保管和核查。
⑷、凭证编号应避免重号和漏号，应建立凭证编号簿，防止出差错。
2、凭证要填清楚机料的来源和去向
⑴、物资设备收进凭证
填制物资设备的验收凭证主要为收货单，要写清楚物资设备的来源，来源指供货单位、地趾；收料单还要按昭ISO9000质量保证体系的要求，填清楚合格证、质量保证书的编号，生产进货的批次号。
⑵、物资发出凭证
填制物资设备发出凭证要写清楚物资设备的去向和发出对象。
①、物资设备调拨凭证。
调拨物资设备开具调拨单，写明调拨给某某单位（去向）及调出依据和调出机料属哪个批次号，调拨依据作为调拨单的附件，随记账凭证装订，以备核查。
②、物资领用凭证。
领用物资设备开具领料单，写清楚领用物资去向。
有利于账务处理、报表、成本核算控制、产品质量、量差和价差的核查分析。
③、领用物资设备的去向，严格按核算口径即预算口径进行。
④、对班组（施工队）用料，要填清楚班组或个人还要填清楚用途（去向），即填清楚用在什公部位。
⑤、账务人员要填清楚谁领用并用在什么地方和部位，是工程耗用还是其它直接费中使用，是用于临时设施还是用于现场管理费中，在机料消耗分配时才不会出错成本。
3、各类凭证的传递和交接
⑴、凭证的传递
凭证的传递次数较多的一般是收料单，从填制开始到完成，经过很多部门易丢失。
未经账务人员签认，财务部门不得报销，做到一环扣一环，防止传递之间脱档，造成账务工作混乱。
⑵、凭证的交接
各类凭证的交接应由双方签认，各执一份以明确责任，防止凭证丢失或记账错误纠缠不清。
五、机料账务处理与管理
1、机料的账务管理是用货币形式全面反映一个企业在机料的收、发、存及使用上的情况，通过机料资金的盈亏反映企业在机料管理上的经营状况。
2、机料账务记录反映了物资管理的所有环节，如计划、采购、运输、验收入库、保管、发放、使用、回收利用、报废处理、报账报销、核算等全过程。
各个环节做得好坏、经济效果等都可以通过台账记载予以核查；通过核查发现问题，研究分析和提出措施来改进各环节的管理，加强材料成本控制。
3、建立机料台账记载，它可核查计划、采购完成情况，通过发出和库存及未完工程情况，调整采购计划保证供应又不大量积压，占用工程资金。
同时为项目的采购部门提供优质供应商、租赁商和信息。
4、审查购入、租赁机料是否符合供货合同中规定的品种名称、规格型号、数量、价格和结算方式，是否按采购计划购入等。
5、通过机料凭证记入供货商的价格、质量和验收数量等，建立台账机料物资设备的来源和使用去向可核查；检查采购租赁是否货比三家、成本是否最低进行监督。
6、建立台账的目的是为了加强机料管理和机料成本控制。
内业账务人员要及时准确做好台账，根据采供计划、供货合同和收发凭证等经过账务核算，对物资设备工作所有环节进行监督，负责反映情况和提出改进方法，为物资的管理水平不断提高作出努力。
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