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HFC－CX－01文件控制程序

1.目的

对与质量环境安全健康管理体系有关的文件进行控制，保证管理体系运行的各个部门所使用的文件均为有效版本，防止失效或作废的文件被误用。

2.范围

适用于公司与质量环境健康安全管理体系有关的所有文件的控制及管理（包括适当范围的外来文件）。

3.职责

3.1管理者代表组织编写质量环境健康安全管理体系文件，上报经理批准、发布。

3.2公司综合部是文件控制的归口职能部门，负责对受控文件的管理及行政文件的编制、发放和管理。

3.3公司各有关部门负责本部门专用文件的编制和管理。

4工作程序

4.1文件的分类及编号

4.1.1文件包括：

质量环境安全健康体系文件：

质量环境安全健康管理手册、程序文件、制度、作业指导书和质量环境安全记录、公司管理性文件、适当范围的外来文件。

4.1.2文件按以下方法编号：

管理手册HFC－SC

程序文件HFC－CX－□□

制度文件HFC－ZD－□□

作业指导书HFC－ZY－□□□

文件类别：

部门编号:

综合部-1，工程部-2，财务部-3，项目部-4

4.1.3外来文件沿用原编号。

受控文件由文件管理部门编制“受控文件清单”，文件做“控制版本”标识，并标识分发号，非受控文件只进行登记。

4.2文件的编写

4.2.1公司综合部负责组织质量环境健康安全管理体系文件的编写。

4.2.2各有关部门负责本部门专用文件及其它行政文件的编写。

4.3文件的批准、发布

4.3.1质量环境安全管理手册由管理者代表审核、总经理批准后发布，程序

文件由各部门负责人审核，管理者代表批准后发布，作业指导书等体系文件由负责人组织编写部门审批后发布。

4.3.2其它行政文件由各有关部门审核，主管领导批准发布。

4.4文件的发放

4.4.1管理体系文件由公司综合部组织编制，经管理者代表批准后发放。

4.4.2文件领取人在《文件发放、回收记录》上签名。

4.5文件的更改

4.5.1为确保公司管理体系文件的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修改状态号控制最新版本，版本号采用英文字母A、B、C、……，表示第一版、二版……，用阿拉伯数字0、1、2、……，表示未经修改、第一次修改、第二次修改……。

每个版本允许修改十次，当第十次修改时，文件换版，即A版换为B版，特殊情况下，换版可不受此限制。

4.5.2文件每年评审一次，需要更改时，应由文件更改提出部门的负责人填写《文件更改申请》，说明更改原因，对于重要的更改还应附有充分的证据。

4.5.3《文件更改申请》的审核、批准应由原文件审批人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批，当指定其他部门审批时，审批责任人应获得审批所依据的背景资料。

4.5.4文件更改批准后，文件管理部门按《文件更改申请》编制该文件的更改页，由文件管理部门按《文件发放、回收记录》发至各有关部门进行更改，该文件的原页由文件管理部门回收、销毁，以防同有效文件并存。

4.5.5因法律或积累知识需保留的作废文件应加以标识。

4.6外来文件的控制

4.6.1直接引用的各有关外来文件，由文件资料对口管理部门负责人批准并列入《受控文件清单》后方可使用，其发放和管理按照4.2.3和4.2.4的要求执行。

4.6.2各有关部门及时核查分管范围内所使用的国家标准、行业标准等外来文件是否是有效版本，及时更换过期文件。

4.7文件的管理

4.7.1文件经审核批准后，由文件管理部门列入“受控文件清单”。

4.7.2文件持有人应妥善保管文件，不得复印，不得随意外借。

4.7.3需借阅文件的人员，经文件资料管理部门同意后方可借阅。

借阅者在指定日期归还文件资料，到期不归还由文件管理者收回。

原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。

4.7.4各有关部门负责按照公司《受控文件清单》编制本单位使用文件的“部

门受控文件清单”。

4.8记录的保存：

本程序所涉及的记录妥善保存三年。

4.9文件控制号分配

文件的控制号由两部分组成，一是文件编号，二是部门控制编号。

5相关记录

5.1《文件发放、回收记录》

5.2《文件销毁申请单》

5.3《文件更改申请》

5.4《受控文件清单》

HFC－CX－02记录控制程序

1目的

对质量环境安全记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理进行控制，作为公司质量体系运行的依据。

2范围

适用于公司质量环境安全记录的控制。

3职责

3.1综合部负责公司质量环境安全记录的统一管理。

3.2各部门负责本部门质量环境安全记录的编制、控制、贮存、保管、管理和处理。

4工作程序

4.1质量环境安全记录的标识和编目

4.1.1质量环境安全记录表格以名称标识，不用编号。

4.1.2公司所有质量环境安全记录空白表格由综合部人员统一管理，编制《质量环境安全记录清单》总体控制。

4.1.3《质量环境安全记录清单》应包括下述内容：

序号、质量环境安全记录名称、保存期限。

4.2质量环境安全记录的收集、归档、贮存及保管

4.2.1质量环境安全记录由各相关部门定期装订成册并保管。

4.2.2保存应有适宜的文件柜，确保在保存期内不丢失、损坏及变质。

4.3质量环境安全记录的查阅、归档期限、保存期、过期处理

4.3.1综合部人员将《质量环境安全记录清单》发给各个部门一份，并负责检查各部门对质量环境安全记录的归档管理是否符合规定的要求，确保质量环境安全记录按时归档，方便存取和检索。

4.3.2当合同有要求时，质量环境安全记录可让顾客查阅。

4.3.3综合部人员根据具体情况，规定每种质量环境安全记录的保存期限并

详细列入《质量环境安全记录清单》，对超过保存期限的，各部门提出申请，

报经理审批后，由相关部门销毁。

4.4质量环境安全记录表格的增加和更改

4.4.1根据公司实际工作的需要和变化，各部门可以增加新的质量环境安全记录表格，或对已不能满足要求的质量环境安全记录表格予以更改，更改情况报综合部。

4.4.2综合部人员收到增加或更改的质量环境安全记录表格后，应更改《质量环境安全记录清单》发给各部门人员，同时收回作废的《质量环境安全记录清单》和质量环境安全记录表格并销毁。

4.5其它要求

使用质量环境安全记录表格的人员应清楚地填写质量环境安全记录表格的每项内容，需要签名的应严格按要求执行，确保质量环境安全记录完整、准确、清晰地反映实际情况。

5相关文件

5.1《文件控制程序》

6相关记录

6.1《质量环境安全记录清单》

HFC－CX－03管理评审程序

1目的

定期对公司质量环境健康安全管理环境体系进行评审，确保质量环境安全健康管理体系适宜和持续有效。

2范围

适用于本公司质量环境安全健康管理体系的管理评审。

3职责

3.1经理组织进行本公司质量环境健康安全体系的管理评审。

3.2管理者代表负责组织编制管理评审计划，组织收集管理评审所需资料，组织编写评审报告和评审后的跟踪验证。

3.3各相关部门负责准备并提供与本部门有关的评审资料，落实评审中提出的预防措施的实施。

3.4综合部负责协助管理者代表组织管理评审活动，负责管理评审计划报告的分发并负责记录。

4工作程序

4.1管理评审频次

4.1.1管理评审每年进行一次，一般在第四季度进行，但最好在认证复查之前，两次评审间隔不低于12个月。

4.1.2由于社会环境，公司内部组织机构发生重大变化时，应适当增加管理评审次数。

4.1.3当出现重大事故，顾客投诉频繁或有严重投诉及其它总经理认为必要情况下，可及时进行管理评审。

4.2评审内容和形式

4.2.1管理评审内容包括质量环境健康安全方针、质量环境健康安全目标贯彻情况。

4.2.2质量环境健康安全管理体系的有效性、适宜性。

4.2.3内部质量环境安全管理体系审核结果。

4.2.4组织机构、人员和资源配备。

4.2.5服务质量、环境、安全行为。

4.2.6顾客投诉和采取的措施。

4.2.7纠正和预防措施的实施情况。

4.2.8具体包括

a.质量环境安全方针的适用性和目标的完成情况；

b.事故统计结果；

c.内外部审核结果，环境安全工作表现；

d.纠正预防措施实施结果，以往管理评审的跟踪措施；

e.实际或演练的应急报告；

f.质量管理、环境管理、职业健康安全绩效，包括法律法规及其他要求的符合性，外部相关方的信息交流（包括投诉）；

g.质量环境安全管理体系及其外部环境的变化包括；

h.环境因素、危险源辨识、风险评价和风险控制过程的适宜性；

i.环境安全体系运行资源的充分性

j.各部门体系运行的有效性。

4.2.9以会议形式进行评审。

4.3制定评审计划

4.3.1每年第三季度，管理者代表组织编制管理评审计划报经理批准。

4.3.2如果需要增加评审频次，应由经理提前三十天通知管理者代表组织编写管理评审计划。

4.3.3评审计划内容

本次评审的目的、范围、内容。

参加本次评审的部门和人员。

评审所需的资料。

评审的日期、地点。

本次评审报告的发放范围和保密要求。

4.3.4在评审前十天向有关部门和人员发放评审计划。

4.4评审前的准备

4.4.1综合部负责提供质量环境安全体系审核报告。

4.4.2各部门负责准备与本部门有关的评审资料。

4.4.3综合部负责提供前一次评审至目前的顾客投诉及纠正、预防措施实施报告。

4.5实施评审

4.5.1管理评审由总经理主持，参加评审人员由相关部门组成。

4.5.2管理者代表负责管理评审的实施和协调。

4.5.3评审时，综合部责成专人记录，记录中应明确到会部门及人员、评审涉及的议题及讨论情况，包括：

●环境安全管理体系审核的结果；

●和外部相关方交流取得的信息；

●环境安全管理体系的表现（行为）；

●环境安全目标和指标的实现程度；

●环境安全纠正和预防措施的状况；

●以前管理评审后采取的后续措施；

●环境安全客观环境的变化；

●改进建议。

该记录是形成管理评审报告的基础，应予归档保存。

4.5.4管理者代表组织编写管理评审报告，包括：

评审时间、地点、参加人员、评审内容、评审结论，要求整改的决定及整改措施完成的时间及要求等，报经理审批后，分发有关领导和部门。

4.5.5根据管理评审报告，综合部负责组织制定有关质量环境安全体系的预防措施，各相关部门负责组织制定本部门的预防措施，经经理批准后执行。

综合部负责对措施的实施进行跟踪验证。

对措施的实施、验证详见《纠正和预防措施程序》

4.5.6本程序涉及的记录资料保存三年，见《记录控制程序》，送交综合部负责保存。

5相关文件

5.1《纠正措施和预防措施程序》

5.2《记录控制程序》

6相关记录

6.1《管理评审计划》

6.2《管理评审报告》

6.2《签到表》

HFC－CX－04识别和获得法律和其他要求的程序

1.目的

识别、获得和充分理解相关质量环境健康安全法律、法规和组织应遵守的其他要求。

2.范围

本程序适用于公司范围内所有活动、产品或服务的环境因素、危险因素。

法律和其他要求的范围是适用于本公司的环境因素、危险因素的全部国家的质量、环境、安全健康法律、法规、地方性法规、国家强制性标准、环境、安全健康管理法律制度及公司认可并自愿遵守的其他要求。

3.职责

3.1综合部负责识别、获得、更新、保存与我公司有关的法律及其他要求，确认其适宜的条款，并向相关部门负责人传达有关要求。

3.2各部门负责人在本部门传达、贯彻和实施法律和其他要求。

公司全体员工有责任严格遵守法律和其他要求。

4.工作程序

4.1综合部应根据公司的质量、环境、危险因素，识别出与公司的业务活动、产品和服务相关的所有质量、环境、健康安全的法律、法规和其他要求。

4.2综合部应获得和保留适用于公司的全部法律和其他要求的副本或原文（书面或电子媒体），确认其适宜的条款，可供选择的渠道如下：

书面或电子出版物；当地环保、安全主管部门；环境、安全专业报纸；书店及图书；国际互联网（如中国标准信息网、国家环保局网站、环境热线等）。

4.3综合部通过上述渠道及时跟踪有关法律和其他要求的变化，每半年至少一次与当地环保、安全主管部门交流，了解相关法规的变化情况。

4.4如果环境安全法律及其他要求的变化涉及到公司的质量、环境、安全管理体系运行，综合部负责对此做出评估，并对环境因素、危险因素识别与评价、目标、指标等做出相应调整。

4.5对所有适用于公司的环境、安全法律、法规和其他要求，综合部负责制定并保持一份受控的《法律、法规及其他要求清单》，确定与我公司有关的条款，并及时更新相关内容。

4.6所有适用于公司的法律、法规及其他要求，通过质量环境安全管理体系文件、程序等落实到公司的活动、产品或服务的具体运作中。

公司各级各部门负责人应向其部属传达并使之明确了解有关的法律和其他要求。

其途径包括：

a）新工人培训

b）环境安全意识教育

c）岗位培训、作业指导书学习

d）会议及板报、宣传画、内部刊物、宣传小册子

e）事故总结及对不符合的纠正和预防等。

4.7发现任何偏离法律及其他要求的事项，公司员工都有责任逐级上报。

必要时由综合部报告当地环保安全主管部门。

综合部有责任对违反法律和其他要求的现象采取适当的纠正和预防措施。

4.8公司每年至少一次对是否符合法律和其他要求的情况进行评价。

5.相关文件

5.1《文件控制程序》

6.相关记录

6.1《法律法规及其他要求清单》

HFC－CX－05信息交流与协商控制程序

1目的

建立和明确信息交流、沟通与协商的渠道或途径，规范信息交流、沟通与协商活动，保证相关信息得到及时、准确、有效的传递、处理及反馈。

2范围

适用于公司所属各部门、各项目部之间以及与外部相关方的有关质量环境安全管理体系信息的交流与沟通。

3职责

3.1管理者代理负责与总经理进行信息交流。

3.2综合部为质量环境安全管理体系信息交流的综合管理部门，负责公司质量环境安全管理体系内外部信息的交流、沟通、协商、处置，并负责合理化建议的收集、整理和分析。

3.3综合部负责上下级各部门行政信息的传递、处置，并负责行业主管部门、上级单位有关环境/安全卫生方面来文的收发工作。

3.4各部门、各项目部负责相应的业务范围内相关信息的接受、传递和处理。

4工作程序

4.1信息的分类和内容

4.1.1外部信息交流内容一般包括：

a）与质量管理、环境管理、职业安全卫生管理有关的法律、法规、条例、规范、标准等信息；

b）上级或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指标等信息；

c）与外部审核、环境监测、安全检查等有关的信息；

d）与相关方有关的信息，包括对质量环境安全方针的信息；

e）直接或间接从各种媒体上获取的与质量环境安全管理有关的信息。

4.1.2内部信息交流内容一般包括：

a）体系运行的信息：

包括方针、目标、指标、管理方案、职责、权限、培训、测量、监测、内审和管理评审等信息；

b）有关不符合的信息：

包括不符合、纠正和预防措施等信息；

c）紧急信息：

包括事件、事故等信息；

d）其它内部信息：

包括员工建议、意见和其它需要协商的重大事项等信息。

4.2信息的传递和沟通

4.2.1信息的传递方式，一般包括口头、会议、书面文件、电话、传真、内部局域网以及其他可以利用和宣传的工具。

根据被传递信息的时效要求和

重要程度，采取以上所述适当的方式进行传递，以保证信息的及时、准确、有效。

4.2.2内部信息交流

4.2.2.1管理者代表将体系运行情况、方针的贯彻的完成情况等信息向总经理汇报。

4.2.2.2有关体系运行情况的信息，由综合部负责采用会议、记录的方式传递到各个部门、各项目部和报告管理者代表。

4.2.2.3质量环境安全体系运行中发生的信息，由发生的部门和单位及时传递到相关的职能部门，并填写在《信息交流记录表》上，要求答复的必须在７日内予以答复。

4.2.2.４　紧急状态的信息，产生单位应立即传递到相关职能部门、公司领导及须传递到的政府部门和上级单位，并填写《信息交流记录表》。

4.2.2.5　对体系运行中发生的不符合及纠正、预防措施的实施信息，各部门、各项目部按《事故、事件、不符合纠正和预防措施控制程序》执行。

4.2.3外部信息传递

4.2.3.1　对有关法律法规、标准和其它要求的信息，执行《法律法规与其它要求获取与识别程序》。

4.2.3.2　对有关政府、上级部门下发的文件、甲方要求、供应商等，由综合部负责采用标语、记录、公函、口头等方式接受和传递。

4.2.3.3　建立《外部相关方登记表》，对相关方提出的意见或申诉，由相关部门提出处理意见或建议，报主管领导批准，形成处理决定后７日内作出答复，并填写《信息交流记录表》。

4.3　协商与沟通

4.3.1　综合部负责组织员工推荐员工代表，记录《员工代表确认记录》。

4.3.2　综合部负责与员工代表进行协商与沟通，与职工的协商和沟通分为定期和不定期（紧急协商）情况。

内容包括：

a）质量、环境、安全管理方针和程序的制定、评审和修改；

b）作业场所质量、环境、职业安全状况及监督结果；

c）质量、环境、职业安全管理体系的重大变化；

d）重大质量、环境、安全事故处置情况等。

4.3.3协商实施

a）综合部定期和不定期与员工代表沟通，负责将协商结果向管理者代表汇报，并负责落实。

5.相关文件

5.1《识别和获得法律主其他要求的程序》

5.2《目标指标管理方案控制程序》

5.3《应急准备和响应程序》

5.4《工程质量检测控制程序》

5.5《事故、事件、不符合纠正与预防措施控制程序》

5.6《管理评审控制程序》

6.相关记录

6.1《信息交流记录表》

6.2《外部相关方登记表》

6.3《员工代表确认记录》

HFC－CX－06环境因素识别及评价控制程序

1.目的

识别本可控制的、可望施加影响的环境因素，评价环境影响因素的严重程度，以确定重要环境因素，确保本公司环境管理体系的建立、实施、保持和持续改进。

2.范围

适用与所属部门的生产和服务。

3.职责

3.1综合部负责组织公司及各部门的环境因素识别工作，对部门的排查结果进行汇总、确认和评价。

3.2管理者代表负责审批重要环境因素清单。

4.工作程序

4.1环境因素识别评价的流程。

确认生产过程→识别环境因素（排查）→登记、汇总环境因素→评价环境因素→登记重要环境因素。

4.2环境因素的识别

4.2.1识别范围：

识别范围包括本公司产品和服务中可控制和可施加影响的环境因素，具体可从以下几个方面进行识别：

a）原辅材料、周转材料、化学品以及其他消耗品的采购、运输、装卸、储存、使用及收回、保养全过程；b）机械设备的采购、运输、装卸、安装、拆卸、维修、保养、运行等一系列活动；c）运输工具的选择和使用；d）生产作业全过程；e）材料、设备供应、分包等相关方的情况；f）通信、电力供应、运输等方面的情况；g）日常办公管理活动。

4.2.2识别考虑的时态和状态

4.2.1.1环境因素的三种状态

a）正常：

指正常生产的状态；

b）异常：

指生产过程的启动、停机与检修或可合理预见的状态；

c）紧急：

指不可预见的、突发的或设施突然失效的状态。

4.2.2.2环境因素的三重是时态

a）过去:

指以往遗留的环境影响;

b）现在:

指现场的、现有的污染及环境问题；

c）将来：

指计划中的活动以及产品竣工验收以后可能带来的环境问题。

4.2.3识别的内容

a）大气:

废气排放

b）水体：

废水排放

c）废物管理：

固体废物的处置

d）土地污染

e）原材料与自然资源的利用；

f）当地环境问题和社区问题：

噪音、绿化及文物保护等等。

4.2.4识别的方式方法:

采用过程分析法、问卷调查法和现场观察相结合的方式进行环境因素识别。

a）过程分析法：

运用生命周期和物料平衡法的原理对工作流程的每一操作单元进行分析，从中找出环境因素。

b）现场观察法：

到现场采取看、查、问等方法发现环境因素；

c）问卷调查法：

事先设计问卷并发放，问卷内容覆盖各种类型及生产过程，详细的能源、资源消耗资料。

4.2.5识别步骤

4.2.5.1基础资料的收集整理

a）各代表性部门提供生产组织设计（包括组织机构图、生产平面布置图、生产方案等），化学危险品及危险废物清单等；

b）各部门负责收集生产项目所在地适用的有关环境法律法规和其他要求，收集、整理下属部门提供的基础资料；

c）综合部负责收集整理各部门提供的基础资料。

4.2.5.2环境因素的汇总

综合部组织部门采用过程分析、问卷调查和现场观察相结合的方法，对部门的环境因素识别排查结果进行确认、补充和完善汇总本公司环境因素清单。

4.3环境因素的评价

4.3.1评价依据

a）我国参与签署的相关的国际公约;

b）全国人大、国务院、国家环保总局、建设部、质量技术监督管理局、各级相关部门以及省、市地方发布的有关环境法律、法规、标准和其他要求；

c）环境影响的严重程度；

d）环境影响的发生频率；

e）环境影响的恢复能力；

f）环境影响的控制情况；

g）相关方的利益和要求。

4.3.2评价方法

4.3.2.1综合打分法

a）确定分值

a环境影响程度

1

2

3

4

5

空气

无害但可能造成气味或粉尘等

有害或能引起短期不利影响

量少、影响人及动物健康

量少、引起人及动物中毒

可造成大气变化臭氧层消失

水

无害但可引起视觉上的影响

有害可参引起短期不利影响

量少、影响水生物生长

量少、影响水生物生存

可引起水的富营养化、酸化等

土壤

短期内地方性不利影响

短期大范围不利影响

长期地方性不利影响

长期大范围不利影响

可造成不毛之地等

噪音或粉尘等

涉及内部人员投诉

涉及周边工厂、邻居投诉

涉及当地社会团体投诉

涉及执法部门投诉

执法部门要求采取减缓措施

废弃物

无害但可造成景观上的影响

有害可引起厂区不利影响

涉及周边地区投诉

涉及执法部门批评

执法部门订出整改措施

b环境影响发生频率

频繁发生（每天/连续）

5

经常发生（每周一次）

4

不常发生（每月一次）

3

很少发生（每半年一次）

2

不发生/几乎不发生（每年最多一次）

1

c影响程度

影响范围超出生产场区范围

5

影响范围在生产场区之内

3

影响仅限于排放点附近

1

d控制情况

控制差，需设施更新和改造

5

控制一般，需用加强管理

3

控制好

1

e投诉情况

周围社区投诉

5

员工抱怨

3

没有投诉/有投诉已妥善解决

1

b）评价准则

被评价的环境因素各指标值之各即a＋b＋c＋d＋e≧22或MAX（b、e）＝5，均定为重要环境因素。

4.3.3评价步骤

a）综合部对已识别出的环境因素进行汇总，并据4.3.2的评价方法和准则，在汇总评价表上判断和打分，确定重要环境因素，填写重要环境因素清单，报管理者代表审批。

b）综合部把审批后的重要环境因素清单受控传达到各部门及项目部，作为建立目标、指标、管理方案和运行控制程序及应急响应控制程序的依据。

4.4环境因素和重要因素的更新

4.3.1定期更新

每年管理评审前综合部按照本程序的4.3.2内容,负责组织环境因素的更新工作,并重新评价重要环境因素.

4.4.2不定期更新

当出现下列情况时，部门填写