如何做好沟通协调工作.docx
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如何做好沟通协调工作
怎样做好交流协调工作
行政部是一个综合管理部门，对内要正确意会贯彻厂部的各项工作部署，做好全厂性服务工作，协调好各部门的关系。
对外要加强企业与地方的公共关系，成立优秀的企业形象。
工作涉及消防、保卫、交通、档案、文秘、款待、信息等。
行政部职责：
综合协调、行政枢纽、顾问助手和窗口服务
部门子文化“强管理、重效率、善协调、讲服务、厉节约”。
提升“总揽全局、推进发展、科学管理、对付突发事件”的四种能力。
理念、思路：
“讲学习、树风气、顾全局”，“勤思虑、良策划、多做事”方向：
建设一支拥有一流职业涵养、一流业务技术、一流工作作风、一流岗位
业绩的部门队伍。
目标：
坚定地贯彻上级精神，加强督导督办，进一步提升执行力，提升工作效率。
努力将部门打造成一个工作高效率、服务高质量、技术高水平的团结、奋进、有凝聚力的团队。
行政部工作的几个特点：
繁：
办理不完的众多的事务。
杂：
没有严格的工作程序。
小：
有对于安全生产、电量指标，平时工作就显得渺小。
有时性或不能展望性。
一、与上级部门及领导的交流
报告工作的方法：
所谓报告，就是指将本专业向部门领导也许上级组织报告的一种常用工作（交流）方法。
有的人报告后，给人的印象很深，感觉这个专业工作不错，报告也挺好。
有的人报告后，感觉这个专业工作没少做，但没报告出来。
有的人报告后，叫人根本听不理解这个专业的工作终归是怎么做的。
因此可知，报告工作是一门学问，值得研
究和商讨。
方式方法：
（一）正直态度：
对待报告，应该有高度的责任心，要从全局出发，坚持脚扎实地的态度，有一说一，有二说二，有成绩就讲成绩，有问题就摆问题，不歪曲事实，不掩盖成绩，
这才是应有的正确态度。
（二）抓住要点：
报告工作因时间所限和本质需要，不能够不分主次和轻重、眉毛胡子一把抓地什么都报告，而应抓住要点说深说透，有些点到为止，有些干脆不说。
这就需要在报告前作好充分准备。
（三）获取领导满意：
报告工作是一种比较特其他回答式对说，既有说话的技巧，又存心理交流的艺术，是一门综合学问。
掌握了它的人，报告工作时说话既清楚、精练，又分寸合适、逻辑性强，说出的道理令人佩服，领导一听就理解，且简单引起心理上的共鸣，报告前需要在心里回答好以下几个问题：
1.此次报告的主要目的是什么？
（这是必定清楚的）。
2.不进行此次报告自己可否顺利解决碰到的问题？
（报告越重要，越要做好这方面的准备）。
3.与报告相关系的情况可否都认识清楚了？
4.领导可否准备谈论自己提出的问题？
（这可使报告者估计到报告时将出现的一些阻挡）。
5自己对报告的优秀初步可否有信心？
（会碰到什么样的主观和客观的阻挡，它们的严重程度怎样）
6.什么样的报告初步对自己和领导是合适的，什么样的是不合适的？
7.在报告中利用什么样的方法能够对领导产生作用？
（援引声威者的见解，谈解决所有问题的重要性）。
8.领导可能向自己提出什么问题？
若是依照上述问题做好准备，那么，报告（交流）就会有优秀的初步。
（四）应防范的报告方式：
1.长篇大论，没有结论。
有的人见到领导，总忧如有说不完的心里话，唠不完
的知情嗑。
报告起工作来，心底里老暗暗劝说自己：
“机会难得，必然得把工作成绩一滴不漏地向领导说到。
”于是，报告起来左右逢源，山南海北，应有尽有。
结果，领导越听越烦，感觉工作没有要点，无法谈论。
2.报告中混淆个人恩怨。
中国有句古语，叫做“无情未必真豪杰”。
在工作中，不以亲情和友情代替原则，不拿原则做交易。
若是报告工作中混淆个人恩怨，领导
查清后，生怕不能是“小事一桩”啦！
3.报告时间、地址不合时宜。
这类问题多出于主动找领导报告的时候。
作为领导，特别是职务较高的领导，工作都比较忙。
脚扎实地地讲，有些领导确实很难随时找到，于是有的人就采用等、堵的方法找领导――上、下班时，午休前，回家途中，或领导参加会议、活动间，都是不要取的。
如无特别情况和紧急事宜，这些时间或地址是不宜报告工作的。
（五）讲究报告艺术。
1.井井有条、逻辑清楚、详略合适；
2.注意修辞、褒贬恰到好处；
3.语言流畅、要点突出；
4.用事实说话、事例生动。
（六）做好充分准备。
早先认真综合分析的基础上，经过深思熟虑，拟出大纲，
把见解、资料一一书写清楚。
这样在报告时，才能思路清楚，紧扣主题，进而获取
满意的收效。
二、怎样做好外来人员款待
因工作性质关系，行政部不能防范要与外来人员进行接触，也是外来人员认识
电厂的窗口，为保护电厂形象，应坚持以下原则：
1.诚心热情。
诚心热情的态度是人际交往成功的起点，也是待客之道的首要之点。
做到同样相等，诚心热情，不卑不亢，举止文雅。
2.讲究礼仪。
款待活动作为一项重要的社会交际活动，务必以礼待人，表现自己礼貌涵养。
讲究礼仪包括：
在语言方面，要声音适当，语气平易，礼貌文雅；在仪表方面，要相貌干净，衣着得体，平易可亲；在举止方面，要隆重隆重，沉稳大方。
3.认真周密。
款待工作的内容经常详细而琐碎，涉及好多方面的部门和人员。
这就要求在款待工作中要开动脑筋，综合考虑，把工作做得左右逢源、认真入微、有条不紊、自始自终。
对公众投诉的接谈和办理：
对来访者的申诉，要坚持“一听、二问、三记、四分析”。
听，就是耐心倾听来访者的申诉，让人家把话讲完。
对谈得过长、抓不住要点的来访者，能够合适加以引导。
问，就是把来访者没有谈清楚的主要问题问理解，特别是要把事情经过、主要
情节、过去上访情况和办理的结果，此次来访的要求及其原因认识清楚。
记，就是把来访者的主要问题简要记下来，对其中的主要情况要详细记录，以
便分析情况和办理问题供应充分的原始资料。
分析，就是对来访者谈的问题，按相关政策规定进行分析，作出判断。
对周边公众来访反响的问题，要以事实为依照，以相关政策和国家的法律为准绳，脚扎实地
地进行办理。
对来访者提出的正确建议，要热情欢迎，虚心听取。
有重要建议的，应恩赐激励、夸耀。
对来访者提出的政策上赞成、条件上又能够解决的合理要求，要及时办理，尽可能予以满足。
对那些要求尽管合理，但限于条件无法解决的，要做好讲解说服工作，以争取获取来访者的体谅。
对来访者提出的不吻合政策或要求过高的问题，办理时，既要体谅他们的本质困难，又要以明确的态度向来访者讲明不能够解决的原因，不要含糊其辞，应耐心说
服来访者放弃那些不合理的或过高的要求。
对无理取闹者，要进行责怪教育。
对那些态度极为强悍，经劝说无效的，可央求公安机关予以教育和制止。
三、与同级部门的交流
正常工作中，大多数的交流及协调会在其他部门同级人员之间进行，但由于部门不同样，所站立场、角度不同样，可能会存在交流的不畅达，这就要求做到以下几点：
（一）见贤思齐，强者为师
办理同级同事关系，不但要有“容人之短”的胸襟，而且要有“容人之长”的
胸怀。
强者为师，就是主动地向贤者看齐，虚心地拜强者为师。
这既是在“心胸”方面的要求，也是办理同级关系的重要原则。
（二）相互敬爱，相互相信
相互敬爱，是由于每个部室都有明确的分工和职权范围。
在工作时必然要掌握好分寸和尺度，掌握好机会和方法。
敬爱，一方面表现为自尊，另一方面表现为尊
重别人。
每个人都有自尊心，在工作交流中，既要热情地支持、激励，又要好意地指出其不足，不要隔岸观火。
随着厂各部门岗位的调整，一大批学历高，有知识，年轻体壮的青年职工进入到管理岗位，但由于年纪、资历、经验、文化知识的不同样，
使他们有着不同样的思想感情和不同样的心理。
另一方面某些年纪稍大的职工，诚然文化水平、干劲、精力与年轻职工对照差一些，但经验丰富，做事安妥，遇事沉稳，有好多解决问题的经验和方法，这是年轻职工所不能够比的。
相信别人和被别人相信，这是一名职工尊贵质量的表现。
相互相信、互不猜疑是办理好同级之间相互关系的一个重要原则。
相信，一方面是自己要言必行，行必
果，给对方以相信感；另一方面是要相信对方，遇事不要胡乱猜疑，更不要依照自己的臆想来推测对方怎样怎样。
相信是在相互间的交往中产生的，一个人只有自己行得端，立得直，才能有值得别人相信的地方，才能希望获取别人的相信。
同时，相信别人，还要正确地对待
别人对自己的忠言和直言，千万不要把这些话当作别人对自己不相信的信息加以“反
馈”，正是由于别人的相信，才敢于讲真话，敢于对你倾诉肺腑之言。
（三）相互“补台”，积极配合
好多工作需要各部门积极主动地配合，齐心协力地工作，以求得最正确的整体收效。
所谓相互“补台”，积极配合，就是既要有合作精神，又要有“补台”意识。
这
是对同级交流“行为”方面的要求，也是办理同级关系的又一条重要原则。
当同级有困难时，应该热情地帮一把；当同级有问题时，应该全力地帮助解决；当同级出了差错时，应该主动地填充一下。
而不是听而不闻、见而不帮、帮而不力，更不能够
抱着看“笑话”的态度来“欣赏”同级的困难、问题和差错。
（四）宽容别人，学会自制
宽容水平越高，就越能与人搞好关系。
而一个人心胸狭窄，各处不容人，就不会有更多的朋友，也做不好行政部的工作。
宽容别人有时的过失，是必备的素质。
要有宽广的胸怀平易量，对于别人的缺点和缺点应该持包括和体谅的态度，并想办
法用自己的长处去填充。
自然，容忍和体谅其实不是是无原则的迁就，而是要在相互交往中相互宽容。
（五）与人为善，以诚相待
任何人都希望有一个优秀的人际环境，希望与其他成员和平共处，在心情快乐的情况下工作。
而要达到这个目标，就要以诚相待，与人为善。
以自己的“诚心”
和“好意”去换取别人的“实意”和“友善”。
祖先去：
“精诚所至，金石可开”，“诚之所感，触处皆通”。
意思是说，只要诚心真意以诚相待地对待别人，就会令人感人，无论是什么地方、什么情况下，都会把该办的事情办好。
（六）相互支持和帮助
一个能够在事业、生活等各个方面相互支持的集体，才是一个有力量的战斗集
体。
相互之间在工作、生活、学习中获取支持和帮助，是圆满完成工作任务的前提。
四、与同级部门交流协调的艺术
同级之间发生这样那样的矛盾、分歧总是难免的。
办理这些矛盾和分歧，既要坚持原则，又要讲究艺术。
（一）善于交流
一般善于主动交流的同事，都简单被对方理解和相信，相互之间“心理防线”
都简单迅速除掉。
相反，相互之间缺少主动交流精神，相互“各揣心腹事”，最简单
发生心理矛盾，造成“僵局”。
同事之间优秀感情的增进，同样也是第一在于主动沟
通。
若是说主动交流是一个姿态问题，那么善于主动交流则是一个艺术问题。
这里，
有以下几点需要特别注意：
1.要善于选择最合适发言的机会和场合以及最简单引进对方兴趣的话题。
2.发言时，无论对方态度怎样，都要谦逊、诚心，并贯穿发言的向来。
3.要讲究语言艺术。
尽量选择“商讨式”、“调剂式”、“欣慰式”、“互酬式”等语言，并注意分寸。
4.发言中，要善于体察对方的心理变化。
当对方对某一话题或某一句话产生共鸣时，应因势利导，迅速向广度和深度扩展；当对方对某一问题表现冷淡或厌烦时，应机智地改变话题。
有时可转谈对方最关心或最感兴趣的问题。
5.即使发言不能功，也不要丧失约心，要善于总结经验，搜寻机会再谈。
由于“成功经常存在于再坚持一下的努力之中”。
（二）“要点时辰送温暖”
是指在对方最需要的时辰及时恩赐相应的支持和帮助。
它是与“雨后送伞”相反的“雪中送炭”。
这样做，不但能及时解决对方的困难或问题，还会使对方倍加爱惜和感谢。
同事之间平时在工作上，生活上相互关心、支持和帮助，无疑是重要的，但更
重要的是当对方碰到困难、挫折或工作上出了“漏洞”，所以最需要帮助的要点时辰，若是能及时恩赐相应的支持和帮助，这是最有价值并最能产生“奇效”的。
由于支
持和帮助的价值与对方的需求强度之间存在着“正比规律”。
自然，我们说“要点时辰送温暖”其实不意味着平时能够不关心其痛痒，而可是重申不要忽视放过“要点时辰”。
同事之间需要支持和帮助的“要点时辰”表现在各个方面，如工作出了“漏洞”需要“拯救”时；碰到难题拿不出想法时；新上任岗位不熟悉情况时；碰到打击身
陷困境时；以及生活上碰到某些困难时。
在这些情况下，恩赐及时热情的支持或帮助，对方是难以忘掉的。
（三）同事之间怎样睁开责怪
因影响工作关系或工作出现失误，不能防范同事之间会睁开责怪活动。
同事之间睁开责怪是特别重要的，但要收到优秀的责怪收效其实不是一件简单的事。
这里既需要有“团结－责怪－团结”的优秀梦想，又需要讲究艺术。
1.要定准责怪的目标。
2.考语要尽可能明确。
3.用“我想”、“我感觉”来讲，不要用责怪或骄横的语言。
4.所责怪的行为必定是能够修正的，若是根本不能够修正，请免开尊口。
5.善于融责怪于闲谈、娱乐等“无形没心”之中，以防范或减少对方的紧张、戒备、抗争等心理。
这有益于对方接受责怪。
6.在责怪时亲密凝望对方的反响。
对方的反响一般包括：
分析责怪的动机和价值。
谈论责怪的内容。
胸怀情绪成分。
侧重重复出现的考语。
估计改正错误的能力。
权衡利害。
7.能够赞成对方的见解，但要让他理解别人未必赞成。
8.“箭在弦上，引而不发”，以促使对方自觉、自悔、自新。
9.要重申对方的错误对双方都有危害，使其理解若是不改进，其别人也会受其
拖累，改了对双方都有益，这虽有些埋怨的意思，但决不会说对方在“多管闲事”。
10.“画龙点睛”，点到为止。
11.善于以夸耀代责怪。
这里夸耀是策略，责怪是目的。
即所谓“别有专心不在
酒”。
12.不宜作结论式或“定性”式考语。
如“你不诚实”、“不正派”等。
13.切记“人非圣贤”这句至理名言。
有些错误要责怪；有些错误要容忍；有些错误既要责怪又要容忍，最少是暂时容忍。
这样才更有益于同级关系的友善与牢固。
14.要善于表示能体谅对方的处境和感情。
15.等待最合适的机会再公布责怪，冲口而出的责怪常不受控制，所以影响责怪
收效。
16.度之以君子之心，有助于除掉对方的戒心和敌意。
比方说“我知道你比较实在，才直接和你说，知道你不会计较”等。
17.要全力使对方相信某人不是“越界”干预他，而是真切在关心他。
否则，即
使是出于一片好意，也简单被对方以为是“多管闲事”、“自以为高明”或“故意和他过不去。
”
18.必定使对方理解之所以责怪的原因。
19.一旦责怪产生积极收效，应马上表示同意或感谢。
20.责怪必定以客观事实为依照，不能掺进个人成见。
若是责怪不当，很难引起
共鸣。
21.责怪的同时，要注意必然对方的长处和成绩，加强对方的自尊心和自信心，促使其主动肩负责任或检讨问题。
22.提出改正错误的条件和意义，使对方感觉改正有益。
23.若是心中不快乐，不能在语言态度上显露出来。
特别注意不要显露嘲讽、歧视、厌烦、敌意等情绪。
防范作出握拳头、怒目睛、皱眉优等愤慨的动作。
而应借表情、态度、声调等增加责怪的积极收效。
24要注意对方的竞争心理和忌妒心理，勿使对方感觉你是“拆他台”。
25.责怪
应尽量针对共同目标而发，措辞方面重申合作。
（四）牢固成立“友善合作”的关系
同事之间，客观存在着既是天然的“合作者”，又是潜藏的“竞争者”这类巧妙
的人际关系，所以，作为客观存在的一种心理反响，在同级的心里世界，必然会产生既期望“合作”，又警备“竞争”的复杂心理。
解决的方法就是转变思路，渐渐建
立相互相信、相互支持的协调关系。
一般来说，除掉“心理屏障”主要不是靠语言的“表白”，而是靠行为的“显示”。
经过工作接触，使对方深信以下几点：
1.对于同事获取的成绩，就和自己获取的成绩同样，同样感觉由衷的快乐。
2.自己每获取一点成绩，都将它看做是同级之间亲密配合，共同努力的结果，而绝不以此为资本，向同事显示自己的“高明”。
3.自己积极做好本职工作，主若是出于高度的事业心和责任感，而绝无半点“压倒”同事的私心歪念。
（五）主动协调、相互当合
在工作中，同事之间，经常会碰到一些工作上的交织，也会有一些需要共同办理的事务。
对这些工作和事务，同事之间应该相互敬爱、相互支持。
相互支持是相互敬爱的标志，只有相互支持，才能相互当合。
对需要交织办理的事务，同级之间应该尽量经过协调去解决，不要擅自做主办理，否则，既影响同事之间的关系，也
经常造成工作上的困难，甚至会带来一些不用要的损失。
（六）掌握分寸，分清职责
与同事相处，应该分清职责，掌握分寸，不争权益，不推责任。
属于别人职权之内的事，决不干预，属于自己的责任，也决不推却。
本应由自己分管的工作，决不请别人点头画圈，本来不应该由自己办理的事情，也决不争着要管。
特别是那种
凡好事就争，凡难事就推的行为，是破坏同事间相互协作的腐化剂，必定坚决防范和战胜。
（七）经常联系，交流情况
既然是同事，都属于整个管理机构的一个组成部分，工作上有着亲密的联系，只有保持经常联系，及时交流情况，才可能进行有效的合作。
也唯有这样，才能彼
此认识，相互相信，将一些不用要的误会和摩擦消灭在萌芽状态。
所以，无论工作多忙，也应主动向同事供应适用的资料、信息、情况和建议，只要能够坚持下去，就必然会赢得同事的“感谢”和“回报”。
（八）相互相信，亲密合作
在与同事接触中，仅有美好主观梦想和正确的行为准则，经常还不能够完好收到
优秀的客观收效。
成立“相互相信、亲密合作”的同事关系，还必定依照事物发展
规律，讲究必然的方式方法，掌握科学的合作艺术。
1.运用创新思想来考虑和办理同级之间的工作配合。
如AB角互补工作岗位。
2.运用全方向思想来考虑和办理同事提出的要求。
与同事的交往中，属于自己向对方提出的要求，都是主动式的，可控的；属于对方向自己提出的要求，都是被动式的，不能控的。
每个岗位都要学会巧妙地对付同事提出的要求。
3.运用宏观思想来考虑和办理同事关系。
鉴于工作性质及精力有限，对于诸多
同事，不能能也没有必要个个皆顾，八方挂联。
所以，很有必要站在宏观立场上，沉稳分析一下自己和诸多同事，在整个部门管理上分别处于什么地址，他们之间存在有怎样的工作关系人际关系，尔后权衡轻重，分清主次，权衡利害，鉴别利害，
从中精选出一些与自己的工作没有直接联系的同级，作为自己“一般交往”的对象，而将其中地址重要、影响明显、联系亲密、能够左右全局的同事，作为自己“要点交往”的对象。
（九）心平气和，以理服人
同事之间经常会在工作中碰到一些纠葛和矛盾。
在解决这些纠葛和矛盾时，应
本着顾全全局，保护团结的优秀梦想，对一些没关紧急的“小事”，采用不予细究，委曲求全的态度。
即使碰到一些需要辨清是非的“大事”，也要讲究方式方法，尽量
做到心平气和，以理服人。
这样做，随着问题的稳当解决，同事之间不但不会伤平易，反而会在新的基础上，成立起更加牢固的友情。
（十）既“合作”又“竞争”
“合作”和“竞争”，是同事关系中不能割的两个方面，合作中包括着竞争，竞争中又包括着合作；合作，推进竞争，竞争，又有助于更好地合作。
所以，一味“合
作”而不讲“竞争”，最后将减弱自己与人“合作”的能力，这类“合作”也不能能长远有效。
所以应该正确对待“合作”与“竞争”的辩证关系，自觉成立“竞争意
识”，对同事，既要热情合作，又要敢于“竞争”。
这类“竞争意识”，应该是积极的、
健康的，详细表现在以下几点：
1.以竞争来激励自己；
2.在和同事的竞争中，当先时不自满，落后时不自馁，自始自终，积极进步；
3.自觉向同事中的先进、优秀者看齐、学习；
4.依靠自己的不懈努力，奋力创立工作业绩。
5.无保留地帮助在竞争中暂时落后的同事。
（十一）善于“回避”和“等待”
社会生活是复杂的，同事之间工作上的分歧有时也会引进个人恩怨或受已存在
的个人恩怨的影响。
当同事之间的矛盾或分歧比较严重，而且一下子难以解决时，就暂时回避一下。
暂时回避矛盾或分歧，表面看来忧如是消极的，其实倒是积极的。
特别是当对方“怒气冲天”、脑筋不沉稳时，暂时回避自己就能起到“釜底抽薪”的作用。
回避不是闪避，而是为了防范矛盾激化，并在回避中等待解决矛盾的机会。
同事之间发生的有些矛盾或分歧，经常会在回避与等待中自然化解。
所以回避与等待是办理同级关系的一种艺术。
自然，什么样的矛盾与分歧应该回避与等待，还需
要详细问题详细分析。
同事之间在工作中产生矛盾或分歧本属正常，只要双方都是为工作，没有个人的私怨和成见，心胸都比较广阔，即使争执起来，也不难和解。
（十二）协调同事之间不同样建议的方法
工作中，需要协调同事关系时，有五种方法很值得借鉴；
1.重组。
有时，同事提出的解决问题的建议之所以行不能够，其实不在于建议自己一无是处，而在于建议中的个别要素排列地址不尽合理。
这时候，只要将这些要素调换一下地址，变换一下结构温序次，就会产生新的结果。
2.移植。
有时，将自己的或同事的某一“搁浅”的建议，移植到另一个工作领域，用来办理某一特定的非程序性问题，经常会收到意想不到的奇效。
3.变通。
将同事提出的看似难以实行的办理方法，略加变通，诸如“放大”、“减小”，也许变换其中的某一要素，有时经常会成为令人惊讶的理想办理方案。
4.“杂交”。
生物之间的杂交，能够产生良种。
同事之间有不同样建讲和想法，通
过“杂交”，也能产生创新思想，促使一种崭新的工作模式和同级之间新式的协作关
系出生。
5.综合。
对于同事提出的不尽完满的主张和建议，能够将自己的其他同事的合理建议加以综合，最后形成新的办理建议。
运用创新思想，是行政部职工办理新时期同事之间的工作配合、成立新式工作模式不能缺少的手段，对此，应该予以足够的重视。
（十三）办理同级之间矛盾的原则
同事之间都期望有一个优秀的人际关系，与各位成员友善相处，为工作创立快乐的环境。
面对同事之间出现的矛盾，我们可采用以下原则来办理：
1.以德报怨。
以德报怨是征服人心的良策。
在同一部门工作日久，难免出现些恩恩怨怨的事情。
对此，是以德报怨还是以怨报德，将直接影响同事关系的发展趋
势和结果。
应该胸怀坦荡，有“君子之心”。
即使某人做了对不起自己的事，也不能够“以其人之道，还治其人之身”，而应该以德化之，以感情之，这样经常会收到奇效。
2.以短比长。
同事之间在思想上若是能坚持以短比长，那么在工作上就自然会以长补短，形成一个团结互助的集体。
实践表示，大凡善于以已之长补别人之短的同事，其同事关系都很好。
在同事之间，尽管整体
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