行政机关公文处理办法.docx
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行政机关公文处理办法
行政机关公文处理办法
各位领导、同事，大家下午好。
首先非常感谢大家给我这次机会，和同事们共同学习《行政机关公文处理办法》。
为进一步做好公文处理工作。
接下来，我将在近几十分钟的时间里，对“行政机关公文处理办法”做一个简要的说明，希望大家能够耐心。
下面共同学习〈行政机关公文处理办法〉。
首先讲一下公文组成的各要素。
公文组成的各要素分为眉首、主体、版记三部分。
文件眉首。
是批置于公文首页红色反线以上的各要素统称。
包括发文机关标识、发文字号、签发人。
主体。
是指置于公文首页红线下至附注以上部分，包括：
公文标题、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注。
公文标题。
在红色反线下空2行，用2号小标宋，可分一行或多行居中排布。
回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当，公文标题包括发文机关名称、文件主要内容、文件种类。
标题内容应力求简短，一般不用标点符号，但标题中的法规名称和转发文件用原文号时要加书名和六角括号。
版记。
版记置于公文最后一页，也就是说版记一定要放在公文的最后即公文的最后一面的最下面的位置。
版记的最后一个要素置于最后一行，其中包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。
上面说的是眉首、主体、版记。
下面从十方面讲一下行文的规则
一、做好行政机关公文处理工作是依法行政和加强机关建设的重要保证
行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
做好机关公文处理工作，对于依法行政关系十分重要。
公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，是机关工作的重要内容，提高机关工作水平就一定要加强公文处理工作。
为此，必须明确行政机关公文处理的目标、原则和基本要求。
行政机关公文处理的目标是要实行规范化、制度化、科学化。
所谓规范化是指公文处理的每项程序、操作都要遵循一定的规程、方式和要求，完成结果要达到一定标准、规格；所谓制度化是规范化在一定程度上上升为法制化，或是纪律化，在公文处理中建立并执行一整套的处理制度；所谓科学化是指公文处理的规范、制度应当建立在科学的基础上，符合公文处理运行的规律和实际。
如果对于科学化的含义进一步延伸，还应当包括公文处理中运用现代科学技术，采用现代化的办公手段。
二、行政机关公文处理的原则和基本要求主要是
1．政治性。
行政机关公文处理的政治性是与行政公文的政治性紧密相连的。
由于行政机关公文处理工作是与国家政权机关密切结合，并由国家政权机构具体承担的，因此在行政机关公文处理工作中一定要牢固树立政治观念，坚持“讲政治”。
2．实事求是。
这是我们一切工作的出发点和基本指导思想，《办法》将其确定为行政机关公文处理工作的首要原则，我们应当坚持贯彻执行。
在拟制文件、承办来文、制定政策规定中，都要坚持一切从实际出发。
3．精简、准确。
精简就是要压缩文件数量，提高文件质量，准确确定发文范围。
行文要确有必要性，防止文件过长，套话、空话、废话连篇，不能随意扩大文件分发范围。
准确即指公文制作过程中的实事要准确无误，制定的政策规定要有针对性；又指公文的分发、投送传递、分办批示要准确无误。
4．及时、高效。
就是要讲求公文处理的时效性，做到迅速、快捷，不得积压、拖延。
三、公文种类和适用范围
种类：
农场文件主要有12种（引垦发、引垦办发、引垦场发、引垦场办发、引垦场文、引垦场办文、引垦文、引垦办文、引垦场呈、引垦呈、党委会议纪要、场长办公会议纪要）12种，其主要格式有：
1、《中共黑龙江省引龙河农场委员会文件》有引垦呈、引垦发2种。
引垦呈主要用于向上级请求指示、批准、汇报工作、反映情况。
引垦发主要适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
2、〈中共黑龙江省引龙河农场委员会〉有引垦文1种。
这种文种主要是农场党委下行文使用。
3、〈中共黑龙江省引龙河农场委员会办公室文件〉有引垦办发1种。
主要是对党委部门某一方面工作的部署，如方案、调整、通知等）。
4、《中共黑龙江省引龙河农场委员会办公室》有引垦办文1种，主要用于党委下行文使用。
5、〈黑龙江省引龙河农场文件〉有引垦场呈、引垦场发2种。
引垦场呈主要用于向上级机关请示。
引垦场发主要适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人事变动，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
6、〈黑龙江省引龙河农场〉有引垦场文。
主要用于农场各部门对管局平行机关商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项以及礼仪往来等。
7、〈黑龙江省引龙河农场办公室文件〉有引垦场办发1种。
主要用于传达或发布对行政部门某一方面的工作部署，如方案、调整、通知等。
8、〈黑龙江省引龙河农场办公室〉有引垦场办文1种。
主要用于农场行政下行文使用。
9、〈中共黑龙江省引龙河农场委员会会议纪要〉主要用农场重大决策、记载传达会议情况、会议精神和农场议定的事项。
10、〈引龙河农场会议纪要〉主要是用于场长办公会议的传达会议情况、会议精神和农场议定的事项。
范围：
决定：
“适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。
变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。
通报：
“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。
通知是使用得比较多的一种公文。
通知大多是下行文，因而有一定的指挥、指导性。
和其它下行文种相比，通知应用范围更宽，具有广泛性。
大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要执行或办理的事项，有一定的权威性。
通知还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。
通报和通知都具有知晓性和指导性，但通知大都要求贯彻执行，具有一定的约束力，而通报只起引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。
通报可分为表扬性通报、批评性通报、情况通报等。
对上行文的体式要从严把关。
主要是向上级行“请示”、“报告”、“意见”时，“‘请示’应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
（比如说场呈的文件，你主送是北安管理局，抄送是管局业务部门，在抄送里你就不通在写抄送农场的那个部门了）。
请示：
“适用于向上级机关请求指示、批准”。
是请求批示、解决问题的。
请求上级机关解决本单位的某些困难，或对本单位的某个问题提出处理意见请求上级批复而写的请示。
请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。
结尾常以请求语作结，习惯用的有“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否？
请指示”、“当否？
请批复”。
第一，要控制使用，当用才用。
必须办理而在自己职权范围内又不能解决，确实需要请示上级的才可行文请示。
第二，要一文一事为宜，切忌把不相关联的问题放在一个请示里，使上级无法批复，影响工作。
第三，要按级请示，确实必须越级请示的，也应同时抄送直接的上级机关。
如果一项请示涉及不止一个上级机关，应当以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，避免职责不明，耽误处理时间。
除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。
第四，它的格式也包括标题。
正文和结尾，它的标题一定要写明事由，不能光写“请示”，以提请上级机关注意，及时处理。
意见：
“适用于对重要问题提出见解和处理办法。
”
“报告”不得夹带请示事项。
”
“报告”与“请示”两个文种不能混用、“报告”中夹杂“请示”事项的问题是目前公文制发中最常出现的问题，有的还编造了“请示报告”这样一个文种。
“公文文种”中明确规定了“请示”与“报告”的作用。
“报告”：
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
“请示”：
适用于向上级机关请求指示、批准，在制发文件中要根据行文目的确定。
概括地讲“报告”与“请示”的不同主要表现在三个方面：
一是发文机关对上级机关的要求不同。
“报告”是为了让上级知道情况，而“请示”是为了让上级对下级机关的请求做出答复或批准。
二是发文的时间不同。
“报告”一般是在事后，即在某项工作任务完成之后，或上级机关明确要求答复有关问题时制发。
而“请示”则多在事前或事中制发。
三是正文中的结束语不同“报告”一般使用“特此报告，请阅知。
”或“专此报告，请周知。
”等语。
而“请示”则多用“特此请示，望予批准。
”或“专此请示，请予指示。
”等语。
这次《办法》还增加了“意见”这个新的文种，适用于对重要问题提出见解和处理办法。
从行文关系上看，这是一个通用文种，在用作上行文时要注意和“报告”、“请示”相区别。
上级机关在收到不同文种的上行文时，办理的方式也不同。
对下级机关的“请示”应当答复，而对“报告”可不答复，对“意见”根据内容确定是否批转、印发。
下级政府向上一级政府的“请示”、“意见”，由上一级答复，也可以授权其办公室或者主管部门答复。
各部门向本级政府的“请示”、“意见”，由本级答复，也可授权其办公室或者主管部门答复。
“意见”作为下行文，发文机关应当明确下级机关是否遵照执行和参照执行；作为平行文，一般用于提出意见供对方参考。
文:
“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。
文的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之间，涉及各方面的公务联系，都可使用。
会议纪要：
“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。
根据会议性质的不同，会议纪要可以分为党委会和场长办公专题会议纪要两大类。
讲到上面12种文件的主要格式，大家会问，引垦发和引垦场发各包括人事变动。
在这和大家说一下。
引垦发是指党委任命的，比如党支部书记、机关社区支部人员变动等。
引垦场发则是行政聘任的，比如管理主任、机关行政科室人员变动等。
（以前咱们任命都用党委的名义，就是用引垦发。
现在又规范了一下，就是党委任命用引垦发，行政聘任的用引垦场发）。
四、加强对行政机关公文处理工作的领导，努力搞好公文处理人员队伍建设。
加强领导是做好行政机关公文处理工作的关键。
按照《办法》规定（说一下：
办法就是《国家行政机关公文处理办法》，咱们从省到总局、管局都执行这个办法），行政机关的负责人加强对公文处理工作的领导，至少要做到三个方面：
一是要“高度重视公文处理工作”。
这主要是指行政机关的负责人要充分认识到公文处理工作在机关工作中的地位和作用，公文处理既是行政机关管理社会事务、调控经济运行手段的重要载体，也是机关工作内容的重要组成部分。
作为行政机关的负责人必须将其纳入工作的重要议事日程，予以高度重视。
二是要“模范遵守本办法”。
行政机关的负责人即是公文处理工作的领导者、组织者，也是《办法》的执行者。
特别是行政机关的公文形成效力以最终签发者正式签发为标准，也就是说最终签发者要对签发的文件负全部责任。
这就要求行政机关的负责人必须认真学习行政机关公文处理知识，掌握公文处理程序，并带头遵守执行《办法》。
要坚持公文处理的基本原则，熟悉公文文种、格式，执行行文规则。
在办理发文中，授意草拟公文要讲明意图，明确要求。
签发时要认真审改，确定签发权限，防止越位越权。
在审批来文时“对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。
”
三是要“加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
”就是要经常研究机关公文处理工作，发现问题及时纠正。
五、文件审核把关工作分工和职责
凡以农场党委、农场、农场党委办公室、农场办公室名义发的文件，由农场机关各部门拟文稿，由各部门领导负责审核把关。
其中，主要负责把好文稿内容关、政策关、文字关。
办公室主要负责把好行文关和格式关。
机关各部门与办公室要互相配合，密切协作，按照工作职责认真把好“五关”（这五关就是内容关、政策关、文字关、行文关和格式关）。
这五关需要在咱各部门的共同努力，才能高质量、高效率地完成公文审核把关工作任务。
（一）机关各部门拟稿主要从以下几个方面进行审核把关：
1、情况是否确实，观点是否明确，表达是否准确。
2、所提措施是否切实可行。
3、拟稿中涉及机关其它部门分管的工作，是否协商达成一致意见，会签单位是否在会签栏中签字。
（这和大家说一下，咱们的文件审批单其中有一项是拟稿单位领导签字这一栏，希望各部门以后在起草文件的时候一定注意，科室人员起草完文件一定要让本各部门领导在拟稿单位领导签字一栏中签字，这样也方便我们年底归档。
因为现在管局对文件质量要求很高，希望各部门咱们相互配合，把农场的公文质量达到高质量、高标准）。
4、文件中涉及国家秘密事项，是否确定密级和保密期限。
（二）农场办法对具有普遍约束力的规范性代拟稿主要从以下几个方面进行审核把关。
1、是否同法律、行政法规、地方性法规和规章制度相抵触。
2、是否同国家和省的现行方针、政策相违背。
3、规范性文件相互之间是否矛盾。
4、规范性文件所涉及的公民、法人和其他组织的权利、义务是否合理。
（三）办公室按要求对拟稿认真审核后，应就是否同意发文、发文形式和修改意见等提出建议。
如不同意发文，经相互沟通后，退拟稿单位。
如同意发文，由办公室主任审核批示，对文稿内容涉及分管领导签批的，由分管拟稿单位的领导签批。
需由主要领导签发的（引垦呈、引垦发必须由党委书记签字。
引垦场呈、引垦场发必须由场长签字，因为这4个文种都涉及到重大决策、表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项，其它文种可由主管领导签批）。
六、文件行文的基本原则
（一）严格控制联合发文。
农场党委、农场联合行文，应是重要决策的请示和重大行动、重要工作的安排部署，除此之外，属于各自职权内的工作，不再联合发文，应各自发文。
（二）大力压缩不必要的行文。
部门通过沟通可以解决的事情，以及内部通过电话可以明确或通知的事项，各部门上报的安排意见及调查报告、工作要点等均不转发。
（三）坚决减少重复发文。
现在咱们有OA网和办公群。
要是内容多的就用OA发，少的现在一般则用办公群。
（说到OA，各部门领导重视一下，以前小姚把OA的快捷方式都教给大家怎么下载到桌面了，没事时看看，学习学习，因为现在管局推荐使用OA。
发邮件也方便。
这个用起来也挺方便的）。
以上咱们学习了文件发文办理工作的基本要求、公文种类和适用范围、文件审核把关工作分工和职责、文件行文的基本原则。
下面在共同学习一下公文格式
七、公文格式
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（说到成文日期：
前几天管局办公室来检查时特别强调一点，就是成文日期必须是领导签发的日期，这个希望各部门领导在签发文件审批单的时间注意一下，要是有的文件真需要提前几天的，和办公室沟通一下，在别超过前一个文种文件日期的情况下，你找领导签字的时候和领导说一下，把日期往前改改）。
（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
（咱们联合发行一般都是把中共黑龙江省引龙河农场委员会放第一行，黑龙江省引龙河农场第二行，完了是标题，关于什么什么。
但咱们现在很少用联合发文，除非及特殊的情况下才使用联合发文）。
（四）发文字号应当包括年份、序号。
联合行文，只标明主办机关发文字号。
（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。
其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
（九）决定加盖公章在大标题下面。
（这个决定现在很少用，决定的格式和其它文种的格式不一样，决定的成文日期在大标题下面。
比如黑龙江省引龙河农场关于印发什么什么的决定，空一行，是年月日，在空一行才是各党支部了、各管理区了。
就是所说的决定加盖公章在大标题下。
）
（十）成文日期以负责人签发的日期为准。
（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
（十二）公文应当标注主题词。
上行文按照上级机关的要求标注主题词。
（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
八、公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210ｍｍ×297ｍｍ），左侧装订。
公文用字，标题用2号小标宋，正文用3号仿宋，正文一般每页排22行，每行28个字。
（注：
说到字号，说一下信息港的字号、字体、行距。
咱每次打开信息港的时候都看见一个提示，就是要求传信息港稿件的字号、字体、行距，大家都按这个传稿，审核稿的时候就可以直接审核了。
不按这个要求呢，审稿时还得把文字复制到WD，在按要示重新排版，在复制回来，这样太费时间了，这个希望大家在传稿时看看传稿要求，也谢谢大家）。
这一点做的最标准的是电视台苏副局长。
九、发文办理
（一）发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、印刷、用印、登记、分发等程序。
（二）草拟公文应当做到：
1、符合国家的法律、法规及其他有关规定。
如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
3、公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
5、人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题，后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
6、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1．”，第四层为“
（1）”。
7、应当使用国家法定计量单位。
8、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
（比如说咱们今天学习的是《行政机关公文处理办法》是全称，咱们用简称叫做《办法》）。
9、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
十、公文送办公室签发前，应当本部门领导进行审核。
审核的重点是：
是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格是否符合规定等。
公文正式印制前，部门应当进行复核，重点是校对无误后送办公室印刷。
以上和各部门领导及同事们学习了《行政机关公文处理办法》的十种行文规则。
课程到现在就结束了，希望大家能在这一堂课的时间内对“行政机关公文处理办法”有一个初步的认识。
因为本人水平有限，罗嗦了半天，大家可能还没听明白。
总之希望咱们各部门相互配合，高标准、高质量地完成公文审核把关工作任务。
最后谢谢各部门领导及同事们耐心的忍受了这几十分钟的课程。
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