财务部运行手册.docx

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财务部运行手册

第一章财务部职能

财务部是物业管理公司财务管理和会计核算的执行部门，是对公司的经济业务事项进行会计核算，实行财务监督，组织、安排、使用各类资金，提高资金利用效率，以实现最优经济效益的职能部门。

财务部职能主要有：

1.1根据物业管理公司的经营特点合理组织财务活动。

1.2依法合理筹集资金，并有效使用资金，提高资金使用效益。

1.3建立健全内部管理规定，完善经济核算，尽可能降低消耗，增加盈利。

1.4正确计算和反映经营成果，合理组织分配并依法缴纳国家各项稅收。

1.5实行财务监督，执行国家各项财经政策、法规和企业內部财务管理规定，审核公司各项开支，对预算开支标准和各项经济指标进行监督。

1.6做好各项财务预算、控制、核算、分析的考核等工作。

第二章岗位设置

2.1组织架构

2.2人员编制2人

2.3岗位职责

2.3.1财务主管岗位职责

直接上级：

总经理、执行总经理

直接下级：

出纳

（1）在总经理直接领导下，负责组织财务部开展工作。

（2）负责制定公司的财务管理规定及财务内部管理规定。

（3）健立健全经济核算规定，利用财务会计资料进行经济活动分析。

（4）进行费用预测、计划、控制、核算、分析和考核，督促本公司有关部门降低消耗,节约费用，提高经济效益。

（5）制定本部门各岗位考核标准，指导、监督、检查、考核本部门员工工作，制定员工培训计划，组织员工进行业务培训等。

（6）负责账务的综合管理，具体包括"凭证的编制、审核、汇总、登账、转账及结账。

（7）公司费用开支单据的审核，收、付款记账凭证的审核。

（8）负责各种稅费的计提，分配及按期缴纳工作。

（9）负责公司发票、收据及会计资料的管理工作。

（10）定期检查分析公司财务成本，利润的执行情况，及时向总经理提出如何使用资金的合理化建议，当好公司参谋。

（11）完成公司领导交给的其他工作。

2.3.2出纳的岗位职责

直接上级：

财务主管

直接下级：

无

（1）在财务主管的领导下，配合财务主管开展工作。

（2）认真执行现金管理规定。

（3）严格执行库存现金限额，超过部分必须及时送存银行，不坐支现金，不得白条抵库。

（4）负责日常物业各部门的报销工作，严格审核现金收付凭证。

（5）负责现金日记账和银行存款日记账的登账工作。

（6）负责编制银行存款余额的调节表。

（7）负责督促租金及管理费的收缴、催缴工作。

（8）负责为用户办理退还各种款项。

（9）配合会计核对现金、银行账。

（10）完成公司领导交给的其他工作。

3.1.计划管理

为了实现大厦的经营目标，与各部门密切配合，及时编制大厦的年度财务预算，并用编制财务计划的方法把经营决策所确定的具体目标数量化。

大厦财务计划主要包括经营计划、资本性支出计划、现金收支计划、劳务工资计划等。

3.2组织管理

3.2.1材料物资（存货）管理

加强采购工作的计划性，由财务部门会同各部门主管（经理）、采购员共同核定各类物资资金定额、储备定额和采购资金指标。

制定最髙库存量及最低库存量，严格办理领、退物资手续，加强仓库管理。

3.2.2在用物料管理：

对已领出在用的和未用的物资必须加强定额管理。

3.2.3固定资产管理：

对大厦各项固定资产的增加、减少，以及折I日、修理等进行管理，确保固定资产更新换代。

3.3工作质量管理：

通过检查控制，保证按照财务工作程序和规定完成财务部的工作。

3.4预算管理：

根据预算计划，抓好经营资金的收支管理工作：

3.4.1营业收入的控制管理。

3.4.2成本费用的控制管理。

3.4.3营运资金的控制管理。

3.4.4组织会计核算，确定财务会计工作所需要的各类凭证、账单、账册与报表等。

3.4.5进行财务评价，提出改进措施。

3.5协调管理：

协调好财务部与其他部门的关系，包括大厦内外的有关部门。

4.1审批权限:

大厦内所有费用支出或报销实行总经理一支笔。

4.2借款规定

4.2.1购买材料、临时借款或出差等所需资金，一律实行借款。

借款时需填写借款单，填清楚借款日期、部门、借款人XX、原因、现金或支票、金额（支票填限额）、还款日期。

4.2.2借款人签名后交部门主管（经理）签字，然后交总经理审核批准。

4.2.3转账支票结算起点为人民币100元，除特殊情况外，现金结算借支最高限额为人民币1000元，人民币1000元以上须以转账支票结算。

4.2.4借款一般要求在领款后第一个报销日内清算；外地出差的在回公司后的第一个报销

日清算。

一般情况下，I日欠未清不能新借。

4.2.5借款清算报销后，借款单退还借款人。

如遇月底财务已入账，不能退还借款单的，

在借款人清算后需向借款人开收据。

4.3现金报销规定

4.3.1熟悉掌握现金报销的流程，严格执行大厦的具体规定。

4.3.2各部门的费用报销，需按规定填费用报销单，注明费用摘要、报销金额、将合格的费用票据贴附于费用报销单后，并在原始单上签字。

4.3.3审批：

经办人在费用报销单上签字，同时报本部门经理签字，经财务主管审核后，上报总经理签批。

4.3.4出纳接到需报销的发票单据，需审核：

（1）是否属于大厦经营应报销X围内的费用。

（2）报销凭单中的內容（单位名称、项目、金额）是否清晰，有无涂改迹象。

（3）是否按规定已经部门主管人员及财务主管审核，总经理签字。

（4）报销金额是否合理。

4.3.5按报销金额准确付款。

4.3.6如为借款，应将有关人员借款先予冲销，再将未冲销金额予以报销；如报销人员有

前期借款未冲销，原则上不得报销新的费用。

4.3.7为便于财务档案保存，填写报销单一律使用黑色钢笔或黑色签字笔，其他无效。

4.4银行付款规定

4.4.1负责大厦各项经营收支的银行往来业务。

4.4.熟悉掌握大厦制定的银行付款的有关规定，并予严格执行。

4.4.3发生银行付款工作有：

（1）审核付款发票凭单的内容是否清晰，有无涂改迹象。

（2）审核付款单同付款发票凭单的项目、金额是否一致，是否已经主管负责人、财务主管及总经理签字。

对不符合手续的，可予拒付，或退回补办有关手续。

（3）开出支票或委付单进行付款。

正确填写收款单位名称、付款内容、银行账号、开户银行、使用日期、大小写金额等。

（4）盖上单位印鉴，并送财务部主管负责人，经审核后加盖印鉴。

（5）将支票交经办人办理付款结算，或将支票、付委单送开户银行汇付。

4.4.4严格执行支票的管理：

（1）领用支票必须要有审批手续，有部门经理及总经理的签字。

（2）领用人须在支票领用本上登记。

写清领用日期、付款内容、金额并签名。

（3）支票在规定的期限内使用，在规定的限期內办理注销手续。

4.5各部门借款和报销须在财务部规定日期，以便财务部准备。

特殊情况除外。

第五章会计核算管理规定

5.1

工资核算规定

5.1.1

工资关系到员工切身利益，大厦人事部负责编制员工工资表，财务部设专人负责核算，慎重认真做好发放工作。

5.1.2

工资的发放：

（1）

（2）

根据大厦规定的发放日期，财务部应在规定日期将工资发给员工。

临时工工资一般与正式员工工资发放时间不同。

发放时，由各部门经理前来核点、装袋、发放。

5.1.3

每月将工资、福利等各项通知单、工资表、奖金表等装订成册，妥善保管。

5.2

应付账款管理规定

5.2.1

审核规定

（1）

审核大厦经营业务中发生的所有应付账款单据、发票及有关凭据。

（2）

（3）

熟悉需审核的应付账款有关业务，掌握大厦制定的有关审批手续规定。

接到各有关部门转来的需付款的申请单、发票收据、采购订单等，认真加以审核。

（4）

及时处理解决审核中发现的问题。

如：

凭证账单不齐、有关数据不符、手续不全。

（5）

审核无误后，审核人签字。

5.3

报表规定

5.3.1

各明细账及总账核算规定。

5.3.1.1

登记入账核算前，必须认真做好复核工作：

（1）

复核原始报销凭证。

（2）

复核会计科目。

（3）

复核现金及银行存款余额。

（4）

复核审批手续及计划

5.3.2

各明细账核算工作

（1）

按大厦财务部规定设置的一、二、三级科目分别登账。

（2）

按已经审核、符合入账规定的记账凭证记账。

（3）

（4）

按大厦经营中所发生的收入、成本、费用、利润等项目分别登入各明细账中。

登账时必须写清会计记账凭证的日期、编号、摘要、业务说明、金额等有关内容。

（5）记账核算做到日清月结。

（6）凡登记入账的各种款项內容，有关人员一定要了解明白，发现不明了的有关问题须及时联系有关人员解决。

（7）账务核算中发生需调整账目的，要依据真实资料及时调账，一般不跨月，同时必须经财务主管审核批准方可执行。

（8）按时结清各科目余额，并与总账核对，做到账账相符。

5.3.3总账账务核算工作。

（1）根据账务核算要求认真编制会计转账凭证。

（2）根据账务核算的业务量，每5-10天编制一次科目汇总表。

（3）按科目汇总表中各项科目的借贷方发生额分类登记总账。

（4）按时按规定计算并填制应交有关税金申报表。

（5）每月逐笔审查核对总账科目的本期发生额及余额，并同各明细账进行核对，发现不符及时查寻原因进行调整。

（6）月末将总账核算出的本月利润额或亏损额从损益中转入利润科目。

5.3.4会计报表编制规定（月、季、年）

（1）财务主管负责编制财务有关会计报表。

（2）在编制会计报表前，应进行账账核对。

（3）所编制的记账凭证是否已全部记账。

（4）应对存货物资进行盘点清查，并做好相应记录。

（5）检查盘盈、盘亏及报废的财产是否已进行账务处理。

（6）检查应结转的费用是否已结转，应调整的账务是否已调整。

（7）确定所在费用已列支，所有的收入已入账，且账账相符，账物相符。

（8）根据编报的财务报表，进行财务收支分析。

财务分析必须做到对某些财务指标进行定量及定性分析。

第六章成本控制管理规定

6.1大厦的所有财产物资由行政部负责采购及管理，财务部负责定期对其检查、盘点。

6.2实行物资申购计划控制：

各部门应按计划使用资金，达到资金控制的目的。

财产物资控制：

大厦内各类物资财产的保管要责任落实到人，行政部在管理各类物资财产时应落实各部门，实行"谁用谁管”原则。

各部门应做好登记，财务部定期进行盘点清查，做到账实相符。

6.2.1物料用品：

财务部协助有关部门制定各类物品的消耗定额，参与费用定额管理

工作；每月同行政部仓库保管员核对实物账卡，做到账账相符，从而达到控制物料用品的使用。

6.2.2工程材料：

财务部根据每月由行政部汇总各类工程材料的收发料单及分类明细金额数量账每月同行政部库管员、工程材料库管理员核对实物账，做到账账相符；对非正常报损的材料要协助查明原因并写报告上报部门主管。

6.2.3财产（固定资产、低值易耗品）控制：

（1）根据各类财产收货单登记分类明细金额数量账，按部门建立在用固定资产、低值易耗品的卡片，并按期同有关使用部门进行核对。

（2）根据大厦內部财产转移单，及时登记调整各部门财产卡片的有关金额数量；按大厦规定办理各类财产的报废核销手续，并做账务调整。

（3）定期与各部门的财产管理员核对部门及班组的财产实物账，做到账卡相符。

（4）月末需编制上报财务部的报表（各类财产收发存月报表、低值易耗品摊销明细表、各类在用财产的增减情况和分布情况表）。

（5）年末参加财产清点工作，发现财产溢缺，查明原因上报。

第七章资金及费用管理规定

7.1

货币资金管理规定

7.1.1

货币资金（亦可称现金）管理是大厦财务的一个重要组成部分，牵涉面广，政策性强，因此必须加强管理，严格遵守财经纪律，以保证货币资金的正常使用和周ik

7.1.2

o

大厦的货币资金管理主要包括现金、银行存款及其他货币资金管理。

7.1.3

现金的管理

（1）

现金使用X围主要限于：

支付工资、奖金及工资性津贴等；支付差旅费、职工医药费等；按银行规定的结算起点（一千元）以下的零星开支。

（2）

对于从营业收入中所取得的现金，规定每日进行清点并送银行。

任何人都不得坐支现金。

（3）

财务部在收支现金时，要严格审核现金收付凭证及所附单据是否合法，数额是否完整，签字手续是否齐备等。

对不符合规定规定的，应予以纠正或拒绝办理收付。

（4）

认真做好库存现金保管工作。

现金必须放在保险柜里以确保安全和完整无缺。

（5）

各部门因工作需要配备备用金时，应向财务部提出申请，经总经理审核批准后由出纳负责办理。

备用金支用不得超过规定X围和业务内容，不得移作他用或私人挪用，出纳对各部门备用金使用情况定期抽查。

（6）

各部门领发工资、奖金如有待领部分或多余的，应及时交财务部，各部门不得存放现金。

（7）

现金一切收付款项，均须按业务性质分别填写交款单或支款单。

单上都应写明收付的内容、用途及有关情况、金额，并由有关人员审核签字后方能办理收支款手续。

（8）

现金收支业务必须当日登记现金日记账，做到日清月结，账款相符。

杜绝用白条或原始凭证抵库、堵塞账外现金。

（9）

各部门的收付款项都应通过财务部门入账。

任何部门和个人都不得自行保留现金，不得私设''小金库”。

财务部应经常督促检查。

7.1.4

银行存款的管理

（1）

对超过现金收付限额以上的款项进行收付时，必须通过银行结算。

（2）

大厦因经营业务需要使用转账支票付款，一律由各部门填写支票申请单，部门

经理签字后，经财务主管审批报总经理批准后方能办理领取支票手续。

（3）支票领用者，必须在支票登记簿上写明领用日期、付款内容并签字后方可领用。

凡领用后的支票应在规定时间内将发票送回财务部出纳处，并注销登记。

对无特殊原因而逾期不送回者，按规定进行处罚。

（4）财务部门签发转账支票时，应进行登记并将支票项目填写齐全，不得签发空头支票。

当无法明确收款单位名称、金额时，也应把支款用途、签发日期写清楚。

（5）实行计划控制的费用或物资采购，在付款时应同时核实计划。

超计划的部分必须按规定办理追补手续后，方能付款。

（6）严格遵守银行有关规定，不得将银行账户借给其他单位或个人办理结算。

保管好空白支票及已用支票存根。

（7）正确使用和审核各种银行结账凭证，及时办理银行存款的收付业务，并及时审核银行往来对账单，月末有未达账款，应查明原因，编制银行存款余额调节表。

7.2费用管理规定

7.2.1大厦的费用可分为三大类：

（1）营业费用：

主要指经营部门发生的直接费用。

（2）管理费用：

主要指行政管理费、市场营销费、能源及维修费用等。

（3）非经营费用：

主要有折旧费、大修理费、土地使用费、房产税、保险费、汇兑损益、利息等。

7.2.3大厦的三大类费用，一律实行预算管理，每年末由财务部主要负责制定，上报经总经理审批同意后执行。

财务部对费用的实际使用负有考核、分析和控制的责任。

7.2.4财务部按各类费用核算的要求，设置“营业费用”''管理费用”“财务费用”一级账户，按部门设立二级账户，按费用项目设置三级账户。

7.2.5费用归集和核算的原则：

（1）按照“权责发生制”原则，大厦当月发生的全部费用均在有关费用中列支，月末结转后各项费用没有余额。

（2）凡能直接分清费用受益对象的一般以直接列入方法为主。

凡不能直接分清受益对象的，选用正确、合理、简易的分配方法进行分摊。

（3）经营中计算和分配进入管理费用的各项费用，不采用共同分摊的办法再次分配，均直接进入大厦管理费用中。

（4）非经营费用不进入大厦经营费用中，直接在稅前利润列支，不参加分配。

7.2.6费用的归集与分摊方法：

（1）领用的低值易耗品按固定摊销率（10%）分配进入各部门费用，报废残值按原比例冲减有关费用项目。

（2）工资和福利由人事部负责归口管理，并由财务部月末编制“工资福利费用分配汇总表”分别计入各部门的费用中。

（3）各部门因内部管理需要所领用的各项物资用品、材料等，以及业务需要因公招待费，分别计入各有关部门费用中。

（4）员工餐费支出，月末行政办进行统计，财务部制作分类表，凡经许可在费用中列支的，即分别计入各部门的费用中。

（5）凡以大厦为主体发生的有关行政费用，如行政管理费用、市场营销费、能源及维修费等，作为大厦费用支出，不列入各部门进行摊销。

（6）非经营费用不列入各部门费用中核算。

（7）对于应由本期负担而尚未支付的费用，通过“预提费用”科目分期预计入费用。

（8）对于本期支付而应由以后月份分摊的费用，通过“待摊费用”科目分期计入有关费用，其分摊期一般为1年，最长不得超过两年。

7.2.7费用的分析与控制

（1）建立和健全定期分析规定、财务部定期根据大厦各项费用的支出进行分析，做出费用分析报告。

（2）财务部主要负责对各项费用的考核与控制。

第八章会计稽核规定

8.1会计稽核是对会计核算工作的检查和监督，是大厦内部控制规定的一项重要内容。

62大厦会计稽核工作主要由会计主管负责，并按稽核內容与项目分工落实有关人员开展工作。

各稽核人员对审核签署的凭证、账簿、报表负责。

63大厦稽核工作包括对营业收入的账单凭据、原始凭证、记账凭证、会计账簿、会计报表的稽查及财务成本计划的稽核。

64会计稽核工作的主要內容：

8.4.1凭证、账簿的稽核：

原始凭证、记账凭证等内容、金额是否正确，检查会计账簿是否及时记账，是否符合规定”；账账（总账与明细账）、账表（明细账与有关报表）的金额是否相符。

&4.2会计报表的稽核：

会计报表的种类是否齐全，內容是否完整，印章是否齐全；会

计报表是否平衡，账表金额是否相符；会计报表各表之间的相互关系是否正确。

8.4.3财务成本计划的稽核：

财务成本计划指标的计算是否正确；财务成本计划与其他

专业计划是否平衡；计划指标是否符合上级要求，是否切实可行。

65会计稽核人员要按规定严格审核原始凭证、记账凭证。

对记载不正确、不完整、不符合规定的凭证，应退回补填或更正，对伪造、涂改或经营业务不合法的凭证应拒绝受理，并及时报告部门经理。

8.6财务主管及财务会计人员应遵守执行有关财政规定和财经纪律，对违反规定和纪

律的收支业务应予抵制，并做好说明教育工作。

第九章财务预算管理规定

为确保大厦管理正常运作，提高财务收支预算的合理性，特制定公司年度预算规定。

9.1相关职责

9.1.1财务部主管负责公司每一年度大厦财务总预算的编制工作，每年11月份着手编制

下年度的财务收支预算。

9.1.2费用支出部门详细提供当年1-11月份财务报告。

9.1.3工程部详细提供当年1-11月份大厦费用情况统计表和水费统计表明详细资料，提供下一年度大厦工程费用预算明细表。

9.1.4人事部提供下一年度用工计划与调资计划表。

9.2编制要求

9.2.1各部门根据本部门当年度费用支出情况及计划数进行对比，对下年度的费用进行

预算，有收入的部门要编制收入预算，交财务部主管处（当年度实际执行数、当年度计划数、下年度计划数）。

9.2.2财务部坚持“以收定支、收支平衡”预算原则，以公司领导批准的收费标准为准则。

9.2.3根据各部门提供资料，进行准确的计算分析。

9.2.4对计算分析出的数据资料，着重进行可行性研究，根据有关数据资料，形成初稿。

9.2.5预算编制按一定格式进行，务必列明当年度预算数、当年度实际执行数、下年度建议数，下年度建议数的每一列示均须附上注解。

9.2.6财务部主管先招集各部门主管（经理）讨论研究后，再报送公司领导审批。

9.2.7财务部根据领导审批的下年度计划数下发至各部门，按下年度的计划严格执行。

9.3资料处理

9.3.1用于编制年度预算的资料应进行归档登记。

9.3.2年度预算执行完成后，应与实际数进行对比分析，并作为预算附件资料，连同预算

资料一齐归档。

第十章会计档案管理规定

10.1会计档案是记录和反映大厦各项经济业务的重要史料和证据，财务部要切实加强对会计档案的管理工作，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等规定，切实把会计档案管好。

10.2会计档案的X围为：

10.2.1会计凭证：

原始凭证、记账凭证、汇总凭证、银行对账单、银行存款余额调节表。

10.2.2会计账簿：

现金和银行存款日记账、明细账、总账、固定资产卡片、辅助账簿。

10.2.3会计报表：

月季度会计报表、年度会计报表（决算）。

10.2.4电脑磁盘：

储存会计核算资料、电脑核算程序。

10.2.5其他会计资料：

账单、发票、收据存根、计划统计报表、经济合同、会计移交

清册等等。

10.3如有条件大厦应当建立会计档案室。

财务部指定专人（兼职）负责会计档案管理工作。

10.4大厦每年形成的会计档案，都应由财务部按照归档要求，负责整理立卷或装订成册。

当年会计档案在会计年度终了后可暂由财务部保管一年，期满之后，由财务部编造清册归档入库。

10.5已入库的会计档案，应保持原卷册的封装，需拆封整理的，由会计档案管理人员处理。

会计档案的保管，必须存放有序，查找方便，同时严格执行安全和XX规定,不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

10.6会计档案的保管期限根据财政部有关规定执行。

10.7大厦保存的会计档案应根据本单位的业务需要，积极给予利用。

大厦其他部门查阅会计档案，须经有关负责人同意，要向保管人说明查阅X围，并按规定进行登记，查阅后及时归档。

10.8外单位查阅会计档案，需凭查阅单位介绍信，说明查阅X围，查阅人还应出示XX件，经财务主管上报总经理批准后，才能办理登记查阅手续。

10.9查阅会计档案必须由保管人陪同，不得让查阅人单独在场。

查阅会计档案需保持原样，不得拆抽、涂改，如需复印的。

须经财务主管同意。

10.10会计档案保管期满，需销毁时，应指定专人鉴定审查、编造会计档案销毁清册，

经大厦领导同意，报主管部门批准后方能销毁。

对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，保管到结清为止。

建设单位在建设期间的会计

档案，不得销毁。

10.11大厦在销毁会计档案时，应由财务部派员监督。

监督人在销毁会计档案前，要认

真核对销毁清册。

销毁后，在销毁清册上签名盖章，财务部存档。

第十一章管理预收金及保证金管理规定

为规X对用户所缴交的管理预收金、保证金的管理，正确反映其变动状况,制定本管理规定。

11.1管理预收金：

是指大厦所有客户在大厦入住时缴交的，相当于3个月租金及管

理费金额。

11.1.1每一客户在入住大厦时按规定缴交管理预收金给物管公司。

11.1.2公司须对管理预收金，进行单独管理。

11.1.3公司必须对管理预收金进行明细分类核算，既要在会计系统进行总帐控制，又要在租户帐务系统进行明细记录，同时，应设置管理预收金备查簿，详细登记各客户缴交管理预收金情况。

11.1.4管理预收金所带来的提息收入归物管公司所有。

11.1.5在客户迁出大厦时，客户凭管理预收金收据退回所交的管理预收金。

11.2装修保证金管理

装修保证金是指大厦用户在进行室内装修前缴交的款项，主要用于约束用户的室内装修符合安全要求和管理