8行政管理体制标准.docx
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8行政管理体制标准
编号:
08-2007
行政管理体制与工作标准
(共15项)
受控状态:
受控
编制:
人力资源部
审核:
批准:
XX股份有限公司
发布日期:
年月日实施日期:
年月日
行政管理体制XD/QG061-2007…………………………………………1
部门通用工作标准XD/QG062-2007……………………………......…..8
销售部职能及部长工作标准XD/QG063-2007………….………….…..9
生产部职能及部长工作标准XD/QG064-2007………………………..13
研发中心职能及研究所所长工作标准XD/QG065-2007………..……20
供应部职能及部长工作标准XD/QG066-2007…………………….….24
仓储部职能及部长工作标准XD/QG067-2007……………………..…27
质量管理部职能及部长工作标准XD/QG068-2007……………..……31
财务部职能及部长工作标准XD/QG069-2007……………………..…35
项目办职能及主任工作标准XD/QG070-2007……………………..…39
总经办职能及主任工作标准XD/QG071-2007…………………….….42
生产车间职能及主任工作标准XD/QG072-2007…………………..…46
保卫部职能及部长工作标准XD/QG073-2007……………….……….49
人力资源部职能及部长工作标准XD/QG074-2007…………….…….51
总工办职能及总工办主任工作标准XD/QG075-2008………………..54
行政管理体制
XD/QG061-2007
一个企业的兴衰成败关键在于领导班子。
而建设一支坚强有力的领导班子,必须建立和完善与之相适应的领导体制和企业法人治理结构,只有这样,才能充分发挥领导班子的核心作用,真正做到“运筹于帷幄之中,决胜于千里之外”。
因此,加强和改进企业管理,建立现代企业制度,首先应当从健全企业领导体制和企业法人治理结构入手,进一步明确各级领导干部的职责,赋予相应的权利和义务,从而逐步架构起“责、权、利”相统一的运行机制,推动企业协调、有序、健康发展。
1.公司行政领导
根据当前企业的规模和现状,结合《公司法》的基本要求,公司实行直线职能制的领导体制。
直线职能制的特征:
公司实行董事会领导下的总经理负责制。
公司的总经理、各部门负责人、车间主任、班组长直至岗位员工,实行上一级直接领导下一级,下一级对上一级负责。
上一级不越级指挥,但可以越级检查工作。
下一级不越级请示工作,但可以越级反映问题。
副职是正职的助手,受正职委托,分管一方面工作,可代表正职发布政令。
各职能部门是总经理的参谋部,发布的政令各部门必须执行。
2.公司组织结构图(附图)
3.公司高层分工和职权
3.1总经理职权
3.1.1主持公司生产经营管理活动;
3.1.2对副总经理分管业务进行分工、协调、督促、检查;
3.1.3负责组织起草公司年度经营计划;
3.1.4负责组织起草对外投资方案和部门分立、合并方案;
3.1.5根据公司生产经营需要提出内部管理机构设置方案;
3.1.6负责组织起草公司重要规章制度;
3.1.7负责审批各职能部门起草的专业管理的基本制度;
3.1.8根据生产经营工作的需要负责提出中层管理人员的任免方案;
3.1.9根据公司发展的需要,负责组织起草公司管理方面的改革方案;
3.1.10负责拟定公司员工的工资、福利和奖惩方案(事前征求工会意见);
3.1.11负责公司人力资源部、总经办的管理。
3.2总工程师
3.2.1总工程师在公司总经理授权下,分管公司的技术工作,对总经理负责;
3.2.2负责组织技术部门完成好产品设计工作,不断提高设计质量;
3.2.3组织搞好新产品的开发工作,优化产品设计,提高产品的附加值和产品档次;
3.2.4负责抓好公司产品标准化的管理工作;
3.2.5负责抓好公司九仟、3C质量认证体系的全面管理工作;
3.2.6负责对各研究所和质管部的管理。
3.3副总经理(销售、生产)
3.3.1在总经理授权下,分管公司销售、生产管理工作;
3.3.2负责根据市场发展趋势,组织制定销售承包合同;
3.3.3搞好产品包装宣传,建立与客户间有效的沟通渠道;
3.3.4负责公司生产工作;
3.3.5建立健全公司的生产指挥系统;
3.3.6经常检查生产作业计划完成情况;
3.3.7做好安全生产和文明生产的管理工作;
3.3.8加强经济核算管理工作。
3.4副总经理(供应、项目)
3.1在总经理的领导下负责项目申报工作。
3.2负责公司基建项目组织、招标等工作。
3.3负责处理企业涉及的法律问题,维护企业的合法权益。
3.4负责管理物资供应工作,保证生产需要。
3.5加强采购工作的计划管理。
3.6做好采购工作的经济活动分析,包括比价采购、比质采购。
3.7负责对供应部和项目办的管理。
3.5总会计师
3.5.1在总经理授权下,分管公司与工商、税务、金融等业务部门的外协工作。
3.5.2负责公司资金的筹措工作。
3.5.3公司财务日常管理、内部核算等相关业务工作。
3.5.4组织编制公司年度财务预算、决算。
3.5.5负责公司行政管理费用的审批,确保该项费用的有效合理使用;
3.5.6负责公司的仓储管理。
3.5.7负责对仓储部和财务部的管理。
4.高管人员工作标准
4.1高管正职工作标准按《XX股份有限公司总经理工作细则》执行。
4.2高管副职工作标准按所分管部门的部门一把手工作标准执行。
5.部门职能及工作标准
职能部门是总经理加强企业管理的参谋部,各职能部门分担着各项专业管理职能。
职能部门一把手的工作标准就是职能部门的工作标准。
各职能部门一把手要把自己分担的工作内容和要求,分担的权力和责任逐级分解给副职和下属,以求做到各项工作事事有人管,管事有标准。
6.高层管理例会制
为了更好地发挥总经理、副总经理的决策职能和管理职能,尤其是总经理的主导作用,提高决策水平和办事效率,特建立高层例会制度。
每周召开一次总经理办公会,由总经理主持,副总经理参加。
会议主要内容:
研究决定公司当期生产经营活动中的重要事项,协调副总之间的业务关系,处理周内生产经营活动中出现的问题,决定对违规、违纪员工的处罚等。
每次例会由总经办派人参加并作好记录,会议记录归档保存,同时要形成会议纪要发给与会人员及有关部门,需要督办的事项由人力资源部负责,督办情况应在下周例会上通报。
7.经营生产流程
在市场经济条件下,销售决定生产。
为保证产品能够占领市场,提高企业经济效益,公司生产经营的理念是:
以销售为龙头,生产服务于销售。
7.1销售合同传递程序
7.1.1销售部负责组织技术部、供应部、仓储部、生产部、财务部对业已签订的合同进行评审工作。
7.1.2合同评审的主要内容为价格和交货期。
参加评审的人员要认真负责,防止走过场。
7.1.3评审通过的合同由销售公司转送到研发中心研究所,研发中心研究所负责设计图纸,提出技术参数、工艺要求、材料定额和特殊材料要求。
7.1.4图纸设计完毕,经校对、审核后,研发中心研究所负责将图纸、技术参数和工艺要求、材料定额和特殊材料要求及生产数量转送到生产部。
7.1.5生产部将材料定额、特殊材料要求、生产数量转送到仓储部。
7.1.6仓储部根据生产部转送的资料和库存材料的实际情况,编制原材料采购计划,转送供应部、财务部。
供应部按计划采购。
财务部按计划准备资金。
7.2产前准备工作
7.2.1生产部接到图纸后,编制批量生产计划和产前准备计划,对各有关部门提出生产准备的各项要求。
如:
时间进度、绕线模、胎具等,并将生产计划报送到主管总经理、财务部、销售部,将生产准备计划转送到仓储部和各生产单位等。
7.2.2生产部按计划给生产部各相关部门和车间下达生产作业通知单。
7.2.3各相关部门和车间根据生产作业通知单,制定生产工艺流程路线作业票,并根据作业票填写材料限额领料卡,将作业票下达到各生产车间和机台,领料卡转送到供应部、仓储部。
7.2.4供应部按材料采购计划采购的原材料进厂后,经质管部设在仓储部的质检员检质检量及保管员核实后,办理入库手续。
做到质和量凭证与实物相符,实质与质检相符,并将数量、重量、单价、品牌、供货单位记载清楚。
7.2.5仓储部接到各相关部门和车间的限额领料卡后,按定额标准进行审核无误后,办理原材料出库手续,开出库票一式四份,财务部、用料单位、出门证和存根各一份,并派人送料到车间。
7.3生产过程的转送程序
7.3.1生产第一道工序下料。
按限额领料卡计算下料尺寸,以便合理套裁。
同时填写在制品转移收付据,其后移交下道工序。
7.3.2下道工序是上道工序的用户,下道工序接到转移来的在制品后,派员检质检量,如质和量与转移收付据不符,可拒绝收用。
如质和量符合要求,在收付据上签字。
依此类推,直至零部件组装成成品。
7.3.3各车间、班组的质检员(兼职)从第一道工序下料起,直至组装成产成品,按质量标准要求,跟踪检查工序质量和产成品质量,如出现质量争议,报告质管部质检员仲裁。
质管部质检员对半成品和成品质量负责。
做到首件必检,巡回检查,最终检查。
总检员认为产品质量合格,在检验单签字后,签发产品合格证。
7.4产成品入库及发运
7.4.1对合格产品由车间核算员填写产成品入库单一式三份,分别转送销售部、财务部各一份,存根一份。
7.4.2销售部开具产品销售发货票一式四份,分别转送财务部、客户、门卫(出门证)各一份,存根一份。
部门通用工作标准
1.文明办公与安全生产
1.1保持办公室内外和环境卫生,严禁地上有垃圾、烟头。
1.2办公桌及卷柜摆放整齐、杂乱无章。
1.3认真贯彻安全生产、防火防盗制度。
2.工作态度与工作作风
2.1解决问题积极主动,工作不拖拉、不扯皮,不推诿。
2.2工作既坚持原则,又耐心热情,既严肃认真,又和蔼可亲。
2.3按时参加公司的有关活动和有关部门召开的会议,接待来本部门办公或外来人员办事主动热情、文明礼貌。
3.组织纪律
3.1遵守公司各项规章制度,处理问题、掌握国家政策要准确。
3.2严格遵守保密制度。
4.做好协作工作
4.1内部工作加强协调,按时完成所承担的工作任务。
4.2搞好部门之间的协作,按时完成所承担的工作任务。
销售部职能及部长工作标准
1.主题内容与适用范围
本标准规定了销售部职能及部长的工作标准、责任与权限。
本标准适用于本公司。
2.销售部职能
2.1负责制定和实施公司年度销售工作计划,以及公司销售方针目标的分解和落实。
2.2负责公司的产品报价、招投标、售后服务、客户管理、进出口业务等销售日常行政事务的处理。
2.3负责公司新业务市场的开拓,各种展销、洽谈活动的筹备工作及执行;
2.4负责与公司技术部门协调,做好公司的合同评审工作。
2.5负责与公司仓储部门协调,做好产品的管理与发运工作。
2.6负责与公司财务、管理部门协调,做好公司的货款回收、账务清欠、销售提成兑现等工作。
2.7负责产品宣传工作。
2.8负责公司驻外销售机构的建立及管理。
3.销售部部长工作标准
3.1销售部部长是对外能够代表企业的素质和形象,了解国内外市场动向,对内能了解和掌握生产全过程、产品的性能、使用和修理方法的重要岗位。
在主管副总经理领导下,负责企业产品的市场调研、市场预测、市场开发、产品促销及产品的售后服务全过程的管理工作,负责管理好销售部的日常业务。
3.2搞好市场调研和市场预测,及时反馈市场信息和用户意见,提出用户对产品品种、规格、型号、价格、质量技术标准的要求。
每月至少提出一份书面市场调研分析报告,报送总经理和主管副总经理。
3.3根据市场调研和预测,提出年度、季度、月份产品销售计划,分别报送总经理、主管副总经理、财务部和生产部。
3.4负责采用多种手段,做好产品宣传,不断扩大企业和产品知名度,以开发新的国内外市场。
3.4.1负责组织、编制、印刷产品样本、目录、说明书。
3.4.2组织与协调产品商标设计、注册、统一管理商标使用事宜。
3.4.3组织协调广告设计(包括印刷品、广告牌板、广播电视广告),及时更换公司网页有关产品宣传的最新内容。
3.5沟通供需渠道,及时了解和反馈用户对新产品的需求,为开发研制新产品超前提供信息。
3.6按时参加招标会、订货会。
在与客户洽谈销售业务时,要主动热情搞好宣传,积极承揽,努力争取,认真签订合同、文件。
3.7负责制订销售部的内部管理实施细则,并贯彻落实。
签订销售合同做到严密性,发货做到时间、地点、规格、型号、数量准确性,货款回笼做到及时性,销售兑现和内部分配做到合理性。
3.8加强销售业务管理基础工作
3.8.1销售部记好产品销售明细帐,记好产成品保管帐,记好产品销售收入帐。
月末销售部负责同财务部、仓储部对帐,做到帐帐相符、帐物相符。
如果产成品不入库直接从车间发走,必须先办理产成品入库手续,才可发货。
3.8.2负责做好产品报价工作,实行销售毛利润承包后,销售部部长仍负责对外报价的统一管理。
销售员接到客户询价后,填写《产品报价单》,然后交销售部主管人员核算初步价格,报主管销售副总批准后,方可对外报出。
低于现价下限和特殊产品的价格确定,需报总经理批准。
3.8.3负责制定货款回收管理办法,加强货款回收管理,严格执行结算制度,杜绝货款体外循环。
3.9搞好售后服务,提高产品信誉,扩大产品销路。
3.9.1凡接到用户信函、电传、电话,反映公司产品质量问题时,要及时反馈到公司行政部,并督促协助其尽快处理,及时给用户作出答复。
3.9.2主动与公司有关部门衔接,走访用户倾听用户意见,改进和提高产品质量,为用户解决实际问题。
3.10加强销售队伍建设,提高销售人员业务素质。
3.10.1加强销售队伍的精神文明建设,增强主人翁责任感,经常开展业务技术培训,提高销售人员的业务素质。
3.10.2对销售人员实行动态管理,体现“能者上,庸者下”原则,实行竞争机制和激励机制相结合,激励销售人员,充分采用促销手段,搞活销售工作,增加企业效益。
3.10.3对销售人员经常开展遵纪守法教育,强化约束机制,实行外出人员工作报告制度,杜绝销售人员谋第二职业和外出为外单位办理业务。
3.10.4严格执行财经制度,做好并加强对不参加承包人员出差报销凭证的审核。
3.10.5严格销售合同管理,杜绝电话合同、口头协议,做好销售合同归档。
3.11完成主管领导和其它部门交办的工作。
4.责任与权限
4.1.责任
4.1.1对完不成销售计划造成产成品超储积压负责。
4.1.2对因出现管理漏洞,给公司造成经济损失负责。
4.1.3对签订的订货合同出现失误负责。
4.2.权限
4.2.1对调整产品结构、产品定价及质量事故处理有建议权。
4.2.2有权调整公司内部的劳动组织,对下属人有优化组合权。
4.2.3对下属人员的提成有二次分配权和奖惩建议权。
5.考核与奖惩
按公司《部门工作经济责任制考核办法》和《各级管理人员绩效考核办法》执行。
生产部职能及部长工作标准
1.主题内容与适用范围
本标准规定了生产部职能及部长工作标准、责任与权限。
本标准适用于本公司。
2.生产部职能
2.1负责根据公司实际情况,制定出周、月份生产计划,并协调各生产部门按期完成生产计划。
2.2负责公司劳动工时定额的制定、修订和审核。
2.3负责组织每周全公司的生产调度例会。
2.4负责公司生产型设备的调配、维修、保养等日常管理工作。
2.5负责贯彻执行安全生产方针,修订公司安全管理方面的规章制度、安全操作规程,并监督检查执行情况,做好员工劳动保护用品的统计和发放工作,保障生产的安全有序进行。
2.6完成上级环保部门下达的工作任务,负责处理有关环保事宜,确保环境保护达到标准要求。
2.7负责处理公司员工在日常工作及生产过程中发生的意外伤害事故。
2.8负责做好公司交办的临时性工作。
3.生产部部长工作标准
3.1.生产部部长在副总经理领导下,行使生产指挥权,负责组织、指挥、调度全公司生产和设备、能源、安全技术全过程的管理及全公司的环境保护工作。
3.2.生产管理
3.2.1.根据财务部提出的月份生产计划和销售部提供的订货合同,制订产品批量作业计划。
制订批量作业计划要考虑人员设备利用情况、原材料供应和能源利用情况,并做到一批量一计划,一批量一总结,并把资料归档备查。
3.2.2.做好生产前的准备工作,下达产前准备计划,协助督促有关部门及时做好生产前的各项准备工作。
3.2.3.依据生产进度,了解和掌握影响生产的有关因素,采取有效措施,预防可能发生的失调现象,妥善处理生产过程可能发生的各种矛盾,克服薄弱环节,确保生产过程中各个环节的协调正常进行。
3.2.4.搞好生产指挥,加强生产调度,及时检查和了解各车间、班组生产作业计划、生产措施计划执行情况,发现问题,及时解决,以保证按品种、规格、数量、期限全面完成生产计划。
3.2.5.生产部是企业生产指挥中心,其它任何部门无权对生产车间、班组下达生产任务。
只要公司有人在一线生产,生产部必须有责任者在岗。
3.2.6负责生产部门劳动工时定额的制定和审核。
3.2.7.开好生产调度例会
3.2.7.1.生产调度例会每周定时召开一次。
3.2.7.2.生产调度例会由生产部部长主持,主管生产部副总和各业务部门负责人、车间主任参加。
3.2.7.3.生产调度例会程序:
3.2.7.3.1.销售部报告销售合同签订和完成情况及用户意见;质管、工艺技术、供应等部门报告上次调度例会决议执行情况,提出下周生产管理要求和意见。
3.2.7.3.2.各部门、车间报告上周调度例会决议执行情况和生产进度,提出生产中遇到的问题。
3.2.7.3.3.生产部部长根据各部门车间提出的问题做出决议,并对下周生产下达指令。
3.2.7.3.4.主管生产的副总经理下达生产管理方面指令。
3.2.7.4.生产部负责做好会议记录并检查决议执行情况。
3.2.8.如果市场形势发生变化,生产部可根据销售部提供的信息,调整批量作业计划,各有关部门和生产车间按调整后的计划执行。
3.2.9.搞好对内对外生产协作,加强在制品的中间管理,防止流失。
3.2.10.由经验型管理向制度型管理过渡,按计划、落实、检查、反馈、总结等环节安排生产。
3.2.11.做好生产统计报表,及时准确地报送到总经理、主管生产的副总经理、财务部及有关部门。
3.2.12.搞好生产各环节的协调和配合工作,根据生产需要,要与有关部门合理调配劳动力。
3.2.13.做好对外用电调度联系工作,及时掌握市场用电及电价变化情况,确保生产正常运行。
3.2.14.加强生产事故管理,如发生事故应及时组织进行事故分析,并提出处理意见。
3.3.设备管理
3.3.1.负责全公司的设备、固定资产的管理,做到帐、卡、物相符。
3.3.2.负责提出设备的年度、季度、月份检修计划,并组织实施,确保设备完好率达到99%以上。
3.3.3.负责设备验收、转移、封存、调拨和报废处理工作。
3.3.4.根据公司的发展需要,提出设备更新改造计划和添置设备计划,并负责设备前期管理的设计、选型,组织设备的购置、安装和使用,以尽快发挥投资效益。
3.3.5制定并贯彻设备操作规程,组织使用、维护、保养好设备。
对各种设备做到全员性的“三好”(管好、用好、修好)、“四会”(会使用、会保养、会检查、会排除一般故障)。
3.3.6.组织开展设备状态管理和预防维修。
检查、督促各生产车间执行设备维修和保养规定情况,不断提高设备运转率和完好率。
3.3.7及时提出备件加工计划,并按时下达维修车间加工制作或组织外协加工,并做好验收入库。
3.3.8.加强对机修部门的领导。
3.3.9.合理使用技措、大修资金,加强预算管理和定价招标工作,使有限的资金发挥更大的经济效益。
3.3.10.加强施工现场管理,确保施工安全,达到现场管理标准。
3.3.11.加强设备事故管理。
3.3.11.1及时掌握全公司设备安全运行情况,杜绝重大设备事故发生,一般设备事故控制在5‰以下。
3.3.11.2.组织设备事故后检修工作,保证生产正常运行。
3.3.12.做好设备资料归档工作。
归档材料包括设备项目的各种技术资料、图纸、上级有关文件等。
3.4.能源管理
3.4.1采取有效措施,杜绝能源浪费,降低能源消耗,提高经济效益。
3.4.2完善能源计量工作,做到计量配备合理、先进、适用。
3.5环境保护工作
3.5.负责对公司员工的环境保护和安全文明生产教育,提高员工的环境保护和安全文明生产意识,保证厂区环境优美,不断提高安全文明生产水平。
3.5.2制定现场管理工作标准,现场管理实行定置管理,开展现场管理达标活动。
经常组织现场达标检查,做到现场管理规范化、标准化。
3.5.3完成上级环保部门下达的工作任务,负责处理有关环保事宜。
确保环境保护达到标准要求。
3.6.安全技术工作
3.6.1贯彻执行安全生产方针,负责修订公司安全管理方面的规章制度、安全操作规程,并监督检查执行情况。
3.6.2有计划地经常地对员工进行安全生产、劳动保护使用的宣传教育,会同有关部门做好对特殊工种工作人员的安全培训和考核。
3.6.3深入生产(工地)现场巡回检查,发现紧急危险情况,令其停止工作,排除险情,同时报告主管副总经理。
对查出的设备事故隐患,通知有关部门限期整改。
3.6.4组织好定期、专项和节日安全生产的检查,对查出的各项事故隐患,指令责任部门限期整改。
3.6.5制定劳动保护用品管理规定,按规定审批劳保用品,并监督检查劳保用品使用情况。
3.6.6参加伤亡事故的调查处理,进行伤亡事故登记、统计、分析、报告。
协助有关部门提出防止事故措施,并督促措施按期落实。
3.7按时完成上级和公司有关部门交办的工作。
4.责任与权限
4.1责任:
4.1.1对因生产指挥、调度失误,影响生产负责。
4.1.2对生产中存在问题,没有及时研究解决或没有及时报告主管副总经理采取措施,致使生产遭受损失负责。
4.1.3对发布的政令,做出的会议决议,执行结果负责。
4.1.4对全公司设备、能源、管理不善,造成经济损失和影响生产负责。
4.1.5对设备、技措、大修项目实施失误负责。
4.1.6对因管理工作不到位,造成设备事故和员工伤、亡事故负责。
4.1.7对厂区环境、生产现场达不到标准要求负责。
4.2权限
4.2.1对生产过程中出现的重大问题有临机处置权,但事后要报告主管副总经理。
4.2.2有权发布有关生产方面的政令,并检查政令执行情况。
4.2.3对其他部门下达给车间、班组的生产任务,有权制止。
4.2.4有权召开与生产有关的各种会议,并检查各部门对会议决议的执行情况。
4.2.5有权对违章作业和生产事故、设备事故、工伤事故提出处理意见。
4.2.6有权审核有关设备和本专业的设计图纸,并可提出修改意见。
5.考核与奖惩
按公司《部门工作经济责任制考核办法》和《各级管理人员绩效考核办法》执行。
研发中心职能及研究所所长工作标准
1.主题内容与适用范围
1.1本标准规定了研发中心职能及研究所所长工作标准、责任与权限。
1.2本标准适用于本公司。
2研发中心职能
2.1负责公司外来、内部图纸的设计、审核、发放