合同管理规定.docx

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合同管理规定

目的

第一条、为加强*****（简称“本公司”）的合同管理工作，维护本公司的合法权益，防范合同纠纷，有效降低经营风险，根据相关法律、法规，结合本公司实际情况，特制订合同管理规定（以下简称“本规定”）。

第二条、订立合同，应遵守国家的法律、法规和规章，必须严格按本规定和其他相关程序办事，坚持原则、奉公守法，努力维护公司权益。

第三条、定义及适用范围：

（一）“公司”系指*****。

（二）“部门”系指公司下设的各个职能管理机构和包括分支机构在内的经营机构。

（三）“公司员工”系指与公司签订了劳动合同和/或聘用合同并与公司存续劳动和/或聘用关系的业务人员或管理人员。

（四）“签约人”系指公司员工在履行职务行为时，根据其职责范围并依职权以公司名义直接与客户洽谈业务并签订合同的人员。

（五）“客户”系指与公司发生业务往来并与公司签订合同的任何公司其他经济组织、社会团体及其个人。

（六）“客户资料”系指客户身份证明，包括：

（1）如是公司或其他类型的经济组织，根据客户企业法人营业执照副本或营业执照副本进行核对复印后由客户在复印件上加盖签订合同所使用印章的企业法人营业执照副本或营业执照副本的复印件；如是个人，根据客户身份证进行核对复印后由客户在复印件上署名签字并加按手印的身份证复印件；如是社会团体，根据其设立的批准文件核对复印后由客户加盖公章的复印件；

（2）客户对其签订合同代表的授权书原件。

（七）“审查人”系指对公司标准格式合同文本条款进行修改或补充内容和/或非标准格式合同文本条款进行审查的人员，包括公司法务人员以及公司聘请的常年法律顾问。

（八）“审批人”系指根据其职权范围审核并批准签约人所签订的合同的人员,包括公司总经理、执行副总经理、副总经理、总监和部门经理。

（九）“合同”系指公司员工以公司名义与客户签订的任何合同和协议书以及对合同或协议书的任何修改和/或补充，无论名称为“合同”、“协议”、“备忘录”等的本公司与自然人、法人、其它组织之间为设立、变更、终止民事权利义务关系而达成一致的书面意思表示。

包括标准格式合同文本和非标准格式合同文本。

（一十）“标准格式合同文本”系指公司已经制订并在通常经营业务中已经使用的合同文本。

（一十一）“非标准格式合同文本”系指公司尚未制订且在经营业务中未曾使用的合同文本，包括但不限于客户提供的合同文本或签约人自行起草的合同文本。

经审查人审查批准，非标准格式合同文本可以转为标准合同文本。

（一十二）“审查意见”系指审查合同责任人对合同审查后单独出具的修改建议意见或在合同文本上直接书明的修改建议意见。

（一十三）“重要合同”系指公司自行签订的期限超过1年的采购及服务合同；公司自行签订的期限超过2年的合同（销售及劳动合同除外）；公司超过200万元的合同；公司与中国食品及可口可乐、中粮集团及其下属公司、各装瓶厂地方股东等中国食品关联公司签订的所有合同。

合同管理部门及职责

第四条、公司法务部为合同审查部门，负责公司销售、采购合同及其他经济合同的法律事务的审批。

第五条、法务部具体职责是：

（1）负责合同统一文本的制定和发放；

（2）负责对各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性的审查，并提出审查意见；

（3）重大合同履行情况的监控，在合同履行当中根据各风险结点及时指导合同履行部门注意法律风险；

（4）参与合同纠纷的处理；

（5）负责本制度的监督执行。

第六条、合同承办部门为履行合同的具体业务部门，需对合同当事人名称和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点、履行方式等条款负责。

第七条、合同承办部门的具体职责：

（1）负责合同相对方资信情况、履约能力等情况的调查，并提供相应资料；

（2）具体负责所承办合同的招标、谈判和文本的起草；

（3）严格按照规定的程序完成合同的审批手续；

（4）负责合同的履行，及时解决履行中出现的问题。

遇有合同变更、解除等重大事项，须报法务部审核同意；

（5）负责向法务部报送合同统计报表及有关资料；

（6）负责所承办合同的归档。

合同的订立

第八条、订立合同前，必须对合同对方的主体资格、资信情况、履约能力以及合同标的物产权状况进行调查。

对资信不明或资信状况不好，又无可靠单位担保的，不得与之签约。

不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的合同。

首次交易的，必须提交营业执照复印件（或/和对方的身份证复印件）。

第九条、订立合同，除即时交付的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。

“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等）。

除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。

第一十条、公司法务部根据合同使用的普遍性和重要性，负责起草有明确适用范围的标准合同文本及其他重要合同文本；在适用范围内，业务部门应首先使用法务部提供的标准合同文本。

第一十一条、业务部门在本部门业务范围内负责针对各个项目起草合同文本。

如果需要法务部协助起草合同文本，应按法务部要求提供起草合同文本所需全部资料。

第一十二条、业务部门在项目合同文本的准备过程中，如果法务部没有可以提供的标准合同文本，可以使用合同签约方提供的合同文本作为基础文本，提交法务部审查。

第一十三条、合同条款应该明确、完备，一般应包括合同当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。

合同文本的审查和确认

第一十四条、所有以公司名义签订的合同（除本规定另有规定之外）在签订之前必须经过公司法务部审查确认。

对于法务部提供的标准合同文本，在适用的范围内，如果没有条款变更，无需送交法务部进行审查。

第一十五条、业务部门合同承办人（以下简称“承办人”）提交审批合同应按照公司《合同审批流程》（简称《合同审批COA》）在合同审批平台审批。

任何合同、协议、意向书或其他令公司涉及与法务相关的事项或协议的文件，必须由相应级别的管理人准备和审核，再由法务部审查批准。

为加快审批过程，应尽可能使用合适的标准合同。

只有在法务部审核认可后的合同，才能执行签字。

法务部对未经承办部门预审的合同及倒签合同不予审核。

第一十六条、一般情况下，法务部须在接到业务部门提交的合同审核申请之日起三日内提出初步的法律建议。

第一十七条、业务部门合同承办人根据法务部指导意见收集客户资信资料并进行审查，法务部对未按照法务部指导意见提交的客户资信资料或不具有签约资格的客户有权提出法律意见。

法务部具体审查人（以下简称“审查人”）根据承办人提交的资料及信息对合同内容、形式的合法性、有效性进行审查。

第一十八条、对外签订合同的常备条款和注意事项：

（1）当事人名称、住所（合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致）；

（2）标的（应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件）；

（3）数量（采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式，并注意防范计量单位陷阱）；

（4）质量（应有明确的质量标准。

对于质量有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点）；

（5）价款或者报酬（注明币种，涉外合同防范币种陷阱；采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付）；

（6）履行期限（具体明确）；

（7）履行地点（应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级）；

（8）履行方式（应约定交付的手续，即合同履行的标志，如运单、仓库保管员签单等）；

（9）违约责任（约定违约金标准，或按《合同法》规定办理）；

（10）解决争议方式（可选择协商、调解、仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，一般可约定由中国国际经济贸易仲裁委员会仲裁或由我方所在地法院管辖）。

第一十九条、合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《物权法》、《担保法》等的要求办理相关手续。

第二十条、合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。

第二十一条、对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。

第二十二条、履行期限长的重大合同应当约定合同双方联系制度。

第二十三条、订立重大合同，须由合同承办部门牵头，会同法务部、财务部、审计部等部门组成合同谈判小组，共同参与合同签订的调研、招标、谈判。

未经合同谈判小组参与订立的重大合同，发生问题由合同承办部门负责。

第二十四条、审查人在审查后应向承办人出具法律意见。

第二十五条、承办人根据法务部意见与合同对方磋商，形成最终确认文本，并经所属部门主管经理、审查人确认；最终文本形成后，不得再做变更，否则应重新确认。

合同的签订

第二十六条、签订合同可以实行授权委托制度。

合同由公司法定代表人或主要负责人（本公司授权审批表中的最后批准人）签订，也可以由企业法定代表人或主要负责人书面授权的企业有关人员（以下称“授权代表”）代理签订。

第二十七条、授权代表签订合同的，签约人应持企业法定代表人签发并加盖企业公章的《法定代表人授权委托书》，并在授权范围内签订合同。

《法定代表人授权委托书》采取一事（合同）一授权，合同一经履行，委托事项即行终止。

授权代表应当在授权的范围内签订合同，凡超越授权所签订的合同无效。

第二十八条、根据合同标的的大小，分支机构签署的各类合同由分支机构销售经理签署，公司及贵州分公司签署的合同由合同所属部门经理签署。

上述授权签署人因故确实无法签署合同，可以授权他人代为签署。

在权限范围内的签字视为已取得本公司法定代表人的授权。

第二十九条、本公司的法定代表人或授权代表在合同文本上签字后，承办人应按照本规定的要求，完成相关的审批手续，申请加盖相关公司印章。

对于不符合要求的，印章保管人有权拒绝在合同上加盖本公司印章。

第三十条、本公司各个内设部门不得以本部门名义对外签订合同。

第三十一条、合同文本，经合同各方法定代表人或授权代表签字、且加盖公司公章或合同专用章后，合同视为订立。

第三十二条、法律、法规明确规定必须公证或办理相关登记的合同，应当办理公证或登记手续。

合同的保管及借阅

第三十三条、本公司法务部全面负责公司的合同管理。

合同签订后，合同承办部门应当指定专人做承办部门的合同管理员，由承办部门管理员复印并保留合同文本复印件后将合同文本原件交给公司法务部合同管理员按照<<公司档案管理办法>>予以保管。

第三十四条、合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同文本等合同相关资料移交完毕，经公司法务部和有关部门确认后方可办理有关手续。

第三十五条、合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司法务部应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。

第三十六条、在日常工作需要使用合同时，应使用承办人保留的合同文本复印件，如特殊情况需要使用合同原件时，可由部门合同管理员在公司法务部档案管理员处登记相关使用事项后查阅、外借合同原件。

部门合同管理员在借阅合同时需提供合同的编号以便查找。

部门合同管理员

第三十七条、各部门设合同管理员一名负责本部门合同的登记、汇总申请印章、合同备份及移交存档。

第三十八条、部门合同管理员承担以下职责：

（1）负责合同的收集、登记、汇总、申请印章；

（2）负责对本部门提交的各类合同的填写内容、附带文件进行实质审查；对于填写不规范的合同，有权要求具体承办人重新填写；

（3）对签署合同的价格、费用、返利等实体内容与公司政策或审批文件核对以进行初步审核；

（4）负责本部门或公司指派管领合同的登记、监督检查合同履行情况，对履行中出现的重要问题进行分析，并定期将登记、履行追踪情况以表格形式反馈给法务部；

（5）负责本部门或公司指派管领合同的集中申请印章工作：

本部门需印章合同交由部门合同管理员统一申请印章，一律不接受非部门合同管理员提交的用印申请；

（6）负责本部门或公司指派管领合同的备份归档工作，对于已印章合同原件，一份由部门合同管理员或合同具体承办人复印保留复印件后，交公司档案管理员；一份交合同相对方。

公司档案管理员一律不接受非部门合同管理员提交的合同档案；

（7）负责本制度的执行。

第三十九条、本部门合同管理员每次提交归档的合同随附法务部认可的合同登记表，并应按照法务部制订的编码规则分类型编码整理。

对于无合同登记表及编码整理的合同公司档案管理员可以拒收。

第四十条、部门合同管理员负责本部门合同的借阅管理，不得遗失、毁坏本部门合同。

对于本部门保管的合同确已遗失，需要马上借阅的，可由部门合同管理员依合同编码列明遗失清单，说明原因，经由部门主管申报至法务部借取。

遗失责任由遗失人承担。

合同的履行

第四十一条、合同签订后，业务部门应严格依照合同条款履行，避免出现违约情形；当合同向对方在履行中出现违约情形，应依照合同约定的条款履行通知义务，并保留相关证据；合同需要变更或解除的，应按法律规定程序进行，并及时向法务部报送合同有关资料，反映合同履行情况。

第四十二条、法务部负责监督检查合同的履行情况，对其中发生的主要问题进行分析，提出处理意见。

第四十三条、合同履行过程中出现争议，具体部门应主动会同法务部共同研究决定争议的处理方式和处理方案。

监督 

第四十四条、审计、销售、财务、法务部按各自的职责监督、检查合同的履行情况，如发现违反本规定及COA流程行为的，依照《员工手册》予以处罚。

第四十五条、本规定由本公司法务部负责解释。

实施

第四十六条、本规定授权贵州分公司总体管理贵州区域合同，各部门分别管理对应合同。

具体执行细则经本公司总经理批准颁布。

第四十七条、本规定由本公司法务部立案、修订、废止；由本公司总经理批准颁布。

第四十八条、本规定自颁布之日起实施。

审核：

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法务部经理

批准：

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总经理

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