上海市行政事业单位资产管理系统快速操作指南.docx
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上海市行政事业单位资产管理系统快速操作指南
上海市资产管理系统
快速操作指南
上海市行政事业单位资产管理系统快速操作指南
1.登陆资产管理系统
上海市资产管理信息系统采用B/S架构设计,用户通过IE浏览器即可访问系统。
操作时首先打开浏览器,输入服务器地址,回车即进入系统登陆界面,如下图所示:
登陆界面
在系统登录界面,需要输入用户名和密码,各单位默认用户名为“预算代码”,密码和登录名相同。
在登陆窗口正确录入用户名、密码后点击登陆进入系统。
为了您更方便登陆资产管理系统,请将本站点收藏。
点击IE浏览器工具栏“收藏夹”--->“添加到收藏夹”,添加“上海市资产管理系统”到收藏夹。
下次登录只需在浏览器的“收藏夹”选择已收藏的“上海市资产管理系统”即可,无需重新输入网址。
请将本站点设置为“可信站点”,具体操作步骤如下:
点击IE浏览器工具栏“工具”--->“Internet选项”,弹出界面:
选择“安全”--->“可信站点”,如上图。
然后点击“站点”按钮,将资产管理的网址输入到“将该网站添加到区域”,点击“添加”即可。
✐注:
在系统试运行阶段,上海市资产管理系统建议使用IE7.0版本浏览器进行登录访问,如果您的IE浏览器版本为IE7.0以下版本,您可以到微软官方网站8.0,请卸载IE8.0,下载并安装IE7.0。
2.系统初始化
资产管理员第一次进入系统,系统会提示需要对单位情况表、部门、人员等单位基础数据进行初始维护,这也是用户在使用系统前必须进行的工作。
资产管理员第一次进入系统首先弹出“单位情况表”,如下图所示:
单位情况表
单据上红色标题项为必填项,其他信息项请按照实际情况填写,完毕后点击保存按钮,如果填写内容符合规范,则保存成功,否则会给出提示信息,用户可按照提示信息完善内容。
单位情况表保存成功后,点击右下角下一步按钮,进入部门基础数据维护界面,如下图所示:
部门维护
部门基础数据采用上下级定义模式,对于一级部门,在新建时只要输入部门代码及部门名称即可保存,代码只能是英文或者数字。
而对于非一级部门,需要选择上级部门。
完成部门基础数据维护工作后,点击下一步按钮,进入人员基础数据维护界面,如下图所示:
人员维护
人员基础数据的维护方式和部门相似,首先在左侧部门列表选择人员所属的部门,然后点击新建按钮,录入人员代码和名称,点击保存按钮即完成对一个人员的录入。
人员的基础数据维护完成之后,点击右下一步,进行存放地点的维护,方式和人员一样,点击新建按钮,录入存放地点代码和名称,点击保存按钮即完成对一个存放地点的录入。
在完成存放地点基础数据维护工作后,点击右下角完成按钮后进入系统首页,表示已完成系统的初始化设置工作。
✐注:
对于部门、人员、存放地点基础数据,除在系统初始时可以进行维护外,在后期使用中可随时进行维护、调整。
在录入人员之前必须要先录入部门。
3.修改初始密码
为了保证单位资产数据的安全性,在系统登录后,首先要做的就是修改密码。
操作方式是点击首页右上角的
图标,然后输入原密码以及新密码,确认后即表示密码修改成功。
请牢记修改后的密码!
4.资产卡片管理
资产卡片管理功能主要是完成对卡片的新建、修改、删除、审核、销审、变动等操作。
首先给大家介绍一下资产卡片列表界面,用资产管理员登陆系统,依次点击“系统功能”--->“日常管理”--->“资产配置”--->“资产卡片管理”,进入资产卡片列表界面,如下图所示:
资产卡片列表界面
第一行有“新建”、“修改”、“删除”、“审核”等按钮,为工具栏。
界面左边为卡片查询界面,可填写查询条件,进行查询。
界面右边为查询结果列表界面,显示符合查询条件的卡片信息。
下面将介绍几种常用操作,对资产卡片管理功能做进一步的说明。
4.1增加卡片
1)在资产卡片列表界面,点击左上角新建按钮,进入“新建资产卡片”界面,如下图所示:
新建资产卡片
2)首先,在界面左边选择资产所属的资产类别。
选择资产类别后,窗口右边自动显示该类卡片的样式,如上图“通用设备”。
填写“资产分类”、“资产名称”、“价值”等信息。
红色字段为必填字段,各字段之间存在着一定的逻辑关系。
如果信息填写的不符合要求,在保存时系统会给出提示,用户可以根据提示信息完善卡片内容,直到保存成功。
3)通过照片按钮,可以将资产的照片附到卡片中。
4)通过附件按钮,可以为资产卡片添加附件。
5)对于卡片信息无误的未审核资产,我们需要对其做审核操作,表示资产进入正式管理状态,同时资产审核后才能被后续业务单据所引用。
6)对于已经保存而未审核的资产,可以通过点击工具栏修改按钮,对卡片信息进行修改,此时对卡片信息的调整是不保存修改记录的。
7)对于已审核但未被其他单据引用的资产,可以通过点击工具栏中变动按钮,对卡片信息进行变动,此时对卡片信息的调整是会保留记录的。
4.2删除卡片
对于“未审核”的资产,可以对其进行删除。
进入“资产卡片列表界面”,勾选审核状态为“未审核”的资产,然后直接点击工具栏删除按钮,就可以删除被选中资产。
可以勾选多张“未审核”的资产卡片,同时进行删除。
4.3修改卡片
对于“未审核”的资产卡片,可以通过“修改”功能来进行修改。
进入“资产卡片列表界面”,勾选一条审核状态为“未审核”的资产,点击工具栏修改按钮,弹出卡片录入界面。
在这个界面可以对除“资产编号”外的所有信息进行修改,修改完毕之后点击工具栏保存按钮即可。
如果同时勾选多条“未审核”资产卡片,点击工具栏修改按钮,弹出“卡片批量修改”界面,如下图所示:
卡片批量修改
在此可以通过双击要修改的项目对资产信息进行修改,修改完毕后点右下角确定按钮即可。
4.4卡片变动
对于“已审核”的资产卡片,可以通过“变动”功能来调整卡片信息,并且所有的变动记录会被自动保存在卡片的“业务记录”页面。
进入“资产卡片列表界面”,勾选一条审核状态为“已审核”的资产,点击工具栏变动按钮,弹出卡片录入界面。
在这个界面可以对已审核卡片的部分信息项进行修改,修改完毕后点击工具栏保存按钮,保存即可。
如果同时勾选多条“已审核”资产卡片,点击工具栏变动按钮,弹出“卡片批量变动”界面,如下图所示:
卡片批量变动
在此可以逐项对资产信息进行修改,修改完毕后点右下角确定按钮即可。
✐卡片修改是对“未审核”资产进行修改,它不会在卡片的“业务记录”页面留下记录。
卡片变动是对“已审核”资产进行修改,它会在卡片的“业务记录”页面留下变动记录。
4.5卡片批量
考虑到行政事业单位经常会发生批量购置资产的业务,比如一次性购入大批量同等型号的电脑,系统提供了非常人性化的批量功能。
我们的资产管理员只需要进入“新建资产卡片”界面录入一张卡片,点击保存之后点击工具栏中批量按钮,系统会弹出“批量处理”界面,如下图所示:
批量处理
在这个界面输入需要批量的卡片数量,点击确定即会自动批量出相应数量的卡片。
在资产卡片列表界面,也可以对卡片进行批量操作。
勾选一张“未审核”资产,点击工具栏批量按钮,按上面操作进行批量即可。
✐只能选择一张卡片进行批量。
✐只能对审核状态为“未审核并且已保存”的资产卡片进行批量。
✐批量数量不包含当前这张卡片。
4.6资产卡片导入
为了方便用户更迅速的录入资产卡片,系统提供了卡片信息导入功能。
您可以将您的资产信息维护进我们提供的模板中,然后通过资产卡片导入功能将卡片信息导入,生成资产卡片。
具体的操作步骤如下:
1)维护卡片模板信息
首先需要把资产信息维护进相应的模版中,模板共分为8类见下图:
其中“一般设备”包含系统中“专用设备”、“通用设备”、“电子产品及通信设备”、“文艺体育设备”、“电气设备”,其他类别与系统中相应类别对应。
双击打开任意Excel表格,可以看见有三个页签,以“家具用具及其他类”为例,如图
。
其中“家具用具及其他类”页签是需要您将“家具用具及其他类”卡片信息维护进来,“填报说明”页签提供了卡片各个信息项的填报说明,“资产分类”页签列出了该类资产的资产分类。
需要您将卡片信息页签按照“填报说明”页签中的规则填写,填写完毕后将其另存为后缀名为“.CSV”格式的文档。
下面以Excel2003介绍格式转换方式。
点击Excel工具栏“文件”--->“另存为”,弹出界面如下图:
选择“保存类型”为“CSV(逗号分隔)(*.csv)”,选择保存位置,保存即可。
2)导入卡片信息
卡片信息维护好之后,就可以将其导入系统。
登陆系统,依次点击“系统功能”--->“系统管理”--->“卡片导入”,进入资产卡片导入界面,如下图所示:
资产卡片导入
通过“选择导入文件”选择步骤1中保存的“.CSV”文件,会将文件中数据提取到系统中,显示界面如下:
系统会对资产信息进行校验,在界面的下方会给出“错误信息”提示,卡片信息中也会将相应字段标红。
您可以根据提示信息对卡片信息进行调整。
3)卡片信息调整完毕后,点击“资产卡片导入”界面下方导入按钮,进行导入。
4.7卡片审核及销审
对于卡片信息无误的未审核资产,我们需要对其做“审核”操作,表示资产进入正式管理状态,同时资产审核后才能被后续业务单据所引用。
对于已经审核的卡片,并且该卡片没有被其他单据引用时,可以对其进行销审。
在资产卡片录入界面,卡片信息录入、保存完毕后,直接点击工具栏中审核按钮进行审核。
也可以进入“资产卡片列表界面”,勾选“未审核”的资产卡片,然后点击工具栏中审核按钮进行批量审核。
4.8卡片打印
在“资产卡片列表界面”(见图:
资产卡片列表界面)的工具栏有“打印”下拉按钮,下拉可以看到
。
“打印列表”是指打印当前查询结果列表,“打印单据”包含卡片打印和条码打印。
点击打印单据按钮,弹出“单据打印设置界面”,如下图所示:
单据打印设置
我们可以对“打印模板”进行设置,打印模板包括“默认打印模板”和“条码打印”。
“默认打印模板”是卡片打印模板,选择它可以打印卡片。
选择“条码打印”,可以打印出该卡片对应的条码。
设置完打印模板后,点击确定按钮,进行打印。
5.资产外部使用及处置
a)首先需要填写一张“资产处置申报单”。
用资产管理员登陆系统,进入“系统功能”--->“日常管理”--->“资产处置”--->“资产处置申报”,点击左上角新建按钮以新增一张资产处置申报单,如下图所示:
资产处置申报单
b)在资产处置申报单界面,点击“资产明细”区域的卡片按钮,进入“卡片选择”界面,在这个界面勾选待处置资产,点击右下角确定按钮,回到资产处置申报单界面。
c)根据实际情况填写资产处置申报单,填写完毕后依次点击工具栏保存、提交按钮,等待上级部门审批。
d)上级审批过后,在“首页”的“反馈信息”栏会有提示,可以点击提示信息进入具体的审批单据,查看审批状态。
如果审批通过,就可以进行处置操作了。
e)进入“资产处置登记”列表界面,点击左上角新建按钮以新增一张资产处置登记单。
f)在资产处置登记单界面,点击“资产明细”区域的申报单按钮,进入“单据选择”界面,勾选已经通过审批的单据,点击右下角确定按钮,回到资产处置登记单界面。
g)按照实际情况填写资产处置登记单,填写完毕后依次点击工具栏保存、审核按钮。
资产处置操作就完成了,同样可以在“资产卡片列表”界面查询到该卡片,查看它的状态。
6.资产内部管理
在日常的资产管理中,常常需要回收闲置资产、分发在库资产、评估资产价值等,这与系统中资产回收、资产领用、资产评估功能对应,除此以外,对于资产内部管理还包括卡片拆分、盘点等功能。
这几个功能的操作流程大致相同,下面将以资产回收为例介绍操作方式。
a)第一步,新建一张单据。
用资产管理员登陆系统,进入“系统功能”--->“日常管理”--->“资产使用”--->“资产回收”,点击左上角新建按钮以新增一张资产回收单。
b)第二步,引用卡片或单据。
在资产回收单,点击“资产明细”区域的卡片按钮,进入“卡片选择”界面,在这个界面勾选待回收资产,点击右下角确定按钮,回到资产回收界面。
c)第三步,填写单据信息。
根据实际情况填写这张资产回收单,填写完毕后依次点击工具栏保存、审核按钮,资产回收完成。
可以通过库存查询,查看资产是否回收成功。
✐单据填写完毕之后,一定不要忘记点审核按钮,审核后该单据才会生效。
✐“第二步,引用卡片或单据中“单据”指外部使用单据,比如出租出借单、对外投资单、担保单。
7.如何填报资产收益单
行政事业单位通过国有资产有偿使用、国有资产处置等方式取得收益,需要按照政府非税收入的管理规定,实行“收支两条线”管理,及时、足额的上缴到国库或财政专户。
系统提供资产收益管理功能用来记录资产收益及上缴情况。
可以产生收益的业务包括“出租出借”、“对外投资”、“担保”、“资产处置”。
在本系统中,资产收益登记功能通过引用“出租出借登记单”、“对外投资登记单”、“担保登记单”、“处置登记单”进行登记,具体操作步骤如下:
a)用资产管理员登陆系统,进入“系统功能”--->“日常管理”--->“资产收益”--->“资产收益登记”,点击左上角新建按钮以新增一张资产收益登记单。
b)在资产收益登记单界面,点击“资产明细”区域的出租出借单、对外投资登记单、担保登记单或处置登记单按钮,进入“单据选择”界面。
勾选相应单据,点击右下角确定按钮,回到资产收益登记界面。
c)按照实际情况填写资产收益登记单,填写完毕后依次点击工具栏保存、审核按钮,完成资产收益登记。
8.如何使用查询功能
下面以“资产汇总查询”为例,为大家介绍查询的使用方法。
a)用资产管理员登陆系统,依次点击“系统功能”--->“日常管理”--->“资产配置”--->“资产汇总查询(按资产大类)”,进入查询条件界面,如下图所示:
在查询条件界面,列出了大部分资产信息项。
b)填写相应查询条件,点击右下角确定按钮,进入查询结果界面,如下图所示:
c)可以对查询结果做相应的调整,以得到自己想要的格式。
下面对工具栏中的按钮做了详细的介绍:
查询:
用户可以点击查询按钮重新设置查询条件。
排序:
如果需要对某些字段进行排序,可以点击排序按钮,此功能可以对一个或多个字段进行排序,同时支持置升、降序设置。
分组:
如果需要按某信息项分组,可以通过点击分组功能进行分组设置。
列选:
列选功能是设置查询结果的显示字段,可以根据自己的业务习惯设置显示列,对不需要列进行隐藏。
展开:
与分组配合使用,展开/折叠查询结果。
图表:
将显示结果以图例的方式展示给用户。
导出:
可以将查询结果导出EXCEL文件。
打印:
打印查询结果,可以在预览界面对打印样式进行手动调整。
关闭:
退出查询功能。
9.审批参数查看
各单位可以通过“审批参数查看”功能,查看财政部门设置的各种业务审批限额。
用资产管理员登陆系统,依次点击“系统功能”--->“日常管理”--->“系统管理”--->“资产审批参数查看”,进入资产审批参数查看界面,如下图所示:
资产审批参数查看
由上图可以看出:
左边为“单位树”部分,显示所属单位;右边为审批参数列表界面,显示与该单位相关的所有审批参数。
首先选择左边的单位,右边参数列表会显示出所有相关参数,可以双击任意参数查看详情。
10.申报单审批(适用于财政及主管部门)
主管或财政单位需要对流转到本单位的申报单进行审批,以使单据能顺利的流转到下一个环节。
具体的审批流程如下:
1)主管或财政单位登陆系统。
2)登陆系统后,在“首页”的“待办事项”区域显示了流转到本单位待审批的单据。
可以直接点击要审批的单据,进入审批界面。
3)可以根据实际情况填写“审批原因”,点击“通过”或“驳回”按钮对该单据进行处理。
4)在审批单据列表界面,可以查询出审批后的单据的流转方向,如果是“等待上级审批”则表示主管部门还没有此金额的最终审批权限,还需要经过财政部门审批,如果是“审批通过”,则表示此业务金额在主管部门审批权限内,下级单位可以进行后继的业务操作。