曼秀雷敦校园派发执行手册060323.docx
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曼秀雷敦校园派发执行手册060323
2006曼秀雷敦校园派发
执行手册
PreparedBy:
广东意博广告有限公司
目录
第一章活动概述
第二章人员配置及组织架构
第三章项目执行时间表
第四章城市执行督导篇
第五章兼职人员篇
第六章报表与报告
第七章财务制度
第八章活动概述
一.活动背景：
又快到炎热的夏天了，曼秀雷敦推出了新产品男式沐浴露。
为了让更多消费者了解曼秀雷敦男式沐浴露，于2006年5月至6月间向北京、上海、广州、珠海、大连、杭州、南京7地的高校学生进行派发试用活动。
二.活动目的：
进一步提高曼秀雷敦在高校中的品牌形象及知名度，强化潜在消费者的健康意识。
三.目标产品：
Ø男士--曼秀雷敦男士清爽沐浴液+曼秀雷敦男士海洋清爽洁面乳
Ø女士--曼秀雷敦控油清爽洁面乳+曼秀雷敦美白磨沙洁面乳
四.目标消费者：
在校大学生
五.派发标准用语：
你好，欢迎试用曼秀雷敦男士（女士）系列产品
六.活动时间与地点：
Ø6月08日-6月20日广州、珠海
Ø6月15日-6月30日北京、大连
Ø6月15日-6月30日上海、杭州、南京
七.派样量分配：
区域
城市
男派样量（万份）
女派样量（万份）
预计学校数量（间）
华东
上海
9
9
18
南京
5
5
10
杭州
4
4
8
华北
北京
9
9
18
大连
3
3
6
华南
广州
9
9
18
珠海
1
1
2
八.活动内容：
Ø通过当地目标学校的校内团体组建各学校的派发团体进行上门派送
Ø每城市组建一支上门复合队伍对已派发完的目标学校进行复合
Ø每城市另外组建一支电话符合队伍对已上门复合过的宿舍进行复合
复核！
！
第九章人员配置及组织架构
人员构成组织结构图
本次活动主要由项目主任、执行督导、助理督导、及临时兼职人员组成
一.项目主任职责
Ø活动预算、执行手册、数据报表的制定
Ø总控所有地区的工作情况
Ø各地数据资料的统计
Ø及时处理各地的突发状况
Ø及时向公司客户主任反馈各类项目信息
二.各地督导职责
Ø前期卖进工作
Ø按照项目物品清单接收货物并查验，确保项目道具完好无损
Ø兼职人员的招聘培训
Ø兼职人员工作的安排
Ø项目物流的控制
Ø执行预算的控制
Ø项目照片、VCD的拍摄
Ø突发事件的处理
Ø项目信息的反馈及沟通
Ø项目数据、项目小结的提交
Ø兼职工作人员工资的评定及发放
三.兼职人员职责
Ø学校联系人
✓前期各学校资料的收集与反馈
✓负责联络校内学生参与
✓派样品的接受与存放
✓组织派样的进行
✓派样进度与派样质量的控制
✓负责活动照片的拍摄及录影
✓负责派样资料的收集与反馈
Ø派样员
✓上门派样及登记派发登记表
Ø复合员
✓上门派样及登记派发登记表
✓按总派样宿舍的5%随机复合并在3天内完成
✓对复合中发现问题做详尽记录及复合登记表的提交
Ø二次复合员
✓抽取复合登记表10%进行二次电话复合
✓对复合中发现问题做详尽记录及二次复合登记表的提交
第一十章项目执行时间表
时间段
计划时间
实际时间
总任务
分任务
截止日期
备注
活动前三周
1.卖进
1.告知学校联系人活动的情况及活动要求
2.与学校联系人达成合作意想
3.请学校联系人收集校内宿舍的信息
4.签订派发协议
活动前两周
2.资料的整理汇总反馈
1.学校联系人提供宿舍资料
2.宿舍资料的汇总及反馈
活动前一周
3.招聘
1.按照要求校园联系人提供校内派样员给活动负责人面试
2.招聘复核员及二次复核员
活动前3天
4.培训
1.基础培训
2.各类型人员的职责分工及流程
（整个培训需要从讲解到示范再兼职人员演示最后订正）
活动前一周内
5.接收与分发活动物品
1按照物料清单接受派发品
2.制定运输计划
3.安排派发品运输至各学校
活动开始
7.开始执行
1.校园联系人负责每个学校派样品的运输及保管
2.派样员入室派样并做好签收工作
3拍摄照片或录像
4.数据统计汇报
5.复核员对派样资料进行登门复核
6.二次复核员进行电话复核
活动后3天
8.总结活动
1.活动数据的汇总与反馈
2.寄回相关发票
3.项目总结报告
4.兼职人员的工资发放
第一十一章城市执行督导篇
一.前期卖进工作
Ø根据派样量落实学校数量及名单
Ø联系各学校团体负责人
Ø与学校团体负责人谈判并签定派发协议
Ø收集汇总各学校提供的宿舍信息并反馈项目主任
二.按照项目物品清单接收货物并查验
Ø派发品抽取10%开箱检查核对数量及统计损坏情况
Ø保留货单以备核查
三.兼职人员的招聘培训
Ø学校联系人（每校1名）
Ø派样员（若干名，男女各半，请学校联系人负责安排）
Ø复合员（若干名，根据预算表）
Ø二次复合员（若干名，根据预算表）
✓人员要求：
在校学生；诚实大方；口齿清晰；反映敏捷具有过往活动经验
✓招聘步骤：
i.按照活动要求数量的150%面试
ii.所有面试人员必须用数码相机拍照留档并汇总至广州总部
iii.按照招聘条件初步筛选
iv.培训中观察并记录其中表现较佳者
v.确定适合人选对其进行有针对性的强化培训
vi.收取押金并签订协议
✓培训：
项目
内容
注意事项
基础培训
1.意博公司介绍
1.培训前应做好充足准备，对所培训内容之流程需胸有成竹
2.对于重点讲解内容，应着重说明，并在黑板上图例示意
3.培训时不断提问，确保所有人的参与，并增强培训效果
4.培训结束时，要模拟演习，组织职工作人员一一演练，模拟现场环境或提问，让每个人都能演习一遍，及时发现问题，立即指出给到正确指导。
5.根据培训效果初步确定人选，签定《兼职工作人员协议书》
6.保证兼职工作人员的稳定性，不能随意更换或不做
2.曼秀雷敦公司介绍
3.产品知识介绍
2.活动流程培训
3.工作制度的培训
4.仪态举止的培训
四.项目物流的控制
Ø根据学校的派样量与位置制定运输计划（原则上多个邻近的学校一起运输）
Ø按照运输计划执行
Ø请学校或兼职人员做好签收工作
Ø严格控制派发品的使用流程及数量
五.执行预算的控制
Ø严格按照项目预算执行
Ø遇到需要超预算的情况及时申报项目主任并说明原因
六.项目照片、VCD的拍摄
Ø每学校都需要15-20张相片，需要涉及派发过程及签收的情景
Ø每城市抽取较好的学校进行拍摄，从而反映活动效果（学校数量根据预算表）
七.突发事件的处理
Ø学校宿舍管理员不让派样员入寝室派样
✓请学校联系人招聘本校学生进行派样
✓适当给予管理员一定量的派样品（原则上不超过10份派样品）
✓请管理员通融，强调自己也是本校学生，需要勤工俭学，博取管理员同情心
✓请宿舍内同学帮助混入寝室后进行派样
✓改时间进行派样
八.项目信息的反馈及沟通
Ø卖进信息每天反馈给项目主任
Ø高校宿舍资料的收集及反馈
Ø每学校登记签收表的收集及整理
Ø复合登记表的收集及整理
Ø二次复合登记表的收集及整理
九.项目数据的提交
Ø卖进表（每日更新）
Ø派样登记签收表
Ø派样复合表
Ø派样二次复合表
Ø活动小结
一十.清点项目用品回收项目道具及剩余物品
Ø按照派样量表统计剩余派发品，回收剩余派发品
Ø请学校联系人将剩余派发品送回
一十一.兼职工作人员工资的评定及发放
Ø根据派样量及合格率制作工资表并汇报总公司
Ø由广州统一汇款至各地校园联系人（广州由总公司发放）
Ø薪酬领取时间为１个月逾期作废
Ø薪酬发放同时做好签收工作
一十二.销帐
Ø请督导每两天向城市主管报销发票
Ø城市主管在活动结束后３-5天将发票等寄回广州总公司销帐
第一十二章 兼职人员篇
一.人员组成
Ø学校联系人
Ø派样员
Ø复合员
Ø二次复合员
二.工作职责
Ø学校联系人
✓负责宿舍资料的收集反馈
✓派样员的联系
✓派样工作的统筹
✓学校派样资料的收集与反馈
Ø派样员：
✓入宿舍派样并做好签收工作
✓派样资料的提交
Ø复合员
✓上门复合派样结果
Ø二次复合员
✓电话复合派样结果
三.突发事件的处理
Ø学校宿舍管理员不让派样员入寝室派样
✓请学校联系人招聘本校学生进行派样
✓适当给予管理员一定量的派样品（原则上不超过10份派样品）
✓请管理员通融，强调自己也是本校学生，需要勤工俭学，博取管理员同情心
✓请宿舍内同学帮助混入寝室后进行派样
✓改时间进行派样
Ø学生接受派发品后不签字确认
✓在派发前告之本次活动的派发品都需要签字确认
✓请其将派发品归还
✓记录其所在宿舍号及宿舍电话一备复查
第一十三章 报表与报告
序号
报告与报表
填写人
收件人
时间与频率
一
活动准备期
1
预算表
项目主任
项目总监、督导
一次性
2
人员联系表
客户主任
项目主任、督导
一次性
3
物料清单
客户主任
项目主任、督导
一次性
4
学校名单及联系表
团委、督导
项目主任、客户主任
更新
5
学校排班表
督导
项目主任、客户主任
更新
6
工作时推表
项目主任
督导
一次性
7
卖进表
督导
项目主任、客户主任
每天更新
8
校园派发协议书
督导
项目主任
一次性
9
兼职人员信息登记表
兼职人员
督导
一次性
10
兼职人员协议书
兼职人员
督导
一次性
11
兼职人员考勤表
兼职人员
督导
每周更新
二
活动中
1
派样量表
兼职人员
督导
每天更新
2
派样登记签收表
兼职人员
督导
每天更新
3
派样复核表
兼职人员
督导
一次性
4
派样二次复核表
兼职人员
督导
一次性
5
学校活动报告
兼职人员、督导
项目主任、客户主任
每天更新
三
活动结束后
2
项目小结
督导
项目主任、客户主任
每周更新
3
照片及录像
督导
项目主任、客户主任
一次性
4
兼职人员工资表
督导
项目主任、客户主任
一次性
第一十四章财务制度
一．财务制度的基本原则
Ø真实性：
各项费用确实是因为项目需要而发生的，所取得的原始发票均真实、有效，严禁假公济私
Ø
Ø合理性：
所发生的费用都是合情合理的，必要的
Ø及时性：
各项费用都有时间界限，必须在公司规定的期限内返回，做到账目清晰
Ø经济性：
在执行项目时，处处以公司利益为前提，在预算范围内合理节省开支，降低成本
二.费用的申请
1.执行预算主要由三大部分组成：
Ø执行费用
Ø卖进费用
Ø人员费用
2.预算的控制
Ø项目执行前：
认真研究项目预算发现可能会超的部分，一定事先与项目主任反映，从项目主任处听取意见及反馈取得避免超预算的方法或追加预算
Ø项目执行中：
发现将会超预算一定要立刻向项目主任汇报取得处理方案，必须得到项目主任书面或邮件确认追加预算后方能发生超预算费用
Ø预算内超过50元的杂费使用须提前书面或邮件申报，得到项目主任允许后方能使用
3.预算内费用的申请流程
4.费用申请细则
Ø在每个项目开始前，项目主任将会根据项目情况给出一份合理、经济的预算，由项目经理、总经理审批同意后，发放于项目执行督导。
Ø督导根据预算上的拨款计划填写暂支单，经项目主任、项目经理、财务经理、总经理签字认可后，交财务部领取款项。
Ø由于特殊情况或项目临时变动而增加的各项费用，应及时提出书面申请，由项目主任追加预算后，才能拨付款项，否则该款项将一律不予支付。
Ø各个项目的代垫费用应根据实际情况上报客户主任，由其确认后方可付款。
（外地督导由项目主任代为确认填写）
Ø卖进费必须由项目主任及AE确认后方能申请
三．报销的流程和规范
1.报销的流程
2.费用报销的规范
Ø必须使用公司规定的报表：
项目费用报告表填写规定的报销单：
费用报销单、出差费用报销单等。
Ø发票合法真实：
必须保证发票的合法性、真实性，原则上所有的白条、非正规收据一律不得报销。
Ø发票粘帖：
所有发票都要按照预算分门别类的进行粘贴，做到帐目清晰、明了，不得混淆费用。
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