自驾游活动运作程序.docx
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自驾游活动运作程序
活动运作程序
一、活动立项工作:
根据计划或会员调查,提前1—3个月进行活动策划工作(视活动的意义、性质、规模、里程等),活动策划程序如下:
1、选择2—3条路线,从地图上进行勾画;
2、活动技术部门根据线路进行研究;
3、联络线路涉及省份、城市道路、交通部门和相关分会对线路状况进行初期排查;
4、根据排查情况选择出一条情况最佳路线,成为活动策划依据;
5、由活动保障部门与合作旅行社联络,落实沿途食宿安排,并进一步核算选定线路情况;
6、活动技术组依据安全需要、活动需要安排行程,并与合作旅行社探讨活动保障方案;
7、确定活动保障方案后,由技术部门提供沿途气象、里程、海拔高度、道路情况调查、途径省份城市交通情况调查,以及各地区公安、交通、医疗、路政情况资料交活动部门备案;
8、由合作旅行社提供途径省份、城市各停留城市的住宿条件、饮食习惯、宗教文化、旅游资源报告供活动部门参考;
9、活动部门根据所掌握的情况进行汇总,由策划人员和拟定的活动指挥、保障人员进行活动策划工作;
10、策划完成后,由活动部门下属各部室相关人员进行项目评估,并提出修改意见;
11、经修改后的方案交活动部主管上交总监;
12、由总监签署意见、批复,如存在商业运作价值,转交策划推广部门进行市场连接。
二、活动勘察:
已获得立项批复的活动项目,在活动举办前要根据情况进行线路勘察,其程序如下:
1、由活动部门上报活动勘察计划、费用计划,经总监批准后执行;
2、线路勘察工作一般由一辆工作车辆和三个工作人员组成,其工作划分为:
驾驶员(由本次活动指挥担任)负责全、过程的驾驶和提供数据的任务,路书制作人员负责根据策划书核算情况和制作路书,保障人员负责根据合作旅行社提供的沿途情况进行保障工作的落实;
3、线路勘察结束后,由涉及勘察工作的人员分别根据各自所担负的工作向活动部提交报告;
4、由活动部根据报告进行最后评估;
5、评估的结果上报总监,由总监批示并上报上级主管单位。
三、前期准备:
如活动策划获得批准,活动部门开始进行前期准备工作,具体程序如下:
1、撰写活动执行方案,确定工作人员和项目负责人;
2、由项目负责人组织工作班子进行活动书的撰写;
3、由工作班子的成员根据已掌握的资料分别撰写组织者协议、承诺书、保险协议、注意事项、通讯保障协议、车辆调查情况书、参与者调查表、行车注意事项等相关协议、协约、调查等;
4、将各种文件上交活动部确认,并交总监备案;
5、根据活动与保险公司联络投报事宜。
四、前期宣传:
1、由总监协调俱乐部宣传部门根据活动情况安排宣传工作和会员网络的告知工作。
2、编写活动短信,填写活动信息发布申请表。
【见附件01】
五、报名工作:
由该活动班子与俱乐部会员管理中心、财务部合作,接受会员的各种咨询、报名、收费的受理工作,并与每一位报名者签署相关协议,并发放活动相关材料。
相关材料如下:
1、参加活动协议书(按每车2份准备)。
【见附件02】
2、参加活动报名表(按每车1份准备)。
【见附件03】
3、活动规定(按报名单位准备)。
【见附件04】
4、活动行程(按报名单位准备)。
5、通讯器材租赁协议(按每车准备2份)。
【见附件05】
6、收据或发票。
六、出发前的准备工作:
出发前一天将对参与活动车辆进行全面检测,安装车载电台,并进行安全教育、团队精神教育和活动相关情况的详细介绍,具体程序如下:
1、由活动维修组负责人带领维修人员对参与活动的车辆进行转向系统、发动机系统、制动系统、传动系统、灯光系统等汽车主要系统和轮胎、传动皮带、仪表、变速箱、雨刷器及各种管路进行全面检测,并建立活动车辆档案;
2、如发现问题将告知车辆拥有者进行维修或更换;
3、由通讯保障部门安装车载电台,告知使用方法及注意事项并签署使用协议;
4、由工作人员粘贴前、后车号和活动门贴;
5、由活动负责人对参与活动的人员进行安全教育、团队精神教育和活动相关情况的详细介绍。
出发前需准备材料:
1、根据报名表编制“食宿明细表(按活动天数准备)【见附件06】、活动汇总表(按实际需要准备)【见附件07】”、工作人员自用的参加活动人员明细表【见附件08】。
2、根据参加活动的人数(要考虑赞助商、记者)安排工作车辆和工作人员。
3、根据活动需要对负责本次活动的工作人员进行细致的分工(分工要考虑到每一个细节)。
4、根据活动相关内容与负责安排住宿的酒店、导游等,以确认函的形式明确双方的责任。
【确认函见附件09】
5、根据参加活动的车辆和人员制作车贴、车号、服装以及俱乐部的旗帜等。
6、根据参加活动的车辆和工作人员的人数,办理通讯器材出库手续以及备用金的领用。
7、根据活动实际情况,是否需要联系车辆维修人员,如果有需求,事先办理相关事宜。
8、根据参加活动的人员办理“人身意外险”的投保工作。
9、根据活动事先了解的情况,是否需要制作简单路书,景点介绍,沿途风土人情、住地周围情况。
10、询问俱乐部其它部门,是否对此次活动有其它安排。
七、车队出发当日的工作:
车队即将踏上旅程,在集结后要进行下列工作:
1、集结时间前30分钟到达集结地,集结地入口打旗做引导,做好车贴、电台等相关准备工作。
2、发放行程资料。
3、由维修保障人员根据前日车辆普查的情况,核查故障车辆维修、更换情况,如没有采取维修措施将上报活动负责人,活动负责人根据情况进行处理,直至劝离车队。
4、由活动负责人组织全体参与者会议进行相关内容的讲解和重申组织纪律。
5、车队保障系统全部就位,指挥保障系统视车队规模(常规配置为1:
5)分为前、后指挥车、维修通讯保障车和医疗保障车。
6、由活动负责人宣布出发,车队顺序为前部指挥车——参与活动车辆——医疗保障车——后部指挥车——维修通讯保障车。
八、活动过程中的工作:
车队行进中的安全保障工作将全部由车队指挥负责,车队指挥在运行中有绝对权利,其车辆副驾驶位置上的领队配合其工作。
1、指挥车带领本队车辆顺序出发。
2、调动各工作车辆直至车队编队完毕。
3、致欢迎词:
各位会员朋友大家好,这里是前方指挥车,我代表中国汽联俱乐部欢迎大家参加本次XXXXXXX活动,本次活动是……,希望会员朋友们能够在我们这个大家庭里度过一个开开心心的周末。
如果大家有任何需要帮助的,请及时与工作人员联系。
4、介绍本次活动流程:
5、介绍本次活动的工作团队及工作人员:
6、介绍电台使用的注意事项:
不要放在座位上和其它空间狭小的地方,建议放在大腿上。
不要长时间占用电台,提醒环保,宣布车队行进纪律。
7、对会员的提问作一一解答。
8、路况的实时报告。
9、对俱乐部近期的活动作一介绍。
10、车队运行中根据路况的不同,行驶速度的不同,两车间距离保持在30——150米不等;
11、随时通过车载电台了解驾驶者及车辆情况;
12、严肃行进中的管理,严禁超车和违反交通法规,如发现将采用电台内警告、车队停止运行当面警告、开除出队;
13、对于通讯进行严格管理,在非高速公路运行时处指挥车和各车间路况报告和提示信息外,严禁占用电台;
14、如某一参与车辆的驾驶者出现各种原因的驾驶障碍,活动负责人有权强制更换驾驶员,直至由随队医务人员确定其症状消失;
15、如发现车辆工作异常,应打开转向灯选择安全的可停车路道靠边停车,由维修人员进行处理
16、通过一段行程的观察,活动指挥将对车队的编队顺序进行调整,将驾驶技术较差,车辆状况不理想,单独驾驶车辆者调整到车队前部靠近指挥车的位置;
17、每到达一个活动地点或住宿地点时,由前部指挥车指挥所有车辆安全停放,并通知所有车辆检查门窗情况、关闭电台、携带好贵重物品、关闭车辆双闪等相关事项,由后部指挥车进行核查;
18、如车队是在中途旅游停靠、用餐停靠、临时停靠时,在参与活动人员离开车辆后,活动负责人会安排专人值班,以确保车辆无意外;
19、如车队在住宿地点停靠,由活动负责人协调驻地保卫部门进行保安工作;
20、医疗保障人员应随时了解活动参与者和组织者的身体状况,并作出相应处理;
21、维修保障人员在每次停靠时进行巡视,与参与者交流车辆状况,发现问题及时处理,并在第二天出发前对全部车辆进行普查;
22、活动负责人在活动过程中与即将到达的省份、城市保持热线联系,努力保障顺利、畅通;
23、在每一次停放时,活动负责人会召集参与人员进行说明,并严格要求作息时间和线路、活动内容,提示参与者了解活动情况;
24、每天的活动结束后,由活动负责人召集活动班子全体成员开会、通气,随时了解情况,作出相应处理;
25、在条件许可的情况下,由活动负责人安排进行行进中的电台交流、娱乐、风光介绍等,调节车队气氛,增进参与者之间的了解。
26、结束活动行程或安全返京时,活动负责人会按事前安排好的停靠地点集结,拆除电台安排参与者返家。
活动过程中食、宿安排需要注意以下事项:
1、车队即将到达住地时,需要通知酒店人员协助车队停车。
2、车队即将到达住地时,需要通知酒店准备好房间钥匙。
3、车队即将到达住地时,需要利用车载电台通知有关事项,
如吃饭时间,结合时间等。
4、办理入住手续时要认真填写食宿登记表,用餐前需要有工
作人员负责组织,用餐后需要有工作人员负责检查,以免遗失物品。
九、活动结束后的工作:
1、由活动负责人安排专人在活动结束当天进行电话寻问,了解全部车辆是否安全返家;
2、由活动负责人安排专人在活动结束后的第二日,对全部参与的车辆进行电话回访征询意见;
3、由活动负责人对活动进行总结【见附件10】和撰写活动报告,在活动结束两日内上报总监;
4、由活动部门在活动结束2—3日内安排专题研讨会,总结活动不足,并对活动进行评估;
5、活动结束后三日内完成全部财务结算、器材归还、后期宣传、活动回顾等工作,并上报总监;
6、活动程序结束。
四、活动总结阶段
活动完满结束后,活动所用器材由借出人立即交还器材管理部门。
活动总指挥安排进行各项总结,以达到总结经验,吸取教训,再度提高的目的。
具体为:
1.活动总结(活动总指挥负责)。
2.活动费用结算(参加活动财务人员负责)。
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3.活动资料汇总。
其各项为:
⑴活动策划书
⑵活动立项申办表
⑶活动实施计划书
⑷活动成本预算表
⑸活动日程安排表
⑹活动路书
⑺体育文化游合同书
⑻体育文化游登记表
⑼活动总结
⑽活动费用结算
⑾器材领用报表
⑿活动摄影、摄像资料
以上资料(⑴-⑼项由活动总指挥负责汇总,提交总监存档,第⑽由参加活动财务人员提交总监存档。
第⑾项由活动领用人负责提交总监存档。
第⑿项由活动宣传负责人提交总监存档。
5.总监应妥善保管活动的原始资料及活动资料汇编,按各种活动的性质进行分类存档,以备公司查阅。