秘书心理学.docx

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秘书心理学

秘书所具备的能力

对于一个秘书来说，如果她仅仅具备全面的业务知识，那她还不能算是个优秀的秘书；一个优秀的秘书，要能根据工作中出现的具体情况，灵活地运用自己所掌握的知识和技能，做出及时有效的判断，并与各方面进行沟通，圆满完成上司交代的工作。

因此?

，一个成功的秘书，应该具备以下能力。

一、专业能力

（一）较高的文字水平。

秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。

因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。

这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。

一、?

判断能力与执行能力?

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（二）较强的组织能力。

现代的秘书人员，是具有一定的组织和管理能力的人才。

根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。

对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。

（三）准确的判断能力。

秘书人员要能自主的分析问题，判断优劣。

（四）敏捷的应变能力。

秘书人员要具备应对突发情况的能力与经验。

（五）广泛的社交能力。

当前，社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。

社交对于秘书人员来说同样重要。

首先，社交可以开阔视野，增长知识。

在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。

知识出才智，智是谋之本，这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。

其次，社交是办事的辅助。

秘书人员办理公务，联系事务，自然是“公事公办”但社交可以帮助选取捷径，克服阻力，提高办事效率。

二、基本能力

（一）敏锐的观察能力。

秘书要时刻注意察言观色，了解领导及多数人的想法、态度等等。

（二）良好的记忆能力。

秘书要尽可能的把了解到的和工作、领导有关的信息记住，以备不时之需。

（三）丰富的想象力。

秘书要尽可能的为领导出谋划策，用丰富的想象力提出新颖的创新的意见或建议。

（四）科学的思维能力。

秘书工作程序及语言表达要有思维逻辑，尽量用简洁的方式表述出需要表达的东西，提高工作效率。

（五）?

交流沟通能力?

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当今社会己进入信息时代，网络己渗入到秘书工作的各个层面；不仅企业生产的自动化程度越来越高，而且企业管理的自动化程度也越来越高。

企业管理的自动化不仅没有削弱人际关系在企业管理中的作用，相反，它要求人们更加重视人际关系，因此，处于企业管理神经枢纽中的秘书，在协助上司与各方面进行交流沟通的作用更加重要。

一般来说，上司在公司内外都有广泛的人际关系，作为秘书必须了解上司的这些人脉关系，并在这个基础上协助上司与方方面面进行交流沟通。

总之，秘书是一个博学的人，涉及的范围很广，所以需要各种能力。

秘书工作中的心理障碍及解决办法

秘书因为工作性质、地位和职能的特殊性，在工作过程中会产生各种心里障碍和压力。

处于中心枢纽地位的秘书人员要承受比一般工作人员更多，更复杂的心理压力。

因而容易产生各种心理障碍。

一、顺境中的心理障碍?

秘书人员是一个特殊的群体，其工作性质，地位都很特殊，因此，秘书人员在顺境中容易易产生以下几种心理障碍：

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（一）是角色错位心理，由于工作上的便利条件和优越地位，不少秘书人员往往摆错自己位置，在工作中过分强调自己的意见和主张，在交往中盛气凌人，把自己当成了领导，角色一旦错误，秘书人员不仅开展工作会遇到阻力，长此以往也会使秘书人员喧宾夺主，不利于上下关系的和谐发展。

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（二）是求稳懒惰心理，这种秘书人员在心理上循规蹈矩，在工作中什么事情都要靠领导提示督促，工作打不开局面，这样的秘书人员态度是消极的，秘书工作也不能够做好。

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（三）是骄傲自大的心理，由于秘书人员一般都是有才能的人，因各方面表现出色才被领导安放到特殊的岗位上，易于受到同事们的赞扬和羡慕；在领导身边工作，对工作范围内的情况甚至内幕比较熟悉，同事们都想从她嘴里事先得到一些“内幕消息”，这样就容易使秘书人员骄傲自满，自命不凡，这种心理的危害是比较大的：

一方面它会使秘书人员固执己见，自己的意见被领导否决了就耿耿于怀，产生怀疑，以为领导不再信任自己，从而沮丧失意，一蹶不振，在心理上产生阴影，甚至走向极端。

另一方面很容易造成失密，泄密，造成工作中的被动局面。

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二、逆境中的心理障碍?

（一）自卑压抑的心理，这种心理的出现主要有几个原因：

首先是认为秘书工作受制于人，难有出头之日;其次认为秘书工作时伺候人的行当，从属性，服务性强；三是认为秘书工作多事“为他人做嫁衣”，辛辛苦苦的劳动成果只能以领导或者组织的名义出现。

秘书这种自卑压抑心理不但使秘书人员难以开拓精神做好工作，缺乏主人翁的意识和姿态，还会发展到闷闷不乐，爱发牢骚，甚至产生对立，对抗的情绪。

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（二）是焦虑抱怨心理，秘书工作繁琐，有时候招致埋怨，得不到人们的理解，再加之生活节奏很快，因此秘书人员容易产生焦虑心理。

常见的表现有：

烦躁不安，爱发脾气，思维迟钝。

秘书人员有时候得不到领导的重视，主张不被领导采纳。

自己辛辛苦苦的工作成果得不到领导的合理的评价，加之在职务，住房，工资等待遇上的不如同龄、学历、档次的人员，这时，容易产生抱怨心理，认为这是组织和领导不认可自己，从而产生消极的工作情绪。

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三、秘书人员心理障碍解决办法?

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（一）学会乐观和幽默。

秘书人员事务繁杂，精神紧张工作就很难做到有生气。

秘书人在工作时候一定要严肃，认真，但是也要学会乐观活泼。

具有乐观和幽默的特质，秘书人员才能够始终保持开朗的心态，用健康的态度去待人接物，使秘书工作顺利开展。

（二）培养自信心。

秘书人员要培养自信心，既要看到自己的短处也要看到自己的长处。

只正式自己的长处和短处才知道应该发扬什么，补足什么。

惟其如此，秘书人员的日常工作才能有序健康地发展下去。

总之，秘书在工作中所遇到的心理障碍也是复杂多样的，正因为这些心里危机会直接影响到秘书工作的效率和质量，所以我们没有理由忽视它们。

秘书人员应该认识到积极健康的心理状态是积极健康的工作状态的有理保障，只有正确积极面对工作中产生的心里障碍与压力，并及时可续地消除它们。

秘书知识结构

对于一个秘书而言，一个完整的知识结构应有三个方面：

基础知识、专业知识、相关知识。

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一、基础知识

（一）自然科学基础知识。

自然科学基础知识指数学、生物、天文和地理知识等。

如企业秘书在为领导安排国际旅程时，若无必要的地理知识，忽略或错误地计算了时差变化，就会造成很大的麻烦，甚至耽误要事。

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（二）社会科学基础知识。

社会科学知识如历史、政治、社会发展史、哲学理论、法律常识、心理学等。

了解自己学科的发展历程和中外文明演进的历程，有利于我们借鉴历史经验，能使我们避免重蹈前人覆辙，能使我们的各项事业都立足于科学决策的基础之上。

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（三）哲学理论。

哲学理论直接影响着一个人的世界观、价值观和人生观。

企业秘书要树立正确的观念，摆正自己的位置。

（四）法律知识。

秘书必须做到知法、懂法、守法、护法。

企业秘书在法律方面的作用有：

熟悉、了解与本企业有关的法律、法规，确保企业的生产经营活动在法律允许的范围内；熟悉并了解现行法律、政策在本企业是否已经用足，以协助领导在法律允许的范围内拓宽生产领域和经营渠道；密切注意本企业的权益是否受到非法侵害，运用法律武器保护企业。

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二、专业知识

秘书人员的专业知识包括：

秘书专业的基础知识和秘书所在行业的行业专业知识。

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（一）专业基础知识。

1、写作学。

他们不但要掌握写作的基本理论，还要通过学习写作学掌握写作技巧，懂得不同文种的写作方法，以适应秘书的工作需要。

2、信息学包括信息的搜集、筛选、存储、提取、综合分析处理、利用、反馈以及网络化服务方面。

企业秘书人员还要在不断地学习信息学的过程中掌握新兴的信息技术。

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3、文书学是研究文书和文书工作的内容、一般规律和基本原则、方法的学科，包括现行文书的性质、特点、作用、种类、体式和撰写要求；文书工作的规律、原则、制度和方法。

4、档案学专门阐述档案的形成、作用、收集、鉴别、整理、加工及利用，对于秘书人员处理好文件的签收、保存、发送等工作具有很好的功效。

5、逻辑学是指研究人的思维形式、思维方式，以提高思辨能力、逻辑水平的知识。

6、速记是一种快速记录的方式，秘书人员能通过这种方式提高工作效率。

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（二）行业专业知识。

行业专业知识包括本企业的生产、销售概况，人事变动情况，以及本企业在同行中的地位、作用，最重要的是本企业所从事的行业基本常识。

（三）多样的辅助知识

1、管理学知识。

秘书是辅助管理人员，学习和掌握管理学知识，有助于秘书人员自觉运用管理工作的规律，协助领导实施管理。

2、心理学知识。

学习和掌握心理学知识，不仅有助于秘书人员科学地分析自己的心理，克心理障碍、提高心理素质，也有助于观察和了解领导者以及公众的心理，掌握他们的心理活动规律，并用这些规律来指导秘书与领导者和公众之间的交往，以提高交往的质量和效果。

3、经济学知识。

不懂经济知识的秘书也不可能当好领导者的参谋与助手。

4、人际关系学知识。

秘书人员应学习人际关系学，以发挥对内协调、对外公关的作用。

此外，秘书人员还应掌握诸如决策学、咨询学、预测学、文学、人才学、创造学、情报学、编辑学、新闻学、传播学、社会学等发面的知识，以便使自己在工作中更加得心应手。