CSSM QP01文件控制程序.docx

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CSSMQP01文件控制程序

安防制造（中国）有限公司

——视频监控

文件控制程序

编号：

版本号：

总编：

审核：

批准：

受控状态：

生效日期：

分发号：

修改状态

生效日期

文件更改申请单编号

0.1文件修改记录

文件控制程序（HiE/QP-01）

1目的

通过对与质量管理/认证产品管理体系有关的文件和资料进行控制，确保在质量管理/认证产品管理体系有效运行的各有关场所都能使用相应文件的有效版本。

并符合标准要求。

2适用范围

适用于本公司对与质量管理/认证产品管理体系有关文件和资料的控制，包含相关的外来文件。

3职责和权限

质量管理/认证产品管理体系文件的管理职责按下表：

文件类别

编制、修订、废止

审核

批准

文件管理部门

质量手册

管理者代表

—

总经理

文控中心

认证产品质量计划

认证产品联络工程师

质量责任人

总经理

文控中心

管理体系程序文件

相关职能部门

相关部门负责人

管理者代表

文控中心

认证产品程序文件

相关职能部门

相关部门负责人

管理者代表

文控中心

作业指导书

相关职能部门

相关部门负责人

相关部门负责人

文控中心

外来文件

－

－

品管部

文控中心

质量记录（表单）

相关职能部门

－

相关部门负责人

相关部门

备注：

1、涉及到多个部门的程序文件可由相关部门会签；

2、人事制度由分管副总审核、总经理批准。

4作业程序

4.1质量管理体系/认证产品管理文件的分类，层级设定和受控状态的区分

4.1.1文件分为三大类：

4.1.1.1管理性的文件：

含质量手册（包括质量管理/认证产品管理体系程序）和其他管理规定。

4.1.1.2技术性的文件：

含图样、企业标准、规范、工艺文件等。

4.1.1.3外来文件含有关国家标准、法律、法规，来自顾客的文件和资料以及其他标准、规范等。

4.1.2文件分为四个层级：

第一层级文件（质量手册，包括质量方针和质量目标）；

第二层级文件（程序文件/认证产品质量计划）；

第三层级文件（企业标准、规范、图样、工艺文件等）；

工作文件：

质量系统中用于各责任部门纵向落实各作业规范、作业指导、检验标准、工作职责与任职资格等；

技术文件：

包括工程BOM、工程更改通知书、材料规格书、部件确认表、PCB图纸、电路原理图、机械图纸、软件等技术性资料；

外来文件：

包括外来的法律、法规、行业标准、国家或国际标准等文件；

第四层级文件（质量记录表格）。

认证产品质量计划指针对认证产品/项目或合同编制的文件和资料，其应包括产品设计目标、实现过程、检测及有关资源的规定。

4.1.3文件按其状态分为受控文件和非受控文件。

4.1.3.1受控文件的编制、发放、使用、修改、回收、处置，必须在授权下进行。

4.1.3.2受控文件在发放、使用时，加盖“受控文件”印章并注明分发号。

4.1.3.3非受控文件只进行编号，不需加盖“受控文件”印章和注明分发号。

4.1.3.4公司内部不允许使用非受控文件,非受控文件只用于对外提供。

4.1.3.5受控文件应编制表明更改状态的《受控文件清单》。

4.1.4本公司文件载体为纸张和电子媒体。

4.1.5文件的编制：

4.1.5.1质量手册由品质部统筹、编制。

认证产品质量计划由认证联络工程师编制。

4.1.5.2质量手册中的质量管理体系/认证产品管理程序文件由各有关部门组织编制。

4.1.5.3作业文件和记录表格由各部门组织编制。

4.1.6文件的审核、批准:

4.1.6.1一、二层文件由管理者代表审核/认证产品质量计划由质量责任人审核，总经理批准。

4.1.6.2三、四层文件由使用的各部门组织审核，各部门负责人批准。

4.1.7文件的发放

4.1.7.1所有的文件由文控部管理员统一编号发布，文件的发布批准日即为文件的实施日。

4.1.7.2公司内发放的受控文件应确保：

a）在对质量管理/认证产品管理体系有效运行起重要作用的各个场所都能得到相应文件的有效版本；

b）从所有发放或使用场所及时撤出失效和/或作废文件。

4.1.7.3受控文件由文件管理员填写《文件发放清单》，经管理者代表批准后，文控部依清单复印相应

份数，加盖“受控文件”印章按发放范围统一发放。

4.1.7.4文件领用人在《文件发放记录表》上签名,领取标有分发号和加盖“受控文件”印章的文件，每份

文件都应有不同的分发号，便于追溯。

4.1.7.5当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应填写《文件领用申请单》，经本部门负责人及文件管理部门负责人批准，到文控部办理领用手续。

公司内部严禁使用未经登记的相应受控文件的复印件，一经发现立即由文件管理人员收回销毁。

4.1.7.6当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到文控部办理更换手续，交回破损文件，

补发新文件。

新文件的分发号仍沿用原文件的分发号，文件管理员应将破损文件销毁。

4.1.7.7如文件持有人将文件丢失，应按4.1.7.5条办申请领用手续，但必须在领用申请中作出说明，必

要时应做出检讨。

文件管理员在补发文件时应给新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废，必要时将

作废文件的分发号通知各部门，防止误用。

4.1.8文件的更改与销毁

4.1.8.1当文件需要更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写《文件更改申请单》说明更改原因，对重要的更改（如技术参数），还应附有充分的证据。

4.1.8.2文件更改的审核批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时可由被授权人审批，文件管理员应

提供有关的背景资料。

4.1.8.3质量手册的小幅修改，修改后应改变页次，文控部回收原页，发放更改的新页，并作记录。

大幅修改则需同时改变版/次号。

发放新版/次文件时，收回作废的原版/次文件，并保留回收记录。

文件

管理员填写《文件回收记录表》。

4.1.8.4无版/次的外来文件和其他文件，在更改后应发放新文件收回作废的原文件并做好记录。

4.1.8.5文控部对所有文件应根据情况，在适宜的时候组织评审，评审后需更改的，按上述规定办理。

4.1.8.6作废文件必须加盖“作废”印章，经文件管理部门负责人批准后统一销毁。

需作资料保留的作废

文件，由文件管理员加盖“保留资料”印章方可留用。

4.1.8.7认证产品质量计划的更改由使用部门提出，认证产品质量责任人或认证联络工程师负责组织。

4.1.9文件的管理

4.1.9.1文控部要配备1名专（兼）职文件管理员，负责文件的管理，并建立《受控文件清单》，记录

文件的现行修改状态。

4.1.9.2文件经编制、审核、批准后，原版文件交由文件管理员登记归档。

存入电子媒体的文件也必须经

文件管理员进行登记归档。

为防止文件的丢失，所有存入电子媒体的文件均应有备份。

以电子媒体贮存的

文件也要有编号。

4.1.9.3文件持有人不得丢失、外传公司的文件。

每次内部质量审核前应全面检查各类在用文件的有效性，

核查各文件持有人手中的文件，发现问题及时处理。

4.1.9.4公司内部人员需临时借阅文件，经文件管理员同意，办理借阅手续后可借阅文件。

借阅者应在指

定日期归还文件，到期不归还，则由文件管理员收回。

原版文件一律不外借，以防止文件丢失或损坏。

公

司外部人员借阅公司内文件，须经文件管理部门负责人批准后，方可借阅。

4.1.9.5文件管理员对公司内所建立的电子文件管理网络应逐级设密码控制。

确保质量管理体系运行的各

有关场所使用相应的有效文件，并每周进行一次杀毒处理。

4.1.10会议资料：

参加各种学术会议的会议资料，会议的参加人员在回公司后，应根据参加会议的性质，

将资料交文控部管理。

会议的参加人员可按4.1.7.5办理领用手续，但原版资料不得领用。

4.1.11外来文件

4.1.11.1与公司质量管理/认证产品管理体系有关的外来文件由工程部确认其有效性，交文控部管理，由文件管理员建立《外来文件清单》。

可直接引用的各类外部文件（包括与产品有关的法律、法规与国家、国际标准的最新版本、技术规范、图纸等），由文件对口管理部门负责人批准后在品质部登记领用。

文件管理员发放前必须盖受控印章，注明编号和分发号。

4.1.11.2文件管理员对外来文件要弄清来源，负责定期（每年初）核查所使用的外来文件是否为有效版本，

及时更换过期文件。

4.2质量管理体系文件的编号和版本号序列

4.2.1文件、记录的编号：

4.2.1.1质量手册

CSSM/QM-XX

其中：

文件顺序号XX的范围：

01～99

4.2.1.2程序文件

CSSM/QP-XX

其中：

文件顺序号XX的范围：

01～99

4.2.1.3三层文件

CSSM/WI-XXX-YYY

其中,公司内部部门代码XXX,按如下规则编写：

a）QMD:

品管部；

b）PMC:

生管部；

c）FIN:

财务部；

d）PMD:

生产部

e）AAH:

行政部；

f）MAK:

市场部；

g）ENG:

工程部；

h）PUR:

采购部；

i）HR:

人力资源部

j）R&D:

研发部

文件顺序号YYY的范围：

001～999。

4.2.1.4质量记录表格

a）质量记录表单代号的编写规则：

CSSM/QR-XXX-YYY

其中，表单代号在001～999范围内顺序编写。

b）质量记录表格编号用XXX-ZZ-YYY表示，其中XXX为部门编号；ZZ：

为年份；YYY为顺序号，范围：

001～999。

4.2.2文件、记录的版/次编号：

4.2.2.1公司质量管理/认证产品管理体系正式文件、记录的版/次用X/YY表示。

其中X，以大写英文字母排序方法编号：

A，B，…Z；YY:

用两位阿拉伯数字顺序编写，范围：

00～99。

4.2.2.2公司质量管理/认证产品管理体系临时文件、暂行规定等一律以“OR/YY”作为版次。

YY:

用两位阿拉伯数字顺序编写，范围：

00～99。

4.2.3公司质量管理/认证产品管理体系使用的外来文件原则上不做内部标号标示，应以原文件号为依据由品质部给于登记流水号进行管理。

4.2.4公司质量管理/认证产品管理体系使用的技术文件的编号和版本管理参照公司《技术文件管理规定》执行。

4.3文件的行文规范

公司质量管理/认证产品管理体系使用的程序文件的章节行文规范，应包括下述内容：

1目的

2适用范围

3职责和权限

4作业程序

5相关文件

6质量记录

在编制文件时应使用阿拉伯数字作为章节编号，章节内展开时用“.”做分隔。

如：

1.1，1.1.1，1.1.1.1，……等。

为使文件简洁可读，一般不超过5层。

在文件亦可使用英文小写字母编号，如：

a，b，…,z等。

4.4文本文件的组成结构

公司质量管理/认证产品管理体系使用的文件单独发行时，应包括下述部分：

封面；

修改记录页；

文件正文部分：

附录/附件（必要时）；

封底页

4.5文本文件的格式规范

4.5.1公司质量管理/认证产品管理体系使用的文件，一般应以WORD/EXCEL工具编制。

为方便打印和装订入册排版时均应将幅面选择为A4。

技术文件的编制和排版参照公司《技术文件管理规定》

执行。

4.5.2页边设置应以方便持握阅读和装订为宜。

4.5.3公司质量管理/认证产品管理体系使用的文件文字选择应设置为“宋体”。

正文字体为“宋体五号字”。

5相关文件

《纠正预防措施控制程序》

《质量记录控制程序》

6质量记录

《文件发放清单》

《文件发放记录表》

《文件回收记录表》

《文件更改申请单》

《受控文件清单》

《文件领用申请单》

《外来文件清单》

7附录

7.1文件发放分发号对照表

部门

副本号

部门

副本号

部门

副本号

总经理

1-1

工程部

5-2

内控部

7-2

分管副总

1-2

品管部

5-3

采购部

8-1

管理者代表

2-1

物控部

5-4

国内事业部

3-1

采购部

5-5

国际事业部

3-2

计划部

5-6

总经办

4-1

五金加工中心

5-7

行政部

4-2

研发中心

6-1

生产部

5-1

财务部

7-1

编制

审核

批准

日期

日期

日期