新乡医学院三全学院档案实体分类方案.docx

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新乡医学院三全学院档案实体分类方案

新乡医学院三全学院档案实体分类方案

第一节编制说明

一、编制目的

为了适应我院档案工作日益发展的需要，实现我院档案实体分类、编号、排架、检索的标准化、规范化，促进我院档案工作的科学管理，充分发挥我院档案工作的作用，使之更好地为我院的各项工作服务，特编制本分类方案。

二、编制原则

1、本方案的编制以国家教育部颁布实施的《高等学校档案实体分类法》（以下简称《分类法》）为依据，遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，所规定的各项内容应符合学院档案工作的实际，具有较强的科学性和适用性。

2、类目设置必须相对稳定，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。

相对于《分类法》，本方案增设了声像、实物和人物三个特殊类型档案一级类目。

3、类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则，充分考虑学院档案记述和反映事物属性和形式的不同，严格按从总到分、从一般到具体的原则划分。

做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。

下位类目的外延之和等于上位类目的外延。

同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。

三、体系结构

本方案由编制说明、主表和个门类档案号编制三部分组成。

编制说明是对本方案的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置和档号模式、标识符号等问题的说明。

主表由类目、标识符号、注释等组成。

各门类档案档号编制是对档号的编制原则、结构、模式和标识的解释。

1、一级类目的划分

一级类目是学院档案实体分类的最高层位。

根据新乡医学院三全学院现有档案门类和未来发展的需要，参照《分类法》确定为十个一级类目，三个特殊类型档案一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：

十个一级类目：

DQ党群

主要包括学院党群部门在工作中形成的文件材料。

XZ行政

主要包括学院行政部门（教务、科研、基建、设备、出版、外事、财会等部门除外）工作中形成的文件材料。

JX教学

主要包括学院教学工作管理和教学实践活动中形成的文件材料。

KY科研

主要包括学院科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料

CP产品生产与科技开发

主要包括学院产品生产、科技开发管理及活动中形成的文件材料。

JJ基本建设

主要包括学院基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

SB仪器设备

主要包括学院仪器设备工作管理和仪器设备申购、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、注销报废等各个环节中形成的文件材料。

CB出版

主要包括学院出版工作管理和出版业务活动中形成的文件材料。

WS外事

主要包括学院外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。

CK财会

主要包括学院财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

三个特殊类型档案一级类目：

SX声像

主要包括反映学院历史发展和主要职能活动中的照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘、胶片（影视、缩微）等各种非纸质材料及相应的文字材料。

SW实物

主要包括学院在公务活动中受赠的具有纪念意义的礼品、党和国家领导人以及来宾来校视察、访问时题写或赠送的字画、学院教职工创作的获省、市级以上奖励的书画作品、学院各部门或个人在学术研究和其他活动中获得的省、市级以上奖励的奖状、证书、证章、奖杯和其他具有重要纪念意义的实物。

RW人物

学院历任院级领导干部、学科带头人、知名人士和著名校友等在各种重要活动和进行学术研究时形成的文件材料。

一级类目的标识，由该类目名称主词汉语拼音的首字母组合而成，如“DQ”即“DangQun”（党群）的简称。

2、二级类目的设置和标识

二级类目是对一级类目的细分。

一般根据某一门类档案的形成规律和特点，结合档案反映的内容进行设置。

根据《分类法》二级类目的设置原则，学院十三个门类档案全部设二级类目。

二级类目的标识，采用“双位制”。

如“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。

3、三级类目的扩展和标识

根据《分类法》三级类目的设置原则和学院档案工作的实际情况，部分二级类目下设三级类目。

三级类目的标识方法和符号与二级类目相同。

四、档案实体排架问题

为了维护档案的整体性和检索方便，学院档案实体排架不考虑保管期限，但编订档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，将永久、长期排在前面。

档案实体排架按照年度——类目横向排列。

五、关于交叉问题的处理

各门类档案关系密切的管理性文件处理的原则是:

出涉及全院，全局的外，一般归入相应门类档案保存：

各门类档案中，除密不可分的配套声像材料外，其余均归入声像档案单独保存，但须在纸质载体和不同声像载体之间进行参见。

第二节主表

一、DQ党群

11.党务综合

分党委、总支、直属支部综合材料入此。

12.纪检

13.组织

14.宣传教育

15.统战

民主党派材料入此。

16.工会、

妇女工作材料入此。

17.团委

学生社团材料入此。

二、XZ行政

11.行政综合

12.人事

13.审计

14.武装保卫

15.总务

16.档案、图书、文博

三、JX教学

11.综合

教职工及学生运动会、教学评估、优秀教学质量评奖、学生工作管理材料入此。

12.学科和实验室建设

专业设置入此。

13.招生

14.学籍管理

学生奖惩材料入此。

15.课堂教学与教学实践

16.学位

17.毕业生

毕业生信息反馈工作材料入此。

18.教材

四、KY科学研究

11.综合

科研管理、学术活动材料入此。

[12]按科研项目设置类目

五、CP产品生产和科技开发

11.综合

[12]按产品种类或项目设置类目。

六、JJ基本建设

11.综合

基建工作管理材料入此。

[12]按单项工程设置类目。

七、SB仪器设备

11.综合

仪器设备及国有资产管理材料入此。

[12]按仪器设备种类设置类目。

八、CB出版

11.综合

12.院报

13.刊物

14.书稿

15.音像

九、WS外事

11.综合

12.出国（境）

国际合作与会议材料入WS14。

13.来校

外国留学生工作材料入WS15。

14.国际合作与会议

15.外国留学生工作

十、财会

11.综合

12.会计报表

13.会计账簿

14.会计凭证

15.工资清册

奖金、奖学金、助学金发放名册入此。

十一、SX声像

12.照片

13.录音带

14.录像带

15.幻灯片

16.磁盘

17.影视胶片

18.缩微胶片

19.光盘

十二、SW实物

12.奖状、荣誉证书

13.奖杯、奖牌、锦旗

14.礼品、纪念品

15.字画

16.印章

17.其他

十三、RW人物

[12]按人物姓名设置类目

注：

“[]”代表随机符号

第三节各类档案档号的编制

一、各类档案档号编制模式

档号=年度+档案分类号+案卷号（或件号）

模式如下：

20XX-XZ**-1～n

案卷号（或件号）

档案二级以下类目代号

档案一级类目代号

年度号

注：

1.学院的全总号确定以后，在年度号前加全总号。

2.党群、行政类以及其他各类的-11综合类文书档案标

识到文件级，以件为单位进行整理，使用件号，每份文

件一个件号；其他各类标识到案卷级，以卷为单位进行

整理，使用案卷号，每卷一个案卷号。

3.二级类目以下，卷内、盒内文件按永久、长期、短期

顺序排列，案卷号和件号每年都从1开始连排流水号。

每个一级类目，盒号按档号的顺序在档案盒上架排列后

流水连排，每年也从1开始，盒号不能打乱档号的顺序。

二、声像档号专用编制模式

档号=年度号+档案分类号+保管单位号

模式如下：

20XX-SX**-1～n

保管单位号

载体代号

声像档案代号

年度号

三、档号编制说明

（一）文书类档案全部以件为单位进行整理，一般分到二级类目。

为适应高校工作分化、机构不断派生的情况，为了检索方便，始部分机构拥有分类，部分档案分到三级类目，年度号用自然年度。

（二）教学类档案分到二级或三级类目。

教学管理活动中形成的文件采用自然年度，其余科采用教学年度。

教学评估材料设专类，扩展至三级类目，类号为：

JX11.12本科教学评估材料；学籍按入学年度（级）分类，扩展至三级类目，类号依次为：

JX14.12博士生、JX14.13硕士生、JX14.14本科生、JX14.15专科生；毕业生答辩材料按毕业年度分类，扩展至三级类目，类号依次为：

JX16.12博士生、JX16.13硕士生、JX16.14本科生。

（三）科研类档案分到二级类目。

综合类用文件材料形成的自然年度，项目按完成年度，二级类目按项目设置。

（四）产品类档案分到二级类目。

综合类用文件材料形成的自然年度，产品和科技开发项目用鉴定或投产的年度。

二级类目按项目设置。

（五）基建类档案分到二级类目。

综合类用文件材料形成的自然年度，基建项目用竣工年度。

二级类目按单项工程项目设置。

（六）仪器设备类档案分到二级类目。

综合类用文件材料形成的自然年度，仪器设备用购入年度。

二级类目按仪器设备种类或型号设置（参照国家教委编制的《高等学校固定资产分类及编码》，自行编制用于档号的二级类目代号简表）。

（七）出版类档案分到二级类目。

综合类文件材料用形成的自然年度，出版物用出版年度。

（八）外事类档案分到二级类目。

年度号按文件材料形成的自然年度，留学生按入学年度（级）。

（九）财会类档案分到二级类目。

年度号文件材料形成的自然年度。

类目下面依内容集中顺序排列，次序参考《财会类档案归档范围和保管期限表》，凭证、报表按年月序，账簿按总账、日记账、分类账、明细账序。

（十）声像类档案保管单位按不同载体而定，可以是卷、册、盒、盘、张、件等，保管单位号依载体代号流水，年度号用声像材料形成的自然年度。

例：

2007年形成的照片册序号23的档号为：

2007-SX12-23；2008年形成的光盘序号152的档号为2008-SX19-152。

（十一）实物档案保管单位号为二级类目的流水号。

年度号用实物形成或接受的年度。

（十二）人物档案分到二级类目。

二级类目按人物姓名设置。

（十三）为解决机构多头归类收集困难的问题，个别门类二级类目以下设置了一些专表，是问题和机构暂时对应起来。

分类是，饭没有二级类目专类的机构的文件材料，仍按《各类档案工作规范》和《各类档案归档范围和保管期限表》归入相应类目。

如教学档案，没有二级类目专类的机构的文件材料，均要按学历层次和性质归入相应的类目。