归档文件资料整理方法.docx

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归档文件资料整理方法

归档文件整理方法

今天讲的归档整理方法主要针对机关、事业单位，企业和科技事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理这四类归档文件材料的整理工作，可参照执行。

第一节归档文件整理工作概述

归档文件整理工作是档案工作的重要组成部分。

各单位档案部门把办理完毕的具有参考利用价值的文件进行系统化整理编目后，才算完成了文件处理工作。

归档文件移交单位档案室后，文件便由发挥现行效用转入备查参考，从现行文件运转过程转入档案管理阶段。

一、归档文件归档文件，是指各单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

二、归档文件整理归档文件整理，就是将应归档的文件按照一定的原则和方法进行分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

三、归档文件整理原则归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

四、归档文件整理方法目前，我国推行的归档文件整理方法有两种。

即改革后的文件级整理方法和传统的案卷级整理方法。

今天，我们主要讲文件级整理方法。

大家都知道，在用传统方法立卷时，“卷”是文件整理和保管的最小单位。

文件级整理方法，就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

件的定义：

件是指归档文件的整理单位。

1、一般情况下每份（单份）文件为一件。

2、文件正本与定稿为一件。

3、正文和附件为一件。

4、原件与复印件为一件。

5、来文与复文为一件。

如请示与批复、报告与批示等。

6、转发与被转发件为一件。

7、正文与文件处理单为一件。

8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。

9、会议文件。

一次会议形成几份文件，就是几件，即一份文件为一件。

10、干部职工调动介绍信、存根，以一人为一件。

11、干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。

如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；若以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。

12、文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民族文本为一件。

第二节文件级整理程序

文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步骤。

一般情况下，文件级整理大致需要十二道程序，即收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、编制件号、编制归档文件目录、装盒。

一、收集文件收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。

（一）收集文件的意义收集文件是归档整理工作的首要程序。

整理工作的对象是文件材料，应归档文件材料能否收集齐全、完整，直接影响着整理工作的开展，所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。

（二）收集工作的法律依据《中华人民共和国档案法》第十条规定：

对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

《郑州市档案管理规定》第十五条、第十六条规定：

“机关、团体、企业事业单位和其他组织的工作人员在公务活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像制品等均属档案材料”。

“凡属归档范围的档案材料，必须由本单位档案机构或档案人员实行集中统一管理，任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档”。

（三）收集工作的原则齐全完整，是收集工作的基本原则。

齐全是对整体而言，把本机关制发的和外来的文件材料全部收集起来，谓之齐全。

完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件，印件与底稿等，不缺件，不少页地都收集起来，谓之完整。

1、全面收集即不论是本机关制发的，还是上级党政领导机关、上级业务主管机关、同级机关、不相隶属机关、下级机关发来的，不管是单位保存的，还是单位领导或各部门以及个人存放的；不管是文字材料，还是图纸、报表、声像材料等，都要想方设法通过各种渠道进行全面收集。

2、重点收集从机构方面讲，本机关机要收发部门，各内部机构等是收集的重点。

从个人方面讲，单位主要领导、办公室主任、秘书、机要收发人员，内部机构负责人以及内勤人员等是收集的重点。

从文件内容讲，记述和反映本机关主要职能活动和历史面貌的、方针政策性强、科研价值高、凭证作用大的文件材料，是收集的重点。

3、帐外文件的收集“帐外文件”，指未经发文登记和打印、编号的文件。

（1）本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言以会议上印发本单位的典型材料。

（2）代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。

（3）上级机关批转、转发本机关的文件。

（4）国家、省、市和上级机关领导视察、检查本机关、本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。

（5）本机关召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、领导人讲话稿等文件材料。

以及领导班子民主生活会报告（一年两次）（6）本机关各种基础数字统计报表和分析材料。

a党员统计年报表b团员统计年报表c干部统计年报表d离（退）休干部统计年报表e公务员统计年报表f机构编制、人事年报表g党政人才资源统计年报表h国有事业单位管理人才、专业技术人才统计年报表i党内统计年报表j工资统计年报表k劳动情况统计年报表l保险福利费用构成情况年报表m国有资产统计年报表n财务决算报表0各类业务综合或单项统计报表p纪检监察案件统计报表q审计结论。

（7）领导干部个人重大事项的情况报告（一年两次）。

（8）领导干部个人收入申报的情况报告（一年两次）。

（9）本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料。

（10）本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材料。

（11）本机关干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及党员、干部、职工名册。

（如干部职工考核等次汇总表、工资变动审批表、工人技术等级考核审批表、工资发放明细表等）（12）本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等。

（13）本单位财产、档案交接凭证。

（14）本机关编印的简报、出版物定稿、样本。

包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等。

（15）本机关请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的批复。

（16）本机关与外机关签订的各种合同、协议书等。

（17）本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料。

（18）新闻媒体（报社、电台、电视台、杂志社）报道、转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单等。

（19）本单位领导班子及成员的述职报告。

（20）政府部门在采购过程中所形成的报告、标书、合同等。

①用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采购要求的文件；②招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标会议议程、专家名单、专家意见、竞标结果，采购合同记载竞标和采购合同鉴定过程的文件材料；③合同变更、设计更改、验收意见，合同执行报告、争议处理等记载合同管理执行情况的文件材料。

4、检查已归档文件材料的质量

（1）收文的正件与附件是否齐全完整。

（2）收文与收文阅办处理单是否齐全完整。

（3）发文的定稿与印件是否齐全完整。

计算机输出的定稿，一是要附发文处理签，二是要加盖骑缝章，避免弄虚作假，以维护文件的真实性和凭证性，确实发挥文件的法定效用。

（4）检查已归档的文件签发手续是否齐全，如印件是否盖有单位印章，定稿与印件是否残缺不全等，凡手续不全或缺页的应补齐。

（5）本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的批复是否齐全完整。

如不完整，可依照下列方法处理。

对有批复缺请示的处理。

一般讲，有批复肯定有请示，如缺请示文件，应认真查询。

一是找承办请示事项的部门或个人查询，二是找发出请示的单位查询，找出请示后与批复一起归档。

对有请示缺批复的处理。

①有批复但未归档。

一是有关申请添置固定资产、调拔经费的批复文件，一般习惯于由财务部门或业务部门直接用批复原件去办理划拔、添置手续；办理完后将批复原件和凭证一起归入会计档案，对此，应明确要求其在手续办理完毕后将批复原件交文书处理人员归档，并提供批复复印件与会计凭证一并归档。

二是批复文件未经正式收文渠道传递，而由经办部门或经办人员直接取回后留存。

对此应要回原件归档。

②电话批复、口头批复未形成文字，或未批复，但实际上已办理，即成事实。

此类请示文件在归档之前，应由承办人员在请示文件上级注明办理的具体情况，并加盖公章后归档。

③直接在请示原件上批复的，将此份请示直接归档即可。

④一个问题或一件事情，经多次请示才予批复的，将批复文件所针对的最后一份请示随批复一并归档，前几次请示文件可不归档。

⑤未批复也未办理的请示文件，属于正在办理过程中的文件，可暂不归档，但必须妥善保管，以备查找。

如此类请示文件较多，已没有批复的可能，可单独整理。

二、区分归档范围区分归档范围，就是将需要归档和不需要归档的文件材料区分开来。

（一）归档文件材料的范围凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

（二）不归档文件材料的范围1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

（三）机关之间分工归档的范围为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。

1、上级业务主管机关（部、厅、局）发来的文件，由隶属下级机关归档，党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。

但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。

如干部管理条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件。

2、上级业务主管机关召开的专业会议文件、由各隶属下级机关归档，党委、政府办公室一般不归档。

如党委或政府领导参加了这类会议，并有重要发言，其印件和定稿（指领导发言稿）由党委或政府办公室归档。

3、联会签发的文件，由主办机关归档，会签、联办机关归档与否，视自身需要来确定。

4、联会召开的会议文件，由主办机关归档，联办机关是否归档，视自身需要来确定。

5、联会派出调查组，检查组或联合举办的重大活动形成的文件材料，由主办机关归档，联办机关归档与否，视情况而定。

6、本机关领导人兼任外机关职务而形成的文件材料，由兼职单位负责归档。

7、临时机构形成的文件，由临时机构负责归档，工作结束后，将档案移交主管部门或同级档案馆。

三、分年度分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。

现行机关的归档文件整理工作，是按年度分开进行的，不同年度的文件一般不得放在一起归档。

（一）一般文件，归入文件制发年度（指文件最后的落款日期）

（二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度1、跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；没有批复的，归入请示年度。

2、跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关）的文件，一并归入批转、转发年度。

3、跨年度的表彰决定，考评结果、审计结论等文件，归入表彰、考评、审计所专指的年度。

4、跨年度的规划，归入规划针对的第一年度。

5、跨年度的总结，归入总结针对的最后一个年度。

6、跨年度的会议文件，归入会议开幕年度。

7、年度工作计划、总结和各种基础数字统计报表，归入文件内容所针对的年度。

8、工作计划与总结一般不应写在一起，如写在一起的应视文件内容的主次来决定归档的年度。

9、法规性文件，归入通过、公布或批准生效年度。

10、回顾、纪念性文章，归入定稿或发表年度。

11、翻印的文件，归入原件的所属年度。

12、专业部门使用专门年度所形成的文件，按专门年度立卷归档。

如教学年度是每年的9月1日至次年的8月31日为一个学年。

13、为某项工作或会议收集的文件，一般不归档，如确有必要，可归入使用年度。

14、非诉讼案件材料，归入结案年度。

15、未标示文件形成时间的文件，根据文件的内容、制成材料、制作形成等予以考证后，归入其所属年度。

四、分类别分类别，就是根据本机关文件的来源、时间、内容和形式上的异同，按照一定的方法，分成若干类别的过程。

（一）分类方法分类方法也称分类原则，就是具体划分本机关文件之间异同点的根据和准则。

目前我们比较常用的就是组织机构分类法和问题分类法。

1、组织机构分类法组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。

也就是按照立档单位的内部机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。

机关内有几个机构，就设几个类，机构名称，就是类名。

如，办公室、机关处、企业处、法规处、科教处就是五个类名。

采用组织机构分类设置类别，要依据编委部门或上级主管部门有关本机关内设组织机构的批准文件设置。

采用组织机构分类法分类的层次确定，主要依据本机关大小和形成文件数量的多少来确定。

类别排列方法①依据编委批准的内设组织机构编制文件的顺序排列。

②依据本机关习惯的排列顺序排列。

③依据其重要程度排列。

一般为党委（党组）下设的组织机构在前，行政下设的组织机构在后，综合性机构在前，业务部门在后。

如办公室系党政合一的综合性部门，则应将办公室排列在前面，然后按照党委下设部门，行政下设的部门依次排列。

2、问题分类法问题分类法，就是按照全宗内文件材料所记述和反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。

也就是说，不管是机关内哪个组织机构形成或办理的文件，只要是记述和反映同一问题的文件，都归入一个类别内，以集中反映某一个问题的来龙去脉及办理情况。

类别排列的方法①先党后政。

即党群工作方面的类项在前，行政管理以及业务工作方面的类项在后。

②综合性的类项在前，专题性的类项在后。

具体排列顺序可参照各类项之间的相互关系，结合重要程度和上述规则及实际情况确定。

（二）分类方案的编制分类方案，是一个机关内文件材料分类的表现形式，它是用文字或图表形式表示一个机关内文件分类体系的一种文件。

是进行文件分类的依据。

一个机关内的文件应根据其内容和载体的不同，编制统一的分类方案，分类方案编制好后，一般不要随意变动，以保持其一致性和连续性。

五、分级别分级别，就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。

但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。

1、上级机关普发的文件，放上级。

2、上级机关针对本机关机构设置，人员编制的文件，放本机关。

3、上级机关针对本机关干部任免的文件放本机关。

4、上级机关针对本机关工作人员奖惩的文件放本机关。

5、上级机关通报本机关的文件，放本机关。

6、上级机关或领导人针对本机关工作的指示、讲话、题词、调查报告，放本机关。

7、上级机关批转、转发本机关的文件，放本机关。

8、上级机关的批复与本机关的请示，本机关的批复与下级机关的请示一起放本机关。

9、上级机关下达的工作、生产、经营计划和分配的物资、设备、经费等指标文件，如文件内容是针对本机关的，放本机关；如是针对本系统、本行业，其中包括本单位的文件，放上级。

10、上级机关通报本系统或本行业工作情况，其中包括本机关的文件，放上级。

如文件内容主要是针对本机关，并且是重大事项的放本机关。

11、上级机关的内部刊物、简报，是本机关内容的，放本机关，如其中仅有一项是本机关或与本机关无关的，放上级。

12、上级机关的会议文件，本机关的发言和本机关的典型材料放本机关，其余文件放上级。

13、直属上级机关与有关机关的联发文件和共同召开的会议文件，属于本机关内容的放本级，非本机关内容的放上级。

14、本机关起草，以上级机关名义发出的文件，印件和底稿放上级，本机关只保存印件。

15、本机关与外机关协商问题的来往文书，放本机关。

16、本机关与外机关的联发文件和共同召开的会议文件，放本机关。

17、本机关制发的文件，放本机关。

18、下级机关报送的文件，放下级。

19、本机关转发上级机关的文件，与被转发的原件，一并放本机关；如被转发件属于政策法规性重要文件，则应与转发件分开，即转发件归入本机关，被转发件归入上级机关。

20、本机关转发、批转下级机关的文件，与被转发、批转的下级机关的原件，一并放本机关。

六、划分保管期限保管期限，就是文件材料的留存年限。

划分保管期限，就是根据文件材料自身所具有的使用价值，确定文件材料存留的年限。

根据国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》，文书档案的保管期限为永久和定期两种。

永久，即在正常情况下，无限期地保存；定期，分为10年和30年两种。

（一）永久保管的文书档案主要包括：

本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；本机关机构演变、人事任免等材料；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

（二）定期保管的文书档案主要包括：

本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；本机关一般性事务管理文件材料本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

七、修整文件为使档案能够长期保存和有效利用，装订之前必须对归档文件材料逐件进行检查，凡不符合要求的都要进行修整。

1、修裱破损文件使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行修补或托裱。

2、复制字迹模糊或易褪变的文件包括不耐久字迹材料制成的文件和传真文件。

常用的复制方法是复印。

3、去除易锈蚀的金属物4、超大纸张折叠大于A4幅面的纸张要折叠成A4幅面。

要注意尽量减少折叠次数，折痕处尽量位于文字、图表字迹之外。

八、装订装订，是归档文件整理工作的基础环节。

归档文件修整完毕，采用符合档案保护技术要求的装订材料重新加以装订，以固定文件页次，防止散失，便于保管和利用。

（一）装订要求：

1、归档文件应以“件”为单位逐件进行装订。

2、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊规定除外）；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，样本在前，定稿在后。

3、装订时，应将“件”内的各页按一定方式对齐。

在左上角装订的，左侧与上侧对齐；左侧装订的，右侧与下侧（底边）对齐。

（二）装订方法1、线装法。

根据文件的厚薄，选择粗细适中的棉线进行装订。

文件页数较少时，采用“两孔一线”（细线）左上角装订，背后打活结；文件页数较多时，采用“三孔一线”左侧装订。

2、对于装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属物已严密封装在其中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。

九、排列文件排列文件，就是根据一定的方法确定全宗内归档文件先后顺序的过程。

（一）按事由排列法按事由排列法，就是将同一事由的相关文件排列在一起。

按事由排列的具体步骤如下：

1、在一个全宗内将同一年度的归档文件分别按其划定的保管期限排列，即按永久、定期分别排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。

2、在同一期限内的文件按其划定的类别分别排列，类与类之间、类与属类之间的文件排列，要按照分类方案进行。

（1）采用组织机构分类法分类的归档文件，可依据编委下达的编制文件中的内设组织机构（处室）位序或习惯位序结合重要程度排列。

即：

党群下设部门在前，行政下设部门在后，综合性部门在前，业务部门在后。

（2）采用问题分类的归档文件，可依据党群工作类在前，行政管理类、业务工作类在后；综合类在前，专题类在后，并结合重要程度排列。

3、在同一类别内的文件按事由结合时间、重要程度来排列。

即在同一类别内，将文件先按不同事由分开，将同一事由的相关文件排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。

（1）单一事由、单一责任者的文件，按归档文件形成时间的先后顺序排列。

（2）几个事由、单一责任者的文件，先把不同事由的文件分开，在每个事由里按文件形成时间的先后顺序排列，然后再按事由的重要程度排列。

重要事由在前，次要事由在后。

例：

（3）单一事由、几个责任者的文件，先把不同责任者的文件分开，在每个责任者的文件内，按文件形成时间的先后顺序排列，然后再接责任者地位高低依次排列。

一般是上级机关在前，本级、同级、下级机关在后。

例：

（4）几个事由、几个责任者的文件，首先把不同事由的文件分开，在每个事由里再把不同责任者的文件分开，在每个责任者里，按照文件形成时间的先后顺序排列；其次按责任者的地位高低排列；最后按事由的重要程度排列。

例：

（5）单一事由、单一责任者，涉及单一地区的文件，按文件形成时间的先后顺序排列。

例：

地矿煤炭管理局关于新密市煤矿开采情况的调查一共形成了4份文件，则按其文件形成时间的先后顺序排列。

（6）单一事由、单一责任者，涉及几个地区的文件，先把不同地区的文件分开，在每个地区里，按文件形成时间的先后顺序排列，然后按地区所处的地理位置或习惯排法排列。

例：

市计委关于下达各县（市）、区二000年重点工程项目投资计划的一系列文件，按习惯排法首先是先排县（市），后排区；即按新郑、新密、登封、巩义、荥阳市、中牟县；中原、二七、金水、管城、邙山、上街区的顺序依次排列。

（7）单一事由、几个责任者，涉及一个地区的文件，先把不同责任者的文件分开，在每个责任者里，按文件形成时间的先后顺序排列，然后再接责任者的地位高低排列。

例：

省、市政府、土地局关于处理巩义市黄河滩地纠纷问题的系列文件，就应采取此法排列。

（8）单一事由、几个责任者，涉及几个地区的文件，首先把不同地区的文件分开，在每个地区里再把不同责任者的文件分开，在每个责任者文件内按文件形成时间的先后顺序排列；其次，按责任者的地位高低排列；最后按地区的地理位置排列。

例：

国家、省、市地矿部、厅、局关于新密、登封、巩义市连续发生煤矿塌方事故调查的系列文件，就应按此法排列。

（9）本机关与外机关协商某项工作或某一事项形成的文件，应以本机关在前，外机关在后的顺序排列。

（10）报刊杂志、简报、信息等（指本机关编辑出版的，不包括新闻单位），按期刊号的先后顺序排列。

（二）按文