Excel使用技巧大全超全详解.docx

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Excel使用技巧大全超全详解

07 Excel使用技巧大全（超全）

使用技巧集锦————163Excel使用技巧集锦——163种技巧目一、基本方法71.快速选中全部工作表2.快速启动EXCEL77录3.快速删除选定区域数据84.给单元格重新命名85.在EXCEL中选择整个单元格范围快速移动/6.快速移动/复制单元格97.快速修改单元格式次序98.彻底清除单元格内容9.选择单元格10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.22.23.24.10109为工作表命名11一次性打开多个工作簿11快速切换工作簿13选定超级链接文本（技巧大赛获奖作品）选定超级链接文本（微软OFFICE技巧大赛获奖作品）13快速查找14修改默认文件保存路径14指定打开的文件夹15在多个EXCEL工作簿间快速切换快速获取帮助16创建帮助文件的快捷方式1615双击单元格某边移动选定单元格16双击单元格某边选取单元格区域双击单元格某边选取单元格区域17快速选定不连续单元格17根据条件选择单元格复制或移动单元格181725.26.27.28.29.30.31.32.33.34.35.36.37.38.39.40.41.42.43.44.完全删除EXCEL中的单元格18快速删除空行19回车键的粘贴功能19快速关闭多个文件20选定多个工作表20对多个工作表快速编辑20移动和复制工作表21工作表的删除21快速选择单元格2122区域（技巧大赛获奖作品）快速选定EXCEL区域（微软OFFICE技巧大赛获奖作品）备份工件簿2223自动打开工作簿快速浏览长工作簿23快速删除工作表中的空行绘制斜线表头24绘制斜线单元格252623每次选定同一单元格快速查找工作簿26禁止复制隐藏行或列中的数据禁止复制隐藏行或列中的数据制作个性单元格272827二、数据输入和编辑技巧1.在一个单元格内输入多个值282.增加工作簿的页数283.奇特的F4键294.将格式化文本导入EXCEL295.快速换行306.巧变文本为数字3031327.在单元格中输入0值8.将数字设为文本格式快速进行单元格之间的切换（技巧大赛获奖作品）9.快速进行单元格之间的切换（微软OFFICE技巧大赛获奖作品）3210.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.22.23.24.25.26.27.28.29.30.31.32.33.34.35.36.37.38.在同一单元格内连续输入多个测试值33输入数字、文字、输入数字、文字、日期或时间快速输入欧元符号34将单元格区域从公式转换成数值34快速输入有序文本34输入有规律数字3533巧妙输入常用数据36快速输入特殊符号36快速输入相同文本37快速给数字加上单位383939巧妙输入位数较多的数字将WPS/WORD表格转换为EXCEL工作表取消单元格链接快速输入拼音40插入“√”插入“√”4140按小数点对齐41对不同类型的单元格定义不同的输入法在EXCEL中快速插入WORD表格设置单元格字体43434241在一个单元格中显示多行文字将网页上的数据引入到EXCEL表格43取消超级链接44编辑单元格内容设置单元格边框444545设置单元格文本对齐方式输入公式46输入人名时使用“分散对齐”技巧大赛获奖作品）输入人名时使用“分散对齐”（微软OFFICE技巧大赛获奖作品）隐藏单元格中的所有值（技巧大赛获奖作品）隐藏单元格中的所有值（微软OFFICE技巧大赛获奖作品）46恢复隐藏列474639.40.41.42.43.44.45.46.47.48.49.50.51.52.53.54.55.56.57.58.59.60.快速隐藏/显示选中单元格所在行和列（技巧大赛获奖作品）快速隐藏/显示选中单元格所在行和列（微软OFFICE技巧大赛获奖作品）彻底隐藏单元格484847用下拉列表快速输入数据快速输入自定义短语设置单元格背景色5049快速在多个单元格中输入相同公式同时在多个单元格中输入相同内容快速输入日期和时间515050将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间51在EXCEL中不丢掉列标题的显示查看与日期等效的序列数的值快速复制单元格内容53535252使用自定义序列排序（技巧大赛获奖作品）使用自定义序列排序（微软OFFICE技巧大赛获奖作品）快速格式化EXCEL单元格固定显示某列54在EXCEL中快速编辑单元格54使用自动填充快速复制公式和格式为单元格添加批注56数据自动输入56在EXCEL中快速计算一个人的年龄57快速修改单元格次序57585553将网页上的数据引入到EXCEL表格中5858三、图形和图表编辑技巧1.在网上发布EXCEL生成的图形2.创建图表连接符593.将EXCEL单元格转换成图片形式插入到WORD中4.将WORD内容以图片形式插入到EXCEL表格中61605.将WORD中的内容作为图片链接插入EXCEL表格中616.在独立的窗口中处理内嵌式图表62在图表中显示隐藏数据7.在图表中显示隐藏数据628.在图表中增加文本框63639.建立文本与图表文本框的链接10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.22.23.24.25.26.27.28.给图表增加新数据系列64快速修改图表元素的格式创建复合图表6565对度量不同的数据系列使用不同坐标轴66将自己满意的图表设置为自定义图表类型66复制自定义图表类型旋转三维图表67拖动图表数据点改变工作表中的数值68把图片合并进你的图表68用图形美化工作表70让文本框与工作表网格线合二为一快速创建默认图表71快速创建内嵌式图表改变默认图表类型72快速转换内嵌式图表与新工作表图表72利用图表工具栏快速设置图表快速选取图表元素74通过一次按键创建一个EXCEL图表75绘制平直直线757573717167四、函数和公式编辑技巧1.巧用IF函数清除EXCEL工作表中的0752.批量求和763.对相邻单元格的数据求和774.对不相邻单元格的数据求和785.利用公式来设置加权平均6.自动求和79797.用记事本编辑公式808.防止编辑栏显示公式80函数参数中的数量限制9.解决SUM函数参数中的数量限制8110.11.12.在绝对与相对单元引用之间切换81快速查看所有工作表公式实现条件显示828382五、数据分析和管理技巧1.管理加载宏832.在工作表之间使用超级连接843.快速链接网上的数据4.跨表操作数据865.查看EXCEL中相距较远的两列数据86如何消除缩位后的计算误差（技巧大赛获奖作品）6.如何消除缩位后的计算误差（微软OFFICE技巧大赛获奖作品）877.利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算878.WEB查询889.在EXCEL中进行快速计算10.11.12.13.自动筛选前10个89同时进行多个单元格的运算（技巧大赛获奖作品）同时进行多个单元格的运算（微软OFFICE技巧大赛获奖作品）90让EXCEL出现错误数据提示91用“超级连接”快速跳转到其它文件92超级连接”8985六、设置技巧921.定制菜单命令922.设置菜单分隔线933.备份自定义工具栏934.共享自定义工具栏945.使用单文档界面快速切换工作簿946.自定义工具栏按钮95一、基本方法1.快速选中全部工作表右键单击工作窗口下面的工作表标签，右键单击工作窗口下面的工作表标签，作窗口下面的工作表标签在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”命令即可（）。

命令即可（）。

2.快速启动ExcelExcel，如果想在启动系统自动运行Excel，可以这样操作:

1.双击我的电脑”图标，双击“以这样操作:

1.双击“我的电脑”图标，进目录，依次打开“Start入Windows目录，依次打开“StartMenu\Programs\启动”文件夹;2.打开Menu\Programs\启动”文件夹;2.打开所在的文件夹，Excel所在的文件夹，用鼠标将Excel图标拖到“启动”文件夹，拖到“启动”文件夹，这时Excel的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中，式就被复制到“启动”文件夹中，下次启动Windows就可快速启动Excel了。

如果系统已启动，Windows系统已启动，你可用以下方法快速方法一单击“开始→文档”启动Excel:

方法一:

单击“开始→文档”工作簿即可。

方法二:

命令里的任一Excel工作簿即可。

方法二:

用鼠标从“我的电脑”用鼠标从“我的电脑”中将Excel应用程序拖到桌面上，然后从快捷菜单中选择“拖到桌面上，然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”前位置创建快捷方式”，以后启动时只需双击快捷方式即可。

击快捷方式即可。

3.快速删除选定区域数据如果用鼠标右键向上或向左（反向）如果用鼠标右键向上或向左（反向）拖动选定单元格区域的填充柄时，动选定单元格区域的填充柄时，没有将其拖出选定区域即释放了鼠标右键，出选定区域即释放了鼠标右键，则将删除选定区域中的部分或全部数据（定区域中的部分或全部数据（即拖动过程中变成灰色模糊的单元格区域，变成灰色模糊的单元格区域，在释放了鼠标右键后其内容将被删除）右键后其内容将被删除）。

4.给单元格重新命名Excel给每个单元格都有一个默认的名其命名规则是列标加横标则是列标加横标，字，其命名规则是列标加横标，例如D3表示第四列、第三行的单元格。

示第四列、第三行的单元格。

如果要将某单元格重新命名，可以采用下面两种方法:

元格重新命名，可以采用下面两种方法:

1.只要用鼠标单击某单元格，只要用鼠标单击某单元格，在表的左上角就会看到它当前的名字，再用鼠标选中名字，会看到它当前的名字，再用鼠标选中名字，就可以输入一个新的名字了。

2.选中要命就可以输入一个新的名字了。

2.选中要命名的单元格，单击“插入→名称→定义”名的单元格，单击“插入→名称→定义”命显示“定义名称”对话框，令，显示“定义名称”对话框，在“在当前工作簿中的名称”框里输入名字，单击“工作簿中的名称”框里输入名字，单击“确定”按钮即可（）。

注意:

在给单元格命名按钮即可（）。

注意:

时需注意名称的第一个字符必须是字母或汉字，个字符，汉字，它最多可包含255个字符，可以包含小写字符，大、小写字符，但是名称中不能有空格且不能与单元格引用相同。

能与单元格引用相同。

5.在Excel中选择整个单元格范围在Excel中，如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围，按下“Ctrl+Shift+理的整个单元格范围，按下“Ctrl+Shift+*”。

注意:

该命令将选择整个列和列标题，*”。

注意:

该命令将选择整个列和列标题，而不是该列表周围的空白单元格————你将而不是该列表周围的空白单元格——你将得到所需的单元格。

得到所需的单元格。

这一技巧不同于全选命令，全选命令将选择工作表中的全部单元包括那些你不打算使用的单元格。

格，包括那些你不打算使用的单元格。

6.快速移动/复制单元格先选定单元格，先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下鼠标左键并拖动到新位元格边框上，然后释放按键即可移动。

置，然后释放按键即可移动。

若要复制单元即可。

格，则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。

7.快速修改单元格式次序在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时，位置的同时，按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。

方法为:

选定单元格，元格内容的次序。

方法为:

选定单元格，按移动鼠标指针至单元格边缘，下Shift键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。

上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“状标志，成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“状标志，成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。

作后，单元格间的次序即发生了变化。

8.彻底清除单元格内容先选定单元格，先选定单元格，然后按Delete键，这时仅删除了单元格内容，时仅删除了单元格内容，它的格式和批注还保留着。

要彻底清除单元格，可用以下方法:

保留着。

要彻底清除单元格，可用以下方法:

选定想要清除的单元格或单元格范围范围，选定想要清除的单元格或单元格范围，单击编辑→清除”命令，这时显示“清除”“编辑→清除”命令，这时显示“清除”菜（），选择全部”命令即可，选择“单（），选择“全部”命令即可，当然你也可以选择删除“格式”内容”可以选择删除“格式”、“内容”或“批中的任一个。

注”中的任一个。

9.选择单元格选择一个单元格，选择一个单元格，将鼠标指向它单击鼠标左键即可;选择一个单元格区域，标左键即可;选择一个单元格区域，可选中左上角的单元格，左上角的单元格，然后按住鼠标左键向右拖直到需要的位置松开鼠标左键即可;曳，直到需要的位置松开鼠标左键即可;若要选择两个或多个不相邻的单元格区域，要选择两个或多个不相邻的单元格区域，在选择一个单元格区域后，选择一个单元格区域后，可按住Ctrl键，然后再选另一个区域即可;然后再选另一个区域即可;若要选择整行或整列，只需单击行号或列标，或整列，只需单击行号或列标，这时该行或该列第一个单元格将成为活动的单元格;该列第一个单元格将成为活动的单元格;若单击左上角行号与列标交叉处的按钮行号与列标交叉处的按钮，若单击左上角行号与列标交叉处的按钮，即可选定整个工作表。

可选定整个工作表。

10.为工作表命名为了便于记忆和查找，为了便于记忆和查找，可以将Excel的sheet1、sheet2、sheet1、sheet2、sheet3工作命名为容易记忆的名字，有两种方法:

1.:

1.选择要改名的工忆的名字，有两种方法:

1.选择要改名的工作表，单击“格式→工作表→重命名”作表，单击“格式→工作表→重命名”命令，这时工作表的标签上名字将被反白显然后在标签上输入新的表名即可。

示，然后在标签上输入新的表名即可。

2.双击当前工作表下部的名称，双击当前工作表下部的名称，如“Sheet1”，再输入新的名称。

“Sheet1”，再输入新的名称。

11.一次性打开多个工作簿利用下面的方法可以快速打开多个工作簿:

方法一打开工作簿（*.xls）所在的作簿:

打开工作簿（*.xls）所在的（*.xls）文件夹，文件夹，按住Shift键或Ctrl键，并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿，标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿，将它们全部选中，然后按右键单击，选择“它们全部选中，然后按右键单击，选择“打命令，2002，开”命令，系统则启动Excel2002，并将上述选中的工作簿全部打开。

述选中的工作簿全部打开。

方法二将需要一次打开的多个工作簿文件复制到C:

\Windows\C:

\Windows\ApplicationData\Microsoft\Excel\文件夹中，Data\Microsoft\Excel\XLSTART文件夹中，以后启动Excel2002时，上述工作簿也同时被全部打开。

2002，时被全部打开。

方法三启动Excel2002，单击“工具→选项”命令，打开“选项”单击“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，点击“常规”标签，话框，点击“常规”标签，在“启动时打开此项中的所有文件”后面的方框中输入一此项中的所有文件”后面的方框中输入一个文件夹的完整路径（d:

\Excel），个文件夹的完整路径（如d:

\Excel），单击确定”退出。

“确定”退出。

然后将需要同时打开的工作簿复制到上述文件夹中，簿复制到上述文件夹中，以后当启动Excel上述文件夹中的所有文件（2002时，上述文件夹中的所有文件（包括非格式的文档）被全部打开。

Excel格式的文档）被全部打开。

方法四在单击“文件→打开”命令，Excel2002中，单击“文件→打开”命令，按住Shift键或Ctrl键，在弹出的对话框文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿，然后按“打开”按钮，工作簿，然后按“打开”按钮，就可以一次打开多个工作簿。

用上述方法，打开多个工作簿。

方法五用上述方法，将需要同时打开的多个工作簿全部打开，需要同时打开的多个工作簿全部打开，再单文件→保存工作区”命令，打开“击“文件→保存工作区”命令，打开“保存工作区对话框，取名保存。

工作区”对话框，取名保存。

以后只要用打开该工作区文件，Excel2002打开该工作区文件，则包含在该工作区中的所有工作簿即被同时打开。

工作区中的所有工作簿即被同时打开。

12.快速切换工作簿对于少量的工作簿切换，对于少量的工作簿切换，单击工作簿所在窗口即可。

在窗口即可。

要对多个窗口下的多个工作簿进行切换，可以使用“窗口”菜单。

进行切换，可以使用“窗口”菜单。

“窗口”菜单的底部列出了已打开工作簿的名要直接切换到一个工作簿，可以从“字，要直接切换到一个工作簿，可以从“窗菜单选择它的名字。

窗口”口”菜单选择它的名字。

“窗口”菜单最多个工作簿，窗口”能列出9个工作簿，若多于9个，“窗口”菜单则包含一个名为“其他窗口”的命令，菜单则包含一个名为“其他窗口”的命令，选用该命令，选用该命令，则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框，有已打开的工作簿名字的对话框，只需单击中需要的名字即可。

其中需要的名字即可。

13.选定超级链接文本（微软Office技巧大赛获奖作品）如果需要在Excel中选定超级链接文本而不跳转到目标处，可在指向该单元格时，而不跳转到目标处，可在指向该单元格时，单击并按住可选定单元格。

单击并按住可选定单元格。

14.快速查找在执行查找操作之前，在执行查找操作之前，可以将查找区域确定在某个单元格区域、整个工作表（确定在某个单元格区域、整个工作表（可选定此工作表内的任意一个单元格）定此工作表内的任意一个单元格）或者工作簿里的多个工作表范围内。

簿里的多个工作表范围内。

在输入查找内容可以使用问号（？

）和星号（（？

）和星号时，可以使用问号（？

）和星号（*）作为通配符，以方便查找操作。

问号（？

）（？

）代表通配符，以方便查找操作。

问号（？

）代表一个字符，星号（代表一个或多个字符。

一个字符，星号（*）代表一个或多个字符。

需要注意的问题是，既然问号（？

）（？

）和星号需要注意的问题是，既然问号（？

）和星号作为通配符使用使用，（*）作为通配符使用，那么如何查找问号（？

）和星号和星号（（？

）和星号（*）呢？

只要在这两个字符前加上波浪号（就可以了。

前加上波浪号（～）就可以了。

15.修改默认文件保存路径2002，单击“工具→选项”启动Excel2002，单击“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，常规”命令，打开“选项”对话框，在“常规”标签中，默认文件位置”签中，将“默认文件位置”方框中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径（）（）。

改为你需要定位的文件夹完整路径（）。

以后新建Excel工作簿，进行“保存”操作时，工作簿，进行“保存”操作时，系统打开“另存为”系统打开“另存为”对话框后直接定位到你指定的文件夹中。

你指定的文件夹中。

16.指定打开的文件夹我们可以指定打开文件的文件夹，我们可以指定打开文件的文件夹，方法如下:

单击“开始→运行”如下:

单击“开始→运行”，输入regedit命令，打开“注册表编辑器”命令，打开“注册表编辑器”，展开HKEY_CURRENT_USERSoftware\Microsoft\EY_CURRENT_USER\HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Common\Office\10.0\Common\OpenFind\Places\UserDefinedPlaces，Find\Places\UserDefinedPlaces，在下面新建主键，名称为“mydoc”“mydoc”，新建主键，名称为“mydoc”，然后在该主键中新建两个“字符串值”键中新建两个“字符串值”，名称分别是“Name”和“Path”，值分别为““Name”和“Path”，值分别为“我的文”（可以随意命名可以随意命名）“d:

\mypath”（定件”（可以随意命名）和“d:

\mypath”（定位文件夹的完整路径）关闭“位文件夹的完整路径），关闭“注册表编辑重启电脑。

器”，重启电脑。

以后在Excel2002中进打开”操作时，行“打开”操作时，打开对话框左侧新添了我的文件”这一项目，点击该项目，“我的文件”这一项目，点击该项目，即可进入“d:

mypath”文件夹“d:

\文件夹。

进入“d:

\mypath”文件夹。

17.在多个Excel工作簿间快速切换按下“Ctrl+Tab”可在打开的工作簿按下“Ctrl+Tab”可在打开的工作簿“Ctrl+Tab”间切换。

间切换。

18.快速获取帮助对于工具栏或屏幕区，对于工具栏或屏幕区，按组合键“Shift＋F1”，鼠标变成带问号的箭头，“Shift＋F1”，鼠标变成带问号的箭头，用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区，用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区，它就弹出一个帮助窗口会显示该元素的详细帮助信息。

19.创建帮助文件的快捷方式Excel帮助文件是编译的HTML帮助文件Xlmain10.chm，存放在安装目录Xlmain10.chm，Office10\目录中，\Office10\2052目录中，单击并拖拉此文件快速启动工具栏上。

此后，到Windows快速启动工具栏上。

此后，不管Excel是否在运行，Excel是否在运行，而且也不用调用Office助手，