加油站便利店商品库存管理系统操作流程docx.docx
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加油站便利店商品库存管理系统操作流程docx
规章制度
便利店库存管理系统操作流程指引
流程编号
版本号
流程
名称
便利店库存管理系统操作流程指引
相关
部门
财务部、运营部
相关
制度
相关
表单
流程编号
SOSD-002
编制
杨兵
审核
王强
修改记录
第一次修改
编制
审核
要点
第二次修改
编制
审核
要点
第三次修改
编制
审核
要点
第四次修改
编制
审核
要点
第五次修改
编制
审核
要点
起草部门:
油站运营部
分发目录:
本部全体员工
签发人:
_____________(总经理)
签发日期:
便利店库存管理系统操作流程指引
商品的库存管理是油站营运环节中非常重要的一部分。
科学而严格的管理,不仅能最大限度地降低过期、损坏、霉变等各种损耗,还能有效地节约空间和劳动力。
库存管理包括商品入库、出库和回库三个环节:
◆商品入库:
按照分类摆放及先进先出的原则码放商品
将实际收货数量录入《非油品验收单》
按照订货/收货流程接收商品
注意事项:
Ø按照“先进先出”的原则:
同种货品都应按照有效期的先后由上至下,由左至右,由外至里摆放
Ø合理分配货架,同类商品摆放在同一或相邻货架上,饮料、食品类商品应远离化学或汽车用品
Ø食品类不得接触地面
Ø贵重商品应放入专门的柜子上锁,并由专人保管
非油品验收单
油站在正常验收所订购的非油品时使用。
【操作步骤】
本模块采用“单据操作画面”(如图),在此界面可直接对内容进行修改、删除,审核后即在系统内生效。
第1步选择相应的模块,进入单据操作界面;
第2步选择查询条件并输入相关信息后按“查询”;或直接点击“查询”,系统显示所有符合查询条件的单据,如没有输入任何条件则显示所有单据;
第3步点击“编辑”;
第4步输入“验收数量”与“赠品数量”并选择商品存放位置;
第5步保存并审核。
例如:
按商品种类的不同将其放置在库房的相应区域
将实际收货数量录入系统《非油品验收单》
小贴士:
商品根据不同性质划分为22类:
酒、糖果、饼干、奶、家庭食品、面包、快餐、快餐饮料、雪糕、香烟、饮料、薯片小吃、文具/玩具、日用品、健康美容品、药品、计生用品、服务、消耗品、报刊杂志、汽车用品、机油
便利店的仓库应分为货品区、礼品/促销品区、退/换/转货品区、过期/损坏货品区和杂货区等五个区域
每一间油站应保存有仓库的标准仓库货架布局示意图
香烟是需要特别留意的贵重商品,在储存过程中,很容易吸收不同的气味必须有独立而且相对密封的容器来储存。
A架
B架
C架
D架
G架
F架
E架
A架
B架
C架
D架
E架
F架
G架
药品/计生/健康美容
礼品玩具
饼干
饼干
饼干
香烟
香烟
汽车用品
汽车用品
报刊/杂志
薯片小吃
薯片小吃
糖果
酒
机油
机油
日用品
饮料
饮料
家庭食品
退换货品
机油
机油
机油
日用品
饮料
饮料
损坏商品
◆商品出库:
库房商品实际出库与账面记录
非油品移仓单
油站将非油品从仓库转移到货架或货架转移到仓库时使用,系统在核减销售时使用货架库存,如未及时进行移仓,可能会造成货架负库存。
【操作步骤】
本模块采用“单据操作画面”(如下图),在此界面可直接对未审核确认的内容进行修改、删除、添加。
第1步选择相应的模块,进入单据操作界面;
第2步进入该模块后点击右上角的“新建”;
第3步选择“营业日期”与“班次”;
第4步选择“移出仓位”与“移入仓位”;
第5步点击“增加删除商品明细”;
第6步选择商品并输入“移仓数量”;
第7步保存并审核。
商品实际出库:
如需补货,填写《非油品移仓单》
检查便利店内商品是否丰盈
根据《非油品移仓单》于库房中找到相应商品
按照“先进先出”原则取出商品
按照陈列原则摆放商品
例如,2010年3月20日A班销售2桶快驰4000(15W40),货架出现空缺,则便利店员需要出库3桶快驰4000(15W40)
便利店货架出现空缺:
快驰4000缺3桶
2009年9月15日
2009年12月2日
Ø在库房找到相应货品(快驰4000)
Ø比较商品的有效期,按照“先进先出”原则将有效期较短的商品取出3桶)
账面记录
打印当日《非油品移仓单》,并根据《非油品移仓单》进行出库,并由便利店员/主管与收银员共同签字确认,存档备查;
小贴士:
库房钥匙一把由便利店主管保管,便利店主管上班盘点库存商品无误后,在相应《非油品移仓单》上签字确认。
◆商品回库:
出现破损、过期或通知下架等情形,商品应收回至库房过期/损坏货区放置。
(商品报废、退货等流程详见《第一章—1.6.2退换货及1.6.4商品有效期管理》)
库房过期/损坏货区
商品出现破损或过期
◆商品盘点:
Ø盘点是便利店管理中十分重要和必不可少的工作。
Ø通过定期和准确的盘点
⏹可以清楚了解实际的库存货品种类和数量;
⏹可以清楚地反应出某段时间范围内某类货品的损耗情况,从而及时发现和解决存在的某些问题,最大限度地降低不必要的损耗;
Ø整个盘点程序可分为仓库货品盘点和便利店货品盘点两部分;
Ø在便利店盘点过程中,不得影响便利店正常的销售工作
盘点方法:
Ø每班盘点:
油站建立货架商品台帐,每次从仓库出货及每班商品销售时,都必须在交接班前及时在系统中录入,交接班时,交接班双方应该根据系统数据盘点货架实物,如果出现每班差异,需及时查找原因,当班主管为负责人。
Ø每周盘点:
油站经理对部分物品进行抽查,并填写《便利店商品抽盘表》。
Ø每月盘点:
每月油站经理组织一次对便利店商品的全面盘点,油站经理与会计须在现场参加盘点。
手工盘点:
前期准备
Ø提前上货,保证盘点期间商品的销售与货架的丰满
Ø充足的人员,保证盘点质量
Ø空白的《仓库/便利店商品盘点表》
初盘的同时安排专人负责记录初盘期间的商品销售情况,注意将“销售”分为“盘点前”、“盘点后”两个阶段记录
初盘
按盘点实际数量准确录入
第1步选择“非油品盘点录入单”模块,进入单据操作界面;
第2步进入该模块后点击右上角的“新建”;
录入
第3步选择“盘点通知单号”和“仓位”;
第4步点击“增加删除商品明细”并选择需盘点的商品;
第5步输入“盘点数量”与“盘点期间销售影响数”;
第6步保存并审核。
盘点枪盘点:
第一步新建非油品盘点通知单
非油品盘点通知单是盘点前的准备,此操作确定盘点商品的范围。
【操作步骤】
本模块采用“单据操作画面”(如下图),在此界面可直接对未审核确认的内容进行修改、删除、添加。
第1步选择相应的模块,进入单据操作界面;
第2步进入该模块后点击右上角的“新建”;
第3步选择“油站”;
第4步选择“是否立即执行”,若“否”,则选择执行的营业日期与班次;
第5步选择“是否指定仓位”,若“是”,则选择“仓位”或“货架”;
第6步选择“商品范围”,若非“全部商品”,则选择特定商品;
第7步保存并审核。
第二步非油品盘点资料导入盘点枪
盘点资料导入盘点枪是在每次盘点开始之前需要做的工作,导入到盘点枪的资料将在盘点过程中比对盘点商品是否存在,操作时需要打开盘点枪的同时登陆POS系统,操作步骤如下:
1)在盘点枪上:
打开菜单“1:
数据传输->3:
下传主档数据”,将提示:
是否接受数据?
2)油站端的BOS:
登陆BOS,打开“交班管理->盘点机数据处理”菜单,如下图:
3)按下盘点枪确认键的同时,点击BOS系统中如上模块的第一个按钮“BOS->盘点枪”
4)确认后,如下提示表示本次导入成功:
a)盘点枪提示:
下载数据结束,按任意键返回!
b)按BOS系统提示:
导入数据至盘点机成功。
●注意:
如果盘点枪出现:
等待超时,按任意键返回!
,表示导入数据不成功,需要重新再试
第三步盘点并录入系统
A.盘点整个过程,只使用一支盘点枪进行全场盘点
盘点小组由3人组成,其中2人盘点报数,另外1人(通常是指油站出纳)同时监督清点的顺序和数量并在盘点枪录入盘点数据,然后导入系统生成审核盘点录入单。
所有参与盘点人需在已审核的《非油品盘点录入单》上签名确认,出纳不需另行抽盘。
B.盘点整个过程,使用多支盘点枪同时进行全场盘点
油站出纳负责盘点的组织,根据可以使用的盘点枪的数量决定分组个数及人员安排。
每组2个人,1人盘点,另1人监督清点的顺序和实盘数量并使用盘点枪进行记录,之后将盘点枪数据导入系统中生成《非油品盘点录入单》并审核,参与盘点人员根据谁盘点谁负责的原则在已审核的《非油品盘点录入单》上签名确认,对参与盘点的实盘数量负责;油站出纳组织并监督整个盘点过程,并按相关条款要求进行抽盘。
C.盘点整个过程,使用盘点枪与手工盘点同时进行全场盘点
油站出纳负责盘点的组织,使用盘点枪盘点请参考B类盘点形式的工作程序;
同时采取用手工盘点形式的,每组2人,1人盘点,另1人监督清点的顺序和实盘数量并手工记录在《非油品盘点录入单》表上,手工记录的《非油品盘点录入单》由油站经理授权,除便利店主管外参与盘点的员工进行系统录入并审核,参与盘点人员根据谁盘点谁负责的原则在已审核的《非油品盘点录入单》上签名确认,对参与盘点的实盘数量负责,出纳组织并监督整个盘点过程,并按相关条款要求进行抽盘。
盘点枪导入盘点数据步骤:
第1步选择“非油品盘点录入单”模块,进入单据操作界面;
第2步进入该模块后点击右上角的“新建”;
第3步选择“盘点通知单号”和“仓位”;
第4步点击“导入盘点数据”按钮
第5步系统自动导入盘点枪中的数据并显示在界面上;
第6步保存并审核。
第四步审核盘点录入单
盘点录入单审核后,系统将在非油品盘点审批单中显示盈亏数,如盈亏数量正确则由油站经理审批非油品盘点审批单,完成盘点工作。
【操作步骤】
本模块采用“单据操作画面”(如下图),在此界面可直接对未审核确认的内容进行修改、删除、添加。
第1步选择相应的模块,进入单据操作界面;
第2步选择查询条件并输入相关信息后按“查询”;或直接点击“查询”,系统显示所有符合查询条件的单据,如没有输入任何条件则显示所有单据;
第3步点击“编辑”或“查看”,检查盈亏数量是否正确;
第4步如盈亏数量正确,可审核完成盘点,如数量有误,可再次进行“非油品盘点录入单”修改实盘数。
复盘
Ø初盘者签名,初盘结束
Ø换另一员工复盘,复盘操作同上。
Ø复盘者签名,复盘结束。
Ø经理/出纳同时对盘点结果进行抽查,随机抽查不少于10%的商品
Ø复盘/抽检
油站出纳/经理打印已审核《非油品盘点录入单》,于每张单上挑选两-五项商品进行抽盘并记录抽盘数量,确认无误后在《非油品盘点录入单》对应抽盘的单品后面签名确认
Ø
油站经理在财务结账日之前(通常是指每月30日之前)点击“盘点审核”按钮,在系统生成最终的《非油品盘点审批单》并签名确认,盘点完毕
%注意:
✧在盘点审批单未审核前,可多次录入盘点录入单,同一商品多次录入时系统会自动对数量进行累加。
✧如审核了此单据,则表示本次盘点工作结束,系统自动根据实盘结果产生盘点盈亏单,并调整系统库存。
Ø盘点结果=核对后的复盘数量+盘点前销售+盘点期间销售
Ø理论数量=期初数量+进货数量-销售数量+/-调拨数量-退货/报废数量(根据《非油品进销存明细表》)
Ø分析盘点差异:
详见《财务分册》
Ø每月油站盘点之后,油站将《非油品进销存明细表》及《非油品盘点盈亏单》报送给总部油站会计主管和区域经理