仓库单据管理办法.docx

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仓库单据管理办法

第一部分  公司仓库单据管理办法

总体原则：

物资进出有凭可依、账实相符、业务真实、合理库存、物资安全、质量保证。

保管做到业务真实、登记正确、清晰、字迹工整、验收入库、质量合格、妥善保管、单据传递及时、开具单据分类准确、及时盘点库存。

一.入库单

1.办理入库依据：

发货单位的送货单、采购部提供的发票及请购单。

2.入库：

一式四联入库单分别由采购员、保管员、质检员签字，按入库单流程办理，未签字、未质检不能入库，不能收发货，财务判定为无效单据。

3.验收：

注意验收数量品种是否相符，注意验收法与产品是否符合要求，有无质量问题，部分货品包装是否破损。

4.填写：

入库单按单中各项规填写，按照不同种类分别登记，写清进货单位名称、进货数量、进货型号等相关信息，注意字迹清晰、工整。

5.对帐：

月底保管员要对所有入库产品进行数量分类合计，并与财务部数量科目核对相符。

6.单据保管：

入库单入帐、传递、分类、结帐按财务制度及流程规定，装订成册由仓库保管。

二.产成品（半成品）入库单

1.办理入库依据：

依据生产部门填写入库表及入库记录，详细填写本入库单，详细注明名称、规格、数量。

2.入库：

一式四联入库单分别由入库员（生产部）、保管员同时签字，按产成品入库流程办理，未签字、未质检的产品不能入库，不能收发货，财务判定为无效单据。

3.填写：

入库单中各项应规填写，生产部开具入库记录表，登记产品数量、规格、型号。

保管员填写入库单，办理产成品入库，同时作为财务部月末计算产品生产成本的依据。

4.对帐：

入库单月末合计重量财务部相对应科目及生产部月报对账相符。

5.单据保管：

入库单按生产编号及产品规格分类，装订成册。

6.验收：

注意品种、数量、规格、质量有无问题.

三.领料单：

1.依据：

由用料部门填写一式三联领料单，经领料人签字，保管员据此发料同时签字确认。

2.单据保管：

按照原料种类分别装订成册。

3.对帐：

月末领料单、材料收发结存月报表财务对应会计科目一致。

四.出库单（产成品）：

1.由业务部根据客户合同要求、通知开具一式五联《出库单》，由业务组开单员、保管员、提货人共同签字，仓库凭单签字发货。

2.出库单一式五联分配流程按财务部据流程规定办理。

仓库保管员未签字，未到场监督不发货。

3.出库单中各项由业务部按单中各项规填写（打印）作为仓库、业务部、财务部、客户联、出门联的依据。

月末由仓库填报产成品收发结存月报表，与营业部、同财务部对账月结相符。

4.保管按照产品种类记账，分类别装订。

5.存根联留存业务部核对，记账联交与财务，第三联保管记账，第四联作为出库单据交与提货人，第五联作为出门联交与公司门卫或者保安。

A制造企业仓库管理单据传递流程规

一.入库单

1.入库单亦称进仓单、入仓单。

所有物资、物员、采购材料等进仓，均需填写进入库单。

本单一式四联，由保管员凭供应商送货单、采购合同、请购单或经审批的采购计划据实填写与验收。

2.四联单分配：

第一联为仓库存根并记账；第二联为财务记账入账；第三联为质检联；第四联为客户联给供货单位查询。

3.质检部应同时出示质检报告，与仓库、采购三同时签字，可入库，否则判定为待检区存放，不能入库、不能发货出库。

4.附：

入库单流程图：

采购部门提供：

1.实物进仓

2.送货单

3.采购合同

4.请购单或采购计划

5.货物发票

采购部门：

凭送货单及采购发票等填制现金物料报销单

仓库：

凭单验收入库：

1.填写四联入库单、验收报告

2.四联入库单必须送货员、质检员、保管员同时签字

3.仓库留存第一联存根联

质检部：

在收到仓库传递的入库单，立刻进行检验，检验合格之后立即交与财务备案。

财务部：

凭第二联入库单及送货单、发票等填制记账凭证

采购与财务对账：

1.月结供应商当月采购量对账

2.月结供应商购货发票对账与签收

3.应付账款余额对账

4.付账计划核定

二.产成品（半成品）入库单  

1.成品（半成品）入库，所有让售、销售、加工料销售等产成品（半成品）均需填写本入库单。

本单一式四联，由保管员依据生产部产成品加工入库单填写；第一联为仓库存根联；第二联为财务记账联；第三联为质检联；第四联为生产联。

2.产成品（半成品）入库单流程：

仓库：

依据生产部完工入库记录填写一式四联入库，同时留存第一联存根记账

财务部：

凭入库单做成本计算及编制发出商品记账凭证，留存第二联

质检部：

根据入库单做抽样检查，出具质检报告单，及时交与财务。

三．出库单

1.出库单，含产成品（半成品）、加工料、废次品等。

除消耗领料单外的销售让售，均需填写出库单。

本单一式六联，由营业部（业务组）凭销售合同（协议）、销售计划、客户通知等填写。

对发生质量退货（发生退货必须有质检部门签字认可）或重开出库单的由业务部重新开具红字出库单，经质检等部门确认，各冲账。

2联单分配：

1.营业部存根记账      

2.财务记账（应收账款或发出商品）

3.仓库记账

4.收货单位随货同行，（客户入账）

5.财务备查（出厂放行）

出库单流程图：

业务部：

开单，留存第一联

财务部：

记账应收款或发出商品，留存第二联

仓库：

记账第三联

司机或取货员：

提货随货同行，留存第四联

取货员：

出厂放行，留存第五联（出门时凭此出门，此联交与保安或门卫）

四.领料单

1.领料单即仓库所有物料出仓，均应填写领料单。

2.领料单流程：

仓库：

记账输单留存第一联，

财务：

留存第二联，凭单做材料分配消耗表

领料部门：

留存第三联，作对账领料控制

第二部分  费用报销管理

一、费用报销：

目的：

为格控制非生产性费用开支，防止铺浪费，提倡勤俭节约，费用包括：

借支费、办公费、费、差旅费、车辆费报销等。

费用报销凭《费用报销单》核报，指无实物形态的、自制原始凭证等经济事项的发生报销。

主要流程：

报销流程：

1.报销人按照《费用报销单填写规》填写，注意原始凭证粘贴规整齐有层次，正确填写数。

2.部门主管签字确认费用发生是否合理、真实。

3.报销人转给公司出纳进行初步审核。

4.由出纳传递给主管会计进行复核。

5.最后由公司主管签字确认，经出纳报销支取现金。

二、物料（费用）报销：

1、报销程序：

仓库填写入（进）库单（凭计划、发票送货单等）借款经办人填写相关报销单、物料（费用）单、粘贴单.

程序参照借款流程

2、费用报销不需办理入库手续，差旅费报销需另填差旅费报销单，附后票据还需有粘贴单规原始凭证。

3.报批原则：

（1）原始单据必须真实、清晰、完整，凡因涂改或撕裂行起原始单据模糊不清的，财务部有权拒绝报销；对虚报和假票按“报多少罚多少”原则处理，所报货款金额清缴；对手续不全、不完整的要求更正、完善和补充。

（2）凡属材料、固定资产的采购报销，均事先由采购部提交采购计划，按相关程序报批后，连同单据办理入库或检验手续，能报账。

（3）有关报销单据均由报销经办人亲自填写，做到容完整、数据真实，符合财务制度规定。

填写报销单各要素齐全，如：

日期、金额、附件数、费用用物料归属部门和用途等，附件分类粘贴。

（4）当月费用当月报销，凡发票日期与报销日期相隔30天以上者，不予报销，特殊情况，须经公司主管批准。

4.报批管理办法：

报销依据：

①原始税务发票（尽可能开具增值税进项抵扣发票），原则上不受理收款收据；

②入（进）库单（一式四联，按入库规验收签收）；即采购、保管、质检、财务四签字；

③采购合同或合约、协议书；

④物料（费用）报销单（经办人亲自填写）；

⑤送货单（供应商提供）及其他有效凭据。

另：

1.生产废料（含废品等）统一由采购部联系出售，由保管办理出库手续，财务凭单收款，行政保安凭出门联放行。

2.员工宿舍的物品、水电费用核定，食堂物品及伙食费等后勤费用物料管理，统一划归统筹管理，财务部监控执行。

三、办公费用管理：

办公费用在管理费用中列支，包括办公文具、印刷品、日用消耗统一划归采购部按月统计各部，由采购部按月度计划经核批后统一采购，入库核报，财务部监控执行。

办公用设备、车辆、低值易耗品采购及广告、保险、修理等费用，大额发生要做年度计划，临时发生要报公司主管批准。

四、借款管理：

借款程序：

1.借款人填写借款单

2.借款人所属部门主管审签

3.公司主管签字审批

4.财务主管签字

5.借款人到出纳处支取现金

6.借款人领款签字

7.出纳将借款单转会计编制凭证。

注意：

1.大额借款以万元为限，均需提前一天通知财务部，以便筹措现款，固定资产购置和生产用料，均需月份计划采购，经公司主管审批后，转财务部安排资金。

2.所有借款必须于任务完成后的一归还或报账，（含出差人员，节假日顺延），对逾期不归还的款项，财务部则在借款人工资中扣除或责令归还（或报账）；因费用报销不及时或报销单填写不规、不真实的，由此造成延误或损失，均由报销部门（借款人）负责。

3.出纳应格按财务制度规定办理借款业务，格控制额度，转账及现金支票均应符合银行结算制度规定。

4.审批权限（单位：

人民币元）（另行规定）

5.财务部每月底编报超期借款余额表，送交借款人的部门负责人，并通知工资管理人员追款、扣款和罚款，罚款额度待定。

6.员工离开公司的，由部门负责人追索欠款；如该欠款属超期、财务部又已通知过借款审批人，则由部门负责人承担相应责任。

五、备用金核定：

1.对经常有业务联系的，含采购、差旅等费用，由经办人申请，该部主管初审，公司主管审批，财务主管签字确认。

对离辞退员工，需先到财务部办时备用结算手续，能办理离辞职手续。

2.对业务活动暂未开展或长期占用备用金未予报销的经办人，财务部通知责令限期扣款。

第三部分  物资采购管理

公司需购物品（料）一律由专职采购人员购买，其他人员均不得采购任公司物品。

当非采购人员未经委托或领导可，擅自购买公司物品（料）的，财务部不得予以报销。

  采购人员必须格遵守“货比三家，选优而用；物美价廉，调价确认”原则。

采购部门应建立以下档案及报表：

1.供应商送货单、购货发票补开发票、请购单或采购计划、采购合同（协议）归档、订立、完善；

2.采购计划价格制定及明细表呈报；

3.供应商详细档案异动明细表

4.付款计划月报、采购报价明细表呈报；

5.所有物料（物品、物资）实际价格、计划价格编码明细表建立健全等。

采购部物资采购发票管理的暂行办法

发票是一种重要的见证经济活动的凭证，特别是增值税专用发票在开具、取得、抵扣等环节有格的税收政策条文监管，增值税专用发票的抵扣直接关系到公司税收负担的问题，在涉税事项中一定要谨慎从事。

因此，特根据我公司的具体情况作出如下规定：

一、采购物资的类型划分：

1．生产型耗用：

原材料、辅助材料、五金工具（刀具）、其他低值易耗品、燃料；

2．办公型耗用：

办公文具、用品；

3．固定资产类：

机器设备、电子设备、运输工具；

4．饭堂饮食物资：

饭堂米、油、菜、调味品等；

5．业务招待类：

烟酒食品等。

二、按上述类别划分后，需要开具发票的层次可以下述描述：

1．  生产型耗用：

必须开增值税票

2．办公型耗用：

增值税票、普通票

3．固定资产类：

普通票、装修工程

4．食堂材料：

普通票

三、财务入帐对发票的处理：

1.有票的纳入规的财务核算；

2.无票的放入福利费用的开支或其他处.

四、开具增值税发票而暂时不能的，采购部将收据集中造册登记保管好，以后集中处理；物品交仓库，仓库先作代管处理或暂估入帐，此部分也应与采购部对应集中造册登记，待有正式发票时再做更正处理。

五、采购部采购的物品必须明确配合后续部门输入电脑时的需要，填写规、容齐全、价格的口径要跟仓库一致。

六、发票：

要求先收票后才按月结时间进行结算。

采购物资进库仓的同时，要求有发票的必须要有发票，无论是现金支付还是月结的，特别是月结的，先收发票非常有利于我司合理的、整体的有序安排税款，并且结合其他大公司的做法莫不如此！

七、物资进库后，采购、仓库、财务、质检必须三条线，保证单据传递（按进库的流程规定执行）的顺畅、及时到达各接收单据的位置，避免因不及时造成漏单、重复、出错，以至三数据不统一。

第四部分  合同管理

合同是具有合作关系的各以文字形式明确各责权关系的契约，具有法律的约束力。

建立公司的合同管理制度，拟定合同管理制度由人力资源部负责，本公司法律顾问参与起草拟定工作。

财务部为公司经济合同的监督机构，公司法务人员对所有经济合同进行审核管理；具体合同按不同的种类由归口部门管理与执行。

所有法律文件含合同全部留存原件交一份给财务部作付款依据和监控依据。

签订经济合同必须采用书面形式，格式必须符合规。

签订的合同包括：

购销合同、建筑装饰工程承包合同、加工承揽合同、财产保险合同、货物运输合同、采购合同、销售合同等。

对公司发生合同纠纷，须尽快与法务专员联系，并尽快报告公司主管后，由法务人员会同公司代表与对协商、谈判或提出仲裁、诉讼。

凡金额超过10万元的工程发包、设备订购等合同，必须连同工程竣工图或设备说明书和维修说明书原件交一份财务部，支付尾款时必须收齐各相关存档的凭证资料可支付。

第五部分  固定资产管理

固定资产的界定：

使用年限在一年以上的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产、经营有关的设备、器具、工具等。

不属于生产、经营的主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用年限在2年以上的，视同为固定资产。

管理案：

1.固定资产所属部门统一分类编号，报财务部备案后使用。

2.固定资产实行三级管理：

财务部、工程部、使用部门。

帐务管理主要由企业财务部负责，实物管理由工程部固定资产管理员及实际使用资产的部门负责（部门负责人有义务管理好部门使用的资产），应建立固定资产账卡及明细账，同时建立健全固定资产移交和增减变动（包括废弃更新）的处理和登记手续，企业部转移由企业自行调整入账，成员企业之间转移及增减须报财务部办理转移和增减手续。

3.公司财务部均须指定专人对固定资产进行专门的管理，登记固定资产卡片，对资产的转移、增减及时掌握，变更相应的登记资料。

4.各成员企业要按照谁使用谁管理的原则，落实使用管理部门，该使用部门经理即为该项固定资产的管理负责人，然后部门经理需落实实物管理责任人。

5.在固定资产交接、验收、清查盘点时，企业财务部和使用部门经理以及责任人均需签名确认，呈报公司主管备案。

6.企业财务部每年定期组织盘点一次，财务部即时抽查。

如有盈亏问题，必须认真查明原因，报总裁及时处理。

对于盘亏的固定资产必须追查清楚，如属失窃的，除追究当事人的经济或法律责任外，还要追究使用部门负责人和实物管理责任人的经济责任。

对于损毁的固定资产，使用部门负责人和实物管理责任人写出书面解释，同时查明原因，如因人为责任或失职行为造成损毁的，要追赔经济损失，如有意破坏的，则通过法律途径追究法律责任。

固定资产的增减

1.固定资产属于人为残损的报废，由企业使用部门主管和财务主管）提出当事人应该赔偿的金额。

属于自然残损的按程序分别由总裁和公司主管审批，企业财务部按资产隶属关系调整账面记录。

2.凡资产的大修及添置、更换，必须履行相应的审批程序及手续，报经主管批准后办理，合同报财务备案。

3.凡固定资产变卖或向外转移，调出调入（含部调动），须经公司主管批准，财务部核准，报批执行。

第六部分  存货核算规定

1.公司一切销售业务统一按权责发生制的原则处理。

存货核算实行永续盘存制，每半年进行实地盘点一次，定期核实账物相符情况。

正常盘盈盘亏及时处理，发生重大差错要跟踪追查。

2.由仓管员于次月1日前填报《收发结存月报表》。

对所有入库、出库数额、名称及规格。

分门别类进行逐笔登记入账，记账依据为合法有效的入库单、出库单，仓管员负责保管好入库单、出库单，月底连日报表一同上报财务部。

月报表应与出入库发生额一致，并同时做好入库单、出库单、账表等原始资料的归档工作。

3.财务部会计每月下库稽核，所管实物必须做到账账、账表、账实三相符。

4.定期结账、对账、稽核。

对会计核算所有原始凭证均应进行审核。

对入库单，平时采购员报账含发票及入库单等，一同报财务部，对领料单，会计员应对其审核无误后，按月进行原材料或材料、低值品归集、分配与核算。

第七部分  低值易耗品管理

  低值易耗品是指单位价值50元以上，2000元以下，使用年限为一年以上或不具备固定资产界定条件的各种设备、用品、物品；

低值易耗品的领用

1.月前，各使用部门必须上报其领用计划经财务部审核后送公司主管批准后执行。

领用时由使用人填写“领用申请单”，仓库凭其单开具领料单（一式三联）。

第一联仓库留存，第二联系实际仓库月底汇总上交财务部，第三联领料部门备查留存。

2.除一次性用品外，必须实行“以旧换新”，否则一律不得领发新品。

专业性较强的用品需经非使用者的专业人员鉴定确属自然损坏不能使用的才能换新。

3.超计划领用的，应由使用部门写出书面原因，送财务部审核后呈公司主管批准，可领取。

4.对报废低值品的，仓库设相应账簿进行数量反映，随时记录形成报废原因，详细列出清单。

对管理不善和人为浪费及损毁造成报损的，应追究使用人和部门直接负责人责任。

第八部分  个人使用公司物品、印刷品的管理

一、个人使用公司用品

1.凡公司员工个人领用的物品除在出库领用单上具备齐全手续外，还必须在“员工领用登记卡”上登记，卡名一式两份，一份个人保存，一份财务仓库保存。

工作离退，个人卡片必须办理清退手续，财务部能给予结算工资。

2.财务部应认真稽核各部门领料，随时掌握各项目、各部门低值易耗用情况。

对超金额的非正常耗用应即时查明原因，追究有关人员责任的应如实上报情况，以便完善成本核算，加强成本监控。

二、印刷品

1.凡涉及公司企业形象的印刷品，一律由广告设计人员设计，公司主管批准，影响面广且使用时间较长的尚需报控股策划推广专业人员审核后送总裁批准，能付印。

2.所有印刷品在付印前，必须经财务部审核同意，再按程序和权限报批，经批准后统一交由采购供应部承印。

      第九部分  出纳、会计岗位描述

出纳岗位职责

岗位名称：

出纳

本职工作：

日常收付、银行结算、资金调拨、有价证券的管理

直接职责：

（１）认真执行现金管理制度；

（２）处理现金收付和银行结算业务，货款要及时存缴银行，不准挪用现金和“白单抵库”“不准签发”“空头支票”；

（３）一切结算业务（包括银行存款、现金）都必需按照财务规定以及开支围、容、标准办理，做到日清月结、帐目清楚，并逐日逐笔地登记现金银行存款计算机日记帐；

（４）管理好盖有公司财务章的所有凭据及有价证券；

（５）协助有关部门积极追收货款及欠款，加快资金回笼和转使用；

（６）坚持结算原则，必需做好下列三条：

1.货两讫;2维护购销双正当权益;3银行不予垫款；

（7）建立健全现金出纳各种账目，格审核现金收付过程；

（９）格支票管理制度，编制支票使用手续，使用支票须经财务经理签字后，可生效。

主管会计岗位描述

主要职责

（１）具体执行有关财务制度，带领财务部人员完成公司的日常工作；

（２）按照经济核算原则,定期检查,分析公司财务、成本、费用和利润的执行情况，挖掘增收节支潜力，考核资金使用的效果，督促本公司有关部门降低消耗、节约费用、及时向公司提出合理化建议；

（３）详细审核财务会计每凭证、有关的容、数字、金额、期限、应收应付、手续等是否准确无误,签名确认无误才安排会计过帐；

（４）负责各项目的帐总体策划设帐、安排处理报表,另在规定的时间上交有关部门要求上报的资料：

（包括报税、纳税资料、统计资料等）；

（５）查阅了解公司财务的计划资料、合同和其他有关经济资料，纠正财务中的差错弊端，

规公司的经济行为；

一、成本核算：

        1.成本核算资料的收集（材料、人工、工时、费用）

        2.各部门相关报表的收集与审核

        3.固定资产管理与相关凭证的填制

        4.费用项目控制与相关凭证的填制

        5.每月成本核算、相关凭证的填制及成本资料的装订

        6.编制会计报表

        7.跟踪成本核算相关环节数据处理

        8.完成其他日常相关会计工作

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二、材料注帐：

        9.材料进库复核及发票的签收。

        10.材料收入记账。

        11.月结供应商对账及结算。

        12.确保库存信息的准确、及时；

        13.采购部下来的供应商付款计划及时整理报送上级审批

三、收入确认：

14.收取送货单，登记入帐；

15.凭发货单入销售帐，

        16.审核收款单据，监督收款情况。

17.追收货款；

四、办税事宜：

        18.负责购买、填开、核销发票，汇总开票资料进行抄税。

        19.录入当月开票对应出仓单的产品明细，交成本会计核算。

        20.负责抵扣联认证数据录入，月底进行进项发票后台认证。

        21.填制相关科目的会计凭证。

        22.计算各类税金，填列税务报表进行纳税申报。

23.及时向主管传达税务信息及资料。

五、费用审核：

24.各种的费用报销复核

25.借款是否合理

26.加强公司各项支出的部控制

第十部分  货币资金的管理

格控制库存现金，超过限额部分当天存入银行，特殊需要超出限额的必须经财务主管（经理）批准，并采取特别措施确保现款安全，做到万无一失。

1.  必须加强对营业现金收入的管理.

2.个人因公借款管理

格控制借款，因业务需要长期借用备用金的，应格控制围和限额，一人借用累计金额在3000元以的，企业由总经理批准，批准后由财务部控制，原则上旧账不报，新账不借，借款限额不得超出本人一个月的工资总额。

报销时应先抵销旧的借款，后取现。

借款流程：

先由借款人填制统一使用专用借款借据，由部门主管确认发生是否合理。

后由财务部出纳员支付借款，会计同时根据借款借据填制收款凭证，详细列明还款时间、金额和经收人等事项。

3合理控制现金支付的围和限额

现金支付的围：

A支付给职工的工资、奖金、津贴、福利费等款项；

B支付给城乡居民个人劳动报酬费，（如搬运费、其他服务费）；

C支付出差人员必须随身携带的差旅费；

D1000元以下的零星支出，以及必须用现金支付的其他支出。

①  现金支付的限额及审批权限：

支付业务款项给公司外的单位或个人金额超过1000元的，原则上需采用转账式或现金支票付款，不予现金支付。

特殊情况如有限额规定的，按各级审批权限规定执行。

②  现金付款的手续和规定  

在收付现金时必须认真详细审查现金收付凭证是否符合规定，包括：

开支标准，主管人员审核、财务部复核、经办人签章，凭证是否齐全、合法，付款批准人的权限是否生效等。

③所收付的现金必须认真清点，既要点大数也要点小数。

④支付现金前，必须复核用款批准手续，报销单据和报批手续，具备合符规定的手续和凭证后才予以付款。

凡收付现金，必须一律开具凭证，并在发票，收付款单据或