第二篇 文字处理修改稿培训教程.docx
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第二篇文字处理修改稿培训教程
第二篇计算机文字处理
●文件操作
●文档的基本编辑操作
●文档的格式操作
●表格的操作
●绘图插入对象功能
学习目标
●掌握word文件的建立、打开、保存、另存为、关闭、打印、页面设置等功能。
●掌握文档的基本编辑操作，包括移动、复制、粘贴、删除、查找、替换、撤消、恢复等基本操作。
●掌握文字（字体、字形、字号、字符间距）、段落（段落缩进、行距、对齐）、项目符号和编号、边框与底纹、页眉页脚的基本设置。
●建立表格，行和列插入或删除，设置行高和列宽，合并或拆分单元格，设置表格边框线的线型、线条粗细。
●掌握插入常用对象的操作，包括图片、绘图、文本框、艺术字体等。
第一章Word2000的文件操作
计算机文字处理，是办公自动化的一个重要组成部分，使用计算机文字处理软件，能够高效地实现文字的输入和编辑、文稿的排版和打印，实现文档的自动管理。
Word就是一个具有简单直观的排版编辑功能，而且基于图形界面的易学易用的文字处理软件。
1.1 Word2000的启动和退出
1.1.1 Word2000的启动
可以用以下方式中的任一种来启动Word2000。
1、通过选择『开始』－>『程序』－>『MicrosoftWord』命令来启动Word2000。
2、双击桌面上的Word快捷图标。
3、在『我的电脑』或『Windows的资源管理器』中双击要打开的Word文档图标。
1.1.2 Word2000的退出
退出Word2000有以下几种方法：
1、选择『文件』菜单的『退出』命令。
2、单击标题栏右端的『关闭』按钮。
3、使用『Alt』＋『F4』组合键。
1．2 创建文档
如果采用前面所讲的第1、2种方式来启动Word2000，系统都会自动创建一个临时文件名为“文档1”的空白文档，用户可以直接在其中输入内容进行编辑。
如用户正在编辑一篇文档又不想退出的同时再想新建一篇文档，则可以使用以下的方法。
1.2.1 新建空白文档
单击“常用”工具栏上的『新建空白文档』按钮
，或者选择『文件』菜单上的『新建』命令来创建另一个空白文档。
1.2.2 使用模板创建文档
Word2000提供了许多已经设计好的版式，这就是通常所说的模板。
使用模板可以不用费心去考虑文档的格式，就可以轻松创建出格式美观且专业的文档，大大减轻工作的负担。
使用模板创建文档的步骤：
1、选择『文件』菜单的『新建』命令，弹出一个“新建”的对话框，如图2-1-1所示。
2、在“新建”的对话框中包含了许多的模板，这些模板分为几大类，每一类又包含了多个模板。
可以根据需要先选择需要的标签卡，然后再选择需要的模板类型，选中模板后再单击『确定』按钮。
下面以“新闻稿”模板举例说明如何使用模板来创建文档：
（1）选择『文件』菜单的『新建』命令，弹出一个“新建”对话框。
（2）在“新建”的对话框中选择“出版物”标签卡，选中“新闻稿向导”图标，如图2-1-2所示，单击『确定』按钮。
（3）在创建一个空白文档的同时弹出“新闻稿向导”对话框，如图2-1-3所示，单击“新闻稿向导”对话框的『下一步』按钮。
图1-3“新闻稿向导”对话框
（4）在“新闻稿向导”对话框中的“新闻稿样式”中选择所需的样式。
如图2-1-4所示，选择好样式后单击『下一步』按钮。
（5）
在“新闻稿向导”对话框中的“新闻稿标题”中输入“标题”，并根据需要选择“日期”、“卷号、期号”的复选框。
如图2-1-5所示，选择完后单击『下一步』按钮。
（6）在“新闻稿向导”对话框中的“是否为邮件标签预留位置”中根据需要选择“是”或者“否”。
如图2-1-6所示，选择完后单击『下一步』按钮。
（7）使用“新闻稿向导”创建新文档的操作完成，如图2-1-7所示。
（8）单击『完成』按钮，将生成如图2-1-8所示的一份新闻稿文档。
1．3 打开文档
当需要编辑、打印一个原有的文档，则必须先打开这个文档。
在Word2000中打开文档的方法有很多，下面介绍几种常用的方法。
1、在『我的电脑』或『Windows的资源管理器』中找到需要编辑的Word文档，双击该文档图标，系统将自动启动Word并打开该文档。
2、
选择『文件』菜单的『打开』命令，将会弹出『打开』对话框，或者单击“常用”工具栏上的『打开』按钮
，将出现『打开』对话框，在对话框中选择所需要打开的文档如图2-1-9所示。
3、在Word2000『文件』菜单中会列出最近使用的文档，如图2-1-10所示
，单击相应文档的文件名即可打开该文档。
1.4保存文档
1.4.1 保存尚未命名的新文档
如果一个文档是新文档，而且从未进行过保存操作，那么可以按照以下方法进行保存：
1、选择『文件』菜单的『保存』命令，或单击“常用”工具栏上的『保存』按钮
，弹出“另存为”的对话框如图2-1-11所示。
2、在“另存为”对话框中，在“保存位置”下拉列表中选择驱动器和文件夹，确定文档保存的位置，在“文件名”输入框中输入保存文件的名称，单击『保存』按钮。
1.4.2 保存已有的文档
对一个原有文档重新编辑后必须进行保存操作，可使用以下的方法中的一种：
1、直接单击“常用”工具栏上的『保存』按钮
，此时不再出现保存对话框，保存操作完成。
2、选择『文件』菜单的『保存』命令。
3、使用『Ctrl』＋『S』组合键。
1.4.3 另存文档
另存文档可以对原有的文档实现两个操作，一是以新名字重新保存，二是重
新保存在一个新的位置。
1、选择『文件』菜单的『另保存』命令，出现图2-1-12另存为对话框。
2、如果要为文档重新起名字，可以在“文件名”栏重新输入名字。
3、如果要把文档保存在一个新位置，可以在“保存位置”栏重新选择文件夹。
4、如果要重新设置文档的类型，可以在“保存类型”栏重新选择。
1.5 关闭文档
完成对文档的编辑后，就可以关闭Word文档，关闭Word文档的操作，可采用以下其中一种方法：
1、单击文档窗口右上角的『关闭』按钮
。
2、选择『文件』菜单的『关闭』命令。
1.6 页面设置与打印文档
页面设置是指确定文档的外观，包括纸张的规格、文字在页面中的位置、版式等等。
1.6.1 页边距
1、选择『文件』菜单的『页面设置』命令，打开『页面设置』对话框。
2、在『页面设置』对话框中选择“页边距”标签卡，如图2-1-13所示。
3、在“上”、“下”、“左”、“右”文本框中输入需要的数值，更改相应的页边距。
4、在“距边界”可设置“页眉”和“页脚”的距离。
5、单击『确定』按钮。
1.6.2 选择纸张
1、选择『文件』菜单的『页面设置』命令，打开『页面设置』对话框。
2、在『页面设置』对话框中选择“纸型”标签卡，如图2-1-14所示。
3、在“纸型”列表中选择纸张的规格。
4、在“方向”中可选择“纵向”或“横向”的单选框。
5、单击『确定』按钮。
1.6.3 打印文档
1、打印设置
（1）选择『文件』菜单的『打印』命令，打开『打印』对话框，如图1-1-15所示。
（2）在『打印』对话框中的“页面范围”设置打印的范围，如可以指定打印全部内容、仅打印当前页或者指定打印的页码。
（3）在“副本”栏设置打印的份数。
（4）勾选“手动双面打印”可以设置双面打印。
2、打印预览
在打印之前，可通过打印预览查看打印的实际效果。
（1）选择『文件』菜单的『打印预览』命令，或单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮
。
（2）在『打印预览』窗口的工具栏上可设置预览的页数，预览的显示比例，如图2-1-16所示。
综合练习：
启动Word2000，新建一个名为“第一章练习”的新文档，并将其保存在桌面，设置该文档的页边距上、下各为2.5厘米，把文档以“综合练习”为名另存在相同位置，退出Word2000。
参考操作步骤：
1、
单击桌面上『开始』－>『程序』－>『MicrosoftWord』命令来启动Word2000，如图2-1-17所示。
2、成功启动Word2000后，系统会自动创建一个临时文件名为“文档1”的空白文档，选择『文件』菜单的『保存』命令将当前的临时文件作保存操作，如图2-1-18所。
3、单击『文件』菜单的『页面设置』命令，在『页面设置』对话框中选择“页边距”标签卡，在上、下边距栏分别设置值为2.5厘米，如图2-1-19所示。
4、
选择『文件』菜单的『另保存』命令，在“文件名”栏输入“综合练习”，单击“保存”按钮保存文档，如图2-1-20所示。
5、单击右上角的“关闭”按钮
，退出Word2000。
第二章Word文档的基本编辑
Word作为文字处理软件，在文档的编辑和修饰方面提供了强大的功能，用户可以方便、快捷地完成文档的编辑工作，具体内容包括文本的选择、复制、移动、删除以及文本的格式化等。
2．1文本的输入和选定
2.1.1 鼠标的基本操作：
1、指向：
移动鼠标直到鼠标指针停留在屏幕上的特定位置。
2、单击：
将鼠标指针指向目标，快速按一下鼠标的左键，一般用于选定对象。
3、单击右键：
将鼠标指针指向目标，快速按一下鼠标的右键，一般用于打开所选对象的快捷菜单。
4、双击：
将鼠标指针指向目标，快速按鼠标左键两次，一般用于启动所选对象。
5、拖动：
将鼠标指针指向目标，按住鼠标的左键不放，移动鼠标指针到指定位置后放开按键，一般用于移动、复制所选定的对象、调整对象的大小等操作。
2.1.2 文本的输入
文本包括英文字母、数字、汉字及符号等，在文本编辑区中有个闪烁的竖线，被称为“插入点”，插入点的位置也就是当前文本输入的位置。
输入文本至每一行的结尾时，不需要按『Enter』键换行，Word会在水平标尺右边界处自动换行，只有在一个段落结束时才需要按『Enter』键另起一段。
选择『插入』菜单的『符号』命令，可以实现在文本中插入某些符号和特殊字符，如破折号、省略号、注册商标号等。
2.1.3 在文本中定位
在文档的编辑中，需要经常移动插入点，移动插入点的方法可以通过鼠标或键盘操作：
1、鼠标操作：
移动鼠标到指定位置，单击鼠标。
2、键盘操作：
如表2-2-1所示。
表2-2-1
操作键
功能
操作键
功能
←
左移一个字符
Ctrl＋End
移到文档末尾
→
右移一个字符
Ctrl＋↑
移到当前段段首
↑
上移一行
Ctrl＋↓
移到下一段段首
↓
下移一行
PageUp
上移一屏
Home
移到行首
PageDown
下移一屏
End
移到行尾
Ctrl＋PageUp
移至上一个浏览对象
Ctrl＋Home
移到文档开头
Ctrl＋PageDown
移至下一个浏览对象
2.1.4 选定文本的方法
选定编辑对象是编辑文档过程中最常用的步骤，所选的对象不仅可以是文字，还可以是表格、图片和图形等对象。
所选的范围既可以是整篇文档，也可以是一个字符，在默认情况下，被选中的文字为黑底白字，如图2-2-1所示。
拖动鼠标选定：
这种方法是最常用，操作方法很简单。
只需将鼠标的指针停在要选定的文本的开头，然后按住鼠标左键并拖动鼠标至要选定部分的
1、结尾处，松开鼠标的左键，则被选中的文本为黑底白字。
2、双击选定：
此方法适用于选定一个词。
例如，要选中文档中的某个词，只需把鼠标指针移到这个词上，双击鼠标即可。
3、选定一行：
将鼠标指针移到该行左侧的文本选定区，单击鼠标。
4、选定多行：
将鼠标指针移到左侧的文本选定区，拖动鼠标。
2．2文本的修改
2.2.1 文本的复制
文本复制的操作方法很多，可以用菜单操作，鼠标拖动，键盘操作等，下面主要介绍一种常用又容易掌握的操作方法，步骤如下：
1、选中要复制的文本，如图2-2-2所示。
2、单击工具栏上的“复制”按钮
，或选择『编辑』菜单上的『复制』命令，如图2-2-3所示。
3、将插入点移到目标位置。
4、单击工具栏上的“粘贴”按钮
，或选择『编辑』菜单上的『粘贴』命令如图2-2-4所示。
2.2.2 文本的移动
文本的移动跟文本的复制操作很相似，方法也很多，下面介绍其中的一种常用，容易掌握的操作方法，步骤如下：
1、选中要移动的文本。
2、单击工具栏上的“剪切”按钮
，或选择『编辑』菜单上的『剪切』命令。
3、将插入点移到目标位置。
4、单击工具栏上的“粘贴”按钮
，或选择『编辑』菜单上的『粘贴』命令。
2.2.3 删除文本
在文本编辑过程中，要删除个别字符，可以按表2-2-2所示的方法操作。
表2-2-2
操作键
功能
Delete
删除插入点后的一个字符
BackSpace
删除插入点前的一个字符
Ctrl＋Delete
删除插入点后的一个词
Ctrl＋BackSpace
删除插入点前的一个词
若需要删除的文本内容较多，如删除一段内容，上述的操作并不是理想的操作，可采用下面的步骤：
1、选定要删除的文本内容。
2、按键盘上的『Delete』或『BackSpace』键删除。
2.2.4 文本的查找
利用查找功能能够帮助用户在文档中快速地查找某一指定的词，或特殊字符、段落标记、分节符等等，甚至可以查找一些特定的格式，如字符格式、段落格式等，步骤如下：
1、选择『编辑』菜单上的『查找』命令，打开“查找和替换”的对话框，如图2-2-5所示。
2、在“查找内容”文本框中输入要查找的文本内容。
2.2.5 替换文本
在文本编辑的过程中，要把文档中相同的内容换成别的内容，如把“China”换成“中国”，利用“替换”功能可以快速方便完成这样的工作，步骤如下：
1、选择『编辑』菜单的『替换』命令，打开“查找和替换”对话框，如图2-2-6所示。
2、在“查找内容”文本框中输入要被替换的文本或字符。
3、在“替换为”文本框中输入新的文本或字符。
单击“查找下一个”按钮，系统会定位在第一个符合要求的文本，此时，单击“替换”按钮可替换当前的文本，如果要查找下一个符合要求的文本，则再次单击“查找下一个”按钮继续。
如果要把文档中所有符合的内容同时进行替换操作，则可单击“全部替换”按钮实现全部替换。
2.2.6 操作的撤消、恢复
1、撤消
如果用户对刚完成的一步或多步操作认为错误，只要执行『编辑』菜单的『撤消』命令或单击工具栏上的『撤消』按钮
，就可以取消刚做过的前一步操作，连续执行撤消命令，则以相反的顺序取消刚做过的多步操作。
2、恢复
恢复操作是撤消操作的逆向操作，连续执行几步撤消命令，就可以通过执行『编辑』菜单的『恢复』命令或单击工具栏上的『恢复』按钮
，以相反的顺序恢复几步操作。
举例讲解：
打开上一章创建的“综合练习”文档，在编辑区输入以下阴影部份的内容，并完成以下操作：
朱自清《荷塘月色》选段
曲曲折折的何塘上面，弥望的是田田的叶子。
叶子出水很高，象亭亭的舞女的裙。
层层的叶子中间，零星地点缀着些白花，有袅娜地开着的，有羞涩地打着朵的；正如一粒粒的明珠，又如天里的星星。
微风过处，送来缕缕清香，仿佛远处高楼上渺茫的歌声似的。
月光如流水一般，静静地泻在这一片叶子和花上。
薄薄的青雾浮起在何塘里。
叶子和花仿佛在牛乳中洗过一样；又象笼着轻纱的梦。
虽然是满月，天上却有一层淡淡的云，所以不能朗照；但我以为这恰是到了好处－酣眠固不可少，小睡也是别有风味的。
（1）利用替换功能，将文中的“何塘”改为“荷塘”。
（2）将“朱自清”三个字移动到文章末尾。
（3）将“《荷塘月色》”文字段复制到“朱自清”文字段后。
（4）保存文档。
参考操作步骤：
（1）启动Word2000，单击“常用”工具栏上的“打开”按钮
。
（2）将“查找范围”选定在桌面，并选中指定的文档，如图2-2-7所示。
（3）单击“打开”按钮打开文档。
（4）在编辑区域输入文本，如图2-2-8所示。
（5）输入完成后，选择『编辑』菜单的『替换』命令，打开“查找和替换”对话框。
（6）在“查找内容”文本框中输入“何塘”，在“替换为”文本框中输入“荷塘”，如图2-2-9所示。
（7）单击“全部替换”按钮。
（8）选中“朱自清”三个字，如图2-2-10所示。
（9）单击工具栏上的“剪切”按钮
。
（10）在文章末尾处单击左键，将插入点移到文章末尾处。
（11）单击工具栏上的“粘贴”按钮
，将“朱自清”三个字移动到文章末尾。
（12）选中“《荷塘月色》”文字段。
（13）单击工具栏上的“复制”按钮
（14）将插入点移到“朱自清”文字段后。
（15）单击工具栏上的“粘贴”按钮
，将“《荷塘月色》”文字段复制到目标位置。
（16）单击“保存”按钮
，完成操作。
第三章文档的格式设置
3．1字符格式的设置
字符格式包括字体、字号、字型、颜色、字符间距、动态效果等，要设置字符格式可先选定文本，再利用“格式工具栏”或执行『格式』菜单的『字体』命令实现。
如图2-3-1为“格式工具栏”，如图2-3-2为『格式』菜单中的『字体』对话框。
3.1.1 设置字体
选定要格式化的文本，单击“格式工具栏”的“字体”后的倒三角形
选择需要的字体，如图2-3-1所示，或者执行『格式』菜单的『字体』命令，在“字体”对话框中的相应位置设置字体，如图2-3-2所示。
3.1.2 设置字形
选定要格式化的文本，执行『格式』菜单的『字体』命令，在“字体”对话框中的“字形”位置设置字形。
如果仅是要把当前选中的文本设置为加粗，只要单击“格式工具栏”的“加粗”符号
即可。
3.1.3 设置字号
选定要格式化的文本，单击“格式工具栏”的“字号”后的倒三角形
，选择需要的字号，如图2-3-1所示，或者执行『格式』菜单的『字体』命令，在“字体”
对话框中的“字号”位置设置字号，如图2-3-2所示。
3.1.4 颜色的设置
选定要格式化的文本，单击“格式工具栏”的“字体颜色”符号
，选择需要的颜色，如图2-3-1所示。
3.1.5 字符间距
在Word中允许对字符间距进行调整，执行『格式』菜单的『字体』命令，打开“字体”对话框，选择“字符间距”标签卡，如图2-3-3所示。
要设置字符间距，可在“间距”下拉列表的“标准”、“加宽”和“紧缩”3种选项中选择，也可以直接在“磅值”微调框中输入合适的字符间距值。
要设置字符位置，可在“位置”下拉列表的“标准”、“提升”和“降低”3种选项中选择，也可以直接在“磅值”微调框中输入合适的字符位置数值。
3．2段落格式的设置
段落的格式主要包括对齐方式、段落缩进、行间距和段落间距等几个方面的内容。
段落格式的设置应用范围很广，例如，文章标题的居中就是段落格式设置的应用。
3.2.1对齐方式
对齐方式有“左对齐”、“居中”、“右对齐”、“两端对齐”和“分散对齐”五种，默认的对齐方式是“两端对齐”。
对齐方式的设置可以通过格式工具栏上相应的按钮进行设置，如图2-3-4所示，也可以利用『格式』菜单的『段落』命令来设置，如
图2-3-5所示。
1、两端对齐
两端对齐是默认的对齐方式，是使段落中的每行的左右两端对齐，Word将自动调整每一行中的字符间距。
设置两端对齐的步骤：
（1）选中要修改的段落。
（2）单击“格式”工具栏上的“两端对齐”按钮
即可。
2、居中
居中对齐方式可以使段落的每一行的左右两端距页面的左右页边距的距离相等。
经常用于设置文档标题的段落格式，设置居中对齐步骤：
（1）选中要修改的段落。
（2）单击“格式”工具栏上的“居中”按钮
即可。
3、右对齐
设置右对齐的步骤：
（1）选中要修改的段落。
（2）单击“格式”工具栏上的“右对齐”按钮
即可。
4、分散对齐
使用分散对齐可以使段落中的每一行都以同样的长度显示，使用这种方式可能导致字符之间的距离过大。
设置分散对齐的步骤：
（1）选中要修改的段落。
（2）单击“格式”工具栏上的“分散对齐”按钮
即可。
5、左对齐
左对齐是指段落中每一行都从页的左边距处开始，当段落中各行的字数不相等的时候，可能会导致段落右边参差不齐。
设置左对齐的步骤：
（1）选中要修改的段落。
（2）执行『格式』菜单上的『段落』命令。
（3）在“段落”对话框的“对齐方式”下拉列表中选择“左对齐”，如上图2-3-5所示。
3.2.2 段落缩进
缩进是指文字相对文档页面左右页边距的距离，分为“左缩进”、“右缩进”、“首行缩进”和“悬挂缩进”4种。
其中，“首行缩进”是指只将段落的第一行缩进。
“悬挂缩进”是指缩进段落中除第一行外的所有行。
缩进的操作可以使用“标尺”和“段落”对话框设置段落缩进的方法实现。
1、通过“标尺”进行设置
在标尺的顶端有一个小的倒三角形，这是首行缩进符，标尺底端的左右两边有两个正三角形，左边的是悬挂缩进符，右边的是右缩进符，在悬挂缩进符下的小矩形块是左缩进符。
如图2-3-6所示。
要进行缩进操作，先选中要缩进的段落，然后拖动水平标尺上的缩进滑块进行缩进。
2、通过“段落”对话框设置缩进
通过标尺设置段落缩进的方法比较直观简单，但不能精确地控制缩进量。
若要精确设置段落的缩进量，就需要通过“段落”对话框来实现，其步骤如下：
（1）选中要设置缩进的段落。
（2）执行『格式』菜单的『段落』命令，打开“段落”对话框，选择“缩进和间距”标签卡，如图2-3-7所示。
（3）可在“缩进”栏设置左、右缩进的值。
（4）可在“特殊格式”栏设置首行缩进及悬挂缩进的值。
3.2.3 行距
通过设置行距可以精确地确定文档中行与行之间的距离，设置行距的操作步骤如下：
1、选定要调整行距的段落。
2、执行『格式』菜单的『段落』命令。
3、
选择“缩进和间距”标签卡，如图2-3-8所示。
4、可在“行距”列表中选择需要的行距。
如果要将行距设置为固定值，可先在“行距”列表中选择固定值，再在其后的“设置值”中设置指定的数值。
3．3 项目符号和编号
在Word文档编辑过程中，需要把一些重点和项目有条理地排列出来，这时就会用到项目符号和编号的功能。
若要为文本添加项目符号和编号，可单击格式工具栏的“编号”和“项目符号”按钮，或执行『格式』菜单的『项目符号和编号』命令完成操作。
项目符号和编号一旦设定，每次按Enter键时，Word会自动为新段落添加序号或符号，操作方法：
1、选定要添加项目符号和编号的段落。
2、单击“格式”工具栏上的“项目符号”按钮
或“编号”按钮
。
如果要更改项目符号和编号的样式，可操作以下步骤：
（1）选定含有要更改的项目符号或编号的段落。
（2）单击“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令，如图2-3-9所示，
（3）再依据要更改的列表的类型单击相应的选项卡。
上图中所示的是“项目符号”选项卡的内容，可单击选中其中的一种类型。
若单击上图中的“编号”选项卡，可选择不同类型的编号样式，
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