论秘书办公的协同性.docx
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论秘书办公的协同性
论秘书办公的协同性
摘要
企业办公室秘书人员工作在领导中枢，负有沟通上下左右关系的责任，面对新的形势，秘书就应该发挥纽带和桥梁作用，主动协调部门行动，理顺关系，统一思想和工作目标，使各部门在整体工作中同心协力，相互补充配合，优化内部资源，形成合力，从而促进企业机关职能作用更好地发挥。
如今，随着社会的快速发展，交往的日益频繁，秘书的工作日益多元化。
秘书要及时完成本职工作，在日常工作中进行协同办公是很重要的。
在秘书工作中，秘书要与人保持协同的关系，即保持与领导、同事和单位以外人员的协同性，还要与工具和政策保持协同关系。
本文对秘书办公的协同性作简要的探讨和分析，并针对人与人、人与工具和人与政策这三个方面的协同性进行阐述并提出一些粗略的建议。
关键词：
秘书，办公，协同性
Thetheoryofcollaborativesecretaryintheoffice
ABSTRACT
TheofficeoftheSecretaryofstaffworkinthecentralleadership,responsibleforcommunicationabouttherelationshipbetweenresponsibility,facingthenewsituation,thesecretaryshouldhaveandplayaroleasabridge,taketheinitiativetocoordinatesectoralaction,straightenouttherelationshipbetweentheunityofthinkingandworkingtarget,makeeachdepartmentforworkinthewhole,complementeachother,tooptimizetheinternalresources.Toformacohesiveforce,soastopromoteenterpriseorgansfunctionbetterplay.Today,withtherapiddevelopmentofsociety,exchangeshavebecomemorefrequent,theSecretaryoftheworkofdiversification.ItisveryimportantfortheSecretarytofinishhisworkintime.Inthesecretarialwork,thesecretaryshouldmaintainacooperativerelationshipwithothers,thatis,tomaintaincooperationwiththeleadership,colleaguesandstaffoutsidetheunit,butalsotomaintainacooperativerelationshipwithtoolsandpolicies.Inthispaper,theSecretaryoftheofficeofabriefdiscussionandanalysis,andinviewofthepeopleandpeople,peopleandtoolsandpeopleandthepolicyofthesethreeaspectsofthesynergyandputforwardsomeroughsuggestions.
KEYWORDS：
secretary,work,collaborative
前言
如今，随着社会的快速发展，对秘书的要求也越来越高。
要想使一个组织单位能在这竞争激烈的信息社会立足，一个高素质、经验丰富、专业的秘书是必不可少的。
虽说秘书在一个组织中只是很渺小的一员，但作为领导者身边协助领导工作的综合辅助工作人员和公务服务人员，其作用断不可小觑。
而作为一个秘书，首先要对自己有高标准的要求，不可随意应付了事。
在知识方面要做到具有广博的知识面，在人际交往上要找准自己的位置，正确理解与领导的关系，对领导的行为规律要进行了解和适应，同时要保持与领导默契协同的关系。
另外，秘书在与领导保持协同关系的同时，更要处理好组织内部员工之间、部门之间以及外部人员与部门之间的复杂关系，为领导者实施工作创立一个便捷的环境。
除了人际交往上，秘书办公中还要注重对新型的办公方式的应用，例如办公自动化，其中一些先进的设备将对其工作有很好的促进作用。
最后，秘书办公中，政策对其办公的效率和质量也有很大影响。
秘书要对当前的一些新的政策有明确地了解。
故本文试图从秘书办公中的协同性来探析如何使秘书更好地胜任秘书工作。
1秘书的主要工作
秘书作为领导的助理和参谋，是领导者的左右手，通俗点可以说是领导的小棉袄。
在一个组织单位中,秘书作为单位的枢纽,主要通过办文、办会、办事等来对组织单位辅助管理、综合服务和协助领导者进行决策并保证决策的顺利实施，另外还会帮领导者处理一些日常事务。
主要有以下几点：
1.要及时了解和掌握领导关注的最新的信息和热点问题，并能快速准确地对信息进行收集整理。
2.要进行档案管理、负责文书的起草、制定、收发和跟踪等工作。
3.做好会前准备，在开会过程中做好会议记录，最后对会议内容进行整理。
4.在本单位准备举行一些活动时，要进行活动的策划工作，负责管理和维护活动现场，保证活动的正常进行。
5.对于本单位的一些新产品和新服务，要做好宣传活动。
6.在单位内部还要负责办公用品的领用和分发等工作。
7.对来访者要耐心、礼貌地接待，对来电也要耐心、礼貌地接听，对来访者和来电者的咨询或反映的问题要进行详细地记录并及时向领导反映，传递相关信息。
8.协助领导做好本单位内部各部门之间的协调工作的同时也要与本单位以外人员及部门保持好协同关系。
“三个臭皮匠，胜过一个诸葛亮”，秘书的工作多且杂，要完成这些本职工作，仅靠秘书自己的努力是不行的。
为了完成本职工作或者协助领导完成组织的目标，就需要秘书联合本单位部门和人员之间的协作，以及与其他单位的合作，步调一致地完成工作或组织目标，这就是秘书的协同办公。
2协同办公在秘书工作中的重要性
协同论是联邦德国斯图亚特大学教授H.Hake在上世纪70年代提出的。
协同论认为，在千差万别的系统中，虽然其属性不同，但在整个环境中，各个系统间存在着相互影响而又相互合作的关系。
作为秘书，在工作中虽然与其他单位和部门人员的工作性质不同，但是存在着千丝万缕的联系。
如今，随着社会的不断进步，社会各组织和单位对秘书办公的要求也随之提高。
秘书在工作中不仅需要解决办文、办会、办事这些日常的工作，还要对新时代下办公自动化的技术进行掌握和了解，改变过去低效的手工办公模式，同时还要及时进行信息收集和处理，为领导的科学决策提供强有力的依据。
秘书的这些工作之间及相互影响有相互联系，所以，秘书作为一个中介人员，在工作中就需要要把本单位各部门和人员以及其他单位人员之间无序的工作状态转变为步调一致的有序的办公模式，这就需要协同办公。
2.1协同办公是秘书有效完成本职工作的前提
秘书的本职工作不仅量大，而且内容繁多，要完成这些工作，单靠秘书个人的付出是不行的。
“秘书工作固然有像撰写公文之类主要依靠个人力量完成的，但更多的是需要依靠群体合作完成，如会务工作、督查工作、信访工作、调研工作等等，如果合作不好，就很可能事倍功半；但如果合作得好，则可以事半功倍，最大限度地发挥每个人的潜力。
”[1]所以，作为一名合格的秘书，在工作中有效运用协同办公，合理协调各方关系来共同完成一件事，这也是秘书有效完成本职工作的前提。
如：
在知识经济浪潮中，微软的视窗操作系统不断地升级，其软件运行环境对硬件的要求越来越高，需要更高性能的CPU支持，否则，新的操作系统将无法正常运行或由于速度过慢而没有使用价值。
而英特尔公司的芯片不断地更新换代，运行速度越来越快，就需要与之相适应的软件，否则，高性能的芯片便没有市场。
如果两家公司单独开发支持与其主打产品相配套的硬件或软件，其开发费用是巨大的。
微软和英特尔公司明确地认识到这一点，并认识到彼此的产品具有很好的互补性，于是Wintel联盟形成，他们之间选择了协同，互相合作、默契配合。
英特尔的386、486、奔腾、奔腾Pro、奔腾MMX、奔腾二代、奔腾三代、奔腾四代系列微处理器所向披靡，而微软基于英特尔芯片的DOS操作系统、Windows3.0、Windows3.1、Windows3.2、Windows95、Windows2000、WindowsXP则确定了软件产业的工业秩序，主宰着软件产业的发展方向。
[2]
从以上这则案例中我们可以知道，正是由于微软公司和英特尔公司具有很强的互补性，他们通过选择联盟互补来进行协同，互相合作、默契配合，才最终夺得个人电脑产业“巨无霸”的地位。
如果他们没有进行协同，而是各自单独开发支持与其主打产品相配套的硬件或者软件，个人电脑产业的历史也将改写。
所以，从这个例子中我们也可以认识到，作为一名秘书，若仅仅靠自己的力量去完成工作，那将是很艰难的。
永远停留在一个人工作上的秘书，永远实现不了自己的价值。
毕竟人无完人，一个人的知识和能力是有限的，不与人合作，不与人协同，秘书的工作这时就不能及时、有效地完成，不能及时、有效地为领导提供及时、有效信息。
“任何一名秘书，不仅要具备必须的秘书工作基本知识和技能，而且必须具备所在单位和部门工作素质的要求。
”[3]而协同办公就是新时代下社会各单位和部门赋予秘书的一项工作素质要求。
所以，在社会快速发展的今天，一个合格的秘书要有效、及时地完成自己的本质工作，前提就是有效地协同办公。
2.2协同办公是秘书顺利推进文秘工作的保证
秘书作为领导的助手和参谋，在日常工作中，在处理好办文、办会、办事这些基本工作的同时，还要协助领导维持组织的正常运作，推进组织工作的顺利进行，就需要做好各方面的协调工作。
在实际工作中，“领导者不可能事无巨细都去过问，大量的协调工作是由秘书和秘书部门去完成的。
”[4]所以，秘书要顺利完成文秘工作，协助领导保持组织的正常运转，促进组织目标的实现，就要懂得运用协同理论来正确处理好组织内外的各种关系。
如：
一天早晨，某县县长罗某要赶到市里参加一个会议，但他平时乘坐的汽车因机械故障无法开动。
罗县长立即找县政府办公室调车。
县政府办公室杨副主任情急之下将常务副县长方某车乘坐的丰田轿车临时调给罗县长使用。
没想到，这次调车竟捅了马蜂窝。
杨副主任送走县长，刚回到办公室，正与马主任研究当天的工作，就听到楼下院子里传来一阵斥责声：
“为什么用我的车？
是谁决定的？
”
杨副主任一听，是方副县长的声音。
“这车我不坐，我不去了！
”方副县长在大声嚷嚷。
马、杨二位主任正欲下楼了解情况，秘书小沈匆匆跑来报告。
原来方副县长不巧今天也要到省城开经济工作会，头天晚上他没有告诉办公室，尽早一到政府小车班，听说他乘坐的车临时调给县长了，很不高兴，大发脾气，并拒绝乘坐改派给他的车，说省城的经济工作会他不去参加了。
马主任一听，意识到问题的严重性，立即起身要去找方副县长解释，杨副主任拦住了他说：
“我先去，你是办公室的一把手，不宜首先出面，我先去向他解释，你随后来。
”说完他就先走了。
过了约10分钟，马主任慢慢走到方副县长的办公室门口，听到杨副主任正跟方副县长解释。
“我们昨天晚上不知道您要去省城开会，今天早上罗县长要车又很急......”
马主任推门而入，看到坐在椅子上的方副县长的表情已缓和了很多，知道杨副主任的工作已经奏效，就趁势来了一番自我批评：
”方副县长，使我们的工作失误，影响了领导的工作，首先是我这个主任接受批评，这个教训我们一定认真吸取。
刚才临时调换的车如果您觉得不合适，我们在想法调，还可以到别的部门借，知道领导满意为止，您看......”
这么一来，方副县长倒不好意思了。
“行了，就这辆车吧，这件事也不能全怪你们。
”听了方副县长这句话，马、杨二人才松了口气。
结果，方副县长还是坐着政府办公室最初调换的车到省城开会去了。
[5]
从这个例子中我们可以看出，作为秘书，在领导因自己的专车被调换大闹情绪时，秘书要第一时间去与领导协调，是重新协调一辆车给方副县长还是按原来方案给方副县长调车，秘书都要运用自己的经验、知识和才干采取各种方法来跟领导协调。
而这也是协同的艺术。
这个案例中，倘若县政府办公室马、杨二人面对正在气头上且蛮不讲理的上司，没有采取冷静的处理方法，没有正确处理与领导的关系，后果可想而知。
秘书作为领导的助手，为领导排忧解难是自己的职责，但不能把自己当作领导，而对领导发号施令。
例子中马、杨二位办公室秘书就处理得非常好，他们既充分尊重了领导，又完成了协调工作，顺利说服了方副县长，从而推进了组织工作的有序开展。
所以，协同办公是秘书顺利推进文秘工作的保证。
3秘书办公中的协同性
3.1人与人的协同性
3.1.1秘书与领导的协同性
秘书的工作主要是辅助领导进行工作的，这种工作性质要求秘书必须适应领导者的行为规律，对领导者要有绝对的了解。
“秘书是辅助领导进行工作的，其从属性决定了秘书必须适应领导的行为规律，同领导保持一种默契、协同的关系。
”[6]只有在这样的关系下，秘书才能更好地完成自己的本职工作，并协助领导者管理好整个组织。
首先，对于工作上的事一定要及时向领导汇报。
遇到大事更是不可擅自做主。
但并不是所有的事都要通过领导，对于一些琐碎的小事要灵活应对，有自己的主见，如果在自己的权利范围内就尽量自己解决。
不能在领导面前表现的太无知，要敢于提出自己的见解，发挥自己的专长，尤其是在领导要做出一些决策时，应当给予领导一些科学适当的建议。
如果在必要的时候，秘书不能明确表明自己的态度，这不仅对秘书个人的发展不利，对组织的发展也有很大的影响。
其次，秘书不能为了讨好领导而故意吹捧，阿谀奉承，要实实在在地针对领导的工作提出自己的见解。
作为领导，在面临一些棘手的问题时不免会出现心烦气躁的情况，在这种时候，秘书要控制好自己的脾气，不要意气用事，要学会设身处地地站在领导的角度看问题，努力做到为领导分忧解难。
这就需要秘书对领导的性格的了解，只有这样秘书才能更好地为领导服务，更好地开展秘书工作。
工作中，秘书在意见上要与领导保持高度一致，一切以领导为中心，时刻为领导服务，树立和维护良好的领导形象和组织形象，起到纽带和桥梁的作用。
在需要时，积极为领导的工作出谋划策。
千万不要吹捧领导，这样不仅让领导觉得你不真诚，虚伪，甚至会给自己带来不必要的麻烦，久而久之，就会失去领导对自己的信任，领导就会不放心将事情交给秘书做。
另外，由于领导的工作比较繁忙，秘书要帮领导减轻负担，学会帮领导挡驾。
例如在进行接待工作时，有可能会遇到一些没有提前约定就来访的访者，针对这种情况，秘书首先不能有反感情绪，要耐心地向来访者解释。
有些蛮横的来访者不分青红皂白就要见领导，这会给领导的工作带来很大的不便。
通过挡驾，秘书既帮领导排忧解难，也提高了自己的交际能力，帮助人民群众解决困难，赢得群众的信赖和赞赏。
在接待来访者的过程中，秘书要详细了解来访者的身份和目的，并作简要的记录，以便事后向领导汇报。
对一些难应付的来访者，秘书要具备良好的心理素质和敏感的判断分析能力，在来访者表达自己不满的时候，秘书要控制好自己的脾气，决不能由着自己的性子对来访者态度强硬，这不仅对自己不利，更会影响到组织的形象。
冷静，谦和的态度更能赢得对方的好感，让对方的情绪渐渐稳定下来，从而达到说服的效果。
秘书在与领导相处的过程中，要时刻提醒自己服从领导的安排，毕竟领导是上级，站在主要的地位；秘书是下级，处于辅助地位。
只有两者相互配合好，保持默契，和谐的关系，才能达到办公的最好效果,从而促进组织的良好发展。
秘书的办公要做到完全以领导为中心，配合领导完成工作，随时满足领导的需要。
秘书要当好领导的助手和参谋。
由于秘书和领导是上下级关系，这种特殊的关系决定了秘书工作的被动性，但秘书工作不能一味的被动，应在适当的时候变被动为主动。
倘若秘书在平时的日常工作中积极主动，这会为今后的工作带来一定的方便。
在有些单位中，某些领导者能力低下，无法做出正确的决策，如果这时秘书不主动帮忙，就会导致组织事务一塌糊涂，不利于组织工作的顺利开展。
但主动归主动，千万不能越位，把自己的做好，对自己不该管的事绝对不能插手。
对于一些感情用事的领导，对秘书放任自由，不加以制约和监督，自己甘愿变为傀儡，这时那些有野心的秘书就容易越权越位，滥用职权，甚至目无组织，目无法纪背后操权。
但是作为领导也不能所有的事都要自己亲手做，不能做到事无巨细，否则秘书就会整体无事可干，无所事事。
有些领导只会关注自己，全身心投入到工作，不花时间去了解秘书，不对秘书的办公加以引导和指正，单纯地认为秘书就是服从命令，听从指挥的机器，只要听话办事就行，而作为秘书也不对领导进行了解，不去主动领会领导的意图，仅仅只是被动地应付，认为只要自己完全按照领导的吩咐做事，不受批评就可以了。
这种完全脱节的关系对工作非常不利，严重影响了工作的效率和质量。
总之，秘书与领导之间保持默契的协同性对双方工作的正常开展有着极其重要的作用。
所以作为一名合格的秘书人员，第一步要做的就是同领导保持好关系，为领导做好辅助工作。
例如：
某局局长平时大手大脚，造成了一些浪费。
但在一次大会上他所做的关于勤俭节约的报告却既生动又深刻，秘书科万科长会后对局长说:
“群众反映你的讲话很好，要求作为文件下发，您看行不行?
”“当然行，不过要作为文件下发，还的修改充实一下，这只有请你这个秀才代劳了。
”万科长说:
“那是不是在你的演讲稿后面增添几条杜绝浪费的措施来。
”局长爽快地说：
“行，你去写吧。
”
于是万科长在整理局长的讲稿的时候，增添了几条反对浪费的具体措施，有几条内容是针对领导浪费现象的。
文稿交上去之后，万科长心里很是不踏实，但没想到局长很快把文件下发，还亲自送到他手上，说：
“你修改的很符合实际，打印下发到全局贯彻落实实行。
”“我可是按照你讲的内容改写的啊。
”万科长说。
局长笑着说：
“我知道是我讲的，我也会按照我讲的去做的。
”发文以后，由于局领导以身作则，该局浪费现象也很快得到抑制，勤俭节约开始风行。
[7]
该案例中，万科长作为一名秘书，是领导的助手和参谋。
他充分领悟到了领导的意图，他忠于职守，利用自己的职能，遵从局长的意见实事求是地对局长的浪费现象巧妙地提出了劝告，并把自己的合理的意见和建议融入到决策方案中去，使之得到充实和完善，从而使“勤俭节约开始风行”。
万科长履行了自己的职责，正确处理了与局长的关系，与局长保持一种默契、协同的关系，从而使秘书的工作能顺利地进行下去。
倘若作为秘书的万科长，对领导的浪费现象没有主动地提出自己的意见和方案，任由其发展下去，这不仅不利于组织工作的开展，也不利于秘书与领导的协同，久而久之，万科长就会与领导的关系出现脱节，领导的形象也会大损。
所以，作为秘书，必须处理好与领导的关系，保持与领导的高度协同。
3.1.2秘书与本单位同事的协同性
秘书不仅要与领导保持好默契的协同关系，还要与本单位同事做到关系融洽。
首先要善于发现自己的缺点和不足，学会肯定别人的优点，不要吝啬给予赞美和鼓励，要常常表达自己对他人的欣赏。
用真诚的态度对待别人，尊重他人用一颗充满爱的心与他人交往，学会关心他人。
另外还要信守承诺，说到做到，不说空话大话，许诺别人的事要尽全力做到。
在本单位举行的集体活动秘书要积极参与，这样能够培养秘书与同事之间的感情，增强集体凝聚力，培养团队意识。
与同事之间要经常保持联系，而不是在需要的时候才想起对方。
如今科技如此发达，并不像古代那样来往不便利。
在一些节假日可以用短信，传真，电子邮件等送出自己的祝福，要舍得在人际关系上进行投资。
只有这样才能让别人感受到你的真诚，从而取得大家的信任和支持。
在面对别人善意的批评时不能显示出不满的情绪，而要学会接受，学会说谢谢，拥有一颗感恩的心。
其次，要勇于为自己的过失承担责任，不为自己的错误找借口，决不推脱责任，更不居功抢功。
总之，秘书要对未来充满自信，对生活要用积极的心态来面对，在人际交往中享受与人交往的过程与乐趣。
秘书要沟通而不封闭堵塞。
秘书不仅要做到与同事相处融洽，还要帮助其他同事之间和谐相处。
因为秘书工作有一定的特殊性，从而使他们成了领导最亲近的人，经常发布一些文件，甚至安排办理一些事情。
在这个过程中，如果秘书不能很好的处理与下级工作人员的关系，那么就会直接影响到下级工作人员的工作积极性，而且这会使得工作的效率和质量产生影响。
所以，正确处理好与下级员工之间的关系，对今后秘书工作的开展是极为重要的。
平等应该是秘书与下级员工交往时的关键，让员工感到彼此是共同协作的关系，工作上也只是职位不同，让人感到亲切，从而得到大家的好感与支持。
下级犯错误也应用宽容的态度看待。
此外，秘书在处理与下级工作人员的关系时，除了关心他们工作的事外，还应关心他们的家庭情况日常生活，性格特点，兴趣爱好等工作外的事情，树立良好的形象，从而保障工作的效率性和准确性。
俗话说，一个巴掌拍不响。
一个单位是由许多部门和成员组成的，要想让本单位能够迅速发展当然需要大家共同努力，单靠一个人的力量是绝对不够的。
所以，在企业单位中，每个人都要树立起团队意识，明确各自的分工，在目标意见上做到高度的一致。
秘书作为一个中间人物，要做好团结工作，调动大家的积极性和热情，让大家各司其职，充分发挥自己的潜能。
只有每个人都能够兢兢业业地做事，充满组织荣誉感，才能促进组织工作的高效进行，从而实现利益的最大化。
例如：
年轻的刘秘书刚到公司A部门不久，有一次被分配到B部门协调工作，却没有很好地完成，她很生气。
中午工作餐的时候，她便和自己部门的同事抱怨说:
”明明公司规定，各部门之间要相互协调，B部门虽然口头说支持我们的工作，但是却不肯借调他们的技术员过来帮我们忙完这一段，我要跟经理告状。
”旁边的王秘书是个老秘书了，听完后笑眯眯的对刘秘书说:
”小刘啊不要生气，你不应该去和经理告状，你可以这么和经理说,就说我们部门的工作近来进度比较紧，想请B部门的技术员帮忙，B部门也很想帮忙，但是他们也有自己的难处，不知道经理您能不能想想办法。
”后来事情果然办得很成功。
[8]
根据上面的这个案例，我们可以知道，刘秘书只考虑了自己部门的事情，而没有设身处地地考虑B部门的难处，如果设想刘秘书向经理告了状，结果B部门受到了批评，表面上也许接受，但实际上对A部门的工作推三阻四，不能很好地配合，这样两个部门的矛盾必将激化了，同事之间充满了敌意就没法好好地共同为公司工作，工作效率大大降低，公司将损失很大。
而王秘书的做法很对，作为秘书，本身就是一个很重要的协调者，在不同部门之间，发现事权矛盾和有利益冲突的趋向，应该用合适的方式，促进化解同事之间的矛盾，使之团结一致，相互合作，保持目标的一致性。
3.1.3与本单位以外人员的协同性
作为秘书，人际交往在工作中是非常重要的。
人作为一个社会性的生物，与人交往是必不可少的，而对于一个单位的发展，与其他单位的合作与竞争也是不可避免的。
秘书在单位之间的交往中起着重要作用。
首先，秘书必须准确，快速，全面地收集对方单位的相关信息，为领导科学地决策做铺垫。
知彼知己，百战不殆。
只有对对方有了全面透彻的了解，才能让领导进行决策时更加方便高效。
另外，秘书还要做好协调工作。
对每个单位来说机会都是均等的，要做到公平竞争。
为了避免不必要的麻烦，秘书要帮助领导处理好与竞争对手之间的关系。
领导人员之间如果沟通不畅极有可能产生误会和矛盾，造成合作关系破裂。
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