行政工作标准.docx

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行政工作标准

连云港兴隆实业集团有限公司

行

政

工

作

标

准

二〇一四年五月

前言

为推进行政制度建设，建立规范有序的行政管理体制，集团行政人事部在《连云港兴隆实业集团有限公司规章制度汇编》修订版的基础上，制订《行政工作标准》。

旨在促进集团总部及各所属企业行政工作的规范化、标准化、程序化。

本行政工作标准按照内容分为两个部分：

第一部分是行政工作标准。

主要包括印章管理、证照管理、档案管理、公文管理、计划管理、合同管理、法务管理、车辆管理、接待管理、会议管理、出差管理、网站管理、办公用品管理、工作牌管理、卫生管理、名片印制管理、通讯录管理、文案标准等；

第二部分是人事工作标准。

主要包括岗位编制、招聘录用管理、员工异动管理、出勤管理、劳动合同及薪酬管理等。

行政工作标准由行政人事部负责起草、解释。

连云港兴隆实业集团有限公司

二〇一四年五月

第一部分行政工作标准

第一章印章管理………………………………………………1

第二章证照管理………………………………………………2

第三章档案管理………………………………………………3

第四章公文管理………………………………………………7

第五章文印管理………………………………………………9

第六章计划管理………………………………………………10

第七章合同管理………………………………………………11

第八章法务管理………………………………………………12

第九章车辆管理………………………………………………14

第十章接待管理………………………………………………18

第十一章会议管理………………………………………………19

第十二章网站管理………………………………………………23

第十三章办公用品管理…………………………………………24

第十四章办公资产管理…………………………………………25

第十五章工作牌管理……………………………………………29

第十六章卫生管理………………………………………………30

第十七章名片印制管理…………………………………………31

第十八章通讯录管理……………………………………………32

第十九章文案管理………………………………………………33

第一部分行政工作标准

第一章印章管理

第一节印章刻制

一、印章刻制流程

使用部门→《印章刻制申请表》→经部门负责人签署意见→分管领导审核→总裁审批→行政人事部联系刻制→使用部门办理签领手续。

二、工作标准

1、集团印章由行政人事部负责统一刻制。

各所属企业印章由企业行政部门统一刻制。

2、印章刻制需求部门应提前2个工作日，填写《印章刻制申请单》报部门审核后，提交至行政人事部。

3、印章管理员接到《印章刻制申请单》后核实申请单内容及审批手续是否完整，将原印章收回。

并在2个工作日内联系公安部门指定刻制单位完成印章刻制工作。

4、办理机关单位名称变更的，原单位印章由行政职能部门收回后，经办人需重新刻制新的企业印章。

5、印章领取后，印章管理员在半个工作日内通知申请部门领取印章并办理印章领用登记手续，留存印模。

印章管理员将申请印章的材料和印模等立卷归档保存。

第二节印章使用

一、工作流程

经办人→填写《用印申请单》→经部门负责人审核→行政人事部核定→填写《用印登记汇总表》→印章管理人盖章。

二、工作标准

1、印章管理员接到《用印申请单》后，核对用印内容及审批手续是否完整，并登记《用印登记表》后方可用印。

2、对一些行文不规范（字迹潦草、有明显涂改痕迹、落款单位不明）的文件资料，印章管理员有权拒绝加盖印章。

3、加盖印章，应“骑年盖月”（印章的左边缘与落款日期的年相齐，月、日盖在印章的下面）；盖章时要用力均匀，落印要平衡，印泥要适度，保证印迹端正、清晰。

4、经营证照类复印件加盖公章的，印章管理员需在盖章处标注该复印件的使用范围，并标注“再次复印无效”字样；凡二页及二页以上合同文书加盖公章的，需同时加盖骑缝章。

一律不得在空白纸页、表格、信函、证件上盖章。

5、特殊情况急需使用印章的，由使用人的主管领导电话告知印章管理员，说明事由后方可先行用章，但公章使用人应在事后半个工作日内补办用印手续。

6、每月5日前印章管理员将《用印申请单》及《用印登记表》移交档案室归档。

第三节印章保管

1、集团公章、合同专用章由行政人事部机要人员保管。

公司财务专用章、法定代表人印章由法定代表人指定专人保管。

集团党支部印章由党支部指定专人保管。

2、各部门印章由各部门负责人或负责人指定专人保管，未经部门负责人批准，不得私自转交他人代管。

3、印章保管员要建立“印章使用登记表”，并按规定程序使用，严禁私自交于他人。

因事离岗时，须指定专人暂时代管。

4、确因工作需要，公章带出公司印章管理人需随同，并确保用章的安全。

5、机构撤销等原因停止使用原印章时，使用部门必须将原印章上交行政人事部存档，印章管理人按规定移交档案室。

第二章证照管理

一、工作流程

（一）借阅流程：

需求部门→填写《证照借阅登记表》→经档案管理人核定→办理证照借阅。

（二）年检流程：

证照管理员→办理证照年检→证照归档。

二、工作标准

1、档案管理员负责集团总部和连云港所属企业证照的借阅、年检工作。

2、借阅人提出借阅需求，档案管理员应核实《证照借阅登记表》登记的时间、借阅人、用途等内容。

3、证照借阅时间一般不超过一周。

档案管理员每个工作日核对《借阅登记表》，超出借阅期限没有归还的，督促借阅人归还证照；需延长借阅时间，需办理续借手续。

4、凡使用证照复印件的，档案管理员应在复印件关键处注明“再次复印无效”印章，并注明复印件的使用范围。

5、证照归还时，档案管理员应认真检查证照完好性，如出现损坏或丢失，应及时向主管领导汇报，并在损坏或丢失1个工作日内修复或申请补办手续。

同时追究证照借阅人责任。

6、每年1-6月办理证照年检手续。

证照包括（营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开发资质证、社会保险证及其它企业合法所需的各种证照）。

7、证照管理员每年要及时根据各所属企业注册地点，范围、分阶段、分区域办理年检工作。

准备年检所需的各种资料，避免延误。

8、证照年检材料报送后，证照管理员及时跟进年检进度、年检结果。

对于需要补充材料的，应及时予以补齐。

年检结束后的1个工作日内，移交至档案室存档。

9、证照管理人因工作需要而调动岗位时，应填“证件移交清单”，移交人和接交人在证照清单核对无误后签字确认。

证照移交时，行政部门负责人为监交人。

第三章档案管理

一、工作流程

（一）借阅流程：

借阅人→填写《档案借阅登记表》→档案管理员核定→档案归还。

（二）归档流程：

相关部门→按归档要求定期归档→档案管理员核实→归档完毕。

（三）销毁流程：

档案管理员→依据档案保管时间→定期整理档案→废旧档案→登记造册→申请销毁。

二、工作标准

1、档案室管理员负责档案的借阅、归档、销毁工作。

2、档案管理员凭《档案借阅登记表》借阅档案。

借阅机密档案者，需经行政副总裁批准；借阅绝密档案者，需经总裁批准；档案借阅时间一般不超过一周。

3、档案管理员每个工作日核实《借阅登记表》，超出借阅时间未归还者，档案管理员督促借阅人归还；如需延长借阅时间，借阅人需补办续借手续。

4、档案在借阅期间出现丢失，借阅人应立即报档案管理员。

档案管理员在接到报失档案1周内，重新补办档案，对于难以补办的档案，应立即报告主管领导。

5、借阅人员归还档案时，档案管理员应认真清点核对，检查案卷有无损坏、遗失。

6、对于移交档案室的文件资料，归档人应填写《归档登记表》，档案管理员需仔细核对，确认无误后双方签字移交。

7、每年3月初，机关部门、所属企业应整理上一年度形成的档案，集中移交档案室。

移交时，归档人和档案管理员需办理交接手续。

档案管理员对归档的文件资料进行全面清点检查，交接双方应认真核对移交清册，经确认后履行签字手续，移交清册双方各留一份备查。

对于内容不全的，档案管理员有权要求归档人补齐。

8、电子文档应随纸质文件一并存档。

纸质文件归档时，档案管理员根据档案年份编制文件目录，并将归档文件分类存放于档案柜内。

电子文件归档时，档案管理员应将电子文件刻制光盘，注明光盘内容、年限、部门。

9、纸质文件应装入档案盒内归档，非纸质文件应注明文件类别，指定某个区域存放归档。

档案存放时，档案管理员根据归档文件的年限依次存档。

10、档案管理员每年3月整理档案保存期限，凡超出档案保管期限内的或期限未满但已无继续保存价值的档案，登记造册，申请销毁。

11、档案销毁前，档案管理员填写《档案鉴定表》，经部门负责人审核，报集团领导审批，经鉴定确无保存价值的档案方可销毁。

12、档案销毁时，必须化为纸浆或焚毁，不准出卖或做它用。

《档案销毁清单》和《档案鉴定表》应归档保存。

第四章公文管理

第一节收文程序

一、工作流程

外来文件→行政人事部签收→载入《收文登记薄》→填写《收文处理笺》。

二、工作标准

1、集团一切外来文件统一由行政人事部签收。

签收文件时应核对文件数量、封皮是否拆分，是否破散，检查无误后方可签收。

2、文件签收后10分钟内，签收人填写《收文登记薄》注明来文时间、来文事项、来文性质、来文要求。

3、重要文件在收文10分钟内，填写《收文处理笺》并将所收文件附后，经行政负责人提出拟办意见，报分管领导阅示。

4、重要类传真应留存复印件归类存档。

5、《收文处理笺》批办的，转交承办人。

承办人要及时办理，办理结果应及时报告批办人。

6、《收文处理笺》批办后需要传阅的，行政人事部填写《文件传阅单》组织传阅，传阅时间一般不超过2个工作日，文件传阅后按分类存档。

7、其他部门文件，文件登记后，移交相关职能部门处理。

范围不明的文件，不涉及公司范围的，由行政人事部妥善处理。

第二节发文程序

一、工作流程

拟稿人→部门负责人审核→集团领导签发→行政人事部编写文号→印发→存档。

二、工作标准

（一）文件起草标准

1、以集团总部名义对内发出的行政公文，由行政人事部拟稿、用印、印发。

机关部门以集团名义对外发出的公文，由部门自行拟稿，报集团领导审批，将电子文稿交行政人事部印发。

2、集团综合性文稿（决定、报告、通报、总结）由行政人事部负责人组织起草。

对多部门联合发文的，提前与相关部门协商，取得一致意见后方可行文。

（二）文件审批标准

1、对内发文：

（1）拟稿时限：

一般性文稿，半个工作日内完成；重要文稿，1个工作日内完成；重大文稿，3天内完成。

（2）拟稿经部门负责人审核无误后，填写《公文审批单》报分管领导审核、总裁审批。

在《公文审批单》审核后半个工作日内完成公文编号、打印、用印、分发、归档工作。

2、对外发文：

（1）拟稿人在接到对外发文通知半个工作日内拟定初稿，需调研的文稿2日内完成初稿；经部门负责人审核无误后，填写《公文审批单》报分管副总裁审核、总裁审批。

（2）《公文审批单》审批后，拟稿人办理用印手续，并将《公文审批单》及文稿原件提交行政人事部归档。

第五章文印管理

1、集团行政人事部打印机、复印机由行政人事部负责维护、管理。

机关各部门打印机、复印机由各部门指定专人管理。

2、凡使用行政人事部打印机打印文稿的，应由行政人事部专人操作。

3、复印文件时，根据文件的轻重缓急统一复印。

复印单页文件时，可直接复印。

复印二页以上文件的，应将文稿装订针拆卸后，单页复印。

4、复印文件发生错误时，需要重新复印的，应将错误报告销毁，调整复印格式后重新复印。

复印非重要文件产生的废弃纸张，文印人员应将废弃纸张保留，以便再次使用。

5、复印内部文件，需双面双印。

复印草稿文件时，可使用单面完整的废弃再生纸张复印。

复印文件时，禁止使用非复印纸或已经皱折、超出复印尺寸的纸张。

6、复印文件卡纸时，打开右边侧门，取出纸张。

查看纸张是否完整，如果残缺，请仔细查找纸张剩余，取出剩余纸张后，关严右边侧门。

7、复印机需要添加粉末时，及时联系供货商予以补充。

私人材料不得在公司打印、复印。

8、打印二页以上文稿时，在打印范围内点击文稿的奇数页码。

当面文稿打印后，点击文稿的偶数页码，实现文稿双面打印。

打印草稿文件，应选择废弃的可再次使用的纸张打印。

9、文稿打印时，如出现卡纸时，应立即停机，并将废弃纸张取出，销毁。

第六章计划管理

一、工作流程

各部门、企业报送工作计划→行政人事部汇总→分管副总裁审核→总裁审批。

二、工作标准

1、行政人事部每月1日下班前收集机关部门、所属企业书面报送和电子稿发送的月工作总结和月工作计划，并核对报送材料是否规范。

对于报送内容不齐全的，责成报送单位补齐。

2、行政人事部收齐报送材料2个工作日内，汇总并形成集团公司月工作总结、月工作计划。

总结内容包括：

机关部门、各所属企业经济指标完成情况、本月未完成工作及未完成原因、本月重点工作完成情况等；计划内容包括：

机关部门、各所属企业经济指标、弥补上月未完成工作、本月重点工作等。

3、计划总结汇编后，应填写《公文审批单》，附机关部门、所属企业计划总结材料，经部门负责人签署意见后，报总裁审批。

4、批复后，集团公司的计划总结，送集团领导每人一份，档案室存档一份。

机关部门的计划总结，发该部门；所属企业的计划总结，发该企业。

第七章合同管理

一、工作流程

1、经办人→填写《合同审议单》→经部门负责人确认→行政人事部法务人员签署意见→财务部签署意见→分管副总裁审核→总裁审批。

2、经办人→填写《合同审批单》→经部门负责人确认→分管副总裁审核→总裁审批。

二、工作标准

1、印章管理员接到《合同审批单》或《合同审议单》后，核对审批手续是否完整，并登记《合同章使用登记表》后方可用印。

2、对用印手续不完整的，印章管理员拒绝加盖印章。

3、合同用印完毕，印章管理人留存《合同审批单》或《合同审议单》复印件一份，并于每月5日将《合同审批单》或《合同审议单》复印件及《合同章使用登记表》移交至档案室存档。

第八章法务管理

一、工作流程

（一）案件受理流程：

立案→案件受理→开庭→判决→执行。

（二）合同审核流程：

合同受理→审核合同法律范围→签署意见。

（三）法律咨询流程：

法律咨询受理→解决方案。

二、工作标准

（一）案件工作标准

1、集团机关部门、所属企业涉及经济案件或纠纷，合同的审核、法律问题，可提交集团行政人事部法务人员处理、解答。

2、法务人员负责重大案件的受理、诉讼、开庭等一系列工作。

法务人员接到案件时，应仔细分析案件来源、缘由，并咨询集团法律顾问。

3、法务人员接到案件2个工作日内，完成诉讼材料，重大案件需在一周内完成诉讼材料。

4、案件受理后，法务人员准备案件相关材料，开庭前30分钟内到达开庭现场，与法院沟通案情。

5、案件需要二次开庭的，在第一次开庭结束后2个工作日内，寻找新的法律证据，为下次开庭提前准备。

6、重大案件开庭后1个工作日内必须将案件进展、动态报集团主管领导。

7、案件判决结果应在宣判后的半个工作日内，报主管领导。

如案件办理完结，须将案件资料存档。

（二）合同审核标准

1、法务人员负责集团公司经济合同、工程合同、租赁合同、销售合同等合同审核。

法务人员应当对重要合同或重要问题出具书面法律意见。

2、合同标的在500万以上的，法务人员应在接到合同后3个工作日内，完成审核工作。

合同标的在500万以下的，法务人员应在接到合同后2个工作日内，完成审核工作。

合同标的在10万以下的，法务应在接到合同后半个工作日完成审核工作。

遇多份合同招标文件同时会审的，审核时间可相应延长。

3、法务人员应审核合同的合法性和严谨性，对于合同内容条款需要调整的，提出调整方案。

（三）法律咨询标准

1、法务人员应当认真履行职责，主动为业务部门提供法律服务。

2、法务人员提供法律咨询服务可以采取口头形式，也可以采取书面形式，但对重要法律问题，必须出具书面法律意见书。

3、法务人员接到所属企业提交的需研究、处理或协助办理的重要法律事务后，可出具拟办意见或组织有关部门共同协商拟办意见，报集团分管领导批准后及时作出书面答复。

4、法务人员应及时给予咨询人法律意见。

咨询问题超出法务范畴的，法务人员应并在半个工作日内答复咨询人，并将咨询事项记录登记。

第九章车辆管理

第一节车辆使用

一、工作流程

需求部门→填写《车辆派车单》→部门负责人确认→行政人事部核定→车辆使用。

二、工作标准

1、集团公司公务车辆、专车由行政人事部统一管理。

2、驾驶员凭《派车单》出车。

突发性临时用车的，驾驶员接到派车人通知后，方可出车。

返回公司后，出车人补填《派车单》交驾驶员，驾驶员将出车里程数记录登记。

3、驾驶员接到用车指令后，根据季节变化（冬季-5℃以下、夏季30℃以上），需提前五分钟开启车内空调做好出车准备。

4、驾驶员出车前，应详细记录当前里程数、出车时间。

到达目的地后，车辆熄火停放。

如冬、夏季出车，可到办理事务区域等候，不可启动车辆，打开车内空调。

5、驾驶员根据《派车单》目的地出车，不得私自超出出车范围。

返回公司5分钟内，记录返回时间、返回时车辆里程数。

并电话向派车人报告已返回。

6、驾驶员每月月初上报驾驶车辆的月里程数、加油金额、出车单（当月汇总）及维修保养金额。

7、驾驶员无出车任务时，在办公区域等候。

下班后，将车停放指定位置，除单位特批出车晚上九时后返回的，车辆方可开回住所。

第二节车辆保养

一、工作流程

车辆驾驶员→填写《车辆保养申请单》→经部门负责人确认→车辆保养→保养记录。

二、工作标准

1、驾驶员应在每个工作日上班前10分钟，将驾驶车辆清洗干净。

每天对车辆进行基本检查，检查内容包括水箱、油箱、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等。

2、驾驶员应记录车辆的保养时间，在车辆保养到期10天内，填写《车辆保养申请单》经部门负责人确认后，报财务部申请借款。

3、车辆送至4S店保养，保养结束10分钟内，驾驶员记录车辆保养时间、范围等相关信息。

第三节车辆维修

一、工作流程

车辆驾驶员→填写《车辆维修申请单》→经部门负责人确认→车辆维修→维修登记。

二、工作标准

1、驾驶员每周定期检查车辆易维修部件。

车辆需要维修时，填写《车辆维修申请单》，注明维修事项、维修范围、维修金额。

维修金额在1000元以下的，由部门负责人确认；维修金额在1000元以上的，报分管领导审核；维修金额在10000元以上的，报总裁审批。

2、驾驶员领取审核后的《车辆维修申请单》至财务部申请借款。

并将维修车辆送往定点维修点（4S店）维修。

根据维修范围、维修时间、定点取车。

3、车辆在外地使用过程中，出现故障需要维修时，驾驶员应电话告知部门负责人，经部门负责人同意后，方可维修。

返回公司半个工作日内，补填《车辆维修申请单》。

第四节油料管理

1、集团公务车加油统一使用车辆加油卡，加油地点统一为中国石化加油站。

2、车辆加油卡由行政人事部统一管理。

根据公务车的百公里油耗标准核定用油量，建立一车一档，并对车辆油耗进行年度核算。

3、车辆需要加油时，驾驶员应提前半个工作日至行政人事部领取加油卡。

加油时，驾驶员应拍照记录加油金额，加油公升、加油余额，加油前公里数。

返回公司后，立即将加油卡归还行政人事部，并填写《车辆加油登记表》将加油拍照信息逐一登记。

4、公务车出差时，驾驶员应提前半个工作日，领取车辆加油卡。

出差返回公司后，立即归还，并填写车辆加油记录。

5、公司加油卡除公务车加油外，不得对外借出。

如特殊情况需要外借，需经分管领导批准后，方可借出。

6、加油卡管理员应做好计划，及时补足加油卡金额。

每月月初车辆管理人员需将单车油耗数和行驶公里数进行汇总，计算出百公里油耗，分析油料消耗情况。

第十章接待管理

一、工作流程

（一）日常接待流程：

来访人员→行政接待→接待引领→接待服务→接待结束。

（二）公务接待流程：

需求部门→填写《招待申请单》→分管领导审核→总裁审批。

二、工作标准

1、集团行政人事部为行政接待、公务招待归口管理部门。

2、行政人员负责行政日常来访接待。

当客人进入公司后，行政人员应起身迎接面带微笑致意，询问客人是否预约。

临时来访人员，接待人员应询问来访目的，来访人员身份，立即通报相关领导。

如客人事先预约，电话联系预约领导。

将来访客人带至相关领导办公室或行政人事部稍候，主动看座倒茶。

3、接待重要客人需要准备水果的，提前1小时购买水果并摆放领导办公室。

领导会客期间，接待人员及时至办公室添加茶水。

4、来访人员离开公司后，接待人员须立即至领导办公室整理茶水及茶具、烟灰缸。

5、行政人事部接到公务招待通知或《公务招待单》后应在十分钟内预定饭店，并领用酒水。

6、招待地点一般安排在集团定点签约单位。

特殊情况，可安排其他场所，由招待部门现金结算。

第十一章会议管理

第一节会议管理

一、工作流程

需求部门→填写《会议室使用登记表》→行政人事部核实→会前准备→会场布置→会中服务→会后整理。

二、工作标准

集团行政人事部负责集团总部的会议管理。

会议由召集人或召集部门主办，行政人事部承办会务工作。

集团总部会议主要包括：

年度经营管理工作会议、总裁办公会议、部门会议及其他专项会议等。

（一）年度经营管理工作会议

1、行政人事部负责人拟定年度经营管理工作会议策划书（策划书包括：

会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、会议议题、会议议程、费用预算等）填写《公文审批单》报分管领导审核、总裁审批。

2、审批后的《公文审批单》行政人事部根据会议召开时间提前2周拟定会议通知，报批。

3、行政人事部收集各单位报送的会议材料，包括但不限于：

各单位年度工作总结及存在问题、解决措施分析，各单位当年经营目标责任合同、管理目标责任合同的执行情况，各单位次年各项经济指标的拟定、各项经营管理措施的拟定，各单位次年机构设置、人员定编、岗位调整、薪资调整等。

4、行政人事部根据会议时间，提前1周联系广告公司制作横幅，并在会议前2个工作日悬挂指定位置；提前1个工作日摆放台牌；提前2个工作日预定鲜花，在会议开始前半小时摆放主席台和主持台；会议前1天调试音响、话筒；根据参加人数，提前2个工作日摆放会议桌椅。

会议开始前10分钟内准备饮用水和茶杯。

5、行政人事部指定专人做好会务工作，会务人员负责维护会议纪律，并做好会议签到、会议记录、会议拍照、音响调试、会议用水等工作。

6、会议结束后2个小时内，会议管理员通知保洁人员并协助撤下会议横幅、台牌、鲜花、水果，关闭电源、门窗，将桌椅归位。

（二）总裁办公会议

1、总裁提出召开总裁办公会议，行政人事部根据会议召开时间、十分钟内通知参会人员。

2、行政人事部根据会议召开时间提前半个工作日准备会议室，并指定专人负责会议记录。

3、行政人事部指定专人做好会务服务工作，会议结束后，会务人员通知保洁清扫会议室。

（三）部门会议（工程会议、财务会议、行政会议、其他专项会议）

1、部门使用会议室需提前2个工作日填写《会议室使用登记表》如有特殊需求，需在备注里说明。

2、会议组织部门负责准备会议材料，行政人事部负责会务服务工作。

如需行政人事部协助配合，须提前半个工作日告知行政人事部。

3、行政人事部根据《会议室使用登记表》时间，提前1个工作日通知参会人员。

提前半个工作日准备会议所需物品。

提前10分钟准备会议签到表、准备录音笔，茶杯及饮用水。

4、会议结束后，行政人事部通知保洁人员清扫会议室。

第二节会议纪要管理

一、工作流程

记录人员→记录会议内容→经部门负责人确认→分管领导审核→报总裁审批。

二、工作标准

1、集团总部会议记录由集团行政人事部负责。

各所属企业会议记录由企业行政人事部负责。