档案管理按章节.docx
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档案管理按章节
第一章档案
第一节档案的定义和种类
一、档案的起源
1、档案的起源包括档案的萌芽和档案的最终形成两个阶段。
（多）
2、结绳和刻契还不是真正意义上的历史记录。
（是非）
3、档案产生的前提条件是文字的发明。
（单）
二、档案的由来
1、“档案”一词的由来“册、典、中、文案、文书、案卷”（多）
2、我国古代，文书与档案这两个概念基本上是不分的。
（是）
3、关于“档案”一词，据现有材料记载，它初始于明末清初之际。
（单）
三、档案的定义和基本要素（来源、形成条件、形态、性质）
1、档案的定义
是国家机构社会组织或个人在社会活动中直接形成的有保存价值的各种形式的记录。
（单）
2、档案的来源
一般来自两个方面：
一是机关团体、部队、企业和事业单位等，二是个人、家庭。
（多）
3、形成条件
文件转化为档案一般需要具备三个条件：
A、必须是办理完毕的文件。
所谓办理完毕，主要是指完成了文书处理程序。
（单）
B、必须是对日后具有一定查考和保存价值的文件。
C、必须是按照一定规律集中保存起来的文件。
（多）
4、档案的形态
包括档案的载体形式和档案内容的记录方式。
档案载体的发展来看，古代有龟甲兽骨、青铜钟鼎、竹木板片、金册铁券、缣帛、纸张等，现代有胶片、磁带、磁盘等（多）
5、档案的性质
兼具原始性和记录性于一体的特点，成为档案区别于其他文献资料的独有特性和根本标志。
（单、多）
6、其他
档案和图书、资料等都是知识的一种载体，都属于文献范畴。
（单）
档案和图书在一定条件下可以相互转化。
（是）
档案侧重于事物的原始性和记录性的统一。
（是）
因为大多数兵马俑上无文字，只能算是文物，不能当作档案。
（单）
四、档案的种类
1、档案的总和
国家档案全宗，又称国家全部档案。
社会主义国家档案工作和档案学中的专业术语。
（单）
2、档案分类方法有以下几种：
四个（按形成时间划分、按内容性质划分、按形成领域、划分按载体划分）
A、按形成时间划分——新中国成立前档案和新中国成立后档案；
新中国成立前档案习惯称为“历史档案”（是）
革命历史档案是1919年“五四”运动到1949年中华人民共和国成立以前。
（单）
B、按内容性质划分——文书档案、科技档案、各种专门档案；
文书档案亦称“普通档案”、党政档案、政务档案、行政档案
专门档案“人事档案”（单）
C、按形成领域划分——私人档案和公务档案；
在私人生活中形成的、为个人所有的档案可向有关档案馆寄存但所有权归个人。
（单）
公务档案必须按照国家规定，无条件地向国家档案馆移交。
（单）
D、按载体划分——纸制档案和非纸制档案（多）
甲骨文是迄今我国发现最早的甲骨档案（单）
第二节档案的作用及规律性
一、档案作用的性质
1、档案作用的性质：
（两个）
A、档案的凭证作用
是档案不同于和优于其他各种资料的最基本的特点。
（单）
档案之所以有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。
（多）
B、档案的参考作用
档案、图书和报刊杂志及其他资料等同样具有参考作用，但档案参考作用的特殊性和主要特点在于它的原始性和可靠性。
（多）
2、档案具有最权威的真实性。
但不是说档案所记载的内容都是真实的。
（是）
3、对于内容不真实的档案采取什么方式处理？
涂抹勾划“改造”它，卷内备考表内附以必要的说明。
（多）
二、档案作用的规律性
1、档案作用范围的扩展
A、时间和作用范围成正比。
（单）
B、档案在形成之初的相当一段时间内，主要是对形成者本身有用，是为形成单位工作和生产活动提供查考利用。
（是、单）
C、档案对社会的作用，称为第二价值。
（是）
2、档案机密程度的规律
档案机密性的强弱与档案保存时间的长短成反比。
（单、是）
3、档案作用侧重点的转移律
档案作用是由社会需要决定的。
（单）
社会的需要在各个时期会不断发生变化，档案作用的侧重点也随之转移。
（是）
4、、档案作用发挥的条件律
档案作用发挥的主要条件有以下四个方面：
档案利用价值与社会实践；社会发展水平；社会档案意识；档案管理水平。
（多）
档案的作用是通过人们在日常生活中反复利用而发挥出来的。
档案的作用发挥程度取决于人民的利用程度。
（单）
人们对档案的具体认识以及社会上对档案带有普遍性的认识程度，这种社会性的观念称为社会档案意识。
（单）
第二章档案工作
第一节档案工作范畴
一、档案工作的基本内容
包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八个环节。
（是）
二、各个环节的功能和相互关系
1、档案价值的鉴定可以与档案收集和整理工作结合进行（多）
2、现行机关对文件进行分类立卷时，往往结合档案价值的初步鉴定。
（单）
3、档案工作各个环节的相互作用中，可以看出一条最基本的关系：
基础工作和利用工作（多）
4、“先打基础，后搞利用”的想法是错误的。
（是）
5、在具体工作中，不能片面追求基础工作的完备，在具备了一定的基础后就开展利用，并在利用的过程中再对基础工作予以完善，通过利用工作来检验和促进基础工作。
（是）
第二节档案工作的性质
一、档案工作的性质
档案工作是一项服务性、政治性和管理性的工作。
（多）
二、档案工作的政治性
1、档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现。
（单）
2、档案工作的机要性由档案本身的特点和国家利益所决定的。
（多）
3、档案工作的政治性还体现在维护国家历史真实面貌方面。
（单）
第三节档案工作的基本原则
一、档案工作的基本原则
档案工作的基本原则是：
“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
”（多）便于社会各方面的利用。
体现了档案工作的根本目的。
二、原则的分析
1、统一领导、分级管理的原则
A、统一领导，分级管理是档案工作的组织原则和管理体制。
（多）
B、统一领导、分级管理是核心。
（单）
2、维护档案的完整与安全
A、维护档案的完整与安全是档案管理最基本的要求。
（是）
B、档案的完整行具有两方面的要求：
一是数量上的完整，二是档案质量上的完整。
（多）
C、维护档案的安全有两方面的要求：
一是档案的实体安全，二是档案的信息安全。
（多）
3、便于社会各方面利用
便于社会各方面对于档案的利用，体现了档案工作的最终目的。
（单）
第四节档案机构
一、档案机构的分类
我国设置了三大主要档案机构：
档案室、档案馆和档案行政管理部门。
（多）
二、档案室
1、档案室概念
档案室是各机关统一保存和管理本机关各部门形成的档案的内部机构。
（单）
2、地位和作用
档案室是档案事业最广泛的基层组织。
（是）
档案室是先期保存具有长久保存价值档案的过渡性机构。
（单）
机关档案工作是中国档案事业的重要特色，而机关档案室则是这种特色的组织保障。
（是）
3、职责和任务
档案室兼有对本系统和直属单位档案工作监督、指导和检查的职责。
（是）
4、类型
综合档案室、联合档案室
综合档案室成为目前最普遍、数量最多的一种机关档案室形式。
（单）
联合档案室将同驻地的两个以上机关的档案室联合起来设立一个档案室，负责保存和管理这些机关所形成的档案（单）
三、档案馆
1、和档案室的关系
档案馆与档案室同为直接管理档案的机构。
（是）
2、各国家级档案馆
各级国家档案馆，是集中保存、管理各类档案的文化事业单位。
（单）
四、新型档案管理机构
1、新型档案管理机构内容
文件中心，档案寄存中心和档案中介机构等。
（多）
档案中介机构是介于档案行政管理部门与社会之间的一种经营性社会组织。
（单）
五、档案机构之间的关系
1、在我国档案工作组织体系中，以档案室为基础，档案馆为主体，档案行政管理机构为组织中心。
（单）
2、上级档案行政管理机构对下级档案行政管理机构、各级档案行政管理机构对同级档案馆和档案室，具有业务指导、监督和检查的关系。
（单、多）
3、档案交接关系，同级机关档案室和档案馆之间，具有档案的交接关系。
（单）
第三章档案收集工作
第一节收集工作内容、原则与基本要求
一、收集工作内容
档案收集工作的内容，从收集的手段上可以分为档案的接收和档案的征集两个方面。
（多）
二、收集工作的意义
档案收集工作是贯彻集中统一管理原则的具体措施。
（单）
三、档案收集工作的基本要求是：
（多）
A、丰富和优化馆（室）藏；丰富和优化馆（室）藏是档案收集工作首先必须树立的指导思想。
（单）
B、加强馆（室）外调查和指导
C、积极推行入馆（室）档案的标准化
D、保持全宗和全宗群的完整性。
（多）（全宗和全宗群的2个内容拓展）
一个全宗的档案只能向一个档案馆移交。
（是）
所谓全宗群是指历史上形成的，在时间、内容等方面具有密切联系的若干全宗。
（单）
第二节档案室对档案的收集
一、归档定义
1、归档必须由文书部门或业务部门整理立卷。
（多）
2、归档制度是档案室收集工作的重要内容和最基础的工作。
（是）
二、归档制度的内容
归档制度包括（多）：
范围、时间、质量要求、手续
A、归档范围：
P57
B、归档时间：
文件归档时间是在文件形成后的第二年上半年。
（单）
C、归档案卷质量要求：
归档文件要进行基本的编目。
要依次编定页号或件号，并逐件填写卷内文件目录和卷末备考表。
编制案卷移交目录一式两份。
（多）
D、归档手续：
文书部门或业务部门在向档案室移交档案时，应当根据案卷移交目录详细清点案卷。
（单）
二、归档的组织工作
1、档案室应指导、协助文书部门或业务部门做好立卷归档前的准备工作（多）
A、协助选择正确的立卷环节；
B、划定科学的立卷范围；划定科学的立卷范围目的是为了避免重复立卷和防止遗漏文件。
（多）
C、协助编制立卷类目。
立卷类目通常是由文件立卷人员、机关档案室、文件承办人员和秘书部门共同拟制。
（多）
三、平时的收集工作内容
零散文件的收集；“帐外”文件的收集；专门文件的收集。
（多）
第三节档案馆对档案的收集
一、档案馆档案的来源（多）
1、对现行机关档案的接收。
A、对现行机关档案的接收是档案馆馆藏档案的主要来源。
B、省（直辖市、自治区）级档案馆接收本级机关及其所属企事业单位需要永久保管的现行机关和撤销机关的档案，和各种历史档案。
（多）
C、省辖市（州、盟）和县级档案馆需要长久保管的现行机关和撤销机关的档案，和各种历史档案。
（多）
D、立档单位编制的组织沿革、全宗介绍、有关检索工具和与全宗相关的各种资料应随同档案一起接收。
（多）
E、档案馆接收现行机关的档案，有两种方法，即逐年接收和定期接收。
（多）
F、属于中央级满20年即无条件向有关的国家档案馆移交。
（单）
县级国家档案馆满10年即无条件向有关的县级国家档案馆移交。
（单）
G、对于重大活动档案以及在两个文明建设中有较大现实利用价值的档案，可酌情提前接收进馆，以发挥档案更大的作用。
（单）
H、重大活动在结束后一定时间内，在完成相关档案整理编目的基础上，应及时向有关档案馆移交。
2、对撤销机关档案的接收。
已撤消单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或严重损毁的档案，可以提前向有关档案馆移交。
3、对社会散存档案的征集。
4、档案馆之间交接和交换档案。
第四章档案整理工作
第一节档案整理工作的内容和原则
一、档案整理工作的内容
1、档案整理工作的一般程序：
其内容主要包括：
区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷的排列和案卷目录的编制等步骤。
（多）
A、区分全宗：
区分将文件按不同的形成机关、组织或个人分开。
（是）
B、全宗内档案的分类：
把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类。
（是）
C、立卷：
将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位一一案卷。
（是）
2、档案整理工作的具体处理
全宗内档案分类、案卷排列和编号以及编制案卷目录的工作一般由各个立档单位的档案室承担。
（单）
全宗划分和排列多由档案馆承担，单位的档案室承担。
（单、是非）
二、档案整理工作的原则
1、原则的内容
档案整理工作的原则：
档案整理工作应遵循保存文件之间的历史联系，充分利用原有基础，便于档案的保管和利用的原则。
（多）
2、内容拓展
A、保持文件之间的历史联系
文件之间的历史联系主要表现为文件来源、时间、内容和形式等方面的联系。
（多）
来源方面的联系时首要的联系。
（单）
形式一般是指文件存在和表达的方式，如文种、载体材料及记录方式等。
（多）
B、充分利用原有整理基础
原有整理基础主要包含三层含义：
在原有整理结果基本可用的情况下，编制必要的检索工具、局部调整3、原有的时间等标记。
（单）
D、便于保管和利用
是档案整理工作的基本出发点和根本目的。
（多）
第二节全宗
一、全宗与立档单位
1、全宗是指一个档案整体，而立档单位是指形成该全宗的单位或个人。
（是）
2、凡能形成档案就是立档单位（×）
二、衡量某一个人的档案能否成为个人全宗：
1、一是该人是否名人；二是该人的档案是否完整。
（多）
2、个人在从事各种公务活动中所形成的文件材料，一般不应收入人物全宗，而应当作为有关机关或组织档案全宗的一个组成部分。
（是）
三、立档单位的变化对全宗划分的影响
1、党派、政党、社团和宗教组织在各个历史时期和新中国成立前后，其宗旨和组织成分没有发生根本变化，其档案应构成一个全宗。
（是）
2、立档单位名称的变更、职权范围的扩大或缩小、隶属关系的改变、内部机构的调整、工作地点的变动等变化。
属于非根本性变化，对全宗划分不产生影响。
（多）
3、如果该临时性机构存在时间较长、产生档案数量较多、档案内容比较重要，也可根据实际情况，构成独立全宗。
（是）
四、全宗的补充形式
1、补充形式
全宗还可以分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集。
（多）
2、形成原因
联合全宗形成原因：
1、工作联系紧密2、难以分开3、合署办公或只能联系紧密4、文件无法区分（多）
档案汇集的形成原因：
所属全宗不明的、或所属全宗不复存在的（多）
五、判定档案的所属全宗
1、立档单位的发文和内部文件，文件的作者就是档案的形成者（单）
2、立档单位的收文，它的实际收受者就是档案的形成者。
（单）
六、立档单位与全宗历史考证
立档单位与全宗历史考证，一般由“立档单位沿革”和“全宗状况”两部分组成。
（多）
立档单位和全宗历史考证，一般由档案室负责撰写，存入全宗卷。
（单）
第三节全宗内档案的分类
一、分类的基本要求
在同一层次上，分类标准必须统一，不能出现两个以上不同的分类标准。
（是）
二、常用的档案分类方法
跨越多个年度的情况，要以文件内容针对的年度为主。
（单）
分类方案是进行分类工作的作用（全选）
问题分类法的适用范围（全选）
年度机构分类适用哪些条件：
（全选）
机构——年度分类法适用于撤销机关和历史档案。
（多）
年度——问题分类法在无法按组织机构分类时才采用，如组织机构变化复杂，分工不明确，或是内部机构非常简单。
（多）
问题——年度分类法一般不适用于现行机关。
（多）
第四节类内案卷的排列与案卷目录的编制
一、案卷目录的类型
一种以全宗为单位编制的综合目录，一种是以分类方案中的一级类目为单位编制的分类目录。
在实际工作中采取第二种
一本目录
2001
2002
001
002
二本目录
2001
2002
001
001
二、其他
必须对全宗内每一本案卷目录按一定的方法进行编号。
（是）
不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编件号。
（是）
凡是有文字的页面就必须编页号。
（是）
第五章档案鉴定工作
第一节档案鉴定工作的内容
档案界所从事的档案鉴定，主要是指档案保存价值的鉴定
第二节档案鉴定工作的原则和标准
一、决定档案保存价值的因素
档案的保存价值是由档案自身的特点和社会利用的需求两个方面的因素决定的。
（多）
社会利用需求是决定档案保存价值最重要的因素（单/是非）
二、档案价值的鉴定标准
内容标准和相对价值标准
1、内容标准
档案内容是决定档案价值最重要的因素，对档案内容可以从以下三方面来分析：
A、档案内容的重要性
B、档案内容的独特性
减少档案重复性，重复性有两种：
第一种是重复文件，可以通过各机关内部立卷分工等措施来坚决。
第二种是文件内容重复，通过划定不同的保管期限来决定文件的取舍。
C、档案内容的时效性
2、相对价值标准
档案的相对价值，主要依据三个方面判定：
A、所存档案的完整程度
B、档案内容的可替代性
C、各全宗之间档案的重复性
第三节档案保管期限表
一、档案保管期限表的类型
1、通用档案保管期限表：
供全国各机关、团体、企事业单位鉴定档案使用
2、机关档案保管期限表：
只供本单位鉴定档案时使用
档案保管期限表：
通用、专门、同系统机关、同类型机关、机关
后四种档案保管期限表所确定的各类档案保管期限，只能与标准档案保管期限表中相应的保管期限持平或延长，不能任意缩短。
二、档案保管期限表的结构
档案保管期限表，通常由顺序号、条款、保管期限（保管期限是根据各类档案的保存价值确定的）、附注和说明等部分组成，其中条款和保管期限是最基本的项目。
（多）
三、档案保管期限的划分
8号令：
永久和定期两种。
永久是30年以上，定期是10年，30年
其他：
永久，长期16年以上，短期1-15年
永久保管：
本机关关于重要问题的请示、下级机关关于重要业务问题的来函。
第四节档案鉴定工作
一、档案鉴定工作的组织
1、组织成员
机关的档案价值鉴定工作，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组
2、销毁规定
A、各机关需要销毁的档案，须经机关领导审核批准后施行
B、销毁1049年以前形成的档案，须经单位领导人或鉴定委员会审核，并同时报国家档案局批准后，方可施行
C、对于要销毁的档案要指定两名以上专人实施监销
二、档案鉴定工作的方法
鉴定档案价值的基本方法是直接鉴定法
（人）直接鉴定法要求档案鉴定人员逐卷逐件逐页审查档案材料
（物）直接鉴定一般以案卷为基本单位进行
一个案卷内存有不同保存价值的文件，其最重要的文件价值来确定保管期限
永久卷内混有少量的内容联系密切的仅需要长期保存的文件，可以不拆卷上升为永久
永久卷内混有较多的长期文件，则应拆卷，将长期文件剔除
长期卷内混有较多的永久文件，则可不拆卷，整卷上升为永久保存
三、档案鉴定工作的步骤
1、档案鉴定工作表现为三个阶段
A、文件立卷归档的鉴定工作（第一次鉴定，初始鉴定）
B、机关档案室的鉴定工作，对档案的后续鉴定。
后续鉴定要作好移交进馆档案的质量监控。
C、档案馆的鉴定工作
2、鉴定后还有档案销毁
销毁清册也称：
销毁目录、销毁清单
档案销毁清册应以全宗为单位编制
送到指定造纸厂化成纸浆，这是销毁大批量纸质档案最为常用的一种方式
磁带、磁盘、光盘等为载体的档案，可以采用物理删除、格式化或焚烧等方式销毁
第六章档案保管工作
第一节档案保管工作的任务
1、档案保管的具体任务包括两个方面，即档案保护技术工作和库房管理工作（单）
2、外因是：
不适宜的温湿度、光、空气污染及害虫、霉菌等有害生物（多）
第二节档案保管的主要物质条件
1、档案库房、档案装具、档案包装材料、档案保管设备
2、物质条件细分
档案装具：
架、柜、箱等三种
包装材料：
卷皮、卷盒和包装纸
第三节档案库房管理
一、库房管理制度
实现档案保管的制度化、规范化和标准化
二、库房与装具的排列与编号
档案装具在库房中具体排列时应注意三个方面：
整齐一致、避光通风、空间合理
三、档案存放与排列
1、档案馆内的全宗按全宗群的联系进行分类存放，是在档案管理中组织馆藏的一种方法
2、全宗内不同类型的档案，为了便于安全管理，可以将不同载体或规格的档案分别存放，但必须在全宗主体位置放“参见卡”
3、大多数的档案馆（室）采用竖放方式，采用平放方式存放档案，一般以不超过40厘米为宜
4、档案存放次序的方式有两种
档案存放位置索引：
以全宗为单位的档案存放位置索引；以库房和装具为单位的档案存放位置索引。
四、全宗卷
1、全宗卷的含义
全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。
是在档案管理活动中形成的“档案”，是管理全宗的档案，是档案的档案。
2、性质
全宗卷，可以了解该全宗管理过程的情况（全选）
3、主要内容
以下七方面按照准确、齐全、规范的要求入全宗卷
全宗卷有七个方面：
档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、档案管理新技术的应用
4、卷内文件材料按“问题——时间”进行系统排列，全宗介绍、立档单位大事记在前，有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和现代化管理等方面的文件材料按顺序排列。
第七章档案统计工作
第一节档案统计工作的内容与要求
档案统计工作基本要求为保证统计资料的准确性、及时性和科学性。
第二节档案登记工作
一、档案登记工作
1、案卷目录
是档案馆（室）基本和必备的检索工具
2、档案收进登记簿
收进登记簿是档案馆记载档案增长清苦抗的一种登记形式
3、全宗单
通过全宗单能够看出每个全宗进馆后的全部变化过程
4、案卷目录登记簿
用来统计档案馆内各个全宗内卷目录的数量和档案数量
二、档案利用的登记
1、利用者登记卡片
是利用者第一次到档案馆办理有关利用手续时，由档案部门进行的初次登记（单）
2、阅览室入室登记簿
阅览室入室登记簿是档案馆（室）统计档案利用人次的重要依据（单）
3、借阅单
借阅单是利用者和阅览室工作人员之间借阅、归还档案的交接凭证（是非）
4、档案借出登记簿
档案借出登记簿其作用与借阅单基本相同（是非）
第三节档案统计工作的步骤
一、档案统计调查是档案统计工作的开端和基础（单）
二、统计调查的基本形式（多选）
有统计表报、专门调查两种
1、统计表报
统计表报是最基本的、最经常的一种调查方式，统计表往往带有专业性和强制性。
（是非）
2、专门调查
专门调查往往采用的是一次性调查形式（是非）
第八章档案检索工作
第一节检索概述
一、档案检索的内容
档案检索包括档案存储和查检两个阶段。
二、档案检索的手段
档案检索的手段通常有两种：
手工检索、计算机检索
三、档案检索效率
档案检索效率通常采用查全率和查准率两个指标来衡量和表示
四、档案检索语言
《中国档案分类法》用语档案分类
《中国档案主题词表》用语主题标引与主题检索
第二节检索著录
一、档案著录含义
档案著录是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程
二、档案著录规则
1、我国制订并颁布了行业标准《档案著录规则》，作为全国档案著录的规范性依据
2、档案著录有七项
3、正提名、责任者、时间、4个号（分类号、档好、电子文档号、缩微号）、2个词（主题词或关键词）为主要著录项目
4、机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。
5、以单份文件为对象著录一个条目时，著录文件形成时间
6、以纸张为载体的档案一般不予著录
第四节档案检索工具
一、三目
项目——条目——目录（三目）
二、按载体类型分
按载体类型分：
卡片式检索工具、书本式检索工具、缩微式检索工具、机读式检索工具
三、按检索功能分
按检索功能分：
查找性检索工具、报道性检索工具、馆藏性检索工作
查找性检索工具：
分类目录、主题目录、专题目录、全宗文件目录、人名目录（索引）、地名目录（索引）、文号目录等
报道性检索工具：
有全宗指南、专题指南、档案馆指南
馆藏性检索工作：
案卷目录、卷内文件目录等
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