内务管理处职能.docx

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内务管理处职能

目录

1、员工守则----------------------------------2

2、部门职能及权力----------------------------3

1、部门职能-----------------------------------3

2、部门权力-----------------------------------4

3、岗位设定----------------------------------4

4、岗位职责----------------------------------4

（1）内务管理处经理岗位职责------------------------4

（2）内务管理处经理助理岗位职责--------------------5

（3）内务管理处电工岗位职责------------------------6

（4）内务管理处厨师岗位职责------------------------6

（5）内务管理处门卫岗位职责------------------------6

（6）内务管理处司机岗位职责------------------------7

5、部门日常工作及相关规定--------------------8

员工守则

本公司员工均应遵守下列规定：

1、准时上下班，对所担负的工作争取时效，不拖延、不积压。

2、服从领导指挥，如有不同意见，应婉转相告或以书面陈述。

3、尽忠职守，保守公司的秘密。

为人正直不徇私舞弊。

4、爱护本公司财物，不浪费，不化公为私。

5、遵守公司一切规章及工作守则。

6、保持公司信誉，不作任何有损公司信誉的行为。

7、注意本身品德修养，切戒不良嗜好。

8、不私自经营与公司业务有关的商业或兼任公司以外的职业。

9、待人接物要态度谦和，落落大方。

10、不得收受贿赂，作出有损公司利益的事。

二、部门职能及权力

（一）、部门职能

1、各职能部门的关系协调；

2、建立各项规章制度并检查实施情况，促进各项工作规范化管理；

3、负责公司资料等管理，以及宣传报道工作，沟通内外联系和上下联系；

4、公司会议组织、记录及记录归档工作；

5、本部门车辆管理

6、员工入职、离职过程中与行政人事相关的手续办理；

7、公司各类档案的整理、归档、保管、借阅等；

8、员工考勤、出勤统计、核实工资等；

9、福利管理

1）员工福利制度的制定，并经批准后实施；

2）福利事项的办理；

3）福利工作总结、修订、分析和改进；

10、文件管控

1）公司文件发放；

2）文件与资料登记、整理、编号、发行、保管、维护、归档等；

3）过期文件的处理；

11、公司公共关系维护和改善工作

1）内部公共关系的建立和维护；

2）外部公共关系的建立和维护，包括政府、同行、业务往来单位等公共关系。

12、行政稽查；

13、行政开支成本控制；

14、其他相关职责。

（二）、部门权力

1、依照制度，对稽查中发现的问题实施处罚的权力；

2、依照制度，按规定程序，实施其他单位提请的处罚建议；

3、部门内部员工考核的权力；

4、部门内部员工聘任、解聘的建议权；

5、部门内部工作开展的自主权；

6、要求相关部门配合相关工作的权力；

7、根据总经理安排对各部门工作的监督管理工作。

三、岗位职责

（一）、内务管理处经理岗位职责

1）、掌握公司主要工作的进展情况，负责制定、落实办公室工作计划和办公室内部的管理：

2）、参加行政领导会议，参与公司重大事项的调研工作，及时掌握公司主要工作的进展情况；

3）、明确本部门年度、月度工作内容、工作计划；

4）、监督指导工作计划的落实；负责本部门员工队伍建设，提出对下属人员的调配、培训、考核意见；

5）、制定并完善部门工作制度，检查本部门工作的执行情况；负责协调下属员工之间、本部门与相关部门之间关系；

6）、监督本部门的工作内容计划和经费支出的执行情况，及时给予指导。

7）、统筹管理公司行政后勤服务工作：

监督后勤工作的执行，并提出改进意见；

8）、负责公司行政事务的上传下达；

9）、负责通讯、交通、招待、办公费用的审核和标准管理；

10）、负责各部门之间和领导之间的协调；

11）、统筹负责档案文书管理：

负责制定、完善档案文书管理的各项规章制度，并监督执行，做好保密工作。

12）、负责相关会议的组织，以及会议决议的督办事项：

负责会议场所的安排与布置；负责会议相关活动的安排；负责会议决议的督办事项。

13）、负责公司的接待工作及政府关系、公共关系的建立、维护及保持：

四、部门日常工作及相关规定程序

（一）、内务管理处管理

1、内务管理处负责办公室的基础布置、规划，配置办公桌椅。

各部门需要使用办公桌椅的，向内务管理处申请办理领用手续。

2、调配办公室安排。

各部门需扩展使用办公室的，向内务管理处申请，由内务管理处申请协调安排。

3、办公室门钥匙由使用部门和内务管理处办公室各保管一套。

各部门退出办公室时，门钥匙（部门不得私自配钥匙，配钥匙要经内务管理处批准）同时退还内务管理处办公室。

（二）、办公室管理

1、办公室区域及会议室卫生由内务管理处负责管理，制定办公区域、会议室、厕所卫生控制标准，由内务管理处安排门卫或清洁人员按要求做好卫生清洁和维修工作。

2、各办公室自行安排值日表保证地面整洁桌面无杂物，做好安全用电和防火工作，下班时要切断电源、关电灯、电脑、电暖器和空调等电器电源，违反者罚款该办公室值日人员50元，所有罚款由内务管理处下发罚款单从当月绩效工资中扣除。

3，外来人员出入办公区域应全部登记并应注明出、入时间。

（三）、会议室管理

1、公司会议室由内务管理处管理。

2、会议室的配置和布置由内务管理处统一规划报公司领导批准后落实。

3、各部门需要使用会议室须提前通知内务管理处并做好协调安排。

（四）、电话管理

1、公务电话

（1）公司统一规划办公室及现场办公室或指挥中心的电话布置、联系当地网通电信局全部安装和使用电话，同时申请部分内线电话，以方便对内、对外业务联系。

（2）电话开通范围

各部门经理以上人员电话开通国内长途和市话，其他人员开通市话或网内电话，因工作需要开通上述规定以外的通话，由部门主管申请，报总经理批准。

（3）严禁使用办公电话打声讯台，严禁拨打与工作无关的联系电话。

（六）、考勤工作及规定

1、员工一律采用打卡机记录考勤，外出人员未能及时打卡的请自觉到各部门领导处备案，持有部门主管签字的《未打卡证明》到内务管理处报备案。

（背附《未打卡证明》）

2、内务管理处部门负责考勤制度的执行与考勤的管理工作，考勤结果直接与工资、绩效挂勾。

3、因卡机出现故障而不能正常打卡，由内务管理处部门登记上下班时间。

4、员工请假必须填写《请假申请单》，并在部门领导批准后交内务管理处部门备案，未在内务管理处、部门备案的请假无效。

5、打卡人员、当值保卫等人员应留意刷卡机的状况，如发现有硬件、软件或其他非人为故障造成刷卡无效时，应及时与内务管理处等相关方说明情况。

6、刷卡机应得到有效的保养，任何损坏刷卡机行为（包括故意损坏刷卡机的）将视情节轻重由内务管理处按刷卡机价格给予双倍原价赔偿处理。

7、因硬件、软件或其他非人为原因造成无刷卡记录时，请及时与内务处联系，由内务管理处进行核实，若情况属实将补回所有已出勤记录；否则无刷卡记录视为旷工处理，并扣除虚报者当月工资，内务管理处负责落实执行。

（七）、工资计算发放制度规定

1.新来人新来人员出勤不满15天，非正常原因离职者，公司不予其记录考勤。

2.正式员工当月出勤不满15天者，不予其2日调休。

3.除总经理特定人员外，其他员工每月可休息2日，不休息者给予其假补，每日100元。

4.新员工入职，试用期已过。

在下月1日按正式员工工资调整。

如，李xx入职时间为3月15日，3个月试用期已过达到考核要求的，7月1日起按正式员工工资调整。

（新员工转正需有总经理审批的转正申请，否则工资不予以按正式员工工资调整）

5.考勤中迟到、早退、旷工等记录按公司迟到早退制度执行。

6.每月1日至3日所有员工在内务管理处手写考勤簿上签字确认其出勤工日，没能及时确认考勤人员按内务管理处记录考勤执行，若出现问题由当事人（未确认考勤人员）自己承担。

内务管理处不给予任何解释。

7.4—7日由内务管理处根据已确定的考勤天数及工资标准核算工资。

8.8—9日由公司财务部根据内务管理处核算的工资进行复核，复核确认无误后由内务管理处打印电子版，报到助理处。

由助理报给总经理进行报审。

若内务管理处或财务部未能及时审核，延误发工资由各部门负责。

9.工资发放时间为20—25日，特殊情况除外。

10.绩效工资发放标准1000元——3000元为200元

3001元——5000元为1000元

5001元——7000元为2000元

7001元——9000元为3000元

11.绩效工资发放时间，1—3月在6月绩效底发放、4—6月绩效在9月底发放、7—9月绩效在12月底发放、10—12月绩效在3月发放、以此类推。

12.公司新到员工在公司食宿者每月向公司缴纳食宿费用200元，食宿费从每月工资中扣除。

转正后公司不再扣除食宿费。

工资发放标准计算办法

1本制度适用于公司全体员工（试用工和临时工除外）。

本制度所指工资，是指每月定期发放的工资，不含奖金和风险收入。

2员工工资由基本工资、绩效工资两部分组成。

3工资包括：

基本工资、绩效工资、补贴、应发工资、扣除项目、实发工资。

4固定工资是根据员工的职务、资历、学历、技能等因素确定的、相对固定的工作报酬。

5绩效工资是根据员工考勤表现、工作绩效及公司经营业绩确定的。

6员工工资浮动由各部门经理、主要领导拟定后报总经理审批。

部门经理、主要领导每月对员工进行考核，确定绩效工资发放比例并报内务管理部审核、总经理审批后予以发放。

7员工工资扣除项目包括：

缺勤罚款、责任罚款、扣款（含借款、罚款等）等。

8计算方法：

薪金总额除以当月天数乘以出勤天数减去当月绩效、罚款、扣款等（或加奖励、假补等）于应发工资。

6.员出勤不满15天，非正常原因离职者，公司不予其记录考勤。

7.正式员工当月出勤不满15天者，不予其2日调休。

8.除总经理特定人员外，其他员工每月可休息2日，不休息者给予其假补，每日100元。

9.新员工入职，试用期已过。

在下月1日按正式员工工资调整。

如，李xx入职时间为3月15日，3个月试用期已过达到考核要求的，7月1日起按正式员工工资调整。

（新员工转正需有总经理审批的转正申请，否则工资不予以按正式员工工资调整）

10.考勤中迟到、早退、旷工等记录按公司迟到早退制度执行。

6.每月1日至3日所有员工在内务管理处手写考勤簿上签字确认其出勤工日，没能及时确认考勤人员按内务管理处记录考勤执行，若出现问题由当事人（未确认考勤人员）自己承担。

内务管理处不给予任何解释。

7.4—7日由内务管理处根据已确定的考勤天数及工资标准核算工资。

8.8—9日由公司财务部根据内务管理处核算的工资进行复核，复核确认无误后由内务管理处打印电子版，报到助理处。

由助理报给总经理进行报审。

若内务管理处或财务部未能及时审核，延误发工资由各部门负责。

9.工资发放时间为20—25日，特殊情况除外。

10.绩效工资发放标准1000元——3000元为200元

3001元——5000元为1000元

5001元——7000元为2000元

7001元——9000元为3000元

11.绩效工资发放时间，1—3月在6月绩效底发放、4—6月绩效在9月底发放、7—9月绩效在12月底发放、10—12月绩效在3月发放、以此类推。

12.公司新到员工在公司食宿者每月向公司缴纳食宿费用200元，食宿费从每月工资中扣除。

转正后公司不再扣除食宿费。

工资发放标准计算办法

1本制度适用于公司全体员工（试用工和临时工除外）。

本制度所指工资，是指每月定期发放的工资，不含奖金和风险收入。

2员工工资由基本工资、绩效工资两部分组成。

3工资包括：

基本工资、绩效工资、补贴、应发工资、扣除项目、实发工资。

4固定工资是根据员工的职务、资历、学历、技能等因素确定的、相对固定的工作报酬。

5绩效工资是根据员工考勤表现、工作绩效及公司经营业绩确定的。

6员工工资浮动由各部门经理、主要领导拟定后报总经理审批。

部门经理、主要领导每月对员工进行考核，确定绩效工资发放比例并报内务管理部审核、总经理审批后予以发放。

7员工工资扣除项目包括：

缺勤罚款、责任罚款、扣款（含借款、罚款等）等。

8计算方法：

薪金总额除以当月天数乘以出勤天数减去当月绩效、罚款、扣款等（或加奖励、假补等）于应发工资。

（八）、办公用品的采购、领用工作及规定

1、劳保用品及办公用品采购时须填写购物审批表，经部门主管审批后交内务管

2、所有办公用品，均用旧的物品到内务管理处领取新的办公用品，内务管理处根据使用人员提供的旧的办公用品来发放新的办公用品。

3、员工领用办公用品需填写办公用品领用登记表。

7、购办金额较大的办公用品一律写书面申请，报总经理审批。

（九）、后勤管理工作及规定

目的：

为公司全体员工服务，通过规范公司后勤保障管理，保证公司各项业务正常运作，从而，为员工创造良好的工作环境，提高员工工作效率。

1、车辆管理

1）部门司机，由部门安排。

驾驶员违章罚款一律不予报销。

特殊情况除外。

2）驾驶员负责记录使用车辆的起始与终止时间公里数，出车及时填写车辆行驶登记表，并负责车辆保养，维护等和车辆有关的相关工作，收集好各项车辆产生票据。

3）每天清洁车内外卫生，随时保证车辆整洁。

如有刮碰按责任处罚。

4）由车辆负责人或司机上报故障或维修原因。

由各部门存档内务处记录。

5）车辆维修与保养由车辆负责人或司机填写车辆维修保养审批单，上报总经理审批。

如需借款填写好借款单。

（背附车辆维修审批单）

6）车辆维修后所换零件和票据作为维修凭证方可报销。

7）以上如出现瞒报或票据不真实等情况，所有产生费用由当事人承担后再给予严厉处分。

油卡申请流程：

①车辆使用人或司机要记录好车辆加油时公里数及油卡余额，提前申请油卡。

②填写好油卡用油明细表，填写借款单，递交总经理审批。

（背负油卡用油明细表）

③油卡充值完毕后，凭发票报销发票后及时还款。

④以上如出现瞒报或票据不真实等情况，所有产生费用由当事人承担后再给予严厉处分。

2.食堂餐厅安全卫生管理

①厨房工作人员在上班时间，必须穿戴工作服工作。

②采购人员采购各种食品时，注意把好食品的质量关，要保证食品的新鲜，不变霉、不变质，以防食物中毒、掉擦好市场价格，要有电子版明细账。

③厨房各种用品、用具，用后必须及时清洗干净。

④每次炒完菜后，必须把台上、台下的脏物冲刷干净，做到刀不锈，砧板不霉，抹布要干净。

⑤各种调料的容器要干净，摆放整齐。

所有的器皿及菜肴，均不得与地面或污秽接触。

⑥洗涤剂不得与杀虫剂等放在一起，杀虫剂要有专人保管。

厨房清洁扫除工作，每日至少要做一次，特别注意清扫厨柜内侧及厨房死角。

⑦冰箱（柜）内存放物品要分袋存放，定期清理。

冰箱要定期除霜，熟的与生的食物要分类贮放，生的食品要洗净后才能放入。

⑧废弃物要当日清除，厨余如需隔夜清除，则要倒入带盖桶内，四周保持干净。

⑨厨房地面要保持无脏物、无积水，工作厨台要保持干净无积灰。

无污垢，墙壁保持清洁无油污，下水道保持畅通。

每星期必须对餐厅及厨房大清洗一次。

⑩无关人员不得随便进入厨房。

3、门卫管理

①发现违纪、偷窃等行为，要及时制止和向上级汇报并作好记录。

发生治安事件和灾害事故，应采取积极有效的应变措施，并及时向上级汇报。

②外来人员因公务需进公司，经被访人同意，才可进入公司。

外来人员一时没有联系上被访人，在警卫室外或指定地方等候。

严禁闲杂或与公司工作无关人员进入公司。

③严格执行车辆出入制度，外来车辆进公司需严格检查，作好登记。

没有批准不得放行。

④对违反本制度又不服从门卫管理者，及时上报。

⑤负责厂内环境卫生、浇花、厕所等，大门口道路要保持干净，及时清扫。

（十）、档案管理工作及规定

1.归档范围：

入档文件要有档案明细表，各种档案存放档案盒。

①保修单据、签单明细、会议纪要等

②合同管理（合同文件）

③人力资源（人力信息、历届工资表、制度管理、人员培训）

④内部管理（资信证明、资质文件）

⑤历史资料（参考资料）

⑥行政文件（行政公文、办公文件、公司现有车辆资料、历届车辆资料）

⑦岗位职责（责任书）

2.收集、整理、保管公司的文书档案。

3、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印档案。

5、借档人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需经上级批准。

6.档案管理要明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

7、档案的销毁：

任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料，若按规定需要销毁时，须经总经理批准后方可销毁

8、经批准销毁的公司档案。

档案人员要认真填写、编制销毁清单并签字。

9.有新员工入职，要及时存档。

（十一）、文件管理工作及规定

1.凡是以公司名义发出的文件、决定、决议、请示、申请、编写的会议纪要，均属发文范围。

2.正式文件均需由内务管理处经理根据文件内容和性质阅签后，由助理分送相关部门阅办，重要文件应呈送公司各相关领队亲自阅批后分送各相关部门阅办。

3.下发文件主要用于：

①公布规章制度；

②转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；

③公布人员任免事项；

④公布重大经营管理、生活福利等工作的决定；

⑤发布有关奖惩决定和通报；

⑥其他有关重大事项；

4、上行文件主要用于：

对上级呈报工作计划、请示报告、申请、处理决定等。

5.收发文时，需填写收发文登记表。

附录：

未打卡证明

所属部门

职务

姓名

未打卡事由

备注

每周一填写上周未打卡证明，经批准后交到行政部

审核

批准

借款申请单

资金性质：

年

月

日

部门

申请人

金额（小写）

用途

十

万

千

百

十

元

角

分

金额（大写）

还款日期

还款金额

部门主管

财务主管

总经理批准

领款人

日期

费用报销单

部门：

内务管理处年月日

摘要

金额

人民币：

￥

附单据张数

领款人签章

经办人：

内务管理处经理：

财务经理：

总经理审批：

办公室维修单

日期

部门及报修地点

联系报修人

修理项目：

修理费用：

修理人签名

完成日期

报修人确认

内务处确认