降低执法文书现场制作出错率解析.docx
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降低执法文书现场制作出错率
东台：
红绿灯QC小组
江苏省烟草公司盐城市公司
2015年10月28日
一、概况
小组简介
该小组于2014年6月份成立，是由周刚担任组长，张吉、姜梅担任成员的一支具有较强的业务能力和分析能力的队伍。
小组名称
红绿灯QC小组
小组所在部门
东台市局内管组
小组类型
■现场型□攻关型□服务型□管理型□创新型
小组成立日期
2014年6月
注册登记号
JSYC-DTQC-1-002-2015
活动周期
2015年6月—2015年12月
小组成果
降低执法文书现场制作出错率至5%
姓名
性别
年龄
学历
小组分工
周刚
男
42
本科
组长
课题策划、设定目标
张吉
男
29
本科
成员
法律指导、分析要因
姜梅
女
35
本科
成员
实施对策、巩固措施
成员
现状调查、效果检查
成员
整理资料、总结成果
二、活动计划
表2.1活动计划
阶段
活动阶段
2015年
6月
7月
8月
9月
10月
11月
12月
P
现状调查
计划
实施
确定目标
计划
实施
原因分析
计划
实施
要因确认
计划
实施
制定对策
计划
实施
D
对策实施
计划
实施
C
效果检查
计划
实施
A
巩固措施
计划
实施
成果总结
计划
实施
三、选题理由
1、2015年江苏省局“楷模”战略要求、7个关键词的中“规范”体现出对依法行政、依法执法的要求。
2、近年来，以提升案卷制作质量为目标，案件执法活动的进一步规范化和制度化的要求。
3、通过长期的案卷合法性审查工作，发现执法文书现场制作出错对案件处理环节的衔接流畅有影响。
因此确定课题为：
降低执法文书现场制作出错率。
四、现状调查
QC小组成员通过集思广益，采用抽样调查和询问访谈两种形式进行执法文书现场制作情况的调查摸底。
1、抽样调查：
本次调查采取的样本为2015年1月份至4月份中随机抽取的40本卷宗，对其中涉及的现场制作的执法文书结合合法性审查工作中发现的问题进行汇总。
其中，涉及到现场制作的执法文书包括：
1、勘验笔录；2、询问笔录；3、先行登记保存手续4、证据复制提取单；5、权利义务告知书；6、执法文书送达回证。
（图）
结合合法性审查工作中发现的问题，总结如下：
各类数据
文书类型
合格数
不合格数
备注
勘验笔录
34
6
缺少执法人员证号3份，缺少关键句3份。
询问笔录
32
8
缺少关键询问5份，缺少询问人签字3份。
先行登记保存
38
2
当事人签字位置错误2份
证据复制提取单
36
4
烟草专卖零售许可证拍照模糊不清4份
权利义务告知书
40
0
送达回证
38
2
代收人未说明代收理由2份
表1：
2015年1月至4月现场制作执法文书出错数汇总
2、询问访谈：
通过与基层一线的执法人员的访谈，经小组成员整理，执法人员集中反馈信息主要为以下四点。
（1）执法文书现场制作中，较容易出错的为需要大段文字描述的部分执法文书；（图）
（2）执法文书制作耗时较长的部分也是较容易出错的部分；（图）
（3）执法人员均对执法文书中不可重新填写、重新制作的部分较为认真，而可以重新填写、重新制作的部分不是非常谨慎。
（图）
（4）在当事人不在场等较为罕见的执法情况下，执法人员对执法文书的处置容易出错。
（图）
从分析评价中可以发现，人为因素是造成执法文书现场制作出错的主要原因。
执法文书现场制作出错的主要症结在：
执法人员不细心导致现场执法文书制作出错。
五、目标设定
小组成员按各类现场制作的执法文书的重要性，设定勘验笔录权重20%、询问笔录权重30%、先行登记保存权重20%、证据复制提取单权重5%、权利义务告知书权重20%、送达回证权重5%。
设定计算公式为：
勘验笔录不合格数/总数*权重+询问笔录不合格数/总数*权重+先行登记保存不合格数/总数*权重+证据复制提取单不合格数/总数*权重+权利义务告知书不合格数/总数*权重+送达回证不合格数/总数*权重=执法文书现场制作出错率
经计算，目前执法文书现场制作出错率为11%。
根据表XXX得出2015年1月至4月期间，执法文书现场制作出错率为11%,小组结合询问、访谈情况，设定本次活动的目标值为5%。
通过样本调查可知，勘验笔录和询问笔录是现场执法文书制作出错的高发区，只要降低这两种文书的出错率，将执法文书现场制作出错率降低为5%是完全可行的。
六、原因分析
目标确定之后，“红绿灯”QC小组召开讨论会，运用头脑风暴法，分别从执法人员素养、执法设备配备、执法文书填制要求和执法队伍建设四个方面对能够有效降低执法文书现场制作出错率的各方面原因进行了认真的研究和分析，提出6条末端原因：
（鱼骨图）
七、要因确认
（一）制定计划
根据鱼骨图分析结果，我们对全部末端因素逐项进行确认，明确了要因确认的内容、方法、标准、责任人和完成时间，制作《要因确认计划表》如下：
7.1要因确认计划表
序号
末端原因
确认内容
确认方法
标准
负责人
完成日期
1
执法人员学历层次结构偏低
市局执法人员学历层次结构是否偏低
查阅市局执法人员的学历证书并进行统计
大专以上学历是否占比70%以上
姜梅
2015.07.15
2
执法人员年龄结构偏大
市局执法人员年龄结构是否偏大
统计执法人员出生年月，分区间进行占比统计
50岁以上年龄段占比是否达30%
姜梅
2015.07.15
3
执法人员是否具备执法资格
市局执法人员是否依照要求取得执法资格
查阅执法人员执法证件，进行统计
执法人员是否全部持有执法证件
张吉
2015.07.15
4
执法设备配备不齐全
每个执法中队的执法设备配备情况
现场查看执法中队日常设备配备
执法相关摄像、拍照等设备是否配备
张吉
2015.07.15
5
执法设备损坏未及时修理
执法中队执法设备的使用现状
走访各中队，确认执法设备使用是否良好
执法设备损害率是否低于10%
张吉
2015.07.15
6
执法文书缺少相关管理规范
执法文书的发放、收集、作废、使用是否有相关制度支撑
查阅专卖管理部门的执法文书管理规范的建立情况
是否建立有执法文书的管理规范
周刚
2015.07.15
7
执法文书没有填制规范要求
执法文书的填制是否有上级局文件要求
查阅法规处关于执法文书的填制规范
是否建立有执法文书的填制规范
周刚
2015.07.15
8
开展较少或未开展执法培训活动
执法人员的培训活动的开展情况
查阅专卖管理部门的执法培训情况
每年度执法培训是否按时开展且达到40学时
周刚
2015.07.15
9
执法活动缺少监督机制
执法监督机制的建设情况
查阅法制科的执法监督工作开展情况
是否有配套执法监督制度及案卷审查制度
周刚
2015.07.15
（二）确认过程
确认一：
执法人员学历层次结构偏低。
确认方法：
查阅市局执法人员的学历证书并进行统计。
确认标准：
大专以上学历是否占比70%以上。
确认内容：
经过小组成员调查，大专以上学历（包括在读）占比90%以上。
确认结果：
非要因。
确认二：
执法人员年龄结构偏大。
确认方法：
统计执法人员出生年月，分区间进行占比统计。
确认标准：
50岁以上年龄段占比是否达30%。
确认内容：
经查，市局执法人员50岁以上年龄段占比XXX。
确认结果：
非要因。
确认三：
执法人员是否具备执法资格。
确认方法：
查阅执法人员执法证件，进行统计。
确认标准：
执法人员是否全部持有执法证件。
确认内容：
通过对执法人员证件的信息采集，执法人员持证比例为100%。
确认结果：
非要因。
确认四：
执法设备配备不齐全。
确认方法：
现场查看执法中队日常设备配备。
确认标准：
执法相关摄像、拍照等设备是否配备。
确认内容：
通过对执法中队的走访，执法设备的配备较为齐全。
确认结果：
非要因。
确认五：
执法设备损坏未及时修理。
确认方法：
走访各中队，确认执法设备使用是否良好。
确认标准：
执法设备损害率是否低于10%。
确认内容：
仅2014年7月监管三中队照相机报修，绝大部分设备运行状况良好。
确认结果：
非要因。
确认六：
执法文书缺少相关管理规范。
确认方法：
查阅专卖管理部门的执法文书管理规范的建立情况。
确认标准：
是否建立有执法文书的管理规范。
确认内容：
经过查阅，专卖管理部门的执法文书管理规范虽有设立，但是不健全。
确认结果：
要因。
确认七：
执法文书没有填制规范要求。
确认方法：
查阅法规处关于执法文书的填制规范。
确认标准：
是否建立有执法文书的填制规范。
确认内容：
经过查阅，专卖处下发了关于案卷制作的规范要求和案卷制作模板。
确认结果：
非要因。
确认八：
没有针对性的执法培训活动。
确认方法：
查阅专卖管理部门的执法培训情况。
确认标准：
是否有专门的执法文书制作的培训活动。
确认内容：
每年度专卖部门执法培训均制定法制培训计划，但没有专门的执法文书制作培训活动。
确认结果：
要因。
确认九：
执法活动缺少监督机制。
确认方法：
查阅法制科的执法监督工作开展情况。
确认标准：
是否有配套执法监督制度及案卷审查制度。
确认内容：
法制科依据上级局规范开展执法监督工作及案卷审查工作。
确认结果：
非要因。
通过上述分析和验证，小组排除了七点非要因，确认了两点导致执法人员现场填制执法文书易出错的主要原因。
下面措施的制定，将会紧紧围绕这两点开展。
八、制定对策
针对以上所确定的要因，小组成员于2015年6月末召开讨论会，针对要因提出解决对策：
具体措施如下表：
表8.1要因对策表
要因
对策
目标
措施
完成时间
负责人
执法文书缺少相关管理规范
建立执法文书的管理规范
形成有效的执法文书发放、使用、作废、回收的管理流程
1、根据类型不同，对执法文书进行编号。
并为每个执法中队分配对应号段；
2、参照发票的管理模式，对执法文书的发放、使用、作废、回收做流程管理设计；
3、建立执法文书管理台账，配套施行执法文书制作错误的责任追究和绩效考核措施。
2015.07
张吉
没有针对性的执法培训活动
开展针对性的执法文书制作培训活动
提升执法人员执法文书制作的水平
1、针对执法人员在现场制作执法文书时易因粗心大意导致出错的情况，进行针对性的现场制作执法文书的模拟教学。
2、由法制部门牵头，对当月的执法案卷评查结果进行通报，并就案卷制作错误情况进行讲解。
3、利用微信建立法制工作群，方便执法人员在现场执法时遇到疑难问题向法制部门咨询意见和建议，也起到随时随地交流工作经验和心得的作用
2015.07
张吉
九、对策实施
（一）执法文书缺少相关管理规范
对策：
①根据类型不同，对执法文书进行编号。
并为每个执法中队分配对应号段;
②参照发票的管理模式，对执法文书的发放、使用、作废、回收做流程管理设计；
③建立执法文书管理台账，配套施行执法文书制作错误的责任追究和绩效考核措施。
效果检验
对策实施效果验证：
（二）没有针对性的执法培训活动
对策：
①针对执法人员在现场制作执法文书时易因粗心大意导致出错的情况，进行针对性的现场制作执法文书的模拟教学。
②由法制部门牵头，对当月的执法案卷评查结果进行通报，并就案卷制作错误情况进行讲解。
③利用微信建立法制工作群，方便执法人员在现场执法时遇到疑难问题向法制部门咨询意见和建议，也起到随时随地交流工作经验和心得的作用。
效果检验
对策实施效果验证：
十、效果检查
经过8月到10月期间三个月的对策实施，执法文书管理流程的运行情况良好，执法文书的作废率呈现明显的下降趋势。
执法人员在现场执法时出现错误的现象明显下降。
出现无主、当事人不在场、代理人签收等特殊情况是执法人员的错误处置情况业已消除。
十一、巩固措施
本次QC小组活动通过效果检查数据及分析可知活动效果是稳定有效的。
为了让小组活动成果得到有效延续，采取多种措施让成果得以巩固。
1、确立了执法文书“票据式”管理流程。
2、建立了针对性执法文书制作培训制度和定期通报制度。
3、建立了法制工作微信交流群。
通过三项巩固措施的开展，巩固期内现场制作执法文书出错率持续呈现下降趋势，截止11月XX号，出错率由实施阶段的11%降为XX%，没有出现重大错误需要返工的执法文书，说明采取的这些巩固措施效果是非常显著的。
十二、活动总结
通过这次QC小组活动，有效的降低了现场制作执法文书的出错率，达到了预期的效果。
不仅有效解决了实际问题，也提高了行政执法工作质量。
这与省局“楷模”战略，7个关键词的思路是一致的。
本小组从团队精神、质量意识、进取精神、运用技巧、工作热情和改进意识六个方面进行了自我评价。
在此次活动中，QC小组成员相互协作，组员之间增进了了解和理解，工作积极性和主动性被充分的调动起来。
大家群策群力充分发挥个人潜力，增强了凝聚力。
随着工作效率的不断提高，小组成员将以更加高效的工作效率来为烟草发展贡献一份力量。
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