行政管理制度.docx
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行政管理制度
行政管理制度目录
档案管理制度2
6S管理制度6
设备设施管理制度10
车辆管理制度11
会议管理办法19
快递奖罚制度..................................................................................22
档案管理制度
1、目的
为了加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，加强公司信息安全措施，维护公司合法权益，特制订本制度。
2、适用范围及职责
2.1档案管理责任人为行政部
2.2公司各部门、员工应遵守档案管理要求，有保护档案的义务。
2.3本制度监督责任部门为行政部，第一责任人档案管理员、第二责任人为各部门指定的保管人员、第三责任人为保管人员所在部门的部门经理。
3、档案分类
3.1本制度所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录；
3.2广义上文件资料按来源分为外来文件和内部文件资料,按内容分为行政文件资料和业务文件资料，按重要性分为重要档案、一般档案；
3.3具体上分为：
本公司的档案总共包括四大类、十三小类
第一大类：
证书类
包括二小类：
荣誉证书、非荣誉证书
第二大类：
历史文献类
包括六小类：
历史资料汇总、申报材料汇总、外部会议资料汇总、内部会议资料汇总、车辆资料、人事档案等
第三大类：
对外、对内活动类
包括五小类：
政府部门文件、行业协会文件、总公司文件、部门发文、合同书协议书等
第四大类：
其它有保存价值的资料
4、文件审批与执行
4.1各级部门撰写文件使用统一的格式与编号。
4.1.1统一的格式分四类（见附件1~4）：
传真版（内部传真、商务传真）、制度版、通知版（告示、通报、表扬等告之性发文）、其它版（温馨提示等非正式记录文件）。
4.1.2统一的编号：
总经办：
YD/ZJB-年份-***；
综合中心：
YD/zH-年份-***；
营运中心：
YD/YY-年份-***；
财务中心：
YD/CW-年份-***；
（如：
行政发文编号：
YD/ZH-2010-001）
4.2各级部门发文由行政部汇总格式化后，呈公司领导做最终的审核、批示。
4.3经公司领导的批示后，正本留行政部填写《文件记录页》（见附件）归档存查，由行政部将文件复印一份送相应部门单位处理并督促执行（相关文件提交公司档案留存）。
5、文件发放与回收
5.1由发文部门根据实际需要确定文件发放对象、份数；
5.2文件发放要填写《韵达快运发文登记表》（见附件5），接收人（领用人）要签名，文件发放对象阅读后，需在《文件传阅单》（见附件6）上签名，签名表单需交至行政部与正本审批文件一起留档；
5.3对重要的文件，要上交一份给总经办留存;
5.4员工因辞职、离职等，由行政部原数收回所接收的文件；
5.5文件更改回收，需将新版发放，旧版回收；文件作废回收，过时或因结构调整、业务经营变化等相关不适宜文件，需回收作废，同一编号的文件统一回收并发文作废。
6、外来文件收文
6.1外来文件由行政部统一负责签收，要求分类登记填写“收文处理单”；
6.2行政部工作人员应将分类的文件第一时间送相关部门、人员，属于急件的，应在接件后马上报送，公司领导出差在外的，要及时通过电话或网络请示，不得延误；
6.3公司领导阅示后批办的文件，相关部门接收后按文件及批示内容及要求严格执行实施，并在指定期限内由行政部将执行结果反馈给批示领导；
6.4传阅的文件由行政部负责收回、归档；
7、档案管理
7.1整理：
根据分类和成立时间整理；
7.2分类：
根据3.3条款进行分类；
7.3立卷：
区分不同价值确定保管期限：
永久、长期、短期；
7.4属于行政部保管的档案：
公司及各下属子公司的各部门做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后半个月内或在每年的4月、7月、10月、1月上旬将上季需归档文件整理成册移交行政保管，任何人不得据为己有；
7.5属于部门保管的档案：
各部门每月进行归类分存，按季度将本部门新下发的文件总目录上报行政部，对具体文件内容按5.2款执行；
7.6作好档案的“三防”管理，即：
防火、防潮、防遗失；
7.7档案室管理：
公司档案存放钥匙由行政部专人负责保管、部门档案存放钥匙由部门指定人员负责保管，不得转借；无关人员不得随意进入或翻阅；
7.8档案保密规定：
7.8.1文件传阅权限由行政根据文件的性质进行传阅权限的赋予。
7.8.2根据传阅权限，通知权限内人员签名传阅。
7.8.3档案不可随意复印，确因工作需要的，由行政部复印，对重要的、特殊的档案要经公司领导许可后方可复印；严禁任何人私自翻印，一经发现给予翻印当事人50元/次的处罚。
8、档案借阅
8.1公司档案属公司所有，个人不得随意借阅，如因工作需要借阅，应填写《借阅单》（见附件），注明归还期限，保管人予以督促，借阅人应保管好资料，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，任何遗失、损坏的，对借阅人做相应处罚；
8.2文件遗失、损坏等给予文件保管人（借阅人同罚）处以20元/份的处罚；
9、档案备份
对存入电脑的重要资料、档案等必须备份。
6S管理制度
一、目的：
为了提升工作效率及员工整体素质，促进6S管理，展示韵达品牌形象，特制订本制度。
二、适用范围：
济宁辖内公司、各直营分部、加盟分部
三、责任权限：
1.为了推进公司6S的管理，由质控监察部、综合管理部、行政人事部及操作运输部各部门人员组成6S小组，推行、检查、考核公司的6S现场管理工作；
2.检查并制作周6S报表、月6S报表并发布；
3.落实公司6S推进的各项工作及政策，全面提升工作现场的美观和整洁，达到高质、高效的工作效果。
四、6S管理概念
6S管理即整理、整顿、清洁、清扫、修养和安全。
由于前五个词组的日文罗马拼写和六个词组英文的字母拼写中，第一个字母均为“S”,故称6S。
五考核
5.1平时由6S推行小组实施日常监督和考核。
5.2每周一次由6S推行小组组织各部门负责人共同参与检查考核，并提出需整改地方和意见。
5.3每月由6S推行小组组织一次公司中层干部共同参与考核，并提出需整改地方和意见。
5.46S考核最终部门负责人的个人绩效及团体绩效，超过规定范围的不符合项每项扣部门负责人20元/项，班长10元/项，同时扣部门计件奖金为20元/项。
各部门不符合项控制表
部门
不合格项标准控制范围
备注
行政综合部
1
行政人事部
0
财务部
0
质控部
0
客户服务部
0
操作运输部
5
市场部
0
直营网点
3
6.6S培训
6.16S培训纳入日常培训及新进员工培训中，各部门每月6S培训不少于一次。
四附则
4.1办公室具体考核标准参照《办公室6S检查标准表》。
4.2操作部检查标准以操作部提交为参照，按步骤改进，按步骤提高要求。
4.3本规定未尽事宜以6S管理细则或其它相关规定为准。
4.4本规定的解释、修订及废止权归6S推行小组。
4.5本规定自颁发之日起开始生效。
办公室6S检查标准表
序号
工作内容及标准
检查标准
1
扔掉废弃物，将不在使用的文件资料或者废旧书籍、过期报纸杂志废弃
2
将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中
3
文件夹标识按照公司标准制定
4
将经常不使用的文件资料分类整理，不常用的整齐放置于办公室抽屉或者文件柜内，常用的分类摆放在文件夹内
5
将正在使用的文件分为待处理、正处理、已处理三类，整齐放于办工作桌上，做到需要的文件或资料能迅速找到。
6
个人用品放置于办工桌的柜子里
7
摆放整齐，办公桌面可放置办公设施、台历文件夹、正在使用的文件、票据、电话、茶杯、笔筒等物件要求摆放整齐
8
笔、橡皮、尺子等办公用品放置于桌面笔筒内或抽屉里
9
办公桌面、办公抽屉内物品应整齐有序，分类放置、没用作废或与工作无关的物品不应放置在办公桌面上
10
电话线、电脑线整齐有序、不凌乱
11
文件柜、文件框各种资料、票据分类整齐存放，并根据资料内容统一标示
12
办工桌一米内保持整洁，无垃圾，离开座位时将椅子推回
13
文件柜、文件筐表面要保持清洁无灰尘，无污迹
14
办公桌面、挡板内外保持清洁、无灰尘、无污迹
15
地面、窗台保持清洁、无灰尘、无水迹
16
保持整洁，持之以恒，上班时间随时保持
17
自我检查，发现不符合项随时整改
18
下班前整理好当天的资料、文件、票据，分类归档
19
下班后整理好办公桌上的物品，放置整齐，整理好个人物品定置放置
20
人员保持良好的精神面貌，上班时间仪容整齐大方，工服整洁
21
工作时间言谈音量控制合理，不大声喧哗
安全卫生检查表
检验项目
待改善事项
说明
备注
复检
1.消防
□无法使用□道路阻塞
2.灭火器
□失效□走道阻塞□缺少
3.走道
□阻塞□脏乱
4.门
□阻塞□损坏
5.窗
□损坏□不清洁
6.地板
□不洁□损坏
7.操作场地
□破损□漏水
8.楼梯
□损坏□阻塞□脏乱
9.厕所
□脏臭□漏水□损坏
10.办公桌椅
□损坏
11.餐厅
□损坏□污损
12.工作桌椅
□损坏
13.操作场地四周
□脏乱□废弃未用
14.电脑、电子秤
□保养不良□基础松动
15.空压线
□基础不稳□保养不良
16.插座、开关
□损坏□不安全
17.电线
□损坏
18.给水
□漏水□排水不良
19.仓库
□零乱□防火防盗不良
20.废料
□未处理□放置零乱
21.其他
检查记录人：
网点负责
设备设施管理办法
1.总则
1.1为确保公司各项设备设施的正常使用，确保快件收派及中转时效，特制定本管理办法；
2.范围
2.1公司内部所有电子秤、电脑、车辆等500元以上设备（设施）都属于本办法管辖范畴之内；
3.内容
3.1设备设施采购
3.1.1设备及设施的采购必须由使用部门主管出具书面的采购申请，采购申请中必须详细注明需采购物品的品名、规格型号及各项技术参数；
3.1.2采购申请需交财务审核后，经总经理签字批准后方可安排人员到市场采购；
3.1.3采购人员必须按照采购部门要求的各项技术参数寻找产品，确保采购产品无误；并多方询价，确保价廉物美；
3.1.4设备（设施）采购回公司后，需经专人（使用部门）进行验收。
3.2设备设施的日常维护
3.2.1公司内各项设备（设施）专人使用，专人保养，必须严格按照谁使用谁承担责任的原则，做好日常的维护保养工作。
3.2.2车辆按照车辆行驶里程，不定期到维修公司做保养，确保车辆运营顺畅；
3.2.3电子秤定期每年做到计量部门做一次校验；
3.2.4由公司主管人员负责该项工作的监督执行。
车辆管理制度
1.目的
为加强公司车辆的调度、维护，完善驾驶人员行车管理；提升工作效率及工作品质，确保车辆使用及时，合理，安全；提高车辆使用效率，降低维修成本，延长汽车使用寿命，特制订本制度。
2.适用
本办法适用于公司所有车辆管理及货运驾驶人员管理
3.车辆管理人职责
3.1市场部经理全面指挥调动驾驶人员及车辆，接受车辆管理人的监督和管理；
3.2车辆管理人接到驾驶人员填写的《日常车辆（领用、交回、保养、维修、报修）单》后，根据任务制订编排好驾驶人员出车的规定、名单及要求，通知驾驶人员具体出车的日期、时间和使用的车辆；
3.3驾驶人员出车必须填写《日常车辆（领用、交回、保养、维修、报修）单》，记录用车情况及费用支付情况，出车费用单据需由驾驶人员签字，车辆管理人员审核签字，对手续不全的不予报销；
3.4车辆管理人员每天对《出车记录表》进行核查整理，每周末统计一次填写《出车情况周报表》，每月底统计《出车情况月报表》上报给主管经理，进行存档；
3.5严格控制车辆日常所发生的费用，车辆外出产生的燃料费、停车费、路桥费等，根据实际情况报销，对车辆产生的费用进行整理与审核，经车辆管理人复核后，凭支出的有效单据整理统一办理销帐；
3.6如发现票据与出车时间不符，或没有出车却报销票据的，发现后，将追究当事人责任，给予罚款200元。
3.7车辆管理人对车辆保养、维修的管理，制订车辆定时、定点的保养的各项具体规定，并通知每个驾驶人员；
3.8车辆管理人员对维修的车辆进行审核，查明故障原因、责任问题、维修价格、完成时间、完成质量等问题，并对不足之处及时提出要求给予解决；
3.9车辆管理人员对车辆日常检查和清洁卫生的管理，要随时督促检查车辆的清洁卫生，发现问题要及时向驾驶人员指正；
3.10车辆管理人员加强督促驾驶人员对车辆的日常检查工作，若因车辆检查工作而造成损失的车辆管理人员要负责进行处理并承担相应的责任；
3.11车辆管理人员在工作上要严明纪律，遵守公司各项规章，起带头作用，并要多关心体贴驾驶人员，避免问题发生。
4.驾驶人员职责
4.1驾驶人员是经公司招聘批准录用，持相应的有效驾驶证，并办理好上岗手续人员，是用车的驾驶、维修保养、统计等具体工作的执行者；
4.2驾驶人员必须遵守《中华人民共和国道路交通管理法条例》及有关交通安全管理的规章规则，安全驾车；
4.3驾驶人员出车时填写《日常车辆（领用、交回、保养、维修、报修）单》有关栏目，记载行驶里程、时间、地点、用途及维护记录等；
4.4驾驶人员在出车前要对车辆进行检查，发现问题要及时处理，向车队队长报告，严禁开“病车”上路；
4.5驾驶人员在出车时必须保持精神状态良好，着装整洁，驾驶过程中不抽烟，不做随地吐痰、乱抛杂务等破坏公司形象的行为；
4.6驾驶人员在出车时必须保持车辆外观整洁，车内整洁无异味；
4.8驾驶人员收车时，继续填写《日常车辆（领用、交回、保养、维修、报修）单》其它未填栏目；
4.9驾驶人员未出车时，不得擅自离开工作岗位，造成乘车人等候或延误工作，应在指定的地方待命；
4.10驾驶人员非因公事宜，不准私用车辆，严禁将公车外借，因私用和外借造成车辆损坏、遗失和造成的责任，一律由驾驶人员本人承担，并追究其法律责任；
5.车辆使用管理
5.1车辆管理部门必须对车辆进行定期盘点，并对车辆的外观、内饰、性能进行盘点。
5.2运营车辆由车辆管理人员负责车辆调度及管理，旨在最大限度的配置车辆使用，最有效的管理车辆。
5.3各部门因公外出用车、送货应由车辆管理人员统一调度，公司任何人员不得私自调度车辆，更不能因私使用公司车辆。
5.4车辆管理人员应根据公司总体的运营要求，对车辆的出车进行合理安排，驾驶员应服从车辆管理人员的安排，如有特殊情况需提前告知管理人员。
5.5公司车辆驾驶人员须持有驾驶证件，并且要熟知《交通法规》和周边路况、路名。
5.6车辆驾驶人员在出车前，应检查车辆状况及燃料情况，并至车辆管理人员处填写《日常车辆（领用、交回、保养、维修、报修）单》当车交回时，应及时交回，并由驾驶员及车辆管理人确认签字。
5.7.车辆在出发前应该填写《年车辆运转明细统计》，对车辆的行驶的路线及公里数做如实的填写。
5.8车辆管理人每周调取车辆的GPS系统对车辆进行监察核实，对异常行驶路线进行汇总，发布车辆行驶异常通报表。
5.9对车辆异常行驶进行通报处罚，一次罚款200元。
并对部门负责人罚款20元。
6.车辆燃料管理
6.1运营部门由车辆管理人员负责对车辆燃料进行监督、控制，财务部辅助配合监控管理，各部门应加强车辆燃料管理，节约燃料开支，使车辆均能在经济燃料的情况下有效的运营。
6.2公司所有运营车辆禁止现金燃料，驾驶人员应随时携带、保管好汽卡，不得以任何理由用现金加汽，如遇特殊情况需现金填补燃料须经部门主管、财务批准方可。
6.3驾驶人员利用职务之便，倒卖燃料，或者为非公司车辆加注燃料的，一经发现罚款200元，承担公司全部经济损失，并做辞退处理。
6.4驾驶员在使用油卡/汽卡燃料时，应保留好每次燃料的小票，小票要保持连续性，月底按顺序粘贴在《车辆燃料统计表》上，以便车辆管理人及财务核查费用和公里数。
（本月用油=月初余额+本月充值-月末余额+备用卡加油金额+现金加油）=（月末公里数-月初公里数）浮动公里数每月200左右
6.5月末公里数截止时油箱所剩油量为下月油量金额化
7.车辆维修、保养管理
7.1驾驶员须做好车辆出、收车检查，保持车辆内、外清洁。
行驶中注意车辆是否有异常声响,经常检查各润滑点，发现缺油或油变质应立即补充或更换。
7.2每月由驾驶人员检查车辆消防设施和对电瓶外表进行清洁，经常检查电瓶使用情况，保持电瓶周围干燥清洁和有效工作能力。
7.3车辆管理人员对车辆进行不定期抽查，发现问题及时处理，避免车辆造成机械事故及影响运输任务。
负责对维修质量进行验证，并保存相关的评定、维修质量、维修记录等资料。
7.4驾驶人员负责定期检查车辆状况，并处理简单的车辆故障。
驾驶员负责及时发现、检查故障；并填写《日常车辆（领用、交回、保养、维修、报修）单》；确认保养维修合格，对维修质量进行及时反馈。
7.5管理人员要严格监督驾驶人员对车辆5000公里的保养（三油、滤芯）和20000公里的维护（离合器、轴承支架、前后轮制动、液压助水泵、车轮定位及转向角等）
7.6在行驶过程中发现故障，驾驶员应及时检查，查明原因并判断故障严重程度和对行驶安全的影响程度，主动设法排除故障。
如驾驶员无法排除故障，须估算费用并征得车辆管理人的同意就近寻找修理厂处理，对故障严重程度及发生故障的原因应及时汇报，请示处理方案。
发生修理后必须将更换的部件交回公司车辆管理人处验审，车辆管理人员对车辆突发修理原因进行鉴定、审核。
8.车辆罚款及保险理赔管理
8.1驾驶员应熟知交通停车相关规定，将车辆停放在允许停车的安全位置。
该类罚款公司不允许发生。
8.2车辆的投保险种及标准按相关规定执行，确定保险公司，统一支付。
8.3驾驶车辆发生交通事故，必须立即上报公司相关负责人，如果需要保险公司理赔，必须经公司车辆管理负责人同意方可出险；未上报公司相关负责人，以个人名义与保险公司接洽理赔的，一经发现罚款500元。
8.4其他未尽事宜，参照国家及银川市有关规定执行。
9.附件
9.1《车辆登记表》
车辆登记
序号
编号
公司名称
车牌号
车型
车辆用途
方位/几座
到期日期
保险时间
审验时间
百公里标准油耗
备注
非机动车管理台账
序号
车牌编号
车型
发动机号
车架号
厂牌型号
上牌日期
电机编号
电池编号
生产日期
更换日期
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
会议管理制度
1、目的：
为了便捷沟通，有效及时的解决问题，完善公司管理，特制定本制度。
2、适用范围
韵达快运全体人员
3、会议类型：
公司规定召开的会议有定期会议与非定期会议，定期会议一般按时召开，如有事耽误，必须顺延召开，定期会议有：
网点每周例会、管理人员周例会。
非定期会议由当事部门负责召集，视工作需要而定，非定期会议有：
协调会、部门传达会、专题（主题）会，如站点问题解决、投递派送、优秀员工评议会等，不论哪类会议，都必须作好会议记录并报行政人事部存档，如若未做会议记录，对召集人以罚50元/次。
4、会议规定：
4.1管理人员每周例会
会议名称
每周例会
召集人
行政人事部
主持人
副总经理
会议频率
每周一次
会议时间
参加人员
各部门主管以上人员
会议记录
行政人事部
会议内容
简要回顾总结上周工作完成情况及布置本周工作任务，特别是要解决未完成的任务、新发生的问题及需部门间协助事宜
要
求
1、发言内容必须紧扣议题，少讲过程、多讲结果，少讲客观原因、多讲解决方案，汇报上周完成情况要列具体数据及时效；
2、会上所提问题或需其它部门协助的事项如没有提出解决方案、步骤、确实完成期限，散会时相关人员留下小范围继续协商解决，行政部作记录，会后跟踪完成情况，如未完成则要求在下周例会上予以通报；
3、行政人事部所作的会议记录作为对各部门的工作完成情况、问题解决实际效果的考核依据。
4.3网点周例会
会议
名称
网点周例会
召集人
收派网点管理部
参加人员
各分部负责人
会议
频率
每月召开一次
会议时间
没周周四14:
00
会议
内容
1、网点派送计划及派送注意事项；
2、网点派送人员派送所遇事项（如成功派送
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