企业管理控制制度采购.docx

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企业管理控制制度采购

企业内部控制规范——采购

1岗位责任与授权批准制度

1．1采购岗位责任制度

内控制度名称

采购岗位责任制度

执行部门

内控制度编号

监督部门

制度受控状态

生效日期

第1章总则

第1条目的

为明确采购业务管理的相关部门和岗位的职责权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，特制定本制度。

第2条采购业务的不相容岗位至少应当包括以下五个方面。

1．请购与审批。

2．供应商的选择与审批。

3．采购合同的拟订、审核与审批。

4．采购、验收与相关记录。

5．付款的申请、审批与执行。

第2章采购业务管理岗位责任

第3条总经理岗位责任

1．审批采购部门的各项规章制度。

2．审批年度采购预算和采购计划。

3．审议批准合格供应商名单。

4．审批预算及计划外采购项目。

5．审批采购订单和重要采购合同。

第4条财务总监岗位责任

1．审核采购部门各项规章制度。

2．审核年度采购预算和采购计划。

3．审核预算及计划外采购项目。

4．根据权限审批采购订单和采购合同。

第5条采购部经理岗位责任

1．制定采购部规章制度和工作流程。

2．编制年度采购预算和采购计划。

3．审核采购合同和采购订单。

4．在授权范围内签订采购合同。

5．办理大宗物资及重要物资的采购项目。

6．组织进行合格供应商的选择和评审工作。

第6条采购员岗位责任

1．进行市场调查，填写询价比价单。

2．负责起草采购合同和编制采购订单。

3．提出采购付款申请。

4．实施采购，办理退换货事宜。

5．建立、更新与维护供应商档案。

6．参与对供应商质量、交货情况等的评价工作。

第7条财务部经理岗位责任

1．审核采购合同及付款申请。

2．审议会计提交的付款凭证。

3．参与合格供应商的评审工作。

4．参与商定对供应商的付款条件。

第8条应收账款专员岗位责任

1．核对原始单据并入账。

2．根据原始凭证，开具付款凭证。

第9条出纳岗位责任

根据采购凭证和原始票据，支付货款。

第10条请购部门经理岗位责任

1．编制本部门年度采购预算和采购计划。

2．推荐提供部门所需物资的合格供应商。

3．根据物资需求情况，提交请购单。

4．参与检验采购物资的质量，以及合格供应商的选择评审。

5．对不合格及报废物资提出处理意见。

第11条质检部经理岗位责任

1．事先检验采购物资样货质量。

2．负责检验所购物资的质量。

第12条技术部经理岗位责任

1．提供对所购物资的专业技术建议。

2．参与对特有物资的技术检验工作。

第13条仓储部经理岗位责任

1．负责外购物资的入库验收工作。

2．负责外购物资的标识、保管以及收发工作。

3．负责提出外购物资的补仓申请。

第3章附则

第14条本制度由采购部会同公司其他有关部门解释。

第15条本制度自年月日起开始实施。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

1．2采购授权审批制度

内控制度名称

采购授权审批制度

执行部门

内控制度编号

监督部门

制度受控状态

生效日期

第1章总则

第1条目的

为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求，特制定本制度。

第2条采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

第3条严禁XX的机构或人员办理采购与付款业务。

1．采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务。

2．对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

第4条对于重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而给公司造成严重损失。

第2章采购业务程序

第5条请购

使用部门、仓储部门及其他相关部门根据公司采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门经理签字后，及时向采购部门提出采购申请。

第6条审批

采购部经理、财务总监、总经理根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核审批。

1．采购预算内采购金额在2万元以内的，采购部经理审批；采购金额在2万～5万元的，采购部经理审核，报请财务总监审批；采购金额在5万元（含）以上的，由财务总监审核，报请总经理审批。

2．超预算或预算外采购项目均由财务总监审核，总经理审批。

3．对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。

第7条采购

1．采购部经理根据经过审批的请购内容，组织采购员进行采购。

2．采购员进行市场调查，进行比质、比价，拟定供应商名单，经采购部经理审核并提出参考意见后，交总经理最终确定合格供应商名单。

3．采购部根据合格供应商名单进行采购谈判，采购员拟定采购合同后，交采购部经理审阅，报相关负责人审批后签订采购合同。

（1）采购计划范围内金额在2万元以下的采购合同，需由财务部审核后交采购部经理签订采购合同即可。

（2）采购计划范围内金额在2万～5万元以内的采购合同，需交财务部审核，财务总监审批后授权采购部经理签订采购合同。

（3）采购计划范围内金额在5万元以上的采购合同，经财务总监审核、总经理审批后交授权采购部经理签订采购合同。

（4）采购计划外的所有采购合同，需由财务部核对后，交财务总监审核，总经理审批后授权采购部经理签订采购合同。

第8条验收

质检部门根据公司有关验收规定对采购的物资进行验收并入库，对于在验收中发现的问题应及时通知采购部，采购员根据验收情况进行办理。

1．验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合公司规定的情况，采购员需提出解决方案，报采购部经理审批。

2．采购商品出现重大质量问题，由采购部经理组织召开问题解决会议，邀请质检部、财务部、技术等相关人员参加；采购部负责编写《问题解决方案》，经总经理审批后负责处理。

第9条付款

1．财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核，具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。

2．应付账款在2万元以内的，财务部经理审批；应付账款在2万～5万元的，财务部经理审核，财务总监审批；应付账款在5万元以上，财务总监审核，总经理审批。

3．预付款与定金在1万元以内的，财务部经理审批即可；预付款与定金在1万～3万元以内的，报财务总监审批；预付款与定金在3万元以上的，由总经理审批。

4．审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。

第3章采购账务处理

第10条财务部在采购单据齐全的情况下，按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。

第11条将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及进口物资的报关单等支持性凭证附在记账凭证的后面。

如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。

第12条每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账。

第13条对账

1．财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。

2．取得供应商对账单，审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，公司与供应商的月末余额应保持一致。

第4章附则

第14条本制度由采购部会同公司其他有关部门解释。

第15条本制度自年月日起开始实施。

第16条相关文件表单

1．《问题解决方案》。

2．《会计核算规定》。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

2请购与审批管控办法

2．1采购申请管理办法

内控制度名称

采购申请管理办法

执行部门

内控制度编号

监督部门

制度受控状态

生效日期

第1章总则

第1条公司为明确商品或劳务采购的申请与审批规范，特制定本办法。

第2条本公司所有部门的请购，除另有规定外，均依本办法的规定处理。

第3条责权单位

1．采购部负责公司所需物资的采购工作。

2．财务部负责采购物资的货款支付工作。

3．物资使用部门和仓库部门提出采购申请。

4．财务总监、总经理根据权限审批采购项目。

第2章请购审批规定

第4条原材料或零配件的请购

1．需求部门请购

（1）原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购申请。

（2）仓库材料保管员接到“请购单”后，查看材料保管卡上记录的库存数，将库存数与生产部门需要的数量进行比较。

（3）当生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时，则同意请购。

2．仓储部门请购

（1）仓储部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请。

（2）仓库主管签字的“请购单”需要通过两方面的审批。

①采购员审查“请购单”，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量。

如果采购员认为请购申请合理，则根据所掌握的市场价格，编制采购预算。

②经采购员签署同意的“请购单”交财务部进行审核，如果该项请购在经营目标和采购预算范围内，财务部签字确认后交采购部门办理采购手续。

第5条临时性商品的请购

1．临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。

2．使用部门需要在“请购单”上对采购商品做出描述，解释其目的和用途。

3．“请购单”需由使用部门负责人审批同意，并经财务部经理、财务总监和总经理签字后，采购部方可办理采购手续。

第6条经常性服务项目的请购

1．经常性服务项目指的是由同一服务机构或企业所提供的某些经常性服务项目，如公用事业、期刊杂志、保安等服务项目。

2．使用部门最初需要这些服务时，提出“请购单”，由财务部、总经理进行审核、审批。

第7条特殊服务项目的请购

1．特殊服务项目请购是指保险、广告、法律和审计等服务采购申请。

2．总经理、董事会或股东大会进行审议批准。

3．审议人员参照过去的服务质量和收费标准，分析申请人提供的需要内容，包括选定的广告商、事务所及费用水平等是否合理，经总经理批准后，这些特殊服务项目方能进行采购。

第8条资本支出和租赁合同

1．对于资本支出和租赁合同，应该由经办部门提出请购，总经理、董事会或股东大会进行决策。

2．对重要的、技术性较强的资本支出行为或租赁合同内容，应当组织专家进行论证，并实行集体决策和审批，防止出现决策失误，给公司造成严重损失。

第3章请购单规定

第9条“请购单”的开列和递送

1．“请购单”的开列

（1）请购经办人员应依库存量管理基准、用料预算，参照库存情况开立“请购单”。

（2）各部门在生产、基建、维护中需采购的各类物资、工具、仪器仪表、房屋装修、维修等各类开支，都必须按“计划内采购请购单”和“计划外采购请购单”所列内容填报。

（3）请购单经使用部门负责人审核后，依请购核准权限报有关领导签字批准，并根据内部管理要求编号，送采购部门。

2．需用日期相同且属同一供应商提供的统购材料，请购部门应依请购单附表，以“一单多品”的方式提出请购。

3．紧急请购时，由请购部门在“请购单”中注明原因，并加盖“紧急采购”章。

4．材料检验必须经过特定方式进行的，请购部门应在“请购单”上注明要求。

5．物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况填制“请购单”提出请购要求。

第10条免开“请购单”部分

1．总务性用品免开“请购单”，并可以“总务用品申请单”委托总务部门办理采购。

总务用品分类如下。

（1）礼仪用品如花篮和礼物等。

（2）招待用品如饮料和香烟等。

（3）书报、名片、文具等。

（4）打字、刻印、账票等。

2．零星采购及小额零星采购材料项目。

第11条请购事项的撤销

1．请购事项的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时在“请购单”第一、第二联加盖红色“撤销”的标记并注明撤销原因。

2．采购部门办妥“撤销”后，依下列规定办理。

（1）采购部门在原“请购单”上加盖“撤销”章后，送回原请购部门。

（2）原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门通知撤销，并由物料管理部门将原“请购单”退回原请购部门。

（3）原“请购单”未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。

第4章附则

第12条本办法由采购部负责解释。

第13条本办法经总经理审批后自颁布之日起执行。

第14条相关文件表单

1．“请购单”。

2．“总务用品申请单”。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

2．2采购预算管理办法

内控制度名称

采购预算管理办法

执行部门

内控制度编号

监督部门

制度受控状态

生效日期

第1条目的

为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确保采购合理，特制定本办法。

第2条采购预算管理的含义

1．采购预算是采购部门为配合企业年度销售预测或生产数量，对所需求的原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体、系统反映的数量计划，以利于公司整体目标的实现及资源的合理配置。

2．预算管理就是指公司内部通过编制预算、执行预算、预算差异的分析和预算考核来管理公司的经济活动，反映公司管理的成绩，保证管理政策的落实和目标的实现，促使公司不断提高效率和效益。

3．采购预算管理是公司预算管理的一个分支，应与预算系统的其他项目相互协调。

第3条影响采购预算的因素

1．年度营销计划。

2．年度生产计划。

3．“采购物料清单”。

4．存量管制卡。

5．物料标准成本的设定。

6．生产效率以及价格预期。

第4条编制采购预算

编制采购预算是指根据公司经营目标确定采购预算项目、建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将公司在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。

1．根据公司年度销售计划，由使用相关部门（生产部门、开发部门、管理部门等）填写本部门的“采购预算申请单”，上交采购部。

2．采购员汇总、整理各部门采购预算后，编制采购总预算，采购部经理补充完善后，交财务部和预算管理委员会逐一核准后，采购员调整、完善采购预算，上交总经理审批。

3．财务部负责提供年度材料单价、次年度汇率、利率等各项预算基准。

第5条执行采购预算

1．将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员。

2．对预算执行过程进行监控。

第6条分析和调整采购预算差异

1．在预算执行过程中，采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告。

2．如果有差异，要分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。

第7条采购预算资金控制

1．在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度。

2．部门负责人只能在自己的限额内进行审批，限额以上的采购申请应按企业请购审批制度办理请购，严格控制无预算的资金支出。

3．对于预算内采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。

4．对于超预算和预算外采购项目，采购部及财务部对需求部门提出的申请进行审核后，最终由总经理审批后方能给予办理。

第8条采购部负责本办法的制定、修改、废止的起草工作，总经理负责本办法的制定、修改、废止的审批工作。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

3采购与验收管控规范

3．1采购管理制度

内控制度名称

采购管理制度

执行部门

内控制度编号

监督部门

制度受控状态

生效日期

第1章总则

第1条目的

为规范本公司采购管理工作，明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定，确保采购过程透明化以及所购商品数量和质量符合公司要求，特制定本制度。

第2条要求

1﹒采购对象要求

采购前须对供应商的商品质量、性能、报价、交货期限、售后服务等做出评价，以供选择时参考。

2．价格质量要求

以合理价格购取较高质量的商品。

3．采购期限要求

按照使用部门的需要日期及需要数量，联络供应商即时供应。

第2章采购方式的选择

第3条采购部应根据商品使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的采购方式办理采购业务。

第4条采购方式的类型

1．合同订购方式

（1）采购部与供应商通过谈判就采购商品的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致，并且以采购合同的形式确定下来。

供应商按采购合同提供商品并取得货款，公司按合同验收商品并支付款项。

（2）合同订购方式适用于经常使用且生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价格稳定的商品。

2．订单采购方式

（1）采购部根据批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等，送交供应商并表明购买意愿；订单在提交给供应商之前还应由财务部检查订单的合理性。

（2）订单采购方式适用于一般商品或劳务。

3．特约厂商采购

对于用量、费用不太高的单项商品，可简化采购作业，由采购部选定特约厂商，介绍使用部门直接向该厂洽购。

但在付款前应送采购部审核，不高于市价时予以付款。

4．直接采购方式

（1）不适用前述采购方式的采购者可按此方式采购。

（2）采购部按请购部门提出的请购单，逐笔询价、议价，并在了解交易条件后订购。

5．紧急采购

指因紧急情况，需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。

紧急采购方式一般只有在临时性、突发性需要时方可采用。

第3章采购期限的控制

第5条采购部应按照请购部门提出的“需要日期”办理采购。

为达到这一要求，掌握适当的采购时机，采购部应召集相关部门按商品特性、采购地区及市场供需状况等拟订各项商品采购业务处理期限，呈总经理核准后公布实施。

第6条采购期限包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。

第7条原订采购业务处理期限变更时，采购部应专函报告具体原因，呈总经理核准后，通知各有关部门，以利于存量管制及适时提出请购。

第4章供应商的选择

第8条各项商品的供应商至少应有三家（独家供应或总代理等特殊情况下除外），各家背景及交易资料应记载于“供应商信息表”存档备用。

对于未达本公司标准的商品，采购部应开发新供应商，或报送主管部门拟订开发计划。

第9条新供应商的开发，由生产管理部门会同采购人员实地考察生产设备、工艺流程、生产能力、产品质量等以后，填制供应厂商资料卡（若由于采购时效而由采购人员自行开发，则由采购人员填制），呈总经理核准后，列为备选厂商。

第10条对于交货质量不良、无法按期交货或停止营业的供应商应予撤销设定。

届时由采购部以签呈方式说明原因，送生产管理部门复查，并呈总经理核准后，通知对方。

第5章询价议价规定

第11条采购部收件人员收到“请购单”或“外购单”时，即加盖收件章，转采购经办人员办理询价业务。

第12条采购经办人员收到不需会签或已会签完成的询价、报价资料时，应结合会签结果和各厂商报价，查阅以前订购记录及供应商信息表、市场行情，经过成本分析后，拟订议价对象、议价策略及拟购底价（并报告有关主管），以供议价时用。

第6章采购实施

第13条采购经办人员在“请购单”上填写订购日及约定日，再填制采购联络函，寄送给供应商。

采购经办人员应将“请购单”第二联送仓库以备收货时用。

第14条预付定金或采购金额较大，或有附带条件的采购项目，采购经办人员应先与供应商签订《采购合同》。

合同书正本两份，一份存采购部，一份存供应商处；副本若干，分存请购部门、收料部门、财务部门及供应商。

第15条特殊情况的处理

1．请购项目的撤销

各采购经办人员收到原请购部门送来的撤销请购单后按以下方式办理。

（1）若原请购项目尚未办理，由采购经办人员在原请购单据上加盖“撤销”章，并将原“请购单”与“撤销请购单”第二联退回原请购部门，第一联自存，按一般请购单据存档方式处理。

（2）若原请购项目已向供应商订购，由采购经办人员与供应商接洽撤销订购，经供应商同意撤销后，向供应商取回采购联络函，依方式

（1）办理。

若供应厂商坚持不能撤销，采购经办人员应在“撤销请购单”上注明原因，呈总经理核签后，将“撤销请购单”退回原请购部门。

2．紧急请购

采购经办人员接到紧急请购通知后，应即查明请购商品名称、规格、数量、请购单号及交货地点等资料，并以电话询价和议价，待收到正式“请购单”后，补入询价和议价结果，按急件方式处理。

3．交货质量异常

各采购经办人员收到质检部门验收不合格的《验收报告》时，应尽速与供应厂商交涉扣款、退货、换货等事宜，并将交涉结果记录于《验收报告》的“采购处理结果”栏内，并呈总经理核签后送回仓库。

（1）对于需退料、换料或补交的，采购经办人员应于《验收报告》的“采购处理结果”栏内注明厂商电话及预定的处理日期。

（2）因质量不合格而退货换料，可按逾期交货处理。

而逾期日数应从采购经办人员通知供应商换货之次日起计算。

（3）采购经办人员如未能按请购部门意见处理时，应将与供应商交涉结果记入“采购处理结果”栏，送原请购部门签注意见，或会同原请购部门共同处理。

（4）交期延误罚扣处理。

采购经办人员收到交货延误（本地供应商延交5日、外埠厂商延交10日以内可不按延误论）或统一发票逾期未送财务部时，应按下列方式处理。

①予计算逾期罚扣金额（定期合同采购按每天5‰计扣，订有买卖合同者按合约所订比例计扣，其余按每天3‰计扣），并通知供应商罚扣原因与金额。

②在供应商同意扣款或补足发票时，由采购经办人员在收货单及发票上填写实付金额或发票号码，呈总经理核签后，连同原“请购单”第二联、“收货单”、《验收报告》等资料送财务部整理付款。

③如厂方不同意按第①项方式扣款，采购经办人员应继续与供应商交涉并呈董事会核准后按第②项方式处理。

第7章采购业务进度控制

第16条采购经办人员对于每一个采购项目均应根据需要确定作业进度管制点，预定采购业务进度。

第17条预定采购业务进度应能配合请购项目的缓急，且各业务进度须在预定日期前完成。

第18条对于未能在预定日期前完成的采购项目，采购经办人员应会同请购部门研究处理对策。

第8章附则

第19条本制度由采购部会同公司其他有关部门解释。

第20条本制度自年月日起开始实施。

第21条相关文件表单

1．“供应商信息表”。

2．“请购单”、“外购单”。

3．《验收报告》、“收货单”。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

3．2验收管理制度

内控制度名称

验收管理制度

执行部门

内控制度编号

监督部门

制度受控状态

生效日期

第1章总则

第1条目的

为规范本公司的验收管理工作，确保所购商品符合公司生产需要，特制定本制度。

第2条责任部门

商品的验收工作由质检部门主导，会同仓储部门、使用部门和采购部共同验收，对收到商品的数量和质量进行检验。

第2章验收前的准备工作

第3条收货准备

1．验收人员在收到采购部门转来已核准的“采购订单”时，按供应商、交货日期分别依序排列，并于交货前安排存放的库位，以方便收货。

2．对于需要按重量、长度、体积等方面计