UserManualXCMGIIFI05供应商发票校验.docx
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UserManualXCMGIIFI05供应商发票校验
徐工集团“4321”工程四期项目
用户手册
UserManual
供应商发票校验
FICO_FI05
2011年11月28日
徐工集团“4321”工程四期项目
用户手册
UserManualNo.:
FICO-FI05
FileName:
供应商发票校验
CurrentVersion:
1.2
DateLastUpdated:
2011-11-28
LastUpdatedBy:
Author:
王红艳
DateCreated:
2011-11-28
ApprovedBy:
ApprovalDate:
修订历史
版本号
更新日期
修订作者
主要变更描述
目录
1．目标4
2．操作步骤4
2.1.财务供应商创建4
2.2.财务供应商主数据更改12
2.3.财务供应商主数据显示/更改15
2.4.财务供应商主数据冻结/解冻17
2.5.无采购订单发票报账19
2.6.采购订单发票校验24
2.7.显示发票凭证和会计凭证30
2.8.取消发票校验凭证32
2.9.显示发票凭证清单33
2.10.事后借记、后续贷记35
1．目标
本文档主要描述供应商档案及与供应商采购业务有关的发票报账事务：
1创建、更改、显示、冻结、解冻财务供应商，对财务供应商主数据进行维护管理，。
2手工录入零星物料采购和资产采购报账发票，生成凭证，进行无采购订单发票和资产采购核算。
3进行采购订单发票校验，实现供应商往来核算，生成凭证，校验采购订单物料价格与实际发票价格一致性。
2．操作步骤
2.1.财务供应商创建
作业号
操作部门/人员
往来核算会计
SAP菜单路径
财务会计应付账款主记录创建
SAP业务代码
FK01
SAP程序名
N/A（标准的事务）
双击进入下一屏，并输入相关信息
字段名
状态
输入值
说明
供应商
必填
K00666
输入财务供应商代码（手工编号）
公司代码
必填
2110
输入对应公司代码
账户组
必填
Z004
输入财务供应商对应的账户组编号
财务供应商是指财务部直接进行账务处理，不需通过采购订单产生往来的供应商，分4种：
（1）财务往来供应商：
账户组为Z004，编号范围：
K00000－K79999，使用统驭科目其它应付款；
（2）资产采购供应商：
账户组为Z004，编号范围：
K80000—K89999，使用统驭科目应付账款—资产采购；
（3）承兑银行：
账户组为Z004，编号范围：
K90000—K99999，使用统驭科目其它应付款；
（4）员工：
账户组为Z005，编号范围为8位，前4位为公司代码，后4位为流水码，使用统驭科目其它应收款－备用金。
类型见下表：
组
名称
说明
Z001
徐工国内供应商
国内采购供应商使用
Z002
徐工国外供应商
国外采购供应商使用
Z003
徐工集团内供应商
集团内部有关联关系的供应商使用
Z004
徐工财务供应商
与采购订单无关，只与财务直接核算相关的使用
Z005
徐工员工
员工备用金管理使用
Z006
徐工外协供应商
外协加工费挂账使用
点击
或直接回车,如果要参考其他供应商的资料，在参考中输入供应商号码及公司代码，再修改相关资料。
字段名
状态
输入值
说明
标题
必填
公司
输入财务供应商代码对应的标题，单位为公司，员工为先生或女士
名称
必填
徐州市国美商贸有限公司
输入对应公司名称
检索项
选填
国美商贸有限公司
最长20个字符（10个汉字）
街道地址
选填
输入公司的通讯地址
国家
必填
CN
输入财务供应商所属的国家英文缩写
按回车键进入下一屏
输入”统驭科目”和”现金管理组”，后点
进入下一页
现金管理组如图：
字段名
状态
输入值
说明
统驭科目
必填
2241000001
输入财务供应商对应的统驭科目
现金管理组
必填
A4
为现金预测字段
排序码
可填
001
统一为001，记帐日期排序
付款条件
必填
0001
输入财务供应商付款条件，统一选择立即收付款0001
输入付款条件后点击保存,左下角提示栏提示
提醒：
●统驭科目2241必须录入，SAP系统中供应商、客户都是作为总账的一个子分类账管理，通过统驭科目集成到总账。
统驭科目不能直接记账，在对供应商、客户记账时会自动记到统驭科目中。
●现金管理组是用于资金预测时的一个分类，应根据属性填列。
2.2.财务供应商主数据更改
作业号
操作部门/人员
往来核算会计
SAP菜单路径
财务会计应付账款主记录更改
SAP业务代码
FK02
SAP程序名
N/A（标准的事务）
双击进入下一屏，并输入相关信息
输入财务供应商编码,选择”一般数据项”和”公司代码数据”相应项后”回车”
更改后保存,提示栏提示
（注输入“街道”后必须输入邮政编码，否则保存时系统会提示输入）
2.3.财务供应商主数据显示/更改
作业号
操作部门/人员
往来核算会计
SAP菜单路径
财务会计应付账款主记录显示
SAP业务代码
FK03
SAP程序名
N/A（标准的事务）
双击进入下一屏，并输入相关信息，输入供应商编码,公司代码后回车
2.4.财务供应商主数据冻结/解冻
作业号
操作部门/人员
财务主管
SAP菜单路径
财务会计应付账款主记录冻结/解冻
SAP业务代码
FK05
SAP程序名
N/A（标准的事务）
双击进入下一屏，并输入相关信息，输入需要冻结的供应商代码、公司代码，回车进入下一页
选择“选定的公司代码”后保存，提示栏提示
，取消冻结为反操作即取消对“选定的公司代码”选定。
2.5.无采购订单发票报账
无采购订单发票报账是指在系统中没有纳入物料账管理的办公用品、低值易耗品、印刷品等直接计入当期损益报销业务及计入在建工程的资产类采购。
对于此类采购发票，在报账时通过手工录入总账凭证反映在当期成本费用中。
举例：
办公用品采购发票报账处理.
作业号
操作部门/人员
现金出纳/银行出纳/成本管理会计
SAP菜单路径
会计核算财务会计总分类账过账一般过账
SAP业务代码
F-02
SAP程序名
N/A（标准的事务）
双击进入下一屏，并输入相关信息
字段名
状态
输入值
说明
凭证日期
必填
2011.11.28
也可以输入每张发票上的日期
过账日期
必填
2011.11.28
凭证过账的日期
凭证类型
必填
AB
凭证类型，不涉及银行及现金科目一般采用AB凭证类型
公司代码
必填
2110
输入对应的公司代码
过账期间
选填
可为空
系统默认为过账日期对应的月份
货币/汇率
必填
CNY
人民币输入CNY,美元输USD,欧元EUR
凭证编号
不填
系统自动生成
摘要
必填
***报销办公用品
报销业务简明摘要
页数
必填
10
原始凭证张数
记账码
必填
31
见记账码表
科目
必填
K00666
总账科目输入科目代码,供应商,客户,资产输入对应系统编号
SGL标识
选填
属特别总账标识，带“9”的记账码必填
事务类型
选填
涉及资产项目要录入，其他不填
回车
字段名
状态
输入值
说明
金额
必填
1600
输入发票金额
计算税额
选填
选中
利用系统自动计算
分配
必填
不输
记账码
必填
40
输入相应的记账码
科目
1411000001
输入借方总账科目
文本
必填
***报销购入办公用品
输入摘要
输入后，再回车,
录入图中字段，如金额、税码及文本信息。
点击“模拟”如图：
再点击
，系统自动生成凭证。
2.6.采购订单发票校验
作业号
操作部门/人员
物料核算会计、成本管理会计
SAP菜单路径
后勤物料管理后勤发票校验凭证输入输入发票
SAP业务代码
MIRO
SAP程序名
N/A（标准的事务）
双击进入下一屏，系统会弹出“公司代码”对话框，并输入相关信息
提醒：
●上述对话框，是在第一次输入时，会自动弹出。
再次登入时，系统不会显示，如果输入接收发票的公司代码不正确可利用菜单“编辑”中的“切换公司代码”，录入即可。
输入公司代码，点击落
或回车后进入下一界面
字段名
状态
输入值
说明
业务处理
必填
发票
业务类型有4种:
发票,贷方凭证,事后借记,后续贷记
发票日期
必填
2011.11.28
直接复制过账日期
过账日期
必填
2011.11.28
SAP系统默认为计算机系统日期
计算税额
可选
如不选可以在总账科目视图中手工记入进项税科目。
文本
可选
购北京点球液压元件
供应商项目文本（摘要）
参照
可选
123568
如果只有一张发票，可以在参照字段中录入发票号，在生成凭证时替代到进项税科目、应付暂估科目的项目文本和分配字段中，替代到供应商分配字段中。
多张发票不在参照字段中录入任何内容。
发票号直接录入到进项税科目的分配字段中。
PO参考
必填
供应商
输入发票匹配方式
说明：
1、业务类型分为4种
（1）发票：
为正常发票检验选项或者是虽有红字发票，但一起报账发票总金额大于0的发票校验
（2）贷方凭证：
为退货后，采购部门编制红字采购订单，供应商按红字订单开具的红字发票检验选项或者是虽有蓝字发票，但一起报账的发票总金额小于0的发票校验.
（3）事后借记：
因合同价格变更上涨或其他各种原因针对以前某一期间供货合同进行补开票的没有物料数量的发票校验
（4）后续贷记：
因合同价格变更下调或其他各种原因针对以前某一期间供货合同进行追加开没有物料数量红字发票校验（采购返利）。
2、PO参考（发票匹配类型）有两种方式：
（1）按供应商
（2）订单，目前要求按采购部门按供应商和供货区间开票，财务在发票匹配时按区间进行匹配，所以PO参考只选择供应商。
3、计算税额选项不选：
选择此项，系统会针对此次匹配的总金额自动计算一笔税款，但在实际业务处理时每一张发票税额需单独反映，与税务局认证发票进行匹配，且系统自动计算的税额与发票上税款不一定相符,所以在发票匹配时不选此项,发票税项在”总账科目”页签中录入
选择业务类型，PO参考后，输入供应商代码，点击
进入下一页。
注：
采购部门做退货时，必须做红字采购订单，不能在原订单上冲减。
字段名
状态
输入值
说明
工厂
必填
2110
输入工厂代码
交货区间
必填
20111101~20111128
输入交货匹配区间,与对账单区间一致
退货区间
必填
20111101~20111128
输入退货匹配区间,与对账单区间一致
输入工厂代码,发交货和退货发票匹配期间（与采购部门报账的供应商对账单期间相同）点击
再回车，进入下一页
提醒：
●采购部门做退货时，必须做红字采购订单，不能在原订单上冲减。
如为外协采购订单，在PO页签项中选中“最终发票”，保证相关的生产订单正常关闭.
点击
页签,录入发票进项税额，并录入含税价格，
字段名
状态
输入值
说明
金额
必填
281034
发票价格
总账科目
必填
2221010001
进项税科目选项
D/C
必填
借方
进项税额方向
凭证货币计的金额
必填
40834.00
按发票税额输入
分配编号
可不填
系统自动带入，多张则需录入
文本
可不填
系统自动带入，多张则需录入
如果为红字发票,D/C由”借方”更改为”贷方”,系统默认为借方，录入完税额项后回车,输入供应商报账发票汇总金额，审核“余额”是否为零后点击“模拟凭证”,
审核凭证分录是否正确，无误后点击”过账保存”,或直接保存，忽略“税”码提示，提示栏提示
发票检验凭证生成。
提醒：
●发票校验时生成号码为系统发票号。
其他如发货、入库等都会生成相关的物料凭证，容易混淆，请注意。
●贷项凭证”操作同”发票”,只是在业务处理选择”贷项凭证”
2.7.显示发票凭证和会计凭证
作业号
操作部门/人员
物料核算会计
SAP菜单路径
后勤物料管理后勤发票校验进一步处理显示发票凭证
SAP业务代码
MIR4
SAP程序名
N/A（标准的事务）
双击进入下一屏，并输入相关信息
输入发票匹配时系统生成的发票凭证号，默认最后一次，回车或点击
点击
后双击
选择总账视图
2.8.取消发票校验凭证
作业号
操作部门/人员
物料核算会计、成本管理会计
SAP菜单路径
后勤物料管理后勤发票校验进一步处理取消发票凭证
SAP业务代码
MR8M
SAP程序名
N/A（标准的事务）
双击进入下一屏，并输入相关信息
字段名
状态
输入值
说明
发票凭证编号
必填
5105606440
输入要冲消的已匹配的发票凭证编号
会计年度
选填
2011
系统默认为账期年度
冲销原因
必填
03
输入冲销原因代码,当期期间的实际转回，04为关闭期间的实际转回
过账日期
选填
如果冲销原因选择03,过账日期为被冲销凭证的过账日期。
点击
系统自动生成冲消会计凭证,
（请手工清除FI凭证意思为取消发票并没有同时对相关的会计科目作清帐，需手工清账）。
2.9.显示发票凭证清单
作业号
操作部门/人员
物料核算会计
SAP菜单路径
后勤物料管理后勤发票校验进一步处理显示发票凭证的清单
SAP业务代码
MIR5
SAP程序名
N/A（标准的事务）
双击进入下一屏，并输入相关信息
字段名
状态
输入值
说明
会计年度
选填
2011
系统默认为账期年度
日期
选填
可对时间设定期限
出票方
选填
103572
输入要查询的供应商代码，不填默认所有供应商
公司代码
选填
2110
选择本公司代码
点击
执行
点击
查看会计凭证
用ZFIF005查看供应商明细如下：
2.10.事后借记、后续贷记
作业号
操作部门/人员
物料核算会计、成本管理会计
SAP菜单路径
后勤物料管理后勤发票校验凭证输入输入发票
SAP业务代码
MIRO
SAP程序名
N/A（标准的事务）
双击回车，进入下页
输入发票日期，供应商代码（操作同正常发票校验）点击
点击
字段名
状态
输入值
说明
参照
必填
667788
输入运费发票号码
文本
必填
运费
据实际简明填写摘要
供应商
必填
103572
录入供应商编码
项目
选填
选择
按运费对应的物料进行选择
录入完成后，打开“细节”
在“细节”事项中输入运费（不含税金额），并在“抬头文本”中录入摘要，再点击“基本数据”返回；
完成后，点击“模拟”
检查无误后，可点击
即可。
用MIR4查看即可或点击菜单中“显示凭证”如下
后续贷记操作与事后借记基本相同,只是在选择“业务处理“时选择”后续贷记”.。
提醒：
●运费业务SAP系统中基本处理可分配到物料。
但实际操作由于运费结算不及时，给分摊到物料带来一定困难。
铁装采取简化核算—直接计入“制造费用—运输费”
●校验多张发票时，要在“总账科目”节点下录入税金科目，并在“分配字段”中分别录入“发票号码”及相关摘要即可。
====结束====
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