厦门大学研究生学籍学位档案管理细则模板.docx
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厦门大学研究生学籍学位档案管理细则模板
**大学研究生学籍学位档案管理细则
第一章总则
第一条为了加强学校研究生学籍学位档案资源建设，做好研究生学籍学位档案的收集归档利用工作，更好地为学校各项工作和社会服务，根据《高等学校档案管理办法》和有关法规文件的规定，结合我校工作实际，制定本细则。
第二章归档范围
第二条研究生学籍学位档案的归档范围为硕士、博士研究生从入学、在校学习到毕（结）业、授予学位等受教育过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，凡有**大学研究生学籍或被授予**大学硕（博）士学位者均纳为我校研究生学籍学位档案归档对象。
第三条实行电子学籍学位档案与纸质学籍学位档案双套归档保存制度，确保内容一致。
研究生院及相关学籍学位信息管理系统应具备为每个学生生成与纸质学籍学位档案内容一致的可调阅的电子文档，条件具备的情况下，可在电子文档上加注形成单位的电子签章，进一步确保电子文档的有效性和安全性。
同时,学籍学位信息的管理系统应当按照档案馆需求提供数据归档模块以便及时进行数据归档，具体实现形式可通过批量导出、开放数据库视图、开发专用接口等。
第三章归档材料要求
第四条归档材料记录内容应完整准确，字迹工整清晰、附着纸张牢固，签字盖章手续完备，所使用的书写印制材料、纸张、装订材料等应符合档案长久保存要求。
（一）所归档的材料，有盖章栏目的地方必须加盖相应部门公章；研究生学籍登记表、学位申请书、成绩登记表等表格中未填满的栏目须划上斜线，若有信息涂改、更正的，除盖校对章外，还须加盖单位公章。
（二）手工书写应用黑色、蓝黑色墨水，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写；计算机输出打印应使用激光打印机，不应使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。
纸质档案应采用耐久性强的纸张，使用光面纸，不得使用糙面纸、毛面纸。
（三）去掉材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属物，破损的文件材料应进行修复，字迹模糊或易褪变的文件应复制后加盖单位公章与原件一起归档。
（四）研究生登记表、学位论文答辩申请表等表格不止一页的，须双面打印。
（五）学位论文正稿中的原创性声明、著作权使用声明须签字完整。
（六）学位论文光盘的刻录内容应包括原创性声明、著作权使用声明、中英文摘要和论文正文。
（七）归档材料有要求粘贴照片的，照片须与毕业证书上的照片一致。
粘贴时要注意防止前后页粘连。
第五条研究生毕业合影照归档要求如下
（一）纸质照片和电子照片各归档一份，要保证影像清晰、画面完整，电子照片还要保持原始像素和尺寸，不得进行压缩处理。
电子照片为JPEG格式，文件名以“**大学**学院**届**系**专业（硕士、博士）毕业合影”的方式命名。
（二）照片须附上届别、院系、专业、照片中人员姓名等文字说明，照片中人员姓名应按人员排列顺序标注，教师和领导要在其姓名后注明职务。
纸质照片的文字说明须打印出来附在照片背面，与照片一起过塑后归档。
电子照片的文字说明文档须与电子照片一并归档。
第四章归档内容
第六条研究生学籍学位档案主要指硕士、博士研究生从入学、在校学习到毕（结）业、授予学位等受教育过程中形成的相关档案材料。
（一）硕（博）士研究生学籍学位档案归档内容
1.毕业研究生登记表（学历教育研究生专用）或研究生学成登记表（学位教育研究生专用）
2.研究生登记表
3.研究生学籍登记表（学籍异动栏应根据研究生学籍异动情况填写，无异动情况的填“无”）
4.研究生成绩登记表
5.学籍变更材料（退学、休学、复学、转学、转专业、转层次、死亡注销学籍等）
6.结业研究生毕业（学位）论文答辩资格申请（结业研究生专用）
7.研究生提前毕业审批表（申请提前毕业研究生专用）
8.退学证明送达情况、退学证明（退学研究生专用）
9.—专业（领域）专业学位研究生实习实践报告表（专业学位硕士专用）
10.学位论文答辩申请表
11.学位论文答辩审批表
12.学位论文答辩情况记录
13.学位论文答辩决议
14.学位申请表
15.科研成果汇总表
16.学位授予决议
17.学位论文评阅书
18.学位论文评定书
19.学位论文正稿
20.学位论文电子版（光盘）
21.学位论文答辩有关的声像材料
22.研究生毕业合影照
（二）同等学力申请硕士学位档案归档内容
1.在职人员以同等学力申请硕士学位资格审查表
2.在职人员以同等学力申请学位学位申请书
3.指导教师对论文的评语
4.学位论文评阅书
5.学位论文评定书
6.本科学历学位证书复印件
7.同等学力人员申请硕士学位研究生课程考试成绩登记表
8.外语全国统一考试合格证明、学科综合水平统一考试合格证明
9.已发表或出版的与申请学位专业相关的学术论文、专著或其他成果复印件
10.学位论文正稿
11.学位论文电子版（光盘）
12.学位论文答辩有关的声像材料
13.研究生毕业合影照
（三）同等学力申请博士学位档案归档内容
1.在职人员以同等学力申请博士学位资格审查表
2.在职人员以同等学力申请学位学位申请书
3.在职人员申请博士学位推荐表二份
4.指导教师对论文的评语
5.学位论文评阅书
6.学位论文评定书
7.硕士学历学位证书复印件
8.同等学力人员申请博士学位研究生课程考试成绩登记表
9.公开发表的有关学术论文、出版的专著以及科研成果获奖的证明材料
10.申请人所在单位介绍申请人的材料
11.学位论文正稿
12.学位论文电子版（光盘）
13.学位论文答辩有关的声像材料
14.研究生毕业合影照
第五章立卷归档要求
第七条研究生学籍学位档案材料由各学院、研究院的研究生教学秘书负责收集、整理、立卷、归档。
研究生教学秘书立卷归档时,须注意：
（一）每张论文光盘须标注姓名、学号、院系、毕业年份、毕业月份等信息；或将各院系同届所有毕业生的学位论文（硕士、博士论文分开）刻录在同张光盘上，注明系所、层次、毕业年份、毕业月份，刻录内容除学位论文外，还须将所刻录学位论文作者名单详细列出。
（二）学位论文如在网上进行评阅的，研究生教学秘书下载之后须将每份评阅书装订成册，在封面上补充填写研究生姓名、系所、专业、导师等相关信息，并在每页加盖系院公章，评阅人姓名一栏写上“学位中心平台送审”字样；学位论文如是盲审的，研究生教学秘书在归档之前，须将论文评阅书封面信息填写完整。
（三）学位论文评阅送审不止一次的，归档前须将评阅次数标注在论文评阅书封面上，如第一次送审的标注第1次，依此类推。
（四）有涉密学位论文的，须将学位档案密封、加盖密封章，在档案袋的封面上注明保密等级、保密期限，在移交清单上注明涉密论文作者，档案馆按涉密档案单独管理。
（五）电子版涉密学位论文的移交归档，应遵守相关保密规定，使用涉密光盘为载体，涉密论文应单独刻盘，涉密光盘上除标注姓名、院系、毕业时间等信息外，还需标注保密等级和保密期限。
严禁在非涉密设备及网上传输国家秘密信息。
（六）研究生未能在结业三年内通过学位论文答辩、换发毕业证的，结业三年后应将其研究生登记表、学籍登记表、成绩登记表移交档案馆。
结业研究生不填毕业研究生登记表，但应在学籍登记表中的学籍异动栏写入结业证书编号及结业时间。
（七）退学研究生的学籍档案应在其办理退学的当年，将其研究生登记表、学籍登记表、成绩登记表、退学证明送达情况、退学证明等相关材料移交档案馆。
（八）每份学籍学位档案，根据学生的类型填写不同的卷内目录，有无文件材料栏用“√”、“×”或“缺”填写，在页数或份数栏中写明各项材料的具体页数或份数，卷内文件按卷内目录上的序号顺序排列。
各类型研究生卷内目录见附件1-7。
（九）研究生教学秘书应在研究生毕（结）业后3个月内，将归档材料整理齐全，并由教学秘书本人到档案馆办理移交手续；归档前须在**大学档案馆网站归档预约系统上进行预约；档案移交清单用A4纸张打印一式二份，须盖章签字完整。
移交清单见附件8。
第八条各类毕业研究生的学历学位证书签领表（含电子版，纸质版每页须加盖公章），并附该届各类型、版本的学历学位证书模板一份，由研究生院在学生毕业的第二年12月31日前向档案馆移交归档。
第九条各类结业研究生的证书签领表（含电子版，纸质版每页须加盖公章）由研究生院在学生结业的第三年12月31日前向档案馆移交归档；归档之后需领取结业证书的，须到档案馆履行补签领手续，方可到研究生院领取结业证书。
第十条研究生名册（含电子版，纸质版每页须加盖公章）、退学申请和学籍处理意见材料，由研究生院在每年7月31日前向档案馆移交归档。
第十一条研究生毕业生合影照片由各学院负责学生工作的领导牵头负责，指定专人（教学秘书、辅导员或其他团委工作人员）做好当年度毕业生合影照片的收集、整理和归档工作，在每年7月31日前向档案馆移交归档。
第六章开发利用
第十二条查阅研究生学籍学位档案应持有效证件及相关证明，办理相应手续，具体见**大学档案资料借阅办法。
因补充人事档案利用研究生学籍学位档案的，一般由用人单位直接与**大学档案馆对接办理，如本人来办理的，须由档案馆密封、盖密封章后方为有效。
摘抄、复制学位档案内容及出具档案证明，应加盖档案馆业务公章，方为有效。
第十三条档案馆做好研究生学籍学位档案的开发利用工作，例如：
编辑各种形式的参考资料；提供中英文出国成绩单，毕业证书、学位证书中英文证明等服务。
第十四条利用涉密研究生学籍学位档案，应严格按照《**大学涉密档案管理规定》中的利用审批程序办理。
第七章监督管理
第十五条档案馆会同研究生院定期对研究生学籍学位档案的形成、立卷、归档等工作进行监督和检查，及时研究解决研究生学籍学位档案管理工作中的相关问题；档案馆负责研究生学籍学位档案立卷、归档的指导工作。
第十六条凡已归档的文件材料需要更正、替换的，必须经文件材料形成部门的主管领导批准、签字，并加盖公章；未经批准，不得更正、替换任何文件材料。
第十七条根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规的规定，对拒不归档、涂改、伪造、损毁研究生学籍学位档案材料等行为追究法律责任。
第八章附则
第十八条本细则由档案馆负责解释。
研究生课程班档案参照此细则管理。
本细则自发布之日起执行，原**大学研究生学位档案管理细则（厦大综[1995]5号文件）同时废止。
附件1：
研究生学籍学位档案卷内目录
院系（所）名称：
________________________
学生姓名____________学位授予时间________年____月
学位类型：
硕士_____
博士_____国际硕士_____
序号
文件材料标题
有（√）／无（×）／缺
页数或份数
备注
1
毕业研究生登记表
2
研究生登记表
3
研究生学籍登记表
4
研究生成绩登记表
5
学位论文答辩申请表
6
学位论文答辩审批表
7
学位论文答辩情况记录
8
学位论文答辩决议
9
学位申请表
10
科研成果汇总表
11
学位授予决议
12
学位论文评阅书
13
学位论文评定书
14
学位论文正稿
15
学位论文光盘
备注：
1.学生类型、有无文件材料栏用“√”、“×”或“缺”填写；卷内文件材料中的金属装订物一律须去除并按文件序号顺序排列。
2.如有提前毕业或者结业研究生再申请论文答辩的，须将研究生提前毕业审批表或结业研究生毕业（学位）论文答辩资格申请放入学籍学位档案中。
附件2：
研究生学籍学位档案卷内目录
院系（所）名称：
________________________
学生姓名____________学位授予时间________年____月
学位类型：
专业学位硕士_____
序号
文件材料标题
有（√）／无（×）／缺
页数或份数
备注
1
毕业研究生登记表
2
研究生登记表
3
研究生学籍登记表
4
研究生成绩登记表
5
学位论文答辩申请表
6
学位论文答辩审批表
7
学位论文答辩情况记录
8
学位论文答辩决议
9
学位申请表
10
科研成果汇总表
11
学位授予决议
12
专业（领域）专业学位研究生实习实践报告表
13
学位论文评阅书
14
学位论文评定书
15
学位论文正稿
16
学位论文光盘
备注：
1.学生类型、有无文件材料栏用“√”、“×”或“缺”填写；卷内文件材料中的金属装订物一律须去除并按文件序号顺序排列。
2.如有提前毕业或者结业研究生再申请论文答辩的，须将研究生提前毕业审批表或结业研究生毕业（学位）论文答辩资格申请放入学籍学位档案中。
附件3：
研究生学籍学位档案卷内目录
院系（所）名称：
________________________
学生姓名____________学位授予时间________年____月
学位类型：
中职硕士_____高师硕士_____
序号
文件材料标题
有（√）／无（×）／缺
页数或份数
备注
1
毕业研究生登记表
2
研究生登记表
3
研究生学籍登记表
4
研究生成绩登记表
5
学位论文答辩申请表
6
学位论文答辩审批表
7
学位论文答辩情况记录
8
学位论文答辩决议
9
学位申请表
10
科研成果汇总表
11
学位授予决议
12
学位论文评阅书
13
学位论文评定书
14
学位论文正稿
15
学位论文光盘
备注：
1.学生类型、有无文件材料栏用“√”、“×”或“缺”填写；卷内文件材料中的金属装订物一律须去除并按文件序号顺序排列。
2.如有提前毕业或者结业研究生再申请论文答辩的，须将研究生提前毕业审批表或结业研究生毕业（学位）论文答辩资格申请放入学籍学位档案中。
附件4：
研究生学籍学位档案卷内目录
院系（所）名称：
________________________
学生姓名____________学位授予时间______年____月
学位类型：
同等学力硕士_____
序号
文件材料标题
有（√）／无（×）／缺
页数或份数
备注
1
在职人员以同等学力申请学位学位申请书
2
在职人员以同等学力申请硕士学位资格审查表
3
指导教师的论文评语
4
学位论文评阅书
5
学位论文评定书
6
学位论文正稿
7
学位论文光盘
8
本科学历学位证书复印件
9
同等学力人员申请硕士学位研究生课程考试成绩登记表
10
外语全国统一考试合格证明、学科综合水平统一考试合格证明
11
公开发表的有关学术论文、出版的专著以及科研成果获奖的证明材料
备注：
学生类型、有无文件材料栏用“√”、“×”或“缺”填写；卷内文件材料中的金属装订物一律须去除并按文件序号顺序排列。
附件5：
研究生学籍学位档案卷内目录
院系（所）名称：
________________________
学生姓名____________学位授予时间______年____月
学位类型：
同等学力博士_____
序号
文件材料标题
有（√）／无（×）／缺
页数或份数
备注
1
在职人员以同等学力申请学位学位申请书
2
在职人员以同等学力申请博士学位资格审查表
3
指导教师的论文评语
4
学位论文评阅书
5
学位论文评定书
6
学位论文正稿
7
学位论文光盘
8
硕士学历学位证书复印件
9
在职人员申请博士学位推荐表
10
同等学力人员申请博士学位研究生课程考试成绩登记表
11
公开发表的有关学术论文、出版的专著以及科研成果获奖的证明材料
12
申请人所在单位介绍申请人的材料
备注：
学生类型、有无文件材料栏用“√”、“×”或“缺”填写；卷内文件材料中的金属装订物一律须去除并按文件序号顺序排列。
附件6：
退学研究生学籍学位档案卷内目录
院系（所）名称：
________________________
学生姓名____________
学生类型：
_____
序号
文件材料标题
有（√）／无（×）／缺
页数或份数
备注
1
研究生登记表
2
研究生学籍登记表
3
研究生成绩登记表
4
退学证明送达情况
5
退学证明
备注：
学生类型、有无文件材料栏用“√”、“×”或“缺”填写；卷内文件材料中的金属装订物一律须去除并按文件序号顺序排列。
附件7：
结业研究生学籍学位档案卷内目录
院系（所）名称：
________________________
学生姓名____________
学生类型：
_____
序号
文件材料标题
有（√）／无（×）／缺
页数或份数
备注
1
研究生登记表
2
研究生学籍登记表
3
研究生成绩登记表
备注：
学生类型、有无文件材料栏用“√”、“×”或“缺”填写；卷内文件材料中的金属装订物一律须去除并按文件序号顺序排列。
附件8：
_______届研究生学籍学位档案移交清单
硕士：
人
名单：
同等学力硕士：
人
名单：
专业学位硕士：
人
名单：
高师硕士：
人
名单：
中职硕士：
人
名单
国际硕士：
人
名单：
博士：
人
名单：
同等学力博士：
人
名单：
说明：
以上内容根据各单位具体情况选择性填写（例：
如无专业学位硕士或同等学力博士等类型的学生就不必填写）
_____________________________________________________________________
移交单位：
_____________接收单位：
档案馆
分管领导：
_____________
移交人：
_______________接收人：
____________
_______年____月____日
备注：
此表用A4纸张打印一式二份；每份学位档案袋中须填写卷内目录一份；档案须由研究生秘书本人移交签字。
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