师范大学档案管理系统操作手册.docx

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师范大学档案管理系统操作手册

操作过程详解

一、登录系统

【步骤一】启动计算机,并确保该计算机已经连入互联网,鼠标双击桌面IE浏览器图标

,在“地址”栏中输入档案网络管理系统IP地址:

202.113.96.254,点击回车,进入“天津师范大学档案管理系统网络版”登录界面。

如图1所示。

图1

【步骤二】在图1中输入“用户名”和“密码”,点击“登录”,进入“天津师范大学档案管理系统”。

如图2所示。

图2

二、创建档案

【步骤一】点击“创建新档案”(如图3所示),则会弹出归档者本部门信息,包括档案名称,数量,部门,创建人,创建时间等内容。

点击弹出信息中“档案名称”(例如图3中计算机与信息工程学院),进入“编辑档案信息主页面”。

图3

【步骤二】添加文件。

进入“编辑档案信息主页面”后,点击页面左上角“添加文件”按钮,如图4所示。

图4

【步骤三】在弹出文件著录信息页面中(如图5所示),

图5

归档人应按照以下规则,输入必要文件信息:

1.一级目录:

在“一级目录”中输入文件实际形成的年度。

例如,2006年形成的文件,2007年归档,因此,在“一级目录”中输入“2006”。

2.全宗号:

全宗号输入“2”;

3.案卷/盒号及馆编件号:

案卷或卷内文件排列顺序编号。

小数点以前为案卷号,小数点后为卷内文件号,如第三卷的第一份文件为“3.0001”。

同一案卷号下件号不能重复,也不应有空号。

例如1号案卷内第一份文件编号为1.0001,第二份文件编号为1.0002,依此类推;2号案卷内第一份文件编号为2.0001,第二份文件编号为2.0002,依此类推;15号案卷内第一份文件编号为15.0001,第二份文件编号为15.0002,依此类推。

4.保管期:

依据《天津师范大学部门立卷类目及保管期限》确定保管期限并著录。

5.密级:

一般按文件形成时所定密级著录,对已升、降、解密的,应著录新的密级。

文件形成时没有定密级的,应著录“内部”。

6.正题名、副题名:

正题名一般指单份文件文首的题目。

正题名照原文著录。

没有题名的单份文件依据其内容拟写题名,并加“[]”号。

例:

原文件题名为“通知”,新拟写题名为[关于召开天津师范大学教学工作会议的]通知;有副题名的,按照原文著录。

7.附注:

凡内容涉及干部任免、市级以上奖惩文件时,一般应逐一录入姓名。

8.第一责任者:

第一责任者是指文件上列于首位的责任者。

是指对档案内容进行创造,负有责任的团体或个人。

责任者只有一个时照原文著录。

责任者必须著录全称或通用简称。

如:

“中国共产党中央委员会”简称“中共中央”,“天津师范大学”简称“天津师大”,不能简称为“师大”或“本校”。

个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后著录职务,并加“()”号。

如:

靳润成(校长)。

9.页数:

每份文件的总页数。

10.文件时间:

每份文件形成时间。

例如2005年1月8日用“2005.01.08”表示。

11.规格:

分为A4、B5、A3、16开等。

12.归档单位:

为案卷或文件的整理和归档部门。

13.文号/图号:

是文件制发过程中由制发机关编写的顺序号,包括发文字号、图号。

文件编号照原文字和符号著录。

例:

师大政发[2006]16号。

14.出版项、奖励名称、奖励等级和获奖时间项:

出版项:

用于出版、教材类等类,一般照原文著录。

奖励名称、奖励等级和获奖时间:

一般照原文著录。

15.输入员:

是指档案或文件信息的著录者。

【步骤四】所有信息输入完后,点击页面左下角“添加”按钮,如果信息添加成功,则会弹出显示“添加案卷、文件完成!

”对话框,如图6所示,点击“确定”,完成文件信息的添加。

图6

此时,如果继续添加文件,重复本步骤即可。

【步骤五】添加案卷。

点击“添加案卷”按钮后,则会弹出案卷著录信息页面,如图7所示。

图7

其中,一级目录、全宗号、保管期、密级、归档单位、输入员六个项目与添加文件著录规则一致。

1.案卷/盒号及馆编件号:

案卷号为每一案卷的顺序号。

2.题名:

题名即案卷的标题,是用最简洁的文字,全面、准确、具体地揭示卷内文件的内容,其结构一般包括卷内文件的主要责任者、内容、名称(文种),特定时间的案卷可加上年度。

例1,教育部、市政府、市教委关于对天津师大新校区建设、人文社科重点基地专项经费及新增本科专业、精品课申报的请示与批复。

例2,天津师大文学院2006届汉语言文学专业本科学生成绩表及入学登记表。

3.页数:

填写卷内文件总页数。

4.文件时间:

填写卷内文件起止时间,起止时间之间用“-”连接。

5.归档份数:

卷内文件总件数。

【步骤六】所有信息输入完后,点击页面左下角“添加”按钮,如果信息添加成功,则会弹出显示“添加案卷、文件完成!

”的对话框,如图8所示,点击“确定”,完成案卷信息的添加。

图8

此时,如果继续添加案卷,重复本步骤即可。

三、修改案卷、文件

立卷人添加完案卷或文件后,如果想对已添加的案卷或文件进行修改,则可点击页面上想要进行修改的文件或案卷。

图9

例如,我们想对图9中第一个案卷进行修改,则将鼠标指向该案卷的“题名”处,并点击,则会弹出案卷著录信息页面,如图10所示,此时我们可以对该案卷的信息进行修改。

修改完毕后,点击页面左下角“保存”按钮,完成对案卷的修改。

对文件的修改与此步骤相同。

图10

四、电子文件全文、图像及多媒体信息的上传

该系统还提供了电子文件电子全文、图像及多媒体信息的上传功能,并支持多媒体信息的在线播放。

【步骤一】例如,我们想上传电子文件电子全文、图像及多媒体信息到图11中的文件一,可以将鼠标指向该案卷的“题名”处,并点击。

图11

在弹出的文件著录信息页面下方,可以通过点击“全文”、“图像”、“视频、音频”按钮,分别进行添加,如图12所示。

图12

【步骤二】电子文件上传

点击“全文”按钮,在弹出的页面中,我们既可以通过在全文输入框中输入全文的方式,也可以通过浏览电子文件地址的方式,上传电子文件,如图13所示。

图13

特别要注意,当通过浏览电子文件地址的方式上传时,首先要下载“电子文件上传插件”(图13中椭圆线)。

所要上传的电子文件可以是Word,Excel,PDF,Html,txt等格式。

在电子文件的上传中,我们利用第二种方式对电子文件进行上传,点击图14中的“浏览”按钮,并在选择要上传的电子文件(即与纸质文件相对应的电子文件),填写文件题名后点击“上传”按钮。

图14

电子文件被上传后如图15,可以通过点击“浏览”图标来浏览该上传的电子文件,格式图标会根据上传后的电子文件格式相对应的自动更新。

图15

点击“转换”按钮可以将Word、Excel文档转化成不可编辑、只可阅读的PDF格式的电子文件。

由于Word、Excel文档是可以直接编辑的文件,而PDF文件是不可修改的,所以处于信息安全的角度,建议上传的电子文件要通过电子“转换”按钮将电子文件转换成PDF文件。

“提取内容”对于电子档案有着很重要的意义,对于没有提取内容的电子文件,利用者是无法通过检索全文中的关键字来检索到这个电子文件的,而做了“提取内容”这一操作后,查询时,当输入的检索词在全文中出现了,这个电子文件将会被检索出来。

点击“提取内容”图标,稍等几秒后点击“刷新”按钮,电子文件的全文内容(不含图片)将会出现在上面的全文输入框中,如图16

图16

【步骤三】照片档案的上传

首先,将照片档案作为一个案卷,将每张照片作为文件,著录到系统中如图17

图17

点击图15-4中的“2009年教学工作会议大会会场”这一文件的“图像”图标添加它所对应的电子照片。

如图18

图18

点击图18中的“浏览”按钮,选择要上传的电子照片,并填写图像名称,点击“上传”按钮后,可以看到电子照片已经被上传成功了,通过点击“预览图像”可以预览照片。

将该卷中其他文件对应的照片添加到系统中,重复上面的操作。

多媒体信息的上传与电子文件上传的方法类似,因此就不再进行详细说明。

五、打印目录

在对案卷及文件信息进行输入后,应及时对案卷目录和卷内文件目录进行打印。

【步骤一】点击图19中“打印所有”按钮,

图19

则会弹出“目录打印”页面,如图20所示

图20

【步骤二】本系统的目录打印功能非常强大,提供了目录类型、打印范围、序号、外框、显示文字、页面设置等多个自定义项目,立档人可以对所要打印的目录进行十分详细的设置,以满足各种不同的需要。

在设置完毕后,可以通过打印预览,来确定目录是否符合需要,或者通过导出到Excel的方式,对目录进行存储或进一步的修改。

六、文件查询

本系统提供了两种查询方式,一种是表内查询,另一种是综合查询。

【步骤一】表内查询

点击主页面左侧“表内查询”,如图21所示。

图21

此时,可以输入检索条件,并通过对查询方式、查寻范围、以及查询类型的限制,提高检索效率。

图22中被椭圆线标出的按钮为“开始检索”按钮。

图22

 

【步骤二】综合查询

点击主页面上方“综合查询”按钮,如图23所示。

图23

在图24显示的综合查询页面中,我们可以限定检索条件,以得到更为准确的检索结果。

图24

【步骤三】查询档案

点击主页面上方“登录系统”按钮,如图25所示。

图25

七、个人信息修改

点击主页面上方“系统设置”对立卷者个人信息进行修改。

如图26所示。

这里需要特别提醒的是,当每个立卷人首次登陆本系统时,建议首先对登陆密码进行修改,以保证立卷人对该系统的正常、安全使用。

图26

附:

天津师范大学档案著录规则(试行)

 

在操作过程中,如果遇到问题,可以及时与档案馆工作人员进行联系。

联系人:

杨文刚

联系电话:

23540037(小号:

2743)

 

《天津师范大学档案网络管理系统》补充说明

《天津师范大学档案网络管理系统》经过全校各部门近两个月的使用,普遍反应良好,而提出的问题主要有两点:

一是有些用户无法进行打印预览;二是有些用户在打印卷内目录时,打印出每份文件的页码,是文件页数而不是页次。

针对以上两个问题的解决方法如下:

一、安装打印预览插件。

【步骤一】打开浏览器

,点击“工具”→“Internet选项”。

如图1所示。

图1

【步骤二】在弹出的对话框中,点击“安全”→“Internet”→“自定义级别”。

如图2所示。

图2

【步骤三】在弹出的对话框中,将“ActiveX控件和插件”下所有项目全都选为启用,然后点击“确定”。

如图3所示。

图3

【步骤四】重新进入《天津师范大学档案网络管理系统》,进入打印预览,安装插件即可。

二、将页数转换为页次

进行“卷内目录”打印时,在“目录打印”页面中,选中右侧“转换页数为页次”项目,再进行打印,即可。

如图4所示。

图4

 

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