师范大学档案管理系统操作手册.docx

1、师范大学档案管理系统操作手册操作过程详解一、登录系统【步骤一】启动计算机，并确保该计算机已经连入互联网，鼠标双击桌面IE浏览器图标，在“地址”栏中输入档案网络管理系统IP地址：202.113.96.254，点击回车，进入“天津师范大学档案管理系统网络版” 登录界面。如图1所示。图1【步骤二】在图1中输入“用户名”和“密码”，点击“登录”，进入“天津师范大学档案管理系统”。如图2所示。图2二、创建档案【步骤一】点击“创建新档案”（如图3所示），则会弹出归档者本部门信息，包括档案名称，数量，部门，创建人，创建时间等内容。点击弹出信息中“档案名称”（例如图3中计算机与信息工程学院），进入“编辑档案信

2、息主页面”。图3【步骤二】添加文件。进入“编辑档案信息主页面”后，点击页面左上角“添加文件”按钮，如图4所示。图4【步骤三】在弹出文件著录信息页面中（如图5所示），图5归档人应按照以下规则，输入必要文件信息：1一级目录：在“一级目录”中输入文件实际形成的年度。例如， 2006年形成的文件，2007年归档，因此，在“一级目录”中输入“2006”。2全宗号：全宗号输入“2”；3. 案卷/盒号及馆编件号：案卷或卷内文件排列顺序编号。小数点以前为案卷号，小数点后为卷内文件号，如第三卷的第一份文件为“3.0001”。同一案卷号下件号不能重复，也不应有空号。例如1号案卷内第一份文件编号为1.0001，第二

3、份文件编号为1.0002，依此类推；2号案卷内第一份文件编号为2.0001，第二份文件编号为2.0002，依此类推；15号案卷内第一份文件编号为15.0001，第二份文件编号为15.0002，依此类推。4保管期：依据天津师范大学部门立卷类目及保管期限确定保管期限并著录。5密级：一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的，应著录新的密级。文件形成时没有定密级的，应著录“内部”。6正题名、 副题名：正题名一般指单份文件文首的题目。正题名照原文著录。没有题名的单份文件依据其内容拟写题名，并加“”号。例：原文件题名为“通知”，新拟写题名为关于召开天津师范大学教学工作会议的通知；有副题名的，按照原

4、文著录。7附注：凡内容涉及干部任免、市级以上奖惩文件时，一般应逐一录入姓名。8第一责任者：第一责任者是指文件上列于首位的责任者。是指对档案内容进行创造，负有责任的团体或个人。责任者只有一个时照原文著录。责任者必须著录全称或通用简称。如：“中国共产党中央委员会”简称“中共中央”，“天津师范大学”简称“天津师大”，不能简称为“师大”或“本校”。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务，并加“（）”号。如：靳润成（校长）。9页数：每份文件的总页数。10文件时间：每份文件形成时间。例如2005年1月8日用“2005.01.08”表示。11规格：分为A4、B5、A3、16开等。12归档单位：为案

5、卷或文件的整理和归档部门。13文号/图号：是文件制发过程中由制发机关编写的顺序号，包括发文字号、图号。文件编号照原文字和符号著录。例：师大政发200616号。14出版项、奖励名称、奖励等级和获奖时间项：出版项：用于出版、教材类等类，一般照原文著录。奖励名称、奖励等级和获奖时间：一般照原文著录。15输入员：是指档案或文件信息的著录者。【步骤四】所有信息输入完后，点击页面左下角“添加”按钮，如果信息添加成功，则会弹出显示“添加案卷、文件完成！”对话框，如图6所示，点击“确定”，完成文件信息的添加。图6此时，如果继续添加文件，重复本步骤即可。【步骤五】添加案卷。点击“添加案卷”按钮后，则会弹出案卷著

6、录信息页面，如图7所示。图7其中，一级目录、全宗号、保管期、密级、归档单位、输入员六个项目与添加文件著录规则一致。1案卷/盒号及馆编件号：案卷号为每一案卷的顺序号。2题名：题名即案卷的标题，是用最简洁的文字，全面、准确、具体地揭示卷内文件的内容，其结构一般包括卷内文件的主要责任者、内容、名称（文种），特定时间的案卷可加上年度。例1，教育部、市政府、市教委关于对天津师大新校区建设、人文社科重点基地专项经费及新增本科专业、精品课申报的请示与批复。例2，天津师大文学院2006届汉语言文学专业本科学生成绩表及入学登记表。3页数：填写卷内文件总页数。4文件时间：填写卷内文件起止时间，起止时间之间用“-”

7、连接。5归档份数：卷内文件总件数。【步骤六】所有信息输入完后，点击页面左下角“添加”按钮，如果信息添加成功，则会弹出显示“添加案卷、文件完成！”的对话框，如图8所示，点击“确定”，完成案卷信息的添加。图8此时，如果继续添加案卷，重复本步骤即可。三、修改案卷、文件立卷人添加完案卷或文件后，如果想对已添加的案卷或文件进行修改，则可点击页面上想要进行修改的文件或案卷。图9例如，我们想对图9中第一个案卷进行修改，则将鼠标指向该案卷的“题名”处，并点击，则会弹出案卷著录信息页面，如图10所示，此时我们可以对该案卷的信息进行修改。修改完毕后，点击页面左下角“保存”按钮，完成对案卷的修改。对文件的修改与此步

8、骤相同。图10四、电子文件全文、图像及多媒体信息的上传该系统还提供了电子文件电子全文、图像及多媒体信息的上传功能，并支持多媒体信息的在线播放。【步骤一】例如，我们想上传电子文件电子全文、图像及多媒体信息到图11中的文件一，可以将鼠标指向该案卷的“题名”处，并点击。图11在弹出的文件著录信息页面下方，可以通过点击“全文”、“图像”、“视频、音频”按钮，分别进行添加，如图12所示。图12【步骤二】电子文件上传点击“全文”按钮，在弹出的页面中，我们既可以通过在全文输入框中输入全文的方式，也可以通过浏览电子文件地址的方式，上传电子文件，如图13所示。图13特别要注意，当通过浏览电子文件地址的方式上传时

9、，首先要下载“电子文件上传插件”（图13中椭圆线）。所要上传的电子文件可以是Word，Excel，PDF，Html，txt等格式。在电子文件的上传中，我们利用第二种方式对电子文件进行上传，点击图14中的“浏览”按钮，并在选择要上传的电子文件（即与纸质文件相对应的电子文件），填写文件题名后点击“上传”按钮。图14电子文件被上传后如图15，可以通过点击“浏览”图标来浏览该上传的电子文件，格式图标会根据上传后的电子文件格式相对应的自动更新。图15点击“转换”按钮可以将Word、Excel文档转化成不可编辑、只可阅读的PDF格式的电子文件。由于Word、Excel文档是可以直接编辑的文件，而PDF文件

10、是不可修改的，所以处于信息安全的角度，建议上传的电子文件要通过电子“转换”按钮将电子文件转换成PDF文件。“提取内容”对于电子档案有着很重要的意义，对于没有提取内容的电子文件，利用者是无法通过检索全文中的关键字来检索到这个电子文件的，而做了“提取内容”这一操作后，查询时，当输入的检索词在全文中出现了，这个电子文件将会被检索出来。点击“提取内容”图标，稍等几秒后点击“刷新”按钮，电子文件的全文内容（不含图片）将会出现在上面的全文输入框中，如图16图16【步骤三】照片档案的上传首先，将照片档案作为一个案卷，将每张照片作为文件，著录到系统中如图17图17点击图15-4中的“2009年教学工作会议大会

11、会场”这一文件的“图像”图标添加它所对应的电子照片。如图18图18点击图18中的“浏览”按钮，选择要上传的电子照片，并填写图像名称，点击“上传”按钮后，可以看到电子照片已经被上传成功了，通过点击“预览图像”可以预览照片。将该卷中其他文件对应的照片添加到系统中，重复上面的操作。多媒体信息的上传与电子文件上传的方法类似，因此就不再进行详细说明。五、打印目录在对案卷及文件信息进行输入后，应及时对案卷目录和卷内文件目录进行打印。【步骤一】点击图19中“打印所有”按钮，图19则会弹出“目录打印”页面，如图20所示图20【步骤二】本系统的目录打印功能非常强大，提供了目录类型、打印范围、序号、外框、显示文字

12、、页面设置等多个自定义项目，立档人可以对所要打印的目录进行十分详细的设置，以满足各种不同的需要。在设置完毕后，可以通过打印预览，来确定目录是否符合需要，或者通过导出到Excel的方式，对目录进行存储或进一步的修改。六、文件查询本系统提供了两种查询方式，一种是表内查询，另一种是综合查询。【步骤一】表内查询点击主页面左侧“表内查询”，如图21所示。图21此时，可以输入检索条件，并通过对查询方式、查寻范围、以及查询类型的限制，提高检索效率。图22中被椭圆线标出的按钮为“开始检索”按钮。图22【步骤二】综合查询点击主页面上方“综合查询”按钮，如图23所示。图23在图24显示的综合查询页面中，我们可以限

13、定检索条件，以得到更为准确的检索结果。图24【步骤三】查询档案点击主页面上方“登录系统”按钮，如图25所示。图25七、个人信息修改点击主页面上方“系统设置”对立卷者个人信息进行修改。如图26所示。这里需要特别提醒的是，当每个立卷人首次登陆本系统时，建议首先对登陆密码进行修改，以保证立卷人对该系统的正常、安全使用。图26附：天津师范大学档案著录规则（试行）在操作过程中，如果遇到问题，可以及时与档案馆工作人员进行联系。联系人：杨文刚联系电话：23540037（小号：2743）天津师范大学档案网络管理系统补充说明天津师范大学档案网络管理系统经过全校各部门近两个月的使用，普遍反应良好，而提出的问题主要

14、有两点：一是有些用户无法进行打印预览；二是有些用户在打印卷内目录时，打印出每份文件的页码，是文件页数而不是页次。针对以上两个问题的解决方法如下：一、安装打印预览插件。【步骤一】打开浏览器，点击“工具”“Internet选项”。如图1所示。图1【步骤二】在弹出的对话框中，点击“安全”“ Internet” “自定义级别”。 如图2所示。图2【步骤三】在弹出的对话框中，将“ActiveX控件和插件”下所有项目全都选为启用，然后点击“确定”。如图3所示。 图3【步骤四】重新进入天津师范大学档案网络管理系统，进入打印预览，安装插件即可。二、将页数转换为页次进行“卷内目录”打印时，在“目录打印”页面中，选中右侧“转换页数为页次”项目，再进行打印，即可。如图4所示。图4