物业PR实施模板 时代佳欣财务物业管理需求分析报告v11已签.docx
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物业PR实施模板时代佳欣财务物业管理需求分析报告v11已签
时代佳欣ERP-NC项目
需求分析报告
创建日期：
2014-01-15
确认日期：
2014-01-17
文控编号：
2013-NM-XQFX-SDJX-CW-001
当前版本：
V1.1
用友项目经理：
栾新瑞
日期：
客户项目经理：
郭志泉
日期：
文档控制
修改记录
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作者
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审阅人
姓名
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1.1文档类别3
1.2文档使用方法3
1.3图例说明4
2项目调研概括4
2.1调研目的4
2.2调研方式4
2.3调研范围4
2.4调研总结5
3项目总体概况5
3.1集团简介5
3.2信息化现状6
3.3本次纳入NC财务物业管理项目实施的公司6
3.4NC系统建设整体目标7
4总账部分7
4.1现状分析7
4.2需求8
5固定资产9
5.1现状分析9
5.2需求9
6报表管理10
7.1现状分析10
7.2需求11
7物业管理12
7.1总体目标12
7.2物业项目系统实施建议：
13
7.3物业项目系统实施建议：
13
报告签字确认15
文档说明
1.1文档类别
根据时代佳欣财务物业管理系统建设要求，用友公司项目实施人员从2014年01月14日至2014年01月17日通过面对面访谈和书面问卷调研等方式，初步完成财务核算、HR系统和物业管理三方面的需求调研工作。
本文档是在用友公司和时代佳欣集团双方项目组通过对时代佳欣集团各部门深入交流、细致调研的基础上，并进一步通过与时代佳欣集团相关领导和业务人员的多次交流，结合用友公司在房地产等行业信息化项目设计、开发和实施中的成功经验，对时代佳欣集团的财务核算和物业管理进行描述和初步分析，给予合理可行的管理建议，属于用户需求文档。
本文档将作为本项目现状调研阶段的阶段成果提交给集团。
1.2文档使用方法
本文档由用友公司项目组共同编写，并获得时代佳欣集团和用友公司项目经理批准，是时代佳欣集团财务物业管理项目业务解决方案的依据，同时也是时代佳欣集团财务物业管理项目验收的参考标准。
为保证项目的成功、缩短项目周期，时代佳欣集团和用友公司双方都有义务保证本需求报告的稳定性和完整性。
在项目试运行期间，如果对试运行部分的需求发生变更，时代佳欣集团和用友公司双方应该本着双赢的原则按照变更流程进行变更，变更结果由时代佳欣集团项目经理和用友公司项目经理签字生效，系统进入正式运行阶段，原则上不能对需求进行变更。
1.3图例说明
2项目调研概括
2.1调研目的
本次调研的目的，就是要通过充分了解时代佳欣集团及各分子公司财务与物业管理的相关内容、业务流程、管控特点以及信息化管理的需求，在此基础上，完成时代佳欣集团财务与物业管理本期信息化项目的方案规划。
2.2调研方式
调研问卷：
下发调研问卷，以此来收集一些基本信息；
提纲调研：
提前发放调研提纲作为问答调研的基础；
问答调研：
现场与各部门关键用户会议讨论（或单独）交流。
2.3调研范围
HR业务调研范围：
（1）
财务业务调研范围：
（1）会计科目、现金流量项目、结算方式
（2）银行档案、银行账户；
（3）确定固定资产类别、折旧方式；
（4）客商档案、部门档案、人员档案。
物业业务调研范围和内容:
（1）对本期实施物业系统的四家单位进行重点调研，确定物业管理项目部；
（2）费用类别；
（3）收费方式；
2.4调研总结
本次调研是根据时代佳欣集团要求，对整体集团和各分子公司业务进行了较为全面的调研，其中对本期上线及有特殊财务和物业业务的企业财务和物业业务进行了重点调研。
调研的内容主要针对集团内现有财务和物业业务管理运行模式以及未来财务和物业管理的需求及规划。
3项目总体概况
3.1集团简介
时代佳欣集团创立于陕西省西安市，主营房地产营销策划、销售代理。
2005年涉足内蒙古市场，从此拉开了时代佳欣在内蒙古发展的序幕。
2007年4月注册成立乌兰察布市时代佳欣物业管理有限公司，从事专业物管服务。
2010年4月注册成立乌兰察布市森昊房地产开发有限责任公司，与商都县人民政府签署旧城改造协议，开发商都县佳欣苑小区。
2010年7月注册成立内蒙古诚泰建筑安装公司时代佳欣分公司，累计承揽保障性住房及商业住宅32万平米。
2010年开始涉足农业开发项目，承包乌兰察布市察右旗石门口乡3000亩优质土地，产业化种植马铃薯，并于2011年4月注册成立乌兰察布市盛世福源农业开发有限公司。
2011年收购察右后旗磊兴矿业开发有限公司，取得察右后旗哈达图花岗岩矿开采资格。
2011年11月注册成立乌兰察布市时代佳欣培训学校，致力于技能培训及农民工再教育。
2011年参与投资成立乌兰察布市众商汇担保有限公司，开展金融担保业务。
至此形成了以房地产开发、工程建筑、营销策划、物业管理、农业开发、矿业开发、金融担保、教育培训等为一体的集团化公司。
时代佳欣坚持把“做人的公司做不小，做事的公司做不大”作为企业的发展信条，秉承“以业聚才、倚才兴业、唯贤是举、德才兼备”的人本观念和“事业留人、待遇留人、情感留人、机制留人”的留人原则建设企业团队，致力铸造集营销策划、物业管理、商贸流通、高新科研、工程建筑为一体最具竞争力的健康可持续发展的创业集群，实现时代佳欣永续经营的光荣与梦想！
通过科学的调研，基于时代佳欣所处行业的特点，我们认为时代佳欣需要在信息门户、财务会计、人力资源管理、资金管理、预算管理、物业管理、商贸零售、OA协同办公管理、供应链管理、决策分析等方面建立起自己的信息化集中管理平台。
企业信息化平台的建设，将是保障时代佳欣高速发展的核心要素之一。
为顺应全球信息化时代的要求，时代佳欣迫切感到企业的发展，需要全面系统地引进更好的企业管理方法、手段及工具，因此时代佳欣高层领导对此次信息化建设项目高度重视，希望通过信息化的手段支持管理模式的改进，改造并整合公司现有信息资源，使其成为真正意义上的战略决策资源，从而快速提升企业的核心竞争力。
时代佳欣已经加快了信息化建设的步伐，并把信息化建设作为企业发展战略性项目之一。
鉴于用友软件在其他集团企业信息化成功实施的经验，我们建议：
建设一流企业，专注于精细化管理，降低经营成本，提高整体运作效率，塑造时代佳欣品牌效益是需要借助此次对业务流程进行信息化整合来推进的。
3.2信息化现状
软件应用现状分析：
1、财务软件能力评估：
时代佳欣集团在核算软件部署上做到了基本统一，以前各公司使用用友U8软件完成有关的财务核算工作。
2、硬件网络水平评估：
从技术角度来看时代佳欣集团完全具备实现面向全集团的实时财务、物业管理系统的硬件条件。
3、财务、物业软件管理状况评估：
当前财务软件的应用水平主要体现在财务核算，以完成填制凭证、记账、出具对外财务报告为主，财务核算大都局限在总账模块，概括来说基本处于计算机替换手工的电算化阶段。
目前在信息系统管理中存在的一些问题：
1．目前总公司和下属控股及相关联单位财务系统均各自独立，没有实现集中管控，财务数据管理滞后；
2．财务系统和物业管理业务系统没有进行相应整合;
3.3本次纳入NC财务物业管理项目实施的公司
纳入财务物业管理模块的公司：
1、时代佳欣总公司
2、乌兰察布市时代佳欣物业管理有限公司
3、陕西时代佳欣置业咨询有限公司
4、乌兰察布市大好商贸有限公司
5、内蒙古诚泰建筑安装工程有限责任公司时代佳欣分公司
6、凉城弘庄度假村
7、乌兰察布市森昊房地产开发有限公司
8、乌兰察布市盛世福源农业开发有限有限公司
9、察右后旗磊兴矿业有限公司
3.4NC系统建设整体目标
通过对时代佳欣集团各单位财务和物业调研和分析，明确此次NC信息化系统建设的总体目标如下：
1、实现从用友U8版本平滑升级到用友NC版本；依照实施主计划部署实现U8与NC系统阶段性并行；
2、通过分阶段集中部署，实现时代佳欣集团统一的基础数据（客商档案、会计科目等）管理平台；
3、通过分阶段集中部署逐步实现时代佳欣集团及各分子公司财务一体化信息管理平台；实现对物业公司业务管控的要求；并为后期信息化第二阶段部署打下良好基础。
4、实现网络报表和报表合并，为领导决策提供及时、准确的数据依据。
4总账部分
4.1现状分析
目前时代佳欣集团部分分子公司使用财务软件对基本的财务核算进行管理，但软件使用模块有限。
另外一部分公司没有使用正规的财务处理软件，财务核算方面集团管控的理念不强，基本现状可概括为一下几点：
（1）仍然在使用旧的会计科目体系进行核算，依据新的会计科目准则，应尽快启用新会计准则进行日常财务业务核算。
（2）会计科目及其他会计信息未统一；
子公司与集团的会计科目及编码规则均存在差异，并未进行统一；部门档案、客商档案等基础信息也未进行统一规定。
（3）集团未对子公司的财务核算进行监控和管理；
集团仅能监管到报表层级，财务核算层级的数据集团无法监控；对于财务核算事前和事中的控制无法实现。
（4）报表监控管理不全面
目前已经有一些常规财务管理报表，但集团对下属子公司的报表数据不能及时汇总及抽查。
4.2需求
1、基本功能需求
总账是财务的核心模块，应具备以下基本功能：
2、扩展功能需求
（1）集团管控，全公司财务数据由时代佳欣本部统一备份维护，统一使用新会计准则账簿
需求描述：
从集中管理的角度出发，集团及各子公司的账在新会计准则账簿中设置管理，在一个统一的账簿下再分别建立集团及各子公司的公司账，不论各子公司的行业、企业性质是否一致，均能在一个账簿中设置，同时，各子公司又可以根据业务形态及性质的不同而进行个性化的设置。
整个集团公司财务要进行集中管理，各个子公司的财务数据均集中在总部，以实现总部统一备份维护。
（2）灵活定义科目和总分会计科目的一致性和集中管理
需求描述：
能够自定义各级会计科目及科目的辅助核算项，科目余额方向，科目使用后，能控制科目不被随意删除;会计科目本次集团统一整理一套符合集团本部及下属单位的会计科目，集团统一管控到二级科目，随企业发展出现更多级次，由各单位根据需求自行维护下级科目，既体现了集中管理的理念，又满足子公司进行明细核算的需求。
（3）对整个集团财务信息的实时查询
需求描述：
实时查询体现在随时查询所需要的各个子公司的财务信息，在一套公司账中即可查询到其他公司账的财务信息，能及时地了解各子公司当前发生的业务，集团公司随时可查询到整个公司及下属分子公司的财务信息。
（4）本位币的设置及外币的处理
集团统一使用人民币作为本位币，同时可根据公司需要自由维护外币币种档案，设置汇率，进行外币凭证的维护。
（5）报表管理
集团统一要求提供资产负债表、现金流量表和利润表及各种明细表等，根据集团需求出具相关的合并报表数据，另外可根据各公司的需求，出具一些财务分析管理报表。
5固定资产
5.1现状分析
固定资产种类主要包括房屋、建筑物、井巷工程、机器设备、电子设备、办公设备、运输设备等，但是集团对于固定资产种类及资产编码规则未进行统一管理。
目前时代佳欣集团只有部分分子公司使用U8进行固定资产的管理，但是并未全部实现固定资产模块与总账模块的集成。
5.2需求
固定资产模块的基本功能包括基础设置、卡片管理、资产增加、资产变动、折旧计提、期末处理、账簿查询等，是财务核算系统的核心模块之一。
1、集团统一管控固定资产大类，并进行统一编码规则的设定；
2、通过会计平台的设置，实现固定资产与总账的集成资产增加、资产减少、折旧摊销等均可直接由固定资产模块的业务单据生成实时凭证进而生成总账凭证。
6报表管理
7.1现状分析
时代佳欣集团主要财务报表包括资产负债表、现金流量表和利润表，目前手工实现合并报表。
另根据总部需求存在一些管理报表。
7.2需求
（1）通过IUFO搭建一个集中的报表管理平台，通过报表平台，集团公司对适用报表的单位、人员、权限、指标、报表等基础信息进行定义和设置。
（2）根据集团公司的业务统计需求，利用定义的指标和报表构建业务统计需要的报表，并形成统计任务。
（3）根据业务统计任务的范围，将任务分派给下属的各级公司。
（4）下属公司根据分派的报表统计任务，主要是根据账务数据自动取数方式完成数据采集，并对报表数据进行审核。
（5）下属公司将审核的报表上报给集团公司。
（6）集团公司根据业务需要对报表审核后，就可以对数据进行汇总统计和发布。
需要在IUFO中取数的报表包括：
序号
类型
报表名称
1
月报
资产负债表
2
月报
利润分配表
3
月报
现金流量表
4
相关财务明细表
5
合并报表表样及附注中的项目说明
表样见附件
（4）报表上报、汇总及合并在IUFO中实现。
7物业管理
7.1总体目标
1）在平台上可以完善和统一企业管理涉及的各种基础数据；满足“集团总部—分公司－管理中心”多层组织架构的管理要求。
实现业务集中管理，数据实时、全面、有机的监控（统一定制标准、规范名称、自上而下查询），实现业务一体化操作。
2）通过管理信息平台，可以将企业的业务流程优化和固化下来；可以使企业的内部管理合理分工和专业化，提升专业水准和效率，实现规模效益。
把管理制度和业务流程搬到网络上；把人、岗位和业务流程实时地连接起来，实现业务规范化操作；把信息和业务流程集成，实时决策，动态掌握，实现数字化监控；把业户的档案和投诉、报修、回访、收费等信息联系在一起，实现客户服务的人性化管理；把业务数据和绩效考核关联在一起，实现服务质量透明化评比；
3）实现从设置费用的计算公式、费用生成、打印收费通知单、出纳收款业务的一体化流程；各个业务单据可运用UAP客户化平台根据实际需求进行个性化的设置。
4）通过管理信息平台，集团和各地区物业公司各个部门、角色、用户可以在平台上按照权限操作，业务信息可以在平台上发布和共享；达到“信息集中、垂直管控、水平协同”的效果，让有效信息实现共享。
5）企业快速扩张，新建物业时，管理信息平台可以快速把物业管理的经验和管理模式复制过来；可允许多个在线用户同时使用。
通过NC物业管理平台，可以对企业物业管理中的核心业务进行有效的管控，如租赁业务和收费业务等，再通过资源信息的共享，经过单据模板的分配，让不同级别的人员都可以拿取自身岗位需要的数据；解决“缺乏实时监控手段”的问题、“统计口径的差异性”的问题、“统计数据的真实性”的问题和“财务数据分析维度增加”的问题。
6）把财务和业务信息有效统一集成，消除信息孤岛；脱离手工台账，实现系统化的业务操作；减少人为性的数据错误。
或支持多种支付方式的收款形式，提供多个银行的划款业务功能。
7）统一财务数据的统计口径；使报表数据实现可比性；对收费项目（费用名称）与收费标准的设置进行规范化管理；规范各种结算方式，满足各类银行托收和转账的业务需求。
8）可以满足“应收款生成”与“费用收取”两个岗位相互监督的内部控制制度的实现；能使用软件有效地跟踪欠费大户，可多维度地进行欠款分析，从而提高收费率。
9）通过管理信息平台的数据辅助企业分析决策；数据集中为报表的实时准确的统计创造条件，可进行多维度的数据统计。
集团层面可看到各地区物业公司的数据状况。
7.2物业项目系统实施建议：
1）时代佳欣集团属下共有1家物业管理公司（时代佳欣物业管理有限公司），接管时代佳欣所开发的各个地产项目及外包乌兰察布地区其他地产项目物业。
2）物业公司总部在乌兰察布市集宁区，设置了工程部、品质部、人事行政部、和财务部。
3）物业公司下设项目分公司。
4）目前公司并没有对物业的收费项目、投诉类别、报事项目、设备编码等进行全集团的编码统一、名称统一，各地区，各楼盘会存在着一些差异情况。
5）部分未成立招商管理公司的项目，物业公司代收租金。
6）目前每月由各服务中心上报的表格数据基本以手工制作为主，并且在时效性方面仍然欠缺。
7）目前物业员工的信息化认知程度逐步提升，但对于各业务管理线全面应用的观念并不高，信息化管理制度仍有待完善。
7.3物业项目系统实施建议：
1）结合目前的状况，建议在物业管理系统的实施过程当中，采取按地区、分模块的方式进行。
先在集团先选定某个物业小区进行试点，再在其他地区进行全面推广；
2）为满足物业系统的专业化管控需要，建议将来在NC系统中由集团统一管理收费项目、结算方式、收费标准、户型档案、投诉分类、报事项目、设备分类等集团型档案；
3）建议由集团统一明确系统操作的权限、范围和时效，以确证系统数据的准备性与安全性；根据人员分工情况结合岗位职责，对每个岗位的用户权限进行细化分配；
4）建设系统的业务报表分成物业单位操作员、公司部门、集团领导3个层次的权限；
5）建议水费、电费及水电分摊等代收代付的费用，由各服务中心工程部专人进行数据录入操作；每期应收款的生成由各服务中心客户服务部专人进行操作，再由财务进行审核；
6）建议日常各个部门收集或上报公司领导的相关报表，能直接从物业管理系统中进行数据采集，确保数据的及时与准确；
7）建议对于商铺或写字楼出租的租金，可开放几个用户名，提供给地产相关部门进行业务操作，例如租赁合同的录入、租金的收取、合同的续约等；
8）建议由集团统一管理费赠送、减免、赔偿等特殊业务的业务流程以及财务入账（包括应收数和实收数的处理）的操作规范，并能在物业管理系统最终可录入确定的赠送、减免、赔偿的金额和结算方式；
报告签字确认
本调研报告，供用友出具时代佳欣集团NC项目应用解决方案使用。
因此调研报告中对业务需求的描述正确与否，将直接关系到方案的质量。
为此，我们提请集团时代佳欣集团相关负责人能仔细阅读调研报告，并对报告的内容签字确认。
（全文结束）
乌兰察布市时代佳物业管理有限公司
内蒙古用友软件技术有限公司
项目经理：
项目经理：
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