泛微协同办公平台ecology收发文设置及利用实例.docx

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泛微协同办公平台ecology收发文设置及利用实例

收发文设置及利用实例

在为客户配置收发文功能前，咱们第一要了解客户的公函显示格式要求，这涉及到咱们的显示模板的设置及表单字段的设置；了解客户的公函归类，这涉及到咱们的正文寄存子目录的设置；了解客户公函的流转进程，这涉及到咱们流程节点、出口及触发子流程的设置。

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第二对咱们的收发主文功能要超级熟悉，如此才能把咱们的功能和客户的需求专门好的结合起来。

下面请跟我来一步步进行收发文功能的相关设置和操作利用。

第一步：

设置收发文单位

设置收发文单位，按照客户需要自概念，可完全不同与组织结构。

为收发文单位设置收发文员，一个收发文单位的收发文员可设置多人。

第二步：

设置word显示模板

创建word显示模板，为需要提取的发文流程字段添加对应的书签。

具体添加word显示模板的进程可参考

第三步：

设置正文寄存目录

也就是设置一个或多个子目录用于寄存公函中的正文。

一、建议不允许修改默许共享和非默许共享。

（考虑正文不能随意共享）

二、必需设置子目录的文档创建权限，不然新建正文无权限。

3、建议把默许共享中的文档创建人权限设为查看，其他人员权限设为没有权限。

（保证正文发布后不能再被修改）

4、必需设置子目录的word显示模板，添加第二步中新建的word显示模板。

如不设置，正文将不能提取发文流程中的值。

5、其他设置可选。

第四步：

设置表单

新建一张表单，添加相关字段，其中有些字段因为需要用在特定功能上，所以我把它们简单列一下：

一、收发文单位阅读字段－－用于选择主送机关、抄送机关及收文机关。

这是新增的一种字段，如客户只需利用现有的组织结构中的部门即可不用添加。

二、单文档字段－－用于创建正文

3、选择型字段－－用于选择正文的寄存子目录（对应子目录为第三步中所设置的子目录）

4、人力资源条件阅读字段－－用于发布正文时的共享。

此字段可直接将流程的相关文档进行共享，而被共享人能够是和此流程不相关的任何人。

五、其他如主题辞、发文号、打印份数、有效日期等都可自行概念。

第五步：

设置发文流程

利用第四步中创建的表单新建发文流程，流程的流转节点按照需要自行设置。

在人力资源字段中可选择收发文单位字段作为节点的操作者。

启用跟从人力资源条件字段赋权，只有流程的表单中有人力资源条件字段，此选项才在路径设置的大体信息中显示。

第六步：

设置收文流程

因为收文流程能够自动提取发文流程的字段的值，所以收文流程和发文流程最好利用同一表单，维持字段类型及数量一致。

启用跟从人力资源条件字段赋权。

（同发文流程）

第七步：

高级设置－流程创建文档

必需启用通过流程创建文档功能。

设置流程编码字段、创建文档字段、文件寄存目录。

若是发文号不需自动产生可不设置流程编码字段。

设置默许显示属性，默许显示属性对应的子目录用来寄存没有选择寄存子目录的正文。

设置选择显示属性，即列出选择字段所对应的所有子目录。

详细设置用于提取发文流程中的字段的值

详细设置中的显示模板和对应子目录当选择的显示模板有关

第八步：

高级设置－数据出口（子流程）

设置收文流程的触发节点及触发时刻

设置收文流程需要提取的发文流程的字段。

设置收文流程的创建人，巧妙利用字段值拆分功能可使一个收文流程分为任干个收文流程。

注：

高级设置都是针对发文流程而言的，收文流程不需要进行这些设置。

第九步：

利用收发文流程

拟稿

发文流程不同于一般流程，它分为两个标签，公函表单标签下主如果设置公函的相关属性值，保护正文标签是显示正文的内容，是一个word插件，填写完正文内容后点击文件菜单下的保留到服务器进行保留。

发文中创建的正文，即便其寄存子目录有审批流程，也不会启用审批流程，创建后即为正常状态。

审批

审批与一般的流程审批一致，鼠标右键能够进行批准、退回操作。

套红

套红节点的正文字段必需设置为只读，套红操作人在文件菜单下点击套红即可。

正文在套红前查看时不启用显示模板，套红后从文档中直接查看此正文，将一直利用WORD显示模板。

签章

签章节点的正文字段必需设置为可编辑。

签章人必需安装相应的签章插件。

发布

发布即在发布范围（人力资源条件字段）选择相应的共享范围后提交即可。

共享范围内的用户在文档中即可搜索到此正文，并进行查看。

至于收文流程的利用相对来讲要简单的多，自动触发后的收文流程，进行发布（选择共享范围）即可。

第十步：

收发文流程的查询

对于收文流程来讲，有时用户不明白到底触发成功没有，也不明白到底触发了几条收文流程，这里可通过发文流程来进行查询。

在流程查询中单独查询发文流程时

从发文流程的子流程状况中点击详细即可看到触发的相关收文流程

若是当前进行查询操作的用户也是收文流程上的操作者，那么能够点击收文流程进行查看，不然流程的请求说明将没有链接，不能查看。