合同管理制度(房地产公司).doc

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经济合同管理

1总则

1.1建立和完善合同管理制度，是公司规范经营行为，保护公司的合法权益，建立公司良好的经营管理秩序的重要举措，各级管理人员必须严格遵循公司规定。

1.2为保证公司经营活动的有序和有效，所有对外经济合同及相关文件必须按规定进行分级审批管理。

各级管理人员应在其授权范围内开展对外谈判、签订合同和审批合同，任何违反授权范围的审批、签发、签订的合同均是无效的，责任人应承担由此引起的经济和法律责任。

1.3公司在对外签订经济合同时，应遵循以下原则：

必须遵守国家法律法规和行政法规；

必须贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则；

不能超出公司的经营范围；

必须保障公司的合法权益；

不违背公司的各项规章制度；

工程类合同和材料设备采购合同的签订，尽可能采用招标方式确定供方，材料设备采购如不能采用招标方式确定，要尽可能的采用社会比价，原则上不能少于三家；

所有经济合同必须报公司计划经营部审核、备案；

1.4公司各部门必须对已签订合同的执行进行连续的监控。

合同执行过程中发生的变更、合同执行情况评估等，均应按公司规定要求进行操作。

1.5本经济合同指对除销售房屋合同以外的经济合同。

2合同办理

2.1合同起草

2.1.1凡发生金额在1万元以上的业务事项应事先签订合同，由业务经办部门负责起草书面合同文本中技术类条款并与对方商谈，计划部根据业务经办部门的技术条款约定，制定商务类条款并进行双方商谈。

2.1.2合同文本的起草应尽可能参照使用公司发布的标准格式合同范本。

对公司尚未发布标准格式合同范本的，由公司各部门公司自行编制，但应确保合同内容的完整、严密和有利，并将自行编制的合同文本报公司计划经营部审核、备案。

2.1.3经济合同的主要条款和内容必须符合法律法规，当事人各方的权利和义务必须明确，文字表述清楚准确。

工程类合同（与项目工程造价有关的经济合同，如施工合同、监理合同、材料设备采购合同等）的起草必须执行《工程类合同编制要点》的规定。

2.2合同谈判

2.2.1合同谈判应由相关业务经办部门负责组织。

2.2.2所有经济合同的谈判，原则上至少有二名经办人员参与谈判。

2.3合同审批及签订

2.3.1公司合同经办人员必须按《合同审批程序与范围规定》执行，将草拟合同呈送相关授权人员审批签署。

2.3.2每一项经济合同的签订，必须按公司指引文件规定，完成相应的会签程序。

2.3.3合同审批授权人员负有合同审查责任，必须就其职能范围对合同进行审查，以保证合同主要条款及内容的合法性、严密性、可行性。

2.3.4可对外签订经济合同的人员：

公司法定代表人；

公司法定代表人授权代理人。

2.3.5除公司法定代表人外，其他授权代理人对外签订经济合同时必须有上述公司法定代表人授权委托书，在其授权范围内行使对外签约权。

2.4经济合同的履行

2.4.1签订合同的部门负责人是负责合同履行的主要责任人。

合同履行中出现分歧时，应及时与对方协商处理，必要时应邀请律师参与，并向公司主管领导汇报。

2.4.2公司计划经营部负责建立工程类合同台账，并负责跟踪监督工程类合同执行情况，各业务经办部门应配合收集、整理和及时提交工程类合同执行的相关资料。

2.4.3公司综合部负责建立非工程类合同台账，跟踪监督非工程类合同执行情况，各业务经办部门应配合收集、整理和及时提交非工程类合同执行的相关资料，定期报计划经营部，方便审核其完成情况。

2.4.4公司各部门应尽力保障合同的履行。

如实际履行或全面履行确实存在难以克服的困难，或履行合同后将给公司造成经济损失而需要变更或解除合同时，经办人或经办部门应在法律规定的有效期限内，与对方当事人进行协商，并及时上报公司领导批准。

合同的变更或解除手续应根据《中华人民共和国合同法》及有关规定办理。

变更或解除合同必须采用书面形式，并重新办理合同的审批手续。

2.4.5工程类合同执行过程中，以及完毕后，合同管理责任部门应依据《合同执行情况评估指引》的规定进行合同执行评估，并报公司计划经营部备案。

2.5合同档案管理

2.5.1合同签订后，公司各经办部门留存一份原件，报公司计划经营部一份原件，报公司财务部一份原件，其他部门需要留存合同的，由计划经营部提供复印件。

2.5.2合同档案包括合同原件、合同审批记录、合同签收记录、《合同执行情况评估表》等，由档案管理部门负责搜集、整理、归档，并建立《合同台帐》。

2.5.3当经济合同归档后出现补充或更改时，经补充或更改后的经济合同仍作为有效的经济合同进行档案管理。

2.6工程类合同编制指引

2.6.1合同的价款或酬金

采用招投标方式选择合作方时，应以双方认定的最终报价作为合同金额；公司不提倡以费率招标方式确定价款，如果是采用费率折扣方式确定价款，合同应表明计费依据，尽可能明确主材价格的计算方法，规定合同双方如何尽快核实施工图预算，以确定合同价款，并就确定后的合同价款签署补充协议。

2.6.2计价依据

工程类合同应将图纸、预算书作为合同的组成部分，合同附件一般包括：

招标文件、投标文件、答疑文件等，并应在合同条款中明确以下问题：

包干形式、定额标准、取费方法；

甲方分包工程、甲供材料设备、甲方限价的范围和种类；

人工、材料、机械台班的价格及其价差的结算办法；

总分包的关系、配合的范围，总包管理费和总包配合费的计取方法等；

开办费、施工组织措施费、文明现场施工费、赶工费等费用明确的计取办法及其包括的具体范围。

2.6.3变更和签证

合同中应规定变更和签证的认定依据、结算核价办法，对于承包商，可依据公司现场签证规定与其另外订立《关于现场签证事项的协议》。

2.6.4总价结算办法

工程类合同可在合同中明确规定结算总价按以下各项综合计算：

合同价（或预算造价）

材料价差

现场签证

增加项目

减少项目

奖励

罚款

2.6.5付款和结算办法

a）原则上不向施工单位支付备料款，确需支付者，应不超过工程造价的15%，并在工程进度款支付到工程造价50%时开始抵扣预付备料款。

b）每月工程款的支出应以施工进度为依据，不得超过经预算部门确认已完工程价值量的70%。

c）工程竣工前，支付工程款的总额不得超过合同总额的80％；工程竣工验收并交付使用时，工程款拨付不得超过合同总额的90％。

如需对方协助办理相关专业验收证明文件且公司在未拿到相关证明文件的，工程款拨付不得超过合同总额的70％。

2.6.6廉洁合作约定

为维护公司利益、防止黑幕、保护职员，在工程或其他高金额的合同中，应与承包商另外订立“工程廉政协议”。

2.6.7保修协议

所有施工合同，为保证工程质量，保护公司利益，应与承包商另外订立“工程质量保修协议”。

2.7标准格式合同内容指引

2.7.1定义

格式化标准合同指公司为重复使用而就某类业务预先拟定的合同文本，包括协议条款、通用条款、补充条款和附件四部分内容。

通用条款

通用条款是标准合同的主要条款，系公司根据每种业务的性质和内容事先拟定的条款。

协议条款

协议条款根据具体业务、对象的不同填写。

补充条款

补充在标准合同中为空白部分，由双方经办人在具体经办合同时协商加入。

附件

附件是指在协议条款、通用条款及补充条款中涉及到的内容（如表格、国家规范标准、招标文件等），据以强调说明。

2.7.2标准格式合同内容

1）合同内容包括但不限于以下条款：

当事人的名称或者姓名、住所、电话；

标的；

数量；

质量；

价款或者酬金：

采用招投标方式选择合作方的，应以双方确定的最终报价作为合同金额；

计价依据；

履行期限、地点和方式：

经济合同以及其他涉及标的转让（所有权、使用权或占有权转让）的合同，应以公司或项目所在地为合同履行地。

在公司为付款方时，应将付款时间与对方当事人履行义务的时间相结合，若对方履行义务时间较长，应尽量选择分期付款的方式。

违约责任：

包括构成违约的条件、不构成违约的除外条件、承担违约责任的方式等；

解决争议的方法

一般应选择诉讼方式；公司与对方当事人不在同一城市的，应尽可能选择公司所在地为诉讼管辖地。

2）根据合同性质与客观需要，合同内容还可以有保修、保密、验收、风险、权利归属等条款：

工程合同、买卖合同等，在公司为付款方时，应有保修条款；

涉及知识产权（包括商业秘密）的合同，应有保密条款和权利归属的条款；

涉及标的转让（所有权、使用权或占有权转让）或成果移交的合同，应有验收条款和风险承担或转移条款。

3）合同内容应具体、确定，能明确界定各方当事人的权利、义务；客观情况在签约时确实无法明确规定的，应规定能明确权利、义务的依据。

4）当标准合同的附件较多时，应在合同中注明附件中各项文件的解释顺序。

2.8合同审批程序与范围规定

2.8.1审批程序

1）公司合同应按以下所列顺序，依次逐级审批：

经办人员签字

律师审阅（必要时）

经办部门负责人审批

计划经营部组织相关部门合同评审并会签

财务经理审批

副经理审批

总经理批准

2）合同审批原则上应按顺序依次作业，特殊情况下经公司总经理同意，各级审批人可并行同步作业，或由总经理召集会议审批。

3）审批“签字组合”

a）每一项经济合同的签订，须按“审批程序”的规定，完成“签字组合”。

b）“签字组合”是指各部门经济合同的签订时应根据审批程序和审批权限在“经济合同审批表”上完成必要的审批签名。

c）当部门负责人外出时，受托者应出具部门负责人授权的委托书，委托书须注明委托的事项、委托的权限以及委托的期限。

d）负责“合同印章”的管理员和负责公司“公章”的管理员，只给完成了“部门会签组合”的经济合同加盖经济合同印章或公章，对于未完成“经济合同审批表”的合同，印章管理员拒绝予以盖章。

未经审核或未加盖经济合同印章的合同，财务部门拒绝执行。

完成签字组合的“经济合同审批表”，应由档案管理部门妥善保管，并及时将备份递交财务部用于复核。

2.8.2审批范围及审查责任

1）审批范围：

具体包括，但不限于下列内容：

a）材料设备采购合同

b）工程类合同

单项施工合同；

单体建筑物中甲方分包工程单项合同；

勘察、设计、监理等单项合同；

园林景观、室外供配电、智能化等配套工程单项合同。

c）服务类合同

设计咨询、销售代理、物业中介、宣传推广、模型制作、造价咨询等服务类单项合同。

d）其他

固定资产购建、租赁及车辆购置合同。

2）各部门签订合同时应保证合同内容的完整性，严禁拆分合同。

3）合同评审要点

1）各经办部门和项目公司将协商完毕的经济合同按“审核程序”上交各相关部门进行“签字组合”时，各级审批人员有责任就其职能范围对合同进行评审，以保证合同的主要条款、内容、合同的合法性、严密性、可行性。

2）合同评审的主要事项：

审核对方单位（法人）的资格是否真实、合法，合同项目是否在营业执照范围内，当事人的名称或者姓名和住所是否记录清楚、准确；

经济合同的标的是否明确；

经济合同中的数量、质量是否符合有关规定和公司要求；

经济合同的价款或者报酬以及支付方式是否确定和准确；

经济合同的履行期限、地点和方式是否确定；

经济合同的违约责任是否明确；

经济合同中是否有发生争议的解决方法。

3）对工程类合同还必须进行以下事项的审查：

签订50万（含）以上金额的合同时，应与对方签订《廉洁合作协议》，作为合同的补充协议；

是否有保修条款；

结算和付款条件是否有利；

计价依据是否完备；

2.8.3合同签订

1）合同签订权限及注意事项

a）未经公司总经理书面授权，公司各部门不能对外签订下列合同：

银行贷款合同

担保合同

抵押或赊账合同

股权转让合同

技术转让合同

对外投资合同

合资合作合同

赠予合同

其他未授权合同

2）经济合同签订前，必须认真了解对方当事人的情况，包括对方单