办公区管理制度.docx

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办公区管理制度

前言

欢迎您加入万隆基房地产开发有限公司及其分公司这个大家庭，《办公区管理制度》将为你铺设脚踏实地、拼搏进取、开拓创新的人生之路。

愿您和我们共同成长。

办公区管理制度

第一章总则

第一条：

为了加强公司办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务工作更加标准化、制度化和规范化，参照国内大型企业办公区管理的有关制度，结合我公司实际办公环境，特制定本制度；

第二条：

结合公司实际情况，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力争使办公室各项工作都有章可循，保证公司的办公事务有效开展；

第三条：

本制度适用于公司所有员工并严格遵守各项制度。

第二章职责范围

第四条：

办公室管理人员直接由人力资源部主管，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作；

第五条：

人力资源部负责相关制度的制定及修改，资料信息的收集等文字工作；

第六条：

人力资源部负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展；

第七条：

协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务；

第八条：

负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作；

第九条：

收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时作出整理；

第三章服务规范

第十条：

仪表：

公司职员应仪表整洁大方、大方；

第十一条：

微笑服务：

在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方；

第十二条：

用语：

在任何场合应用语规范，使用普通话，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；

第十三条：

现场接待：

遇有客人进入工作场所应礼貌问、答，热情接待；

第十四条：

接听电话应及时，一般铃响不能超过三声，如受话人不能接听，离之最近的员工应主动代接听，重要电话做好接听记录，严禁占用公司电话时间太长；

第四章办公秩序

第十五条：

工作时间内不能无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序；

第十六条：

员工之间的工作交流应在规定的区域内进行﹙大厅、会议室、接待室、总经理室﹚或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟﹙特殊情况除外﹚；

第十七条：

员工应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区域内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁、整齐；

第十八条：

部门、个人专用的设备由部门指定专人和个人定期清洁，公司公共设施则由公司保洁员负责定期清洁保养工作；

第十九条：

发现办公设备﹙包括通讯、照明、电脑等损坏或发生故障时员工应立即向工程部报修，以便及时解决问题；

第二十条：

吸烟应到规定的区域范围内﹙如接待室、会客室等﹚，禁止在办公室﹙办公座位上﹚吸烟；

第二十一条：

办公室员工外出或用车，需到人力资源部填写单据，由部门经理总监签批方可外出；

第二十二条：

不准用公司电话打私人电话，不准占用本部电话谈论与工作无关的事。

出业务有关人员需上网外，其余正常上班时间不得用本部电脑上网聊天；

第五章办公礼仪规范

第二十三条：

员工必须仪表端庄、整洁，具体要求如下：

头发：

员工头发应经常清洗，保持整洁，男员工头发不宜太长；

指甲：

员工指甲不能太长，应该经常注意修剪，女性员工应用浅色指甲油，手指甲长度不超过一厘米；

胡须：

男性员工胡须不宜太长，应注意保持修剪，

女性员工化妆应尽量给人以清新健康的印象，不准浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水；

第二十四条：

办公室员工上班服装，如公司有制服的应穿公司制服，无制服者应穿整齐、大方，不宜穿奇装异服，具体要求如下：

衬衫：

无论什么颜色，衬衫的袖子和领口都不能污秽；

女性员工应保持服装谈雅得体，不得穿着过份华丽或低胸、暴露的服装进入公司。

第二十五条：

在公司内应保持优雅的姿势和动作，具体要求如下：

1、站姿：

两脚脚跟着地，脚尖离开约45度，腰背挺直，胸膛自然，颈脖伸直，头微向下，使人看清你的面孔，双臂自然，不耸肩，身体重心在两脚中间；

2、会见客人或出席仪式站立场合，或在上级面前，不得把手交叉抱在胸前。

3、坐姿：

坐下后，应尽量坐端正，并把双脚平行放好，不得傲慢地把脚向前或向后伸，或仰视前方，要移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的地方，然后在坐下去；

4、公司内与同事相遇应点头表示致意；

5、握手时用普通站姿，并目视对方眼睛。

握手时脊背挺直，不弯腰低头，要大方热情，不卑不亢。

伸手时，同性间应先向低位低或年纪轻的，异性间应先向男性伸手。

6、递交物件时，如递交文件等，要把正面，文字对着对方的方向递上去，如是水笔，应把笔尖向着自己，使对方容易接着，如果是剪刀时，应把刀尖向着自己。

第六章行政处罚及附则

第二十四条：

人力资源部负责对办公区域各部门进行监管，在例行检查中，如有以上违纪现象，将对违纪员工进行公司A类过失单处罚，给予10—30元每次罚款，并对部门负责人给予连带处分，如多次屡教不改，将给予B类过失处罚或者解除劳动合同，部门负责人一同进行连带处罚，并通报批评；

第二十六条：

本制度适用于万隆基房地产开发有限公司及其分公司办公室员工，自2012年7月1日起正式执行；

第二十七条：

本制度解释说明，修改和废除的最终决定权由万隆基房地产开发有限公司人力资源部负责。

办公区办公资产管理制度

第一章总则

第一条：

为加强公司办公资产管理，规范办公资产采购、入库、出库、使用、调拨、报废、处理等管理工作，保证办公资产的有效供给和安全完整，降低损耗特，特制定本制度；

第二条：

公司物业部为办公资产管理部门；

第三条：

本度适用于公司办公资产的管理工作。

第二章办公资产的管理

第四条：

办公资产分为二类：

固定资产、低值易耗品、。

固定资产是指公司所有，能够满足公司办公需要，单位价值在2000元以上，在使用过程中能保持原来实物形态的资产，此类物品归公司物业部管理；

第五条：

低值易耗品是指公司所有，单位价值在2000元以下，流动性大使用年限较短，能独立、稳定发挥其效能，在使用中能保持原来实物形态，但不能作为固定资产的工具、设备等资产。

第三章办公资产的采购、验收、保管及出入库管理

第六条：

公司办公资产实行“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的管理体制。

公司物业部负责办公资产的采购、验收工作，并按月编制《办公资产采购计划表》，避免产生闲置浪费。

办公资产采购、验收后，由物业部办理入库手续，登记存档，使用人领取《办公资产使用登记表》并签字后方可使用；

第七条：

公司本着盘活存量资产、有效控制成本的原则，优先调拨使用公司闲置的资产，物业部按月编制《闲置资产统计报表》，以实现对资产申购的控制，并组织调拨使用；

第四章办公资产的使用管理

第八条：

办公资产分类、分户建账管理：

1、物业部负责建立《固定资产明细台账》，台账内容包括：

资产编号、名称、规格型号、单位、数量、原值、购建时间、使用时间、使用部门、存放地点、是否闲置等；

2、人力资源部负责《低值易耗品明细台账》，台账内容包括：

资产编号、名称、规格型号、单位、数量、原值、购建时间、使用时间、使用部门、存放地点、是否闲置等；

第九条：

办公固定资产使用责任落实：

1、固定资产、低值易耗品的使用都必须进行使用责任落实，具体方法是在台账上明确使用部门、责任人；

2、若新增或减少资产、或使用部门、责任人发生变动，则在台账中进行及时调整，使用部门、责任人发生变动，须做好交接工作或相应记录；

3、各使用部门、责任人对公司交付的资产要注意正确使用和日常维护管理，并承担相应责任；

4、各使用部门、责任人对本部门使用的实物资产进行定期和不定期的清理核对，并与物业部对账，保证帐物相符。

第十条：

资产的标识化管理：

1、公司所有的建账管理的固定资产均应设置标识；

2、在区分资产管理大类的前提下，可根据实际分类情况建立资产标识分类系统；

3、标识的位置应便于观察、便于识别、便于实施，不易被人为因素变动，设置稳固、不易脱落，具有可追塑性，需要进行追塑的标识应具有唯一性；

4、当发现标识脱落、不清晰时，物业部应及时更换标识。

第十一条：

资产的调拨管理：

总公司与分公司、各分公司之间办公资产的调拨，由调出公司填制《资产内部调拨单》，按程序经调拨双方公司审批后，方可办理资产内部调拨手续，《资产内部调拨单》原件交由财务部门进行账务处理，复印件由调入、调出双方做资产增减的变动依据；调出分公司办公资产管理部门填制四联单《资产调拨单》，一联作调出分公司实物保管记账，二联交调出公司财务部门入账，三联和四联交调入公司和调出公司财务和库房入账。

公司内部资产调拨由物业部填制《资产内部调拨单》，按程序经调拨双方部门经理审批通过后方可办理资产内部调拨手续。

《资产内部调拨单》原件由物业部资产管理员保存留底，复印件由调入部门做资产增减的变动依据，同时，办公资产管理员填制二联单的《资产调拨单》，一联作调出部门实物保管记账，二联交调入部门入账。

第十三条：

资产借用管理：

任何办公资产的借入还出，都需要具备借用手续，资产的使用责任跟随借用手续完成而发生相应转移，直至借用关系签字结束。

第十四条：

办公资产的维保管理：

1、使用办公资产按有关操作程序说明书进行操作：

应避免频繁开、超负荷或破坏性使用；能够设置密码操作的；应设置密码进行使用控制；应做好防尘、防晒、防潮、防腐蚀及其他需要预防的事项；

2、办公资产的正常维保由物业部统一安排，一般情况下需要签订维保协议，委托专业公司定期进行；

3、办公资产发生故障或损坏不能正常运行的，使用责任人应及时《设施设备维修申请表》申报维修，办公资产不能带病工作，以防造成更大的损失。

4、根据谁使用、谁负责的原则，物业部组织进行责任认定，对因正常损耗造成不能正常运行的，同过维修申请并按程序报批后组织维修；对因个人使用或保管不当，造成不能正常运行的，一律由个人负责维修或赔偿。

第十五条：

资产清点、盘点及报废管理：

1、物业部应每季度、每年度会同使用部门及财务部门进行资产的清查盘点、核对账目，做到账务相符，盘点结果需填报《资产盘点表》，若出现盘亏，经证实属于非正常原因导致，则一律由则一律责任部门及相关责任人按相应价值赔偿；若出现盘盈，则分析原因，并将盘盈资产纳入资产报表。

2、对已不能正常工作，不能通过维修恢复其使用功能的，或是恢复价值高于新购现值，确实需要报废或淘汰的固定资产、低值易耗品，物业部应应进行清查核实，并申报报废。

电子产品类办公设施设备应出具专业检测或鉴定报告作为附件。

3、报废手续办理周期：

固定资产每半年一次，低值易耗品每季度一次。

4、报废资产处置：

物业部根据报废资产实际情况选择直接处理﹙损毁﹚、捐赠、变卖等处置方式。

物业部与使用部门应共同参与，变卖价格确定后必须填写《资产出让处置审批表》，注名处置方式、变卖价格、价款收取的方式等，报经总经理批准后办理报废资产转移手续。

处置后的收入一律上交财务部门进行账务处理，实物资产管理部门对已经报损、报废的资产应进入《报废资产明细台账》。

第五章附则

第十六条：

本制度由十堰市万隆基房地产开发有限公司制定，解释权属于十堰市万隆基房地产开发有限公司；

第十七条：

本制度自2012年7月1日期颁布实施。

办公区卫生管理制度

第一章总则

第一条：

为创造整洁文明卫生的办公环境；营造良好的办公和生活秩序，特制订本制度；

第二条：

卫生管理的范围为公司各部门、公共办公区域、会议室、接待室、走廊、仓库、门窗等办公场所及其实施的卫生；

第三条：

责任范围：

本着“谁使用，谁负责”的原则，做好个人区域的卫生保洁，部门区域﹙如办公室﹚由各部门责任人负责。

第二章办公区域环境卫生规定

第四条：

所有员工有责任和义务维护公司办公区域的整洁和环境卫生，并有权指责批评任何违反公德的行