物业项目住宅小区档案管理制度完整版.docx
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物业项目住宅小区档案管理制度完整版
编号：
TQC/K483
物业项目（住宅小区）档案管理制度完整版
Inthecollectivemanagement,inordertogivefullplaytotheenthusiasmandinitiative,formacollectiveforceandestablishasystemthatconformstothemarketrules,managementprinciples,andfullyembodiesthemodernmoralconceptsandbehaviornorms.
【适用指导方向/规范行为/增强沟通/促进发展等场景】
编写：
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审核：
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物业项目（住宅小区）档案管理制度完整版
下载说明：
本规章制度资料适合用于集体管理中，为使每一位成员的积极性、主动性和创造性都得到了充分发挥，并形成一种集体合力而建立起符合市场规律，符合现代管理原理，并能充分体现现代化的道德观念和行为规范。
可直接应用日常文档制作，也可以根据实际需要对其进行修改。
物业项目（住宅小区）档案管理制度
1整体档案管理
档案资料的建立应与今后的创优结合起来，按照《全国优秀示范小区评分标准》的分类标准建立档案资料。
第一节基础管理资料
1.按规划要求建设、住宅及配套建设设施投入使用
1）工程规划许可证
2）施工许可证
3）工程总平面图
4）建设工程规划管理竣工验收合格证
5）国有土地使用证
2.办理接管验收手续
1）委托物业管理合同
2）工程建设施工建档移交清单
⑴幢建施、结施竣工图，建材合格证、分项分部评定资料;
⑵水施、电施、讯施、地下管网竣工图，分项、分部质检平定资料（复印件）;
3）商品房质量保证书
4）房屋移交验收资料
5）设施设备移交清单及档案资料
3.由一家物业管理企业实施统一专业化管理
1）物业管理有限公司企业法人营业执照（正副本）
2）物业管理有限公司组织机构代码证（正副本）
3）物管企业资质证书
4）物业管理有限公司税务登记证（正副本）
5）上级批文（文件）
4.建设单位在销售房屋前与选聘的物业管理企业签定物业管理合同，双方的责、权、利分明
1）物业委托管理合同
2）前期物业管理方案
3）物业移交及实施意见
5.购房人与物业管理企业签定物业管理合同，双方责、权、利明确总户数户，入住户，入住率为，签定的前期物业管理服务合同为份。
（文件柜放置于）
6. 建立维修资金的管理、使用、续筹等符合有关规定
1）物业管理有限公司代管维修资金的财务管理制度
a）代管维修资金的使用范围
b）代管维修资金的来源和筹集方法
c）代管维修资金的管理与使用办法
d）代管维修资金的移交
7.房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善
1）房屋使用说明书
2）公共管理制度
⑴治安管理制度
⑵消防管理制度
⑶门卫管理制度
⑷机动车停车场管理制度
⑸非机动车管理制度
⑹装修管理规定
3）政府有关文件
8.业主委员会按规定程序成立，并按规章制度履行职责
1）业主委员会筹备工作资料
⑴关于组建业主委员会实施方案
⑵业主委员会资料（详见业主意见调查表）
⑶业主委员会章程
9.物业管理企业制定创优规划和共体实施方案，并经业主委员会同意
1）创优规划
2）创优实施方案（附物业管理质量目标书）
3）物业管理优秀住宅小区达标申报资料资料
10.小区物业管理建立健全各项管理制度、各岗位的工作标准并指定具体的落实措施和考核标准。
1）员工手册
2）文明礼貌用语及各专业服务语言流程规范
3）部门职责
⑴公司组织机构示意图（管理处机构示意图）
⑵员工手册
⑶管理中心职责
⑷财务部职责
⑸护卫部内务条令、岗位职责
4）部门工作程序、操作程序
⑴财务部管理制度
⑵客户服务中心工作程序
⑶工程部设备运行维修工作程序
⑷消防工作管理制度
⑸各种应急处理方案
A、火警、火灾应急方案
B、停电应急方案
C、护卫部突发事件处理措施
5）管理中心综合管理制度
⑴值班制度
⑵回访制度
⑶档案管理制度
⑷原始记录、资料管理制度
6）管理人员、员工考评细则
⑴管理人员考核细则
⑵财务管理人员考核细则
⑶维修人员考核细则
⑷清洁、绿化人员考核细则
⑸护卫员考核细则
⑹护卫部岗位目标管理考核办法
7）护卫部培训日程、训练记录
8）护卫知识考试资料
9）管理中心原始记录资料
⑴门岗值班记录
⑵监控中心值班记录
⑶紧急情况记录
⑷停车场车辆进出原始记录
⑸房屋装修管理记录
⑹装饰装修申请书、责任书
⑺值班记录
⑻回访记录
⑼维修派工单
⑽住户档案
⑾维修员值班记录
⑿设施设备巡查保养等记录
11.物业企业管理人员和专业技术人员持证上岗，员工统一着工装、佩带明显标志，工作规范，作风严谨。
1）管理中心管理干部学历、职称、上岗证复印件
2）管理中心专业技术人员资格证、操作证
3）护卫员上岗证
4）员工劳动合同
12.应用计算机智能化设备等现代化管理手段，提高管理效率。
1）小区住户基本资料（备份文件夹类）
2）小区物业基本资料
3）办公文案
4）各类管理制度、文件夹
⑴护卫类
⑵财务类
⑶管理类
⑷保洁类
⑸经营类
⑹人事类
⑺业主委员会
⑻运行维修表
5）住户费用缴费统计资料
13.物业管理企业在收费、财务管理、会计核算、税收等方面执行有关规定，至少半年公开一次物业服务费用收支情况。
1）年月--财务收支报告
2）向住户公布费用收支情况，资料照片
3）物业管理费用标准批复
4）缴费通知单存根
14.房屋及公共设施设备档案资料齐全、分类成册，管理完善，查阅方便。
1）总平面图
2）共用设施设备及配电系统
3）可视对讲、监控系统
4）消防系统
5）背景音乐系统
6）光纤电视系统
7）办公用设备
8）各种警示牌、标识卡
15.建立用户档案、房屋及配套设施权属清册，查阅方便。
1）住户档案
2）商业用房业主档案（含用户）
16.建立24小时值班制度，设立服务电话，接受业主及使用人对物业管理服务报修、求助、建议、问询、质疑、投诉等各类信息的收集、反馈并及时处理，有回访制度和记录。
1）值班制度
2）回访制度
3）管理人员值班记录
4）维修工单存根及回单
5）设备巡查记录
6）护卫门岗值班记录
7）主动征求业主对物业管理服务的意见和建议
17.定期向住户发放物业管理服务工作征求意见，对合理的建议及时整改，满意率为?
%以上。
1）《客户意见征询表》
18.建立并落实便民维修服务，承诺制，零修急修及时率为98%，以上的返修率为2%，并有回访记录。
1）物管中心工作程序（见工作守则）
2）设备运行维修工作程序（见工作守则）
3）物业管理质量目标
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