采购控制精细化管理制度.docx
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采购控制精细化管理制度
采购控制精细化管理制度
第1章采购岗位职责
1.1采购总监
岗位名称
采购总监
部门名称/编号
采购部
直接上级
分管副总
职责概述
根据企业运营需要制定企业的采购战略规划、工作方针和工作目标等，监督指导采购工作，确保物资按时、保质、保量供应
工作职责
不相容职责
1
制定采购战略规划、采购部工作方针和工作目标
◆落实采购战略规划和方针
◆落实各项采购管理制度
◆制定年度采购预算和计划
◆参与采购执行和付款过程
◆制定采购价格
2
依据企业管理要求和采购战略，建立健全企业采购管理制度，监督采购管理制度的落实情况
3
设计采购部的组织结构，明确下属人员的工作职责，筛选并任用采购部主管及以上工作人员
4
审批年度采购预算和采购计划
5
审批特殊请购、大额采购和重要采购合同
6
对采购物资的种类和价格进行审核
7
根据采购业务模式和各岗位职责分工情况，制定科学合理的采购流程
8
主持采购招标和采购合同评审工作，签订采购合同，并监督执行
9
监督采购进展情况，指导下属开展采购监督跟单、催货工作，进行采购交期管理
10
审阅下属提交的《采购质量检验报告》，并预防采购物资质量事故
11
负责采购管理人员的招聘、考核、指导工作
生效日期
批准日期
1.2采购经理
岗位名称
采购经理
部门名称/编号
采购部
直接上级
采购总监
职责概述
根据上级制定的采购战略规划、工作方针和工作目标等，指导开展采购的各项业务，根据企业生产运营的需要制订企业的采购计划，组织采购原材料、设备等物资，选择和管理供应商，确保企业所需物资能够得到适时、保质、保量的供应
工作职责
不相容职责
1
协助采购总监制定采购战略规划、工作方针等，并协助其建立健全企业的采购管理制度、工作标准
◆监督采购制度落实情况
◆审批年度采购预算和计划
◆审批特殊采购、大额请购和重要采购合同
◆批准计划外采购项目
◆参与执行采购、付款过程
◆起草采购合同，审批采购价格
◆审批供应商名单
2
积极落实各项采购管理制度和相关规范、工作标准等
3
负责制订企业采购预算的采购计划，并报上级审批
4
负责向上级报请特殊采购、大额请购和重要采购合同
5
审核物资的种类和采购价格、并报采购总监审批
6
组织下属人员调查和审查供应商，并根据审查结果确定供应商，制定合格供应商名单，报上级审批
7
指导下属员工做好各项采购招标、询价采购工作，起草并制定《采购合同》
8
控制采购进度，指导采购专员开展采购跟单、催货工作
9
组织开展采购进料质量检验工作，并监督采购检验过程，审核《采购质量检验报告》
10
管理部门内部人员，并对下属人员进行指导和培训
11
对采购部下属人员进行考核和评价
生效日期
批准日期
1.3采购计划主管
岗位名称
采购计划主管
部门名称/编号
采购部
直接上级
采购经理
职责概述
根据企业的采购战略规划等制订年度采购计划，并根据企业日常物资需求情况制定采购工作计划，积极落实采购计划，确保计划按时完成
工作职责
不相容职责
1
根据企业年度销售计划、生产计划和战略规划等制订企业年度采购计划，并对其进行分解
◆审批采购作业计划
◆审批采购订单
2
接收各部门的“请购单”，并对其进行审核与汇总，制订采购物资需求计划
3
根据采购物资需求计划和年度采购计划，制订具体的采购作业计划，并报上级领导审批
4
根据采购作业计划和具体的需求计划编制采购订单
5
监督采购作业执行过程，查看采购专员是否按照计划完成采购工作，为日后改进工作奠定基础
生效日期
批准日期
1.4采购预算主管
岗位名称
采购预算主管
部门名称/编号
采购部
直接上级
采购经理
职责概述
根据企业的采购战略规划和年度预算制定采购年度预算，并根据具体的采购工作将预算进行分解，制定详细预算；监督采购预算的执行过程，确保将采购费用控制在预算范围之内
工作职责
不相容职责
1
收集采购预算的编制依据，编制年度采购预算并上报领导审批
◆审批采购预算
◆执行采购费用和预算
◆掌握采购支出
2
监督采购预算的执行情况，确保采购预算不超支
3
执行采购成本控制措施，并审核采购支出
4
根据采购需求的变化情况，修订采购预算，并及时上报
5
对采购预算的执行情况进行分析，并编制分析报告
生效日期
批准日期
1.5供应商主管
岗位名称
供应商主管
部门名称/编号
采购部
直接上级
采购经理
职责概述
根据企业的采购需求情况开展供应商调查、供应商评选、供应商认证、供应商维护、供应商考核与评价等工作，为企业建立稳定可靠的供应商队伍
工作职责
不相容职责
1
制定和完善供应商开发流程，并监督、执行
◆与供应商谈判价格
◆与供应商签订合同
◆确定某项采购的供应商
2
制订并执行供应商开发计划
3
负责对潜在供应商的拜访和评估工作，选择与推荐潜在供应商
4
开展产品的询价、比价、议价工作，负责样品价格的确认及分析
5
组织做好供应商评估与审核工作，及时记录评审过程
6
定期开展市场行情调查，收集整理市场信息，汇报供应商情况及编制分析报告
7
根据供应商的日常表现，对供应商进行考核，并根据考核结果，及时指导供应商工作，使其改进产品或服务
8
协助采购经理对供应商供货、质量、交期和售后服务进行监督
9
定期拜访供应商，做好供应商维护工作
10
建立供应商管理档案，及时收录供应商信息；随时更新供应商管理档案，将供应商发生的重大事件及变动记录在案
11
定期对供应商数据库进行核查与管理
12
安排下属人员的日常工作，协调供应商管理工作与本部门其他工作之间的关系
生效日期
批准日期
1.6采购合同主管
岗位名称
采购合同主管
部门名称/编号
采购部
直接上级
采购经理
职责概述
起草、制定并落实采购合同管理规范，与供应商开展合同谈判，起草并送审采购合同，负责采购合同的执行工作
工作职责
不相容职责
1
协助采购总监、采购经理制定采购合同管理制度与相关流程、规范，并按照制度规范指导工作
◆审批采购合同
◆执行采购作业过程
◆选择供应商
◆对供应商付款
2
编制统一的日常采购合同范本，并及时报上级领导批准
3
协助上级领导开展采购谈判工作，并记录谈判过程
4
根据采购谈判、采购询价等结果，起草采购合同，并及时送审
5
在合同谈判和采购合同执行的过程中，实施合同风险防范措施
6
跟踪采购合同的签订过程，并及时将合同进行备份和归档
7
整理、汇总并归档采购合同的相关资料
8
及时将合同中规定的相关内容传送给责任人
生效日期
批准日期
1.7采购验收主管
岗位名称
采购验收主管
部门名称/编号
采购部
直接上级
采购经理
职责概述
制定并落实采购质量规范，对采购的物资进行验收，剔除不合格品，确保采购物资的质量能够满足企业要求
工作职责
不相容职责
1
协助采购经理、质量管理部制定各类采购物资检验标准和规范，并积极落实
◆选择供应商
◆执行采购作业过程
◆进行特采决策
2
负责组织对供应商进行质量评审和认证工作，提出采购物资的供应商质量标准
3
组织开展对采购物资的质量检验工作，识别并认真记录各类物资质量问题，填写“采购检验报告单”，登记质量原始记录
4
妥善处理采购物资的质量异常状况，并向上级领导提出合理的处理意见
5
根据质量检验记录情况，定期对采购物资的质量进行统计分析，并对供应商进行质量评价
6
针对各类采购物资的规格、质量向供应商提出质量改善建议
生效日期
批准日期
1.8招标采购主管
岗位名称
招标采购主管
部门名称/编号
采购部
直接上级
采购经理
职责概述
根据招标采购工作规范执行招标工作，编制招标文件，发布招标公告，并对招标过程进行评审
工作职责
不相容职责
1
协助采购总监，采购经理制定招标采购工作规范
◆制定招标工作规范
◆制定标底价格
◆制定采购标准
◆参与评标结果的确定
◆组织招标后的合同谈判与起草工作
2
根据招标采购工作规范组织招标采购工作，做好招标采购准备
3
根据物资需求部门或项目需求等编制招标文件，并在各类媒体上发布招标公告
4
组织开展邀标、资格预审、考察等招标准备工作，并对通过资格预审的投标人发售招标文件
5
及时组织开标、评标会议，确定评标人员，并进行评标、定标
6
负责就招标过程中的事项和问题为投标人答疑
7
联系相关权限人员，安排合同签订工作
生效日期
批准日期
1.9采购审计主管
岗位名称
采购审计主管
部门名称/编号
审计部
直接上级
审计部经理
职责概述
对采购工作的各个环节进行审计，找出采购工作中的问题，确保采购管理各个环节都符合企业内部控制管理规范
工作职责
不相容职责
1
对公司采购内部控制制度的建立健全和执行情况进行检查与评价
◆参与采购业务执行
◆参与采购预算和决算工作
◆参与采购付款工作
2
制订并实施年度审计计划，执行专项审计和常规审计
3
对采购预算和决算、采购费用的支出情况进行审计
4
审查采购招标过程的规范性，招标文件编制的规范性，评标过程的公平性，采购合同等的合法性和有效性
5
对物资验收、入库、计量、价格和货款支付等业务的合法性和有效性等进行审查和评价
6
对采购存货与成本、采购人员成本支出等进行审查
7
对采购过程中各项人员职责的相容性进行审查，并对不合理之处进行纠正
8
独立完成审计报告
生效日期
批准日期
1.10采购专员
岗位名称
采购专员
部门名称/编号
采购部
直接上级
采购经理
职责概述
协助采购经理和各级主管制定采购计划与预算，参与采购谈判支持工作，起草各类采购文件并及时上报，协助相关人员完成采购跟催、验收和付款等工作，确保采购过程顺利进行
工作职责
不相容职责
1
协助采购计划主管编制单项采购工作计划，并及时上交
◆审核各项采购文件
◆制定采购价格
◆实施采购付款结算
◆选择供应商
2
协助采购预算主管编制采购预算，并独立编制小额单项采购预算，及时上报
3
完成对在途货物的跟踪，并及时催交货物
4
协助质量管理部和仓储部进行采购物资的接收工作
5
接货后及时向供应商发送“收货单”，并向财务部提交付款申请
6
对小额单项采购工作进行总结，并分析采购成本
7
向上级领导提出降低采购成本、提高采购效率的建议
生效日期
批准日期
1.11采购文员
岗位名称
采购文员
部门名称/编号
采购部
直接上级
采购专员
职责概述
协助上级领导及采购专员做好采购信息收集、汇总、分类等工作，并做好采购过程记录，完成各项采购文件的印制、传递、整理、归档等，协助采购专员顺利开展各项工作
工作职责
不相容职责
1
收集供应商信息及文件资料，建立供应商信息资源库
◆编制各类采购
文件
◆参与采购决策
◆制定采购标准
2
协助供应商管理人员进行供应商的联络、接待工作
3
进行合同校对、编修、理顺、装订、保管并办理送审手续
4
做好各项采购工作的记录，并对记录及时进行整理和归档
5
及时将采购产品目录输入系统，并对其进行更新和调整
6
按照采购专员的意愿向供应商发出订单
7
完成各项采购信息收集和采购数据统计工作，及时进行统计结果分析
8
完成上级领导或采购专员交办的其他任务
生效日期
批准日期
第2章采购计划
2.1采购计划制度规范
2.1.1采购计划管理制度
采购计划是指企业管理人员在了解市场供求情况、认识企业生产经营活动过程和掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物料采购管理活动所做的预见性安排和部署。
做好采购计划管理，有助于企业规范采购工作和部署，提高采购管理工作水平。
采购计划管理制度
第1章总则
第1条目的
为了达到如下目的，特制定本制度。
1.加强采购计划的管理，保证公司各部门的采购工作按时按质地完成，确保公司生产经营活动顺利有序地进行。
2.采购部凭采购预算进行采购，财务部据预算筹措和安排采购所需的资金，控制采购费用的支出。
第2条适用范围
本制度适用于采购部负责的所有物资采购计划制订和预算管理工作。
第3条管理职责
1.采购部经理负责年度、季度、月度采购计划与预算的审批与控制工作。
2.采购计划主管负责年度、季度、月度、临时采购计划与采购预算编制工作的组织与审核。
3.采购计划专员负责单项采购活动计划和预算的编制工作。
第4条采购计划原则
1.现有库存不能满足的采购申请才能够被列入采购计划之中。
2.能在本公司内部采购的，不得采用外购的形式。
第2章采购需求确定
第5条采购需求预测
1.在进行采购需求分析之前，采购计划人员应收集采购历史数据、市场销售计划、生产计划等各类数据，为预测采购需求做好准备。
2.采购计划人员需将收集到的资料分类整理，以方便使用。
第6条物资请购
1.各请购部门应当及时汇总部门内部的物资需求，并编制“物资请购单”。
2.各请购部门需在规定的提前期内，将“物资请购单”及时提交至采购部。
第7条物资需求汇总
1.采购计划人员需将各部门的物资请购需求进行汇总并及时编制“物资需求汇总表”。
2.采购计划人员应将各部门的物资需求进行汇总分析，并与历史数据进行对比，查看需求是否合理。
第8条确定物资需求量
1.采购计划人员应首先根据需求预测以及各部门的实际需求状况，确定独立需求物资的需求数量。
2.独立需求物资订购批量和订购点的确定可以采用订量订货模型和订期订货模型。
3.确定好独立需求物资的需求数量之后，采购计划人员应当进一步确定相关需求物资的需求数量。
4.相关需求物资数量的确定可以用传统的订货点法处理，也可按照相关产品的需求量进行分解。
5.确定上述两类物资需求数量之后，应当根据库存状况及在途物资的状况，确定采购需求数量。
6.采购需求数量可以由净需求数量扣减可用库存数量和即将到货的物资数量后确定。
第3章采购计划的编制与审核
第9条采购计划的编制依据
采购计划人员在制订采购计划时应考虑经营计划、需求部门的采购申请、年度采购预算、库存状况和公司现金流状况等相关因素。
第10条采购计划的编制步骤
1.采购计划人员应明确公司经营计划，掌握公司于每年年底制定的下一年度经营目标。
2.采购计划人员需掌握市场部根据经营目标、客户订单意向、市场预测等资料所做的市场销售预测情况。
3.采购计划人员应明确公司生产计划和库存状况，及时掌握生产部根据销售预测计划制订的生产计划和物资需求计划。
4.采购计划人员应汇总各种物资的需求和请购单据，并据此编制采购计划。
第11条采购计划的审核审批
1.采购计划由采购部根据审批后的“采购申请表”制订，年度采购计划需报请公司总经理办公室进行审批；月度采购计划报请主管副总进行审批;短期采购计划由采购部经理批准执行。
采购急需物资应填写“紧急采购申请表”，经部门负责人审核签字、公司主管副总核准后列入采购范围。
2.采购计划应同时报送财务部门审核，以便公司各项资金计划工作的完成。
第12条采购计划审核内容
采购部或财务部的相关领导在审核采购计划时，应着重审核采购计划中的以下内容。
1.各项采购计划的口径是否一致。
2.采购计划与销售计划、生产计划的相符性。
3.采购计划制订过程中所采用的物资需求计划与物资清单、库存状况等资料是否相符。
4.采购计划中各类物资的数量、计划单价、金额等是否合理。
第4章采购计划的执行管理
第13条采购计划分解
1.采购计划主管应将审批后的计划进行分解，分解过程包括两类：
将采购计划按照时间分解和将采购计划按照职位分解。
2.采购计划分别按照时间和职位进行分解后，便可变为一项项的采购任务。
第14条采购任务的下达
1.对采购计划进行分解后，采购部还需对采购任务进行进一步的执行落实。
2.采购部经理需将采购任务分配到人，并落实责任，向采购人员说明采购的品种、数量、价格、期限和供应商的情况等内容。
3.采购部经理需判断采购作业是否属于大额采购，对不同的采购作业采取不同的执行方法。
大额采购由采购部经理签发“采购控制书”并报请总经理审批后，按照采购作业计划执行采购任务；小额采购可由采购部经理直接安排采购工作。
第15条采购任务执行
1.采购计划主管应对采购部执行计划的过程进行监督。
2.采购部应当做好采购过程中采购数量和交货情况等信息的记录。
第5章采购计划的变更管理
第16条采购计划的变更管理
1.若计划执行过程中出现异常问题，采购部应对计划做出调整。
2.对于已经申请采购的物资，请购部门如果需要变更物资的规格、数量或撤销采购申请，必须立即通知采购部，以便采购部及时根据实际情况更改采购计划。
第17条采购计划的增补管理
1.各需求部门如发现采购物资不能满足业务需求时，应编写“增补需求计划申请表”。
2.采购部需编制相关的说明文件（说明增补物资需求的原因以及已采购物资的使用状况），附在“增补需求计划申请表”之后。
3.申请表经需求部门经理审批签字后，递交采购部。
4.如增补需求的申请符合公司相关规定，则采购计划人员应着手编制采购计划增补方案；如增补需求的申请不规范或申请原因不充分，采购部有权驳回相关部门的申请。
5.采购计划增补方案经采购部经理、财务部、总经理分别审批通过后，便可作为增补采购计划的依据。
6.增补采购计划制订完成后，采购部应将其发放至需求部门，作为采购增补实施的依据。
第6章附则
第18条本制度由采购部制定，经公司常务会议决议后通过，修订、废止时亦同。
第19条本制度自公布之日起生效。
2.1.2采购计划编制办法
第1章总则
第1条目的
为加强采购计划的管理，确保公司生产经营活动顺利有序地进行，特制定本办法。
第2条适用范围
本办法适用于采购部负责的所有物资采购计划的制订和预算管理工作。
第3条管理职责
在采购部经理的指导下，采购计划主管负责组织编制年度、季度、月度和临时采购计划，计划的具体工作由各采购专员负责。
第4条采购计划的分类
采购计划主要包括年度采购计划、季度采购计划、月采购计划和临时采购计划四种，具体如下图所示。
采购计划分类图
第2章采购计划编制要项管理
第5条采购计划的编制依据
采购人员制订采购计划时，应考虑经营计划、需求部门的采购申请、年度采购预算、库存状况和公司现金流状况等相关因素。
第6条编制采购计划应注意的事项
1.采购计划应避免过于乐观或者保守。
2.采购计划编制过程中应考虑公司年度目标达成的可能性。
3.分析销售计划、生产计划的可行性和预见性。
4.注意物资需求计划与物资清单、库存状况的确定性。
5.考虑保障生产与降低库存的平衡。
6.注意物资采购价格和市场供需的可能变化。
第7条采购计划的编制原则
1.采购专员应审查各部门的请购物资是否能由现有库存满足、是否有可替代的物资，只有现有库存不能满足的采购申请才能够被列入采购计划之中。
2.如果请购单中所列的物资为公司内部其他部门生产的物资，且其他部门所生产的该物质在性能、质量、交期、价格等方面均能满足采购需求的情况下，必须采用内购。
第3章采购计划编制步骤
第8条明确公司经营计划
1.采购专员需明确掌握公司于每年年底制定的下一年度经营目标。
2.采购专员还需掌握市场部根据经营目标、客户订单意向、市场预测等资料所做的市场销售预测情况。
第9条明确公司生产计划和库存状况
1.采购部应及时掌握生产部根据销售预测计划制订的主生产计划以及生产部门根据生产计划和库存状况制订的物资需求计划。
2.采购部应掌握各部门根据年度目标、经营计划和生产计划等预估的各种消耗物资的需求量。
第10条编制采购计划
采购专员需汇总各种物资的需求和请购单据，并据此编制采购计划。
第4章采购计划的审核与变更
第11条采购计划的审核审批
1.采购计划由采购部根据审批后的“采购申请表”制订。
年度采购计划需报请公司总经理办公室进行审批；月度采购计划报请主管副总进行审批；短期采购计划由采购部经理批准执行；采购急需物资应填写“紧急采购申请表”，经部门负责人审核签字、公司主管副总核准后列入采购范围。
2.采购计划应同时报送财务部审核，以便公司各项资金计划工作的完成。
第12条采购计划变更管理
对于已经申请的采购物资，请购部门如果需要变更物资的规格、数量或撤销采购申请，必须立即通知采购部，以便采购部及时根据实际情况更改采购计划。
第5章附则
第13条本办法由采购部制定。
第14条本办法自公布之日起实施。
2.1.3采购订单计划制订规范
编制采购订单计划之前必须做好采购认证计划，并根据采购认证计划准备订单计划、评估订单需求、计算订单容量，最终制订订单计划。
采购订单计划制订规范
第1章总则
第1条目的
为了指导订单计划编制工作，使订单计划科学、合理，帮助公司减少库存、降低运营成本，特制定本规范。
第2条适用范围
本规范适用于订单计划的制订、审批、实施等各项工作的管理。
第3条管理职责分工
1.采购部经理负责年度、季度、月度采购计划的审批与控制工作。
2.采购计划主管负责根据已编制的年度、季度、月度计划和其他相关资料，编制单项采购活动计划和订单计划，并做好各类采购计划的组织与审核。
3.采购专员负责协助采购计划主管编制计划，并负责收集筛选各项计划所需资料。
第4条订单计划的编制依据
1.采购人员在制订订单计划时应考虑经营计划、需求部门的采购申请、年度采购预算、库存状况和公司现金流状况等相关因素。
2.编制依据还包括每年的销售预测、生产预测、经济预测、材料消耗量状况等，采购专员务必准备好上述资料，以便开展采购计划工作。
第2章编制采购认证计划
第5条准备认证计划
1.采购计划人员在拟订订单计划、与供应商接触之前，要熟悉认证的物资项目，具体包括该物资项目涉及的专业知识范围、认证的需要以及目前的供应状况等。
2.采购计划人员需熟悉开发需求计划，包括从已有的供应商中开发需求和寻找新的供应商。
3.采购计划人员应注意市场物资供应状况，防止出现市场有效供应小于公司采购需求的情况。
当有效供应小于公司采购需求时，采购计划人员就应寻找新的供应商，进行适当扩容。
4.采购计划人员需分析供应商认证容量和订单容量，并制定认证计划说明书，准备好认证计划所需材料，并附上开发需求计划、余量需求计划和认证环境资料等。
第6条评估认证需求
1.采购计划人员分析开发批量需求，掌握物资的技术特征信息。
2.采购计划人员需要分析供应商有效订单容量、认证容量和本公司采购需求的差距。
3.采购计划人员应当通过认证手段，获得
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