济胜知识体系0703 采购计划和订单管理.docx

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济胜知识体系0703采购计划和订单管理

采购-计划和订单管理

本讲主要讨论一下采购计划和采购订单的管理。

一、采购计划

采购计划就是根据当前库存情况和接下来的需求，制定物品的采购计划。

从采购计划的制作来源来分，可以分成以下几种。

1．直接制作采购计划

启动采购计划窗体，方法是：

物品管理—＞采购—＞采购计划。

启动后窗体如下图所示。

我们可以直接将相应物品添加到下表格。

并且指定相应物品“采购数量、需求日期”等。

当上表格上方的仓库指定为“全部”时（或上表格上方的仓库隐藏时），保存后库存中“默认入库”相应物品的“计划数量”增加。

如果上表格上方的仓库指定为具体的“仓库”时，在保存后，相应仓库的“计划数量”增加。

采购计划保存时不会影响库存数量和资金等。

采购计划保存后，会使相应物品的“可用数量”增加。

说明：

《济胜商务》的可用数量=库存+计划数量+在途数量-预售数量；

其中：

计划数量：

采购计划尚未采购订单、生产计划尚未执行生产或委外的数量；

在途数量：

采购订单尚未采购收货、执行生产尚未生产入库、执行委外尚未委外收货的数量；

预售数量：

销售订单尚未销售、生产管理中净需求数量尚未生产领料的数量。

2．智能生成采购计划

如果指定了相应物品的库存上、下限，那么就可以通过“采购计划”窗体“功能”按钮下的“智能生成采购计划”项自动生成“采购计划”。

单击此项后，会弹出一个请求确认的窗体，如下图所示。

单击“确定”按钮后，当仓库指定为全部时，根据物品资料中的“库存上限、库存下限”生成采购计划，当仓库指定为具体仓库时，根据相应仓库的上下限生成采购计划。

算法是：

低于“库存下限”的物品自动添加到下表格，建议购数量为“库存上限-可用数量”（当只设置下限而上限没有设置时，此数量为“库存下限-可用数量”）。

3．引用销售订单来生成采购计划

在“采购计划”窗体下表格下面有“销售订单”文本框，如果通过该文本框指定销售订单，会将销售订单中的物品原封不动的添加到下表格。

如下图所示。

这种应用模式，一般就是商业企业，客户需要什么就直接采用什么的模式。

4．生产计划中直接指定去向为“采购”

这种情况主要针对生产企业，接到销售订单时，一般是根据销售订单安排生产计划，但有时由于生产来不及等原因，有些销售订单就直接进行采购，但还是统一从“生产计划”窗体转过来。

如下图所示。

此生产计划保存后，就自动多出一张采购计划单来。

5．生产计划根据需生产物品的BOM，下级物料中来源为“采购”的物品生成的采购计划

在“生产计划”窗体，如果我们指定去向为“生产”，那么在保存时，就会按需生产物品的BOM单，展开下级的需“生产、委外、采购”清单，当有物品的来源为采购时，就会生成采购计划。

此单保存后，就自动生成采购计划了，并且可以在“采购计划查询”窗体查询到这批物品的采购计划了。

二、采购计划的查询

如果想查询相应的采购计划，我们可以通过“查询与报表—＞采购—＞采购计划查询”菜单项启动“采购计划查询”窗体，启动后如下图所示。

通过采购计划查询，我们可以了解相应采购计划具体已采购的数量和未采购的数量。

三、超期采购计划的提醒

如果“系统特征设置”窗体指定了启动时自动提醒超期采购计划，如下图所示。

那么在启动软件时就会自动弹出超期采购计划，相应的采购计划是否超期，判断依据是“需求日期-采购提醒期<当前日期+提前天数”，如下图所示。

说明：

采购计划中超期的物品会显示成红色。

四、采购订单

通过“采购订单”窗体中完成制作。

根据采购订单制作的方式，可以分成以下几个来源。

1．直接制作采购订单

启动采购订单窗体后，直接将上表格的物品添加到下表格，完成制作采购订单。

如下图所示。

制作时可以指定需采购数量、预约日期，并且还可以输入预付款。

采购订单保存时，库存数量不变、供应商的应付款不变，如果曾输入“预付款”的话，那么相应供应商的“期末预付”会发生变化，资金也会减少，“在途数量”增加；如果是引用“采购计划”单，那么“计划数量”减少。

2．根据库存上、下限自动生成采购订单

在“采购订单”窗体也如同“采购计划”窗体，在功能按钮下，也提供了一项“智能采购”

生成采购订单的算法与生成采购计划的相同，也就是自动找出需采购的物品添加到下表格，需采购的数量为“库存上限+预售数量-计划数量-在途数量-数量”

同样，如果仓库指定具体的仓库，智能采购生成采购单时，就以具体仓库的上下限为准。

如果仓库指定为“全部”，智能采购就以物品资料中的上下限为准。

3．调用采购计划

在制作采购订单时，也可以通过引用采购计划。

如下图所示。

当指定采购计划时，会自动将该计划尚未执行采购的物品添加到下表格。

当通过引用采购计划来进行采购时，保存单据后相应物品的计划数量减少，在途数量增加。

说明：

如果在采购订单窗体下表格下面没有“采购计划”，可以通过窗体设置按钮下的“调整布局”项进行调整。

4．调用销售订单

如同采购计划，采购订单窗体也可以直接引用销售订单，当引用销售订单时，就将销售订单中的未曾采购的物品直接添加到下表格。

也就是如果相应销售订单一旦被采购计划、采购订单、采购收货任何单据引用，接下来均只能引用没被引用的物品。

这样才能做到销售订单不会被重复引用。

说明：

调用销售订单，然后保存单据时，相应物品的预售数量不变。

五、采购订单查询

如果想查询相应的采购订单，我们可以通过“查询与报表—＞采购—＞采购订单查询”菜单项，采购订单查询窗体如下图。

通过采购订单查询，我们可以查询相应订单的“预订数量、已到货数量、未到货数量、已检验数量、未检验数量、已收货数量、未收货数量”等采购进度。

六、超期采购订单的提醒

当系统特征设置窗体指定启动时自动提醒超期采购订单时，如下图所示。

那么在启动时，如果有已到期的采购订单的话，就会自动提醒，如下图所示。

双击相应记录，就会显示具体超期的采购订单。

如果在操作软件过程中，想查看相应的超期采购订单，可以直接通过“查询与报表—＞报警—＞超期采购订单”项进行查看。

七、查询和整理在途、计划和预售数量

在采购订单和采购计划窗体，上表格除了可以显示库存数量以外，还可以显示“计划数量、在途数量、预售数量”等，如下图所示。

如果我们想了解相应物品的“计划数量、预售数量、在途数量”这几列具体是由哪些业务引起的，可以通过采购订单和采购计划窗体“功能”按钮下的“查询计划数量明细、查询在途数量明细、查询预售数量明细”这些项目查询。

下图就是“查询计划数量明细”窗体。

如果发现相应物品的计划数量、在途数量和预售数量与查询出来的明细不一致，还可以通过功能按钮下的“整理计划、在途和预售数量”项来完成。

此功能的目的是：

将相应物品库存中的“计划、在途和预售数量”替换成相应业务未完成的数量。