春季学期办公室管理形成性考核册答案.docx

春季学期办公室管理形成性考核册答案.docx

《春季学期办公室管理形成性考核册答案.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《春季学期办公室管理形成性考核册答案.docx（13页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

春季学期办公室管理形成性考核册答案

办公室管理形成性考核册答案

作业1

一、单选选取题

1、级别高办公室普通称为（B办公厅）

2、中央机关风别采用分理制和宗理制设立下属机构，其办公厅属于分理制是？

（D国务院）

3、办公室核心功能是（A塑造出组织文化及价值观）

4、办公室本质属性是（C服务性）

5、办公室工作第一要义是（A服务）

6、惯用办公用品中属于办公文具是（A中性笔）

7、发主办公用品人员规定是（D发放人员要提示使用部门和人员节约办公用品）

8、办公用品库存管理中再订货量是指（C鉴定需要订购新办公用品库存余额）

9、对的选取办公设备和易耗品供应商不必考虑因素是（B名牌和高档）

10、有权对政府采当重同进行监督和管理是（A.国家级或省部级财政部门）

二、判断题

1.任何办公室,都是指单位里综合办事机构。

（√）

2.省府办公厅比其她厅行政级别要高。

（√）

3.信息调研是办公室一项详细职能。

（√）

4.办公室工作具备综合性特点。

（√）

5.办公室管理要严格按既定条条框框办事,不能引用弹性原理。

（X）

6.发放办公用品时候,不需要对用品库存进行记录。

（X）

7.办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。

（√）

8.办公用品最大库存量是指仓库最多能容纳数量。

（√）

9.办公用品库存管理和监督中,出货卡即是申请领用单。

（√）

10办公设备使用权获取只能是通过购买。

（X）

三、简答题

1、简答办公室重要特点。

（l）辅助性：

办公室区别于其她职能部门第一种特点是它辅助性。

办公室工作应当在服务和服从于领导工作前提下，充分发挥自己辅助管理职能，当好领导参谋和助手。

（2）综合性：

办公室是各种专业知识和技能互相交叉运作部门；办公室工作也是一项综合性工作．办公室工作是多元化。

（3）服务性：

服务性是办公室工作本质属性。

办公室设立与工作开展，一方面是为了适应各级各类机关领导工作需要，为领导工作提供辅助性服务，同步也要为各部门和基层提供服务。

2、谈谈你对办公室人员应具备职业素质中“善谋”理解。

善谋：

可以对的理解领导意图，替领导过滤重要事务；要“参”到点子上，“谋”到核心处，注重谏言技巧，学会把握职场环境运作办法，一是个性与共性协调统一，二是滕胧与含蓄工作技巧相结合。

3.简述办公室设备使用规范。

（l）必要明确每台设备详细用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用阐明书规定进行操作。

（2）必要明确专人专责专管制度，禁止任何人随意使用，除非是配备给个人专用或指定公用办公设备。

（3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养。

（4）未经领导允准，任何人禁止擅自使用办公设备，特别是用于解决私人事务．

（5）办公设备使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20％至85%，温度过低时需用加温器，湿度过高时需用除湿器，并放在距办公设备5米左右有效影响距离内。

（6）如果办公设备不处在工作状态，应及时切断电源。

（7）使用电脑时要做到；不要让阳光照射电脑，以免机壳老化，不要随意放置茶水，以免碰翻杯子弄温电脑，导致短路；不要在开机状态下插拔各种电缆，以免烧坏接口；不要使用来历不明软件，防止病毒浸入，并且要配备必要杀毒软件，定期或经常地对电脑进行保护性杀毒；不要在病毒入侵时使用电脑，除非有特殊自我防护错施．不要自己随意解决电脑硬件故障．不要将电脑交给非专业人士修理，如有必要应全程监督。

4,简述在储藏间存储办公用品时注意事项。

①储藏间或物品柜要上锁，保证安全。

②储藏间需要面积取决于单位面积大小。

③在储藏间或物品拒放置物品时，必要清晰地加标签，以便迅速找到物品和标明新物应放置地方；新物品置于旧物品下面或背面；先来物品先发出，体积大、分量重物品放置在最下面，以减少危险，小物品、惯用物品应放在前面，易于找寻和领取；办公耗材和打印机用品，必要保存在安全地方，以便在需要时能轻松找到．

④储藏办公用品地方应有良好照明，以便于找到所需物品。

⑤办公用品应保存在干燥和通风良好房间中。

若存储在潮湿环境中，将有也许导致纸张不能正常地送入打印机或复印机中。

⑥订立物品发放制度，拟定物品发放人。

作业2

一、设计题

调研工作大体上可分为三个阶段，即准备阶段、实行阶段和完毕阶段，请对调研工作三个阶段进行详细设计。

P34

1．调研工作准备阶段

（l）准备调研内容：

 ①拟定调研课题：

领导提出、关于部门拟定、调查者自选。

 ②选题规定：

既要注重现实意义，又要具备前瞻性．既要注重领导和群众关注当前工作和社会生活中重点、热点、难点问题，又要注重易被公众忽视而又十分重要冷门问题。

 ③选题原则；价值原则、可行原则、适量原则、新颖原则。

（2）调研课题审定：

 普通调研课题由机关单位或者授权调研部门领导审定批准．重点调研课题可以采用申报、委托或招标等形式，经专家评审、领导批准来拟定。

（3）成立调研小组，拟定调研人员：

 成立调研小组时要考虑因素涉及，成员应具备良好政治业务素质；有调研需要专业能力或专家成员．有丰富调研经验；注意新老搭配，以便成员互相取长补短．少而精，避免人浮于事。

（4）调研任务前准备工作：

 学习和掌握与课题有关党和国家方针、政策、规定等；查阅与课题有关研究成果和文献资料；学习与课题有关自然科学和社会科学知识；理解与课题有关背景资料。

（5）明确调研各阶段任务和规定：

 ①调研初期，规定明确调研对象性质和发展方向。

 ②调研成长期，应当明确如何使调研对象进一步发展，重要是理清思路、摆明办法。

 ③调研成熟期，应当讲清晰如何使事物进一步完善提高。

 ④调研末期，拟定调研提纲。

调研提纲内容，重要涉及调研目规定，调研对象、范畴和方式办法，调研时间、环节和过程，调研人员组织与注意事项，调研经费预算等。

 2．调研工作实行阶段

 实行阶段是调研工作中心阶段。

其实行环节为：

拟定调查办法，收集、整顿调研材料，综合分析调研材料。

（l）调查办法重要涉及全面调查法、重点调查法、典型调查法、抽样调查法、问卷调查法、观测法、试点调查法、开会调查法、访谈法、网络调查法、BS（Brain-storming头脑风暴）法、专家调查法、哥顿法等。

小提示：

各调查办法常综合、交替使用。

（2）收集、整顿调研材料，规定全面、系统、丰富、充分、多多益善。

（3）认真分析调研材料，综合提炼调研成果。

3．调研工作完毕阶段

 本阶段重要工作是撰写调研报告，其中包括拟定主题、选用材料、拟写提纲、按纲写作，修改定稿五个环节。

（l）拟定主题：

主题要对的、新颖、鲜明、集中、有一定高度。

（2）选用材料一：

材料要具备典型性、生动性、新颖性，多样性和精确性等特点。

（3）拟写提纲：

注意观点和材料，大纲和细目统一，如“导引案例一案例1”。

（4）按纲写作：

如表3-1所示。

（5）修改定稿：

检查所用资料与否有误、观点与否明确、语言与否流畅、有无错别字、标点使用精确与否等。

表3-1调研报告版面构造模式

标题

分单标题和双标题（即正副题）

前言

也叫导语，简介调研目，因素，时间，地点，对象范畴，调查办法等

正文

正文开头有开门见山、结论先行、提出问题等方式：

阐述构造有纵式、横式、纵横式等

结尾

概括全文，形成结论，提出看法和建议

附件

涉及数居汇总表、原始资料、背景材料、必要工作技术报告等

调研时间

（略）

二、案例分析题

　　办公室李敏每天一上班和下班前都将自己工作区域清洁整顿得干干净净、有条不紊，同步她也积极清洁整顿自己惯用复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。

每当她看到复印纸抽拿零乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满了没人倒，都及时做些清洁整顿工作，以维护办公环境整洁。

　　秘书小王每天都认真清洁整顿自己办公桌，惯用笔、纸、回型针、订书器、文献夹以及专用电话等都摆放有序。

下班前，她也将办公桌收拾得干净整洁，从不把文献、物品乱堆乱放在桌面上。

但小王很少参加清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己办公桌，使别人找不到。

办公室小刘上班匆匆忙忙，接待室窗台布满灰尘，办公桌上堆得满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要文献总是东查西翻，每日惯用“访客接待本”也总是找不到。

自己办公桌都没有管理清晰，更无暇顾及她处。

你如何评价这三位工作人员行为？

　　***点评：

通过上述案例，可以看出办公室工作环境清洁、有序，直接对组织形象和绩效产生一定影响。

一种良好工作环境，有助于组织对外形象塑造，有助于提高秘书工作效率。

可见，李敏符合规定；小王工作存有误区；小刘工作不合规定。

　　***工作程序

　　加强对寻常环境管理，营造一种令人神静心怡工作环境，是公司秘书一项经常性工作，也是一份责任和义务。

　　秘书对寻常环境管理涉及3个方面内容，即个人工作区环境管理，上司办公室环境管理，寻常公务活动区环境管理。

　　**1.保持你所参加公共区域整洁

（1）要保持上司会客室和会议室清洁，在来访客人离开及会议结束后要及时告知保洁员进行打扫和清理。

（2）对的使用并注意维护复印机、传真机等办公自动化设备，保持周边整洁，发现问题自己动手或及时找人维修。

　　（3）对文献柜、档案柜、书架、物品柜等公用资源要经常注意清理，对报刊、文献及公用办公用品，用后要及时放归原处，保持整洁有序。

　　（4）注意发当前办公设备、室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面存在有碍健康和安全隐患，并及时提出建议或告知关于人员进行整治。

　2.保持你上司工作环境整洁

（1）经常整顿上司办公室和办公桌，将文献和物品摆放整洁，文献柜、书架、博古架和各种陈设要保持清洁。

（2）每天要定期开窗通风，保持空气自然清新，并定期测温、测湿，保持适合上司习惯温度和湿度。

　　（3）经上司授权后，定期对上司文献柜进行清理，将文献资料归类保管存储，将某些无用文献及时清退或销毁。

　　（4）对上司办公室花卉、盆景，要及时浇水、施肥、剪枝，保持其美观和生机;对办公室内金鱼，要及时喂食、清排鱼缸内浊物，保持水质清洁。

　　（5）上司接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整顿。

　　（6）经常对安全、卫生等状况进行检查，发现问题及时告知关于人员进行解决，时刻保持良好状态。

　　3.整顿个人工作环境

　　办公桌是每一位秘书人员直接工作空间，因此在布置自己办公桌时，既要使自己感觉舒服，又要保持桌面上有条不紊。

有了整洁清洁办公环境，不但可以提高工作效率，尚有助于提高专业形象，甚至还会因而而受到同事欣羡眼光，并成为典范，对办公室人际关系也故意想不到益处。

（1）办公桌必备物品及其整顿

摆放在办公桌上物品都应是经常使用。

例如记录纸、铅笔、文献夹、剪刀、订书机、胶水、回形针、信封以及其她某些工作上需要用品，应将它们整洁地摆放在你办公桌上。

　　①电话。

②电脑。

③参照书。

④文具用品盒。

⑤文献夹。

⑥办公桌抽屉。

（2）整顿办公桌技巧要想迅速治理办公桌混乱局面，营造出高效率办公环境，可以采用如下5个环节：

①将不惯用东西转移到其她地方。

②清理过期文献。

③注意你电脑显示屏。

④充分运用办公空问。

⑤清理旧阅读材料。

作业3

一、单选选取题

1.下画属子文书是（A.书信）。

2.在公文行文中,下级向上级行文时,错误是（C.抄送下级机美）。

3.公文写作规范规定（C.異有规范体式,行合公文橋式原则）。

4.向上级做请示时,下面哪个做法不当（C.地级市政府越过省政府直接向国务院行文请示）。

5.意向书特点不涉及（C.東性）。

6.在办理发文时,经复核,对于不符合规定公文应当（B.退交起草部门补充成修正）。

7.在收文过程中,可以由办公室人员启封信件是（D.公开出版杂志贈阅信件）。

8.“四分四注意”立卷办法不涉及（D.分纸型））。

9.电子公文属性是（C.具备规范格式）。

10.电子公文解决（C.可以印制成纸质文献分发解决）。

二、判断题

1.狭义文献即指公文。

（X）

2.公文行文时越级行文是普遍現象。

（X）

3.办文能力就是指写文能力。

（√）

4.意向书简朴而言就是传送意向文书。

（√）

5.合同课自身与合同法律效力是同样。

（√）

6.上行发文主送机关必要为上级机关,而不是上组领导个人。

（√）

7.收文时应逐件清点,并以签字成盖章方式签收。

（√）

8.档案保管期限就是对档案划定存留年眼，它与档案自身价值大小无美。

（X）

9.档案库房要结实、安全、专用,适宣保管档案,和阅览室,办公室实行三分开。

（√）

10.电子文档不存在销毁问题,。

（X）

三、简答题

1、简要回答公文写作五部曲。

公文说什么→领悟核心思想→内容是在什么背景下产生→内容是怎么表达→与否符合国家公文格式原则。

 第一步，公文说什么，领悟领导意图；规定精确、全面地提炼领导意图，增长“贴近度”。

 第二步，领悟核心思想，站在领导角度考虑问题。

 第三步，内容是在什么背景下产生，核心把握惯用思维办法：

模式化思维办法，对象化思维办法，辩证思维办法，散点思维办法，求同存异思维办法。

 第四步，内容是怎么表达，核心是紧记拟写公文要素及规定：

格式，公文包装；主题，公文灵魂；材料，公文血肉；构造，公文骨骼；语言，公文细胞。

目明确，行文有据；主旨单一，内容合法；文字表达精确、鲜明、简洁、得体。

 第五步，符合国家公文格式原则―《党政机关公文格式》（GB/T9704一）。

 总之，找好角色定位与行文角度；清晰拟写公文是受领导之命，代机关立言。

代拟公文：

要认准领导身份和职位特性；对外发文：

要考虑收发文机关地位特性，区别文稿应用范畴，内外、上下有别。

2、简要回答起草请示“五步棋”。

起草请示思维模式――沿着如下“五步棋”思路走

（l）由于什么请示――对于因素、目阐明。

（2）请示什么问题――提出请示主题内容。

（3）如何解决问题――提出解决问题建议或方案。

（4）祈求上级回答――结尾用语使用。

（5）有无附件需要阐明――依照需要拟定附件使用与否。

3、简述公文校对工作规定。

答：

校正.补充一切与定稿不符文字、标点符号、图表、格式等：

解决统行、倒版等排版方面问题和正文、注码、与注文之间衍接以及页码编排问题：

进一步审核定稿中疏漏，发现问题及时提交关于领导人或撰稿人解决：

需要使用原则校对符号：

对于重要或者大量印制公文，应实行三校、四校，以保证公文正本不出差错。

4.简答电子公文解决过程五个环节。

P143

答：

电子公文解决过程可分为五个某些（电子公文生命周期）

（1）创立：

依照一定规则建立电子公文。

（2）办理：

通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等有关操作。

 （3）互换；按始发者意图进行跨系统公文传递。

 （4）归档：

根据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后电子公文予以存储。

 （5）销毁：

根据关于规定将电子公文从存储介质上物理删除。

作业4

一、填空题

惯用礼貌用语七字诀：

与人相见说“您好”问人姓氏说“贵姓”问人住址说“府上”

　　仰慕已久说“久仰”长期未见说“久违”求人帮忙说“劳驾”

　　向人询问说“请问”请人协助说“费心”请人解答说“请教”

　　求人办事说“拜托”麻烦别人说“打扰”求人以便说“借光”

　　请改文章说“斧正”接受好意说“领情”求人指点说“赐教”

　　得人协助说“谢谢”祝人健康说“保重”向人祝贺说“恭喜”

　　老人年龄说“高寿”身体不适说“欠安”看望别人说“拜访”

　　请人接受说“笑纳”送人照片说“惠存”欢迎购买说“惠顾”

　　但愿照顾说“关照”赞人看法说“高见”归还物品说“奉还”

　　请人赴约说“赏光”对方来信说“惠书”自己住家说“寒舍”

　　需要考虑说“斟酌”无法满足说“抱歉”请人谅解说“包涵”

言行不当“对不起”慰问她人说“辛苦”迎接客人说“欢迎”

宾客来到说“光临”等待别人说“恭候”没能迎接说“失迎”

　　客人入座说“请坐”陪伴朋友说“奉陪”临分别时说“再会”

　　半途先走说“失陪”请人勿送说“留步”送人远行说“平安”

二、简答题

1、简述公共关系三大构成要素及其原则。

P167

（1）公共关系三大构成要素涉及：

社会组织――主体；公众――客体；传播――手段。

（2）公共关系原则：

公众利益至上，实事求是，互惠互利，双向沟通，始终如一，开拓创新，整体统一。

2、提高会议质量重要办法和办法。

P148

（l）严格执行会议审批制度，不合乎条件会议一律不开。

（2）建立健全并严格实行涉及会议规则在内一整套会议制度。

（3）科学、有效、充分地做好会议准备工作。

（4）严格控制会议人数，不容许无关人员与会。

（5）保证会场秩序，禁止无关人员随意入场、与会人员半途退场。

（6）议题应集中，日程要紧凑，尽量缩短时问，保证与会者精力集中。

（7）充分运用当代化技术手段。

电话、录音、录像、电脑等设备有助于提高信息传递效率和质量，能节约时间、缩短会期、提高会议效率。

（8）提高会议主持人和与会者开会水平。

（9）制定切实可行制度和办法监督会议决策执行过程，避免只开会而不论效果倾向，以保证会议有效性。

3、衡量会议质量会前基本原则有哪些？

P147

（l）会前：

会议与否确有召开客观必要性；会议目和会议风气与否端正；会议时机与否已经成熟；会议议题与否明确，会前沟通与否到位．各项准备工作与否已经准备充分，涉及软件和硬件。

（2）会中：

会议规模和规格与否适度，绝不可小会大开或大会小开，随意升格或降格；会议节奏与否紧凑，要尽量化繁为简，绝不短会长开；会议与否守规守法，一切应有条不紊地进行，主持人和与会者与否掌握了科学方式办法。

（3）会后：

评价会议正面实际效益，涉及社会效益、经济效益和学术效益．

4、简述会务管理规定。

P156

（l）会务含义：

指关于会议议程安排事务，关于某些团队组织或会议事务。

会务工作涉及秘书工作和行政事务工作两某些，重要会议还涉及安全保卫工作等。

（2）会务管理含义：

指关于会议议程安排事务筹划、组织、控制等工作。

（3）常用会务管理：

重要有针对代表会议、全局性会议、专项会议、办公会议、座谈会议、学术讨论会议、新闻发布会议、听证会议、典礼典礼会议、培训会议、网络会议等会议会务管理。