档案管理--确定稿.doc

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中国XXXXXX协会

档案管理制度（草案）

第一章　　总　则

第一条　为加强协会档案管理，使档案管理工作更加规范化、制度化，充分发挥档案的作用，根据国家档案管理有关规定，结合本协会特点，制定本管理制度。

　　第二条　协会档案包括：

会计档案、收发文件、日常事务档案。

第三条协会收发文件、日常事务档案由办公室指定专人负责保管；会计档案由财务部指定专人负责管理。

第二章档案管理工作的职责

第五条档案管理人员职责

（一）贯彻执行档案工作的各项法律法规和协会规章制度；

（二）负责督促、指导、协助各部门立卷归档工作；

（三）负责立卷档案的验收、登记、借阅和保管工作；

（四）严格执行各项保密制度，维护档案的完整和安全。

第三章档案的整理与归档

第六条归档范围

（一）收发文件，日常事务形成，具有保存查考利用价值的全部文件材料，进行立卷归档。

（二）档案材料归档重点为：

完成其主要职能活动所形成的文件材料。

（三）归档案卷的种类：

文书文件案卷、重大会议（活动）案卷、专项拨款、职员档案案卷、分会活动案卷等。

第七条部门档案整理工作人员，应对当年形成的归档材料及时按类别、时间顺序和归档范围要求整理立卷，装订成册，将本部门当年文档于次年3月底前移交至综合部存档，统一管理；如中间有人员调整，应认真办理交接手续，保证档案材料的完整性。

第八条归档要求

（一）归档案卷正面及册背上应注明案卷名称、卷号，册数、起止年度和档案编号、编制索引、填写归档清单。

归档清单详见附表一。

（二）综合部档案管理人员对各部门送交的案卷须进行严格检查，对不符合要求的案卷，限期改进，整理完备后签收。

（三）对已经立卷或装订成册的会计档案，不得随意拆封或涂改其内容。

第九条归档调阅要求

（一）协会内部人员因工作需要查看或复印，需要调阅档案的，需要备案登记。

查阅人员严禁在档案上涂改、拆封或抽换，不得拆散卷册或抽换档案资料。

（二）外部需要阅档，原则上不得借出。

如有特殊情况需要借出，需经秘书长审批同意后方可提供借出。

（三）内部借阅、外部借出均需填写“档案查阅申请单”（附表二），由秘书长审批，履行借阅、借出手续。

　第四章档案保管期限与销毁

（一）档案的保管期限，自年度终了后的第一天算起。

（二）根据《农业部机关档案保管期限规定》，档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。

参考农业部规定，制定“中国XXX

协会档案保管期限表”（附表三）。

　　（三）对保管期满的档案，由协会领导、综合部和有关部门组成档案鉴定小组共同进行审查、鉴定后，提出存毁意见。

　　（四）档案销毁前，应编制“档案销毁清册”，经秘书长批准后，指派专人监销。

由监销人在销毁目录上签字，作为日后查考的凭据。

（五）保管期满但未了结清或仍具有使用价值的档案资料，可延长保管期限，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。

单独抽出立卷的档案，应当在档案销毁清册和档案保管清册中列明。

第五章　　附　则

第十条本办法由协会秘书处负责解释。

　　第十一条本办法自协会理事会审议通过之日起执行。

附表一：

中国XXXXXX协会

档案归档清单

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　共＿页　　第＿页

项目

内　　　　容

收发

文件

类

年　　　　　　册　　　　　　

日常

事务

类

年　　　　　　册　　　　　　　　

其他类　

附表二：

中国XXXXXX协会

档案查阅申请单

查阅日期

年月日时

查阅人

归还日期

年月日时

归还人

公司名称

查阅内容

查阅原因

备

注

审

批

秘书长审批签字

档案管理人员

签字

附表三：

中国XXXXXX协会

档案保管期限表

　序号

档 案名称

保管期限

备  注

一

收发文件类

1

部委文件

永久

2

协会发文

永久

二

日常事务类

3

组织机构建立资料

永久

4

换届会员代表大会资料

永久

5

组织机构成员相关资料

15年

6

内部管理资料

  15年

7

业务活动资料

5年

三

其他类

8

9

10