操作说明书.docx

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操作说明书

纳税人普通发票管理系统使用说明2

一、系统介绍2

二、程序的安装2

三、开始使用发票管理程序2

1、程序的启动2

2、第一次登陆系统2

3、操作员设置（操作员即用户）2

4、纳税人资料设置4

5、用户密码修改（当前使用者密码的修改）5

6、小提示5

四、购进发票录入5

操作说明5

小提示7

五、发票数据录入7

1、一次录入8

2、二次录入9

3、两次录入对碰9

六、发票录入数据的导出10

发票数据导出模块各按钮功能说明11

小提示12

七、普通发票电脑版开票模块13

1、开票13

2、作废15

3、打印格式调整16

4、商品代码维护17

5、客户代码维护18

6、设置常用开票备注18

八、查询统计模块19

1、查询19

2、统计21

九、发票种类数据导入21

十、数据库管理21

1、初始化数据22

2、数据库备份22

3、数据库还原23

十一、发票数据导入23

十二、版本信息查看23

附录一：

问题解答23

附录二：

本系统的一般使用流程28

纳税人普通发票管理系统使用说明

一、系统介绍

本普通发票管理系统为供纳税人使用的单机单企业版普通发票管理系统，提供了打印电脑版普通发票，普通发票数据录入和导出，普通发票数据查询统计等功能。

系统运行环境：

windows98或以上、OfficeExcel。

二、程序的安装

1）双击setup.exe进入安装界面

2）一直点击下一步，直至完成安装

三、开始使用发票管理程序

1、程序的启动

双击桌面的“普通发票管理系统”图标

2、第一次登陆系统

使用用户名sa，密码123456登陆。

3、操作员设置（操作员即用户）

1）进入系统后，选择菜单“系统设置”-〉“操作员设置”进入操作员管理界面，如图1所示。

（图1）

2）操作员管理界面如图2所示：

（图2）

3）修改用户信息：

用鼠标选中需要修改的用户，点击“编辑”按钮，进入操作员设置界面（如图3所示）。

在此界面可修改用户的姓名和权限。

权限的设置只需在需要拥有的权限前打勾即可。

修改好后按“保存”按钮进行保存。

保存成功后，按“返回”按钮返回操作员管理界面。

（图3）

4）新增用户：

在操作员管理界面（图2）点击“新增”按钮，进入操作员设置界面（图4），输入用户名、姓名、密码（需输入两次），选择相应的权限后按“保存”按钮进行保存。

按“返回”按钮返回操作员管理界面。

（图4）

5）删除用户：

在操作员管理界面（图2），选中需要删除的用户后点击“删除”按钮进行删除。

6）退出操作员管理界面：

在操作员管理界面（图2）点击“退出”按钮

4、纳税人资料设置

1）进入系统后，选择菜单“系统设置”-〉“纳税人资料设置”进入纳税人信息修改界面，如图5所示。

纳税人信息修改界面如图6所示。

（图5）

（图6）

2）如需使用普通发票电脑版开票功能，需从税务机关获得纳税人ID文件，获得ID文件后，在纳税人信息修改界面（图6）点击“导入（ID）”按钮，在弹出来的文件选择对话框（图7）选择你的ID文件后按“打开”，系统会自动将纳税人的信息填入纳税人信息修改界面（图6），导入成功后，按“存盘”按钮进行存盘。

按“返回”按钮返回系统主界面

（图7）

3）如不需使用普通发票电脑版开票功能，直接在图六的界面输入纳税人的各项信息后按“存盘”按钮进行存盘。

按“返回”按钮返回系统主界面。

注意，一定要确认输入如的信息正确无误。

纳税人编码指12位码，如010*********。

4）[注意]如果已经录入有发票信息，则进入此纳税人信息修改模块时会有“已录入有发票数据，不能再修改”的提示（但可以重新导入ID文件），此时如要修改纳税人信息，则必须先进入“系统设置-〉数据库管理-〉初始化数据”模块进行数据初始化，数据初始化会清空所有的数据。

详见“初始化数据”模块的说明。

5、用户密码修改（当前使用者密码的修改）

进入系统后，选择菜单“系统设置”-〉“修改密码”进入修改密码界面（图8）。

输入旧密码和两次新密码后按“确认”按钮进行存盘。

（图8）

6、小提示

●通常使用Tab键或Enter键可以移动光标

●由于sa用户权限较大，所以建议第一次使用sa用户登录后修改密码

●纳税人资料设置中填入的资料（特别是纳税人编码）必须正确，否则不能正常开电脑票或导出来的数据是错误的。

四、购进发票录入

当从税务机关购买发票后，要首先到购进发票录入模块录入发票购买信息。

操作说明

5）点击菜单上的“购进发票录入”菜单进入购进发票录入界面。

界面如图9所示：

（图9）

6）点击“新增”按钮后在上面的列表中进行购进发票的录入。

录入完一项后，按回车（Enter）键系统会自动将光标移至下一项。

购买日期默认为数据录入的当天，可修改。

发票名称和份数这两项不需录入，系统会自动填入。

录入完毕后，按“保存”按钮进行保存。

提示保存成功后，系统会清空上面的录入表格。

在新增的录入过程中，可以用“删除”按钮删除刚刚新增加的行。

7）如要查找删除修改以前录入的发票购买数据，请先点击“查找”按钮。

点击“查找”按钮，弹出的窗口入图9-a所示：

（图9-a）

如需按日期范围查找发票，请在“日期范围”前面的框上打勾；如需按发票代码查找，请在“发票代码”前面的框上打勾。

（可两者都选）

输入查找条件后，点击“检索”按钮。

系统将会检索出符合条件的购买发票数据。

在查找之后，如需删除，请先在上面的列表选中要删除的记录，然后点击“删除”按钮，最后再按“保存”按钮，保存此次的删除操作。

（如果不按“保存”按钮，数据将没有真正被删除）。

注意，如果要删除的记录包含已经进行了开票或发票录入的发票号码，将不能被删除（会有提示告诉不能删除）。

在查找之后，如需修改记录，请先在上面的列表中选中要修改的记录，然后点击“修改”按钮，修改购买发票记录的窗口如图9-b所示：

（图9-b）

直接在要修改的地方修改数据，修改之后按“保存”按钮即可。

注意，如果要修改的记录包含已经进行了开票或发票录入的发票号码，将不能被修改（会有提示告诉不能修改）。

小提示

●新增或删除数据后，如没有按“保存”按钮，则新增或删除数据无效。

●不一定每录入完一条数据后都按“保存”按钮进行存盘，可以在新增几条记录后再按保存按钮。

五、发票数据录入

发票数据录入模块主要功能为录入发票数据（如果已用此系统的开票模块开票的电脑版普通发票则不需在此发票数据录入模块录入数据）。

为提高数据录入的准确性，系统采用了一次录入、二次录入，两次录入对碰的方式。

即发票数据需分别在“一次录入”模块、“二次录入”模块分别录入之后，在“两次录入对碰模块”对碰，找出两次录入中录错的数据并修改错误数据。

发票数据录入模块的菜单如图10所示：

（图10）

1、一次录入

一次录入的界面如图11所示

（图11）

一次录入操作步骤

1）录入发票代码，按回车（Enter）键。

如输入的发票代码正确，敲入回车键后在发票代码旁边将会显示发票名称（图12）。

如敲入回车后，提示“无此类发票信息”，则请检查录入的发票代码是否正确，重新录入后再按回车键。

（图12）

2）录入发票号码起，回车，录入发票号码止，回车或按旁边的“确定”按钮。

如果提示没有“此发票的购买记录”，则请检查录入的发票

3）按顺序录入每张发票的金额和日期。

输入完一项记录后，敲入回车键，光标会自动转到下一项。

4）输入的中途可以按“保存”按钮进行保存，已保存的数据将从录入列表中移走，亦可在所有数据录入完之后按“保存”按钮保存。

5）录入之后，按“清空”按钮将清空发票代码、发票号码起、发票号码止、录入列表中的数据。

小提示

●作废票，金额请输0，如果作废票票面上有日期，则请输入票面上的日期，如作废票票面上没有日期，则请输入上一张发票的日期。

●日期的格式采用了“日/月/年”的方式，是因为考虑到发票的日期日的改动最大，月次之，年的改动最少。

在输入完一行记录之后按回车键，光标自动移到下一行时，日期会默认使用回上一张发票的日期。

2、二次录入

二次录入的界面跟方法步骤与一次录入类似，请参考一次录入的操作方法。

3、两次录入对碰

两次录入对碰模块的功能是将一次录入和二次录入的数据进行对碰，列出对碰不相符的数据，检查数据后，将错误的数据修改过来，减少在发票数据录入中录错数的情况。

两次录入对碰模块的界面如图13所示。

（图13）

对碰操作步骤

b、点击“对碰”按钮。

如无对碰不符记录，则提示无对碰不符记录

c、如有对碰不符记录，将在下面的两个分别列出对碰不符的记录，左边的列表显示一次录入中的数据，右边的列表显示二次录入中的数据。

在左边列表选中一条记录，在右边列表亦会选中对应的记录（即同发票代码，同发票号码）；在右边列表选中一条记录，在左边列表亦会选中对应的记录如图14所示。

（图14）

d、检查开票日期和发票金额，修改错误的记录。

修改后按“保存”按钮（不一定修改一条保存一次）。

e、如发现该记录的发票代码、发票号码是不存在的，是错误的，可以选中该记录后，点击“删除”按钮将之删除，如有需要，到回一次录入和二次录入模块录入正确的数据。

f、修改错误数据，直到对碰后提示没有对碰不符记录。

小提示

●发票代码和发票号码是标识一张发票的，所以发票代码和发票号码是不能修改的

●如果存在一次录入有录，二次录入没有录入；或者二次录入有录入，一次录入没有录入的数据，此时对碰，将会在列表中出现如图15类似的情形。

（图15）

碰到这种情况，可以在没有录入数据的那一边直接录入数据，亦可到回一次录入界面或二次录入界面的将没有录入的这段记录补录进来。

六、发票录入数据的导出

发票录入数据导出功能主要是导出发票数据送税务机关查验，并提供查询统计打印等功能，方便管理发票数据。

进入系统后，选择菜单“查询统计和数据导出”-〉“发票数据导出”进入修改发票录入数据导出界面（图16）。

（图16）

发票数据导出模块界面如图17所示：

（图17）

发票数据导出模块各按钮功能说明

1）“查询已导出清单”：

查询已经做过导出操作的发票数据清单

2）“查询未导出清单”：

查询尚未导出的发票数据清单

3）“作废导出”：

在查询出已导出清单后，选中将要作废导出的记录（在该记录前打勾），然后用此按钮作废选中记录的导出

4）“导出”：

在查询出未导出清单后，选中将要导出的记录（在该记录前打勾），然后用此按钮将选中的记录导出。

按“导出”按钮，将弹出选择文件的保存对话框（图18）。

选择一个文件夹来保存导出的文件，然后按保存按钮。

导出的默认目录

（图18）

是“A:

\”，导出的时候会自动在你所选择的文件夹里生成一个以“dc”开头，导出的日期为结尾的文件夹（例如：

dc2004-01-01）。

导出的文件存放于该文件夹中，共有两个，一个是明细文件，一个是主表文件，命名规则分别为：

纳税人编码后六位+mx.txt和纳税人编码后六位码+zb.txt，请不要改变文件的名字。

将导出数据交税务机关查验时，请将这两个文件都带上。

保存成功后会有保存成功的提示。

5）“打印列表”：

在查询出已导出清单或未导出清单后，选中需要打印的记录，单击“打印列表”按钮，将打印出选中记录的列表，如图19所示。

该打印使用A4横向打印。

：

（图19）

6）“打印发票详细清单”：

在查询出已导出清单或未导出清单后，选中需要打印的记录，单击“打印发票详细清单”，将打印选中记录的发票详细清单，如图20。

该打印使用A4纵向打印

（图20）

小提示

●可以在“全部选中”前打勾，将选中（打勾）或取消（不打勾）上面列表中的全部记录

●记录是按本列出的

●如果数据库中存在未经对碰或对碰不正常的发票数据，在点击“查询未导出清单”按钮时，将会提示存在未经对碰或对碰不正常的记录的提示，且未对碰或对碰不正常的数据不会在这个模块的列表中显示出来，所以未经对碰或对碰不正常的数据是不能导出的。

请进入“发票数据录入->两次录入对碰”模块进行对碰和修改录入错误的数据。

七、普通发票电脑版开票模块

普通发票电脑版开票模块的菜单如图7-1所示。

（图7-1）

该模块包括如下几个功能：

“开票”、“作废”、“打印格式调整”、“商品代码维护”、“客户代码维护”、“设置常用开票备注”。

其中“打印格式调整”、“商品代码维护”、“客户代码维护”、“设置常用开票备注”为开票模块的辅助功能模块，非开票必需功能。

1、开票

欲要使用此功能，必须先在“系统设置-〉纳税人资料设置”模块中倒入正确的ID，否则将提示你先导入ID而不能进入此模块。

开票模块功能的界面如图7-2所示

（图7-2）

普通发票开票模块的使用操作步骤

a、录入发票代码，按回车（Enter）键。

如输入的发票代码正确，敲入回车键后在发票代码旁边将会显示发票名称。

如敲入回车后，提示“无此类发票信息”，则请检查录入的发票代码是否正确，重新录入后再按回车键。

b、发票代码系统会自动根据购进发票记录的数据自动填入（取相应发票代码中号码最小的发票号码）

c、在“顾客名称”处输入顾客的名称，在“及地址”处输入地址，亦可点击“选择顾客”按钮来选择顾客后自动填入顾客名称和地址。

（通过“选择顾客”按钮来选择填入可降低手工输入的麻烦，顾客资料的录入在“客户代码维护”模块。

详见下面“客户代码维护”的说明。

d、确定鼠标光标在地址的输入框内，按回车（Enter）键。

e、在中间的发票详细项目列表中会增加一行。

f、选择或输入“品名规格”。

（通过“选择顾客”按钮来选择填入可降低手工输入的麻烦，通过选择来输入商品名称，商品的单价、单位亦会自动填入。

商品资料的录入在“商品代码维护”模块。

详见下面“商品代码维护”的说明。

）

g、输入商品单位，按回车（Enter）键。

h、输入商品数量，按回车（Enter）键。

i、输入商品单价，按回车（Enter）键。

j、此时会新增一行（最多增加5行），如需继续录入商品信息，重复f至i的步骤；如不需再录入，转至步骤k

k、录入发票备注（可不录入），上面一行是用来选择常用发票备注的（常用发票备注的录入详见“设置常用开票备注”的说明），亦可不通过上面一行的选择来填入，直接在下面的大框中录入发票备注。

l、按保存按钮进行保存。

m、保存成功后，按打印按钮进行发票的打印。

如果发现打印的格式位置不对，请通过“打印格式调整”模块进行打印格式的调整。

（详见“打印格式调整”说明）如果想先保存，不立即打印，可通过“查询统计和数据导出-〉查询”模块查询出该发票的详细信息后再打印。

（详见“查询统计和数据导出-〉查询”说明）

[注]打印完毕会有“打印是否成功”的提示，如果成功，则选是，如果打印出错，则选择否（图7-3）。

选了否之后，继续会有提示，此时可选择重打、作废、取消（图7-4）。

（图7-3）

（图7-4）

n、输入保存打印完一张后，按清空按钮将清空所有录入的信息；按下一张按钮则不清空发票代码，顾客信息，发票号码自动递增，开始下一张发票的录入打印。

小提示

●客户（顾客）信息、商品名称（规格）、发票备注都是可以直接录入的。

如果不希望维护客户信息、商品信息、发票备注信息，可采用直接录入的方式。

●发票详细项目列表中如果有空行（即没有录入数据的行），可不用理会，保存的时候，会自动将空行删除。

●打印功能需要系统装有MicrosoftOfficeExcel2000以上（Excel97未作测试）。

[注]如果打印有问题可尝试用安装目录下backup文件夹里的ole.xls文件替换安装目录下的ole.xls文件,替换后可能需要重新调整打印格式。

2、作废

如果一张电脑票已开出保存或不再使用需作废，请使用该模块。

作废模块的界面如图7-5所示。

（图7-5）

作废模块的使用、操作步骤如下：

a、录入发票代码，按回车（Enter）键。

如输入的发票代码正确，敲入回车键后在发票代码旁边将会显示发票名称。

如敲入回车后，提示“无此类发票信息”，则请检查录入的发票代码是否正确，重新录入后再按回车键。

b、输入发票号码，。

按回车键或点击“确定”按钮后，将会在下面的空白中显示该发票的详细信息。

如果在“购进发票录入模块”中没有录入该发票的购买记录，请先在“购进发票录入模块”录入发票的购买记录。

详见“购进发票录入”的说明。

如果该发票已经做过导出，将会有提示告诉该发票已经做过导出，不能作废。

按回车键或点击“确定”按钮后，将会在下面的空白中显示该发票的详细信息。

c、点击作废按钮。

作废的处理方式是：

日期取系统时间（即当天），金额变为0。

d、作废成功后，点击清空按钮可以开始下一张发票的作废。

3、打印格式调整

该模块将调用Excel程序。

（图7-6）

（图7-6）

调整打印格式主要调整如图24红箭头所示的两条线的位置。

请不要合并或删除单元格。

调整好后，保存该Excel表即可（不用另存为）。

[注]调整时，可以对格宽、格内文字的字体、Excel的页面设置等进行调整，但不要合并或删除单元格，也不要添加删除行和列，否则将不能正确打印。

4、商品代码维护

商品代码维护的界面如图7-7所示。

（图7-7）

点击“新增”按钮后在上面的列表中进行商品记录的录入。

录入完一项后，按回车（Enter）键系统会自动将光标移至下一项。

录入完毕后，按“保存”按钮进行保存。

删除商品记录。

新增了商品记录，如发现录入错误或不再需要该商品信息，可以先在上面的列表中选中该条记录，然后点击“删除”按钮。

删除之后按“保存”按钮进行保存。

小提示：

●新增或删除数据后，如没有按“保存”按钮，则新增或删除数据无效。

●不一定每录入完一条数据后都按“保存”按钮进行存盘，可以在新增几条记录后再按保存按钮。

5、客户代码维护

客户代码维护的界面如图7-8所示。

（图7-8）

客户代码的维护与商品代码的维护类似，请参照商品代码维护的说明。

6、设置常用开票备注

设置常用开票备注的界面如图7-9所示：

（图7-9）

设置常用开票备注与商品代码的维护类似，请参照商品代码维护的说明。

八、查询统计模块

查询统计模块包括查询和统计两个部分。

另在发票数据导出模块亦有查询统功能，详细请参见“发票数据导出”的说明。

2、查询

查询模块的界面如图8-1所示。

（图8-1）

发票概要标签页列出发票的概要信息（发票包括通过发票录入模块录入的数据和通过电脑票开票模块录入的电脑普通发票，绿色表示作废票，红色表示红字票，其他颜色的表示正常票）。

可点击“查找”按钮查找发票。

可通过日期范围、发票代码、发票号码范围来查找（图8-2）。

（图8-2）

在需要选择的查找方式前打勾即可（可多选），设定好查找条件后，按“确定”按钮返回图29的界面，并在概要列表中显示查找出来的结果。

在发票查询界面，点击“全部”按钮将查询所有的发票信息

在发票查询界面，选中一条记录后点击“删除”所选中的发票记录。

在概要法票列表中选择一条发票记录后，点击发票明细标签页，如果为开票模块所开的电脑票，将显示该发票的详细信息（如图8-3）。

可通过详细信息标签页内的“电脑版普通发票补打印”按钮补打印电脑版普通发票。

如果发现打印的格式位置不对，请通过“打印格式调整”模块进行打印格式的调整。

（详见“打印格式调整”说明）。

（图8-3）

3、统计

统计的操作界面如图8-4所示。

（图8-4）

在输入开票时间范围后，按统计按钮即可统计该段时间内的发票统计数据。

如需按本统计发票，可使用发票数据导出模块。

详细请参见“发票数据导出”的说明。

九、发票种类数据导入

安装系统时，数据库里已有发票种类数据，但是在以后的使用过程中，如果新出有发票种类，则需从税务机关获得发票种类数据文件，然后用此“发票种类数据导入”模块导入发票种类数据。

进入系统后，选择菜单“系统设置-〉发票种类数据导入”进入“发票种类数据导入”界面，界面如图9-1所示。

（图9-1）

点击导入按钮，将会出现选择文件对话框，选择从税务机关获得的发票种类数据文件，按确定即可导入。

十、数据库管理

数据库管理包括数据库的备份，数据库的恢复，初始化数据三个功能。

数据库管理的菜单如图10-1所示

（图10-1）

1、初始化数据

初始化数据的界面如图10-2所示：

（图10-2）

初始化数据将清空数据库里的除了发票种类数据之外的所有数据，并对用户进行初始化（只保留sa用户，密码123456）。

所以在初始化数据时，为防止和降低由于误操作而删除了所有数据，在初始化数据界面中，必须在框内先输入“12345678901234567890”然后再点击确定按钮，在确定要初始化数据后，系统才会做初始化数据。

初始化成功后，会有初始化成功的提示。

2、数据库备份

界面如图10-3所示

（图10-3）

点击

按钮，选择备份路径（系统或默认使用回上次备份用的路径），然后点击“确定”按钮，备份成功后，会有备份成功的提示。

（备份时，系统会在你选择的备份路径下新建一用当天日期命名的文件夹，在该用日期命名的文件夹内存有备份文件）

3、数据库还原

点击菜单“系统设置－〉数据库管理－〉数据库还原”，将会提示选择备份文件，选择备份文件后（nsrptfp.db）文件后，按确定，系统将开始系统地还原，完成后会有“操作完成的提示”。

如果备份时出错（假如提示dll错误等，也可自己手动进行还原的方法如下：

关闭此系统，复制备份文件（nsrptfp.db），将其拷贝粘贴到系统的安装目录[默认为：

C:

\ProgramFiles\普通发票管理系统]下）。

十一、发票数据导入

本功能暂时未启用。

十二、版本信息查看

在菜单中选择“关于”将显示版本信息（图11-1）

（图11-1）

附录一：

问题解答

（一）系统设置

一、纳税人资料设置

●问：

导入ID时，提示“导入失败，请检查后重新导入!

”是什么原因？

答：

请检查选择文件时是否选择了正确的ID文件。

●问：

导入ID时，提示“校验不正确，导入失败，请检查后重新导入！

”是什么原因？

答：

ID文件里的内容是不能修改的，如果修改，导入时就不能通过校验。

如果出现此提示，请检查是否修改过此文件，如确定选择了正确的ID文件且没有修改过ID文件仍然不能成功导入ＩＤ文件，请与税务机关联系重新获取ID文件。

●问：

进入此纳税人信息修改模块时会有“已录入有发票数据，不能再存盘”的提示，是什么原因？

答：

系统设置如果已经录入有发票信息，则不能再进行纳税人资料信息的修改和ＩＤ文件的导入。

所以，在使用这个系统开出电脑票或录入发票信息前，必须先导入ＩＤ文件或录入纳税人资料信息。

●问：

是否使用此系统的都必须从税务机关获取ID文件？

答：

如果不需要使用此系统开出电脑票，则无需导入ＩＤ文件。

但也必须在纳税人资料设置中手工收入纳税人的各项资料信息，输入时请仔细检查输入信息是否正确，否则以后导出发票数据文件时，将不能通过校验。

●纳税人编码是指哪一个编码？

答：

纳税人编码指12位码，如010*********。

二、操作员设置

●问：

编辑操作员时，不能修改该操作员的用户名和密码，如何才能修改该操作员的用户名和密码？

答：

因为用