行政管理制度.docx
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行政管理制度
行政管理制度汇编
第一章机构设置及干部任免
第一节总则
第一条为规范行政机构设置及干部任免，建立科学、高效、统一的行政组织体系，努力造就一支素质优良、作风正派、办事高效、富有开拓创新精神，文化结构合理，管理知识丰富的干部队伍，以适应可靠公司快速健康发展的需要，特制定本制度。
第二节行政机构设置
第二条行政机构设置的要求：
符合、适应、满足公司生产经营需要；符合、适应、满足企业长远战略发展需要；符合、适应、满足市场经济规律需要。
第三条行政机构设置的基本原则：
统一领导，分级管理，各司其职，集权与分权相结合，管人与管事相统一；按管理职能建立机构、设置部门、配备人员、合理分工，解决好管理幅度和管理层次的关系。
在合理分工的基础上加强纵向和横向的协调与沟通，既明确权责，又能按标准化、程序化、系统化运行。
第四条行政机构设置的批准权限：
公司级机构的增减或调整，由董事长提出，报董事会批准；部、车间或厂级机构的增减或调整由总经理决定，报董事会备案；主管级及以下机构的增减或调整，由分管副总提出，报总经办批准。
第五条各公司，各部（办事处）、车间的管理干部、管理人员的配置，严格按“三定”要求设置职位、职数，力戒因人设岗，人浮于事。
机构及其人员的设置既要体现现实性，又要具有前瞻性。
因职能变更或规模改变需调整职位、职数的由各单位提报，按批准权限办理。
第三节干部任免的权限及程序
第六条根据董事会章程，公司高管由董事会任免；公司财务负责人由董事长提名，报请董事会任免。
第七条公司部门（销售大区）经理级领导，由董事长任免，报董事会备案。
第八条主管、副主管级干部，由所属部门提报，总经理直接任免，报公司办公室备案。
第九条因岗位任职人员不能胜任或辞职，及其组织调整等原因，且企业又无优秀合适人选，则予以外聘（外聘按有关程序执行）；新进人员拟岗实习，一般实习时间为1-3个月，并按其表现及实际胜任能力，按照管理权限及程序任命。
第十条干部任职的考察程序另行制定。
第十一条特殊情况董事会有权决定各级人事任免及组织机构调整，并由公司办办理其任命行文手续。
第十二条加强干部队伍的选拔、培养、使用和监督，努力实现干部能进能出，职务能上能下，待遇能高能低。
同时，要切实加强干部队伍的后备建设，建立起优胜劣汰及使优秀人才脱颖而出的用人环境和机制。
第二章公文处理实施办法
第一节总则
第一条为使公司的公文处理工作规范化、制度化和科学化，提高公文处理效率和公文质量，特制定本实施办法。
第二条行政公文是公司在实施行政管理中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是贯彻执行上级政策法规，发布公司行政规章，实施行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
第三条公司办公室是公文处理的管理机构，主管并负责指导公司的公文处理工作。
第四条文秘人员应当忠于职守，保守秘密，具备相关专业知识，努力提高公文处理工作效率和质量。
行文要少而精，注重效用。
第五条公文处理必须做到及时、正确、安全，公文由办公室科统一收发、分办、传递、立卷、归档和销毁。
第六条公文处理应贯彻“党政分开”的原则。
在公文处理工作中，必须严格执行保密规定，确保公司应归档的生产经营、技术资料等不泄露。
第二节公文种类
第七条公司行政公文的主要种类有：
（一）决定：
适用于对重要事项或重大行动做出安排。
（二）指示：
适用于对下级部门布置工作，阐明工作活动的法定事项。
（三）公告、通告：
“公告”适用于向外界宣布重要事项或者法定事项。
“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（四）通知：
适用于批转下级部门的公文，转发上级机关和不相隶属相关的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。
（五）通报：
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（六）报告：
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议答复上级机关的询问。
（七）请示：
适用于向上级机关请求指示、批准。
（八）批复：
适用于答复下级单位请示事项。
（九）函：
适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。
（十）会议纪要：
适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第三节公文格式
第八条公文一般由快慢等级、机密程度、拟办单位、拟办人、核稿、会签、签发、主题词、文件类别、字号、主送、抄送、标题、正文、成文时间、附件、印章等部分组成。
第九条发文单位应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。
第十条发文字号，包括单位代号、年份、序号。
联合行文，只标明主办单位发文字号。
第十一条公文标题，应当正确扼要地概括公文的主要内容，并正确标明公文的种类。
标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
第十二条公文除会议纪要外，应当加盖印章。
成文时间，以领导签发为准；联合行文，成文时间以最后领导签发为准。
第四节行文规则
第十三条公司下行文，应当抄报公司董事会，同时抄送党支部、工会。
第十四条公司对外行文，一般不可越级行文，因特殊情况必须越级行文的，应当抄报被越级的上级机关。
第十五条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级部门。
第十六条“报告”中不得夹带请示事项。
第十七条经批准在报刊上全文发布的规章制度，应当视为正式公文依照执行，可不再行文，但必须印制少量文件，供存档备查。
第五节公文办理
第十八条公文办理分为收文和发文。
收文办理一般包括：
传递、签发、登记、分发、批注、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括：
拟稿、核稿、会签、签发、缮印、核对、用印、登记、立卷、归档、销毁等程序。
第十九条需要办理的公文，办公室应当及时送行政副总经理批注，按批注送领导批示，按领导批示范围传阅或阅办。
第二十条领导批示的承办文件，应抓紧办理，不得拖延、推诿。
第二十一条送领导批示或交有关部门办理的公文，办公室负有催办、查办和督办的责任，并将办理结果在办理栏加以说明。
第二十二条公司上行文或下行文，一律送行政副总经理核稿后，送领导签发；各部门送公司办打印的材料，必须事先经公司办主任审核后，交付打印。
第二十三条公文的签发或传阅，必须用蓝、黑色笔签署姓名和时间。
第六节公文的立卷、归档和销毁
第二十四条公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。
第二十五条公文归档，应当根据相互联系，特征和保存期限分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映公司的沿革和各个时期的历程，以便于保存和利用。
第二十六条联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。
第二十七条档案的保存期限按短期、长期、永久进行划分，即：
①短期：
5年以下；②长期：
5~15年；③永久：
15年以上。
第二十八条根据公司的长远发展，档案管理必须朝规范化、程序化、制度化方向发展，由分散管理向集中统一管理过渡，充分发挥档案在公司发展中的价值和作用。
第二十九条个人不得保存应当归档的公文或资料。
经鉴定对没有存档价值的公文或资料，可以作销毁处理。
销毁的公文或资料必须进行登记，且由两人监销。
第七节附则
第三十条本实施办法适用或部分适用于公司各单位。
第三十一条本实施办法自下发之日起颁布施行，凡与本办法不一致的，以本办法为准。
第三章档案管理
第一条为确保文件及各类材料归档的齐全完整，能系统准确地反映公司各个历史时期的真实情况，便于档案资料的充分利用，特制定本制度。
第二条归档范围
档案分类
组卷部门
归档材料范围
档案存
放部门
技术管理
、
产品生产方面
研发中心
品管部
办公室
1、产品质量标准、制度，ISO9001各类程序文件；
2、新产品、新技术、新设备鉴定报告，试车投产总结；
3、各类注册商标，以及上报的名牌、著（驰）名商标申报综合材料；
4、宣传刊登公司或公司主要领导的报纸、杂志、书籍、碟片、录像带等。
档案室
设备仪器方面
设
备
管
理
部
1、设备进公司后，开箱验收过程中所产生的文件资料有：
设备装箱单、使用安装说明书、出厂合格证书、产品出厂精度检验单、随机的设备图册和其他随机文件等；
2、设备仪器安装、试车验收过程中所产生的文件材料有：
设备仪器安装工艺规程、安全基础图、电器接线图、试车（试压）规范及试验记录、精度检查记录、安装验收单等；
3、设备仪器在使用、维修过程中所产生的科技文件有：
设备仪器维护保养和安全技术操作规程，设备三级保养记录、大修记录、年度检修计划和总结，事故分析记录及处理结果等报告，设备大检查中历次普查记录等。
4、设备、管道布置图，技术操作、安全规程，生产会记录，环境保护文件、资料、图纸等。
设备管
理部
基本建设方面
总务部
1、设计准备阶段有：
工程建设申请报告及上级批文，设计委托书、征用土地协议书，有关对地址、地形、交通、水文、气象调查材料，地质勘察文件材料，有关重要会议记录（纪要）等；
2、工程设计阶段有：
设计说明书、区域地形图、总平面图、建筑物平（立）面图、结构图、基础图、工程预决算、上下水配管图、电器安装图等；
3、施工及竣工阶段有：
施工合同、建筑工程许可证、施工记录（工程联系单、材料汇总表、竣工图、竣工验收报告、工程审记、竣工验收会议记录（纪要）、全套工程照片等。
档
案
室
信息工程
总务部
电话、网络布局、系统开发设计的资料等。
总务部
文书方面
公司办
1、上级或不相隶属关系的来文、来电、政策法规书籍等；
2、上行文（报告、请示、情况汇报等）以及平行文或下行文（函、批复、通报、通知、决定、会议纪要）等；
3、公司报。
4、各类会议照片、录像带、碟片、以及图文资料等。
公司办
科技研究方面
研发中心
公司办等
1、准备阶段有：
上级下达的研究任务书、课题计划任务书、批准文件、研究方案、课题计划、会议讨论记录、调查考察报告、文献摘要等。
2、研究试验阶段有：
试验设计文件（研究设计、实验所需材料、设备、人员、进度）、试验工艺设备图纸、照片、原始记录、研究工作文件等；
3、总结、鉴定、推广阶段有：
专题总结、经验介绍、论文、专著、成果报告、照片、商标、成果鉴定会文件、成果鉴定书、获奖成果证书、奖状、文件等，成果技术应用协议书、技术合同、成果推广效果、调查材料等。
研发中心
、
公司办
营销市场
客户服务
市场部等
1、公司经营决策和营销管理中的各种纪录、文件、合同、协议等文件材料；
2、市场信息、企业策划、新产品推广、广告宣传和用户服务过程中形成的文件材料等。
客户服务
市场部等
物资采购
采购部
物资（物品）采购过程中形成的各种文件材料等。
采购部
财
务管
理
财务部
１、会计凭证：
原始凭证、记帐凭证、汇总凭证，其他会计凭证。
２、会计帐薄类：
总帐、明细帐、日记帐，固定资产卡片，辅助及会计帐薄；
3、财务报告类：
月度、季度、年度财务报告，含会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
4、其他类：
银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。
财务部
人事薪酬
、
教育培训
人力资源部
1、公司干部、员工教育、培训文件、教材、签到表、考试卷、成绩单等；
2、月度、年度公司员工花名册及人员变动表；
3、副科级以上干部履历表，以及人事、养老保险、薪资制度、劳保福利规定、劳动合同，薪酬管理过程中的各类文件、资料、台帐等。
人力
资源部
党群方面
党、工、团
公司党务、工会、共青团工作及党、群组织活动的各种文件、材料等。
党支部
工会
共青团
物业资产总务后勤
总务部
财务部
公司财产清册（机器设备、劳作工具等），物业管理制度、图书资料清册等。
总务部
财务部
证券法务
证券法务部
公司上市过程及经营过程中的各种申报材料、披露材料、法律文书报告、照片及声像资料
证券部档案室
其它
公司办
其它方面需要归档的文件材料和在以上各方面活动中形成的照片、录音带等声像材料。
第三条归档时间
1、产品生产方面的科技文件材料，应在产品试制定型、正式投产后归档。
2、设备仪器方面的科技文件材料，应在设备仪器安装试车验收合格后归档。
3、基本建设方面的科技文件材料，应在工程项目竣工验收后归档。
4、科技研究方面的科技文件材料，应在一项研究、试验任务完成后归档。
5、各项管理工作中形成的文件材料，应在次年5月份前归档完毕。
6、本公司干部（含职员）因外出参观学习、考察和参加会议，收集获得的文件材料，要按照归档范围的规定，在回公司一周内向公司办档案室归档。
第四条归档要求
1、归档的文件材料必须完整、准确、系统、规范，符合其形成规律。
2、文件材料归档一般一式三份（原件1份，印制件3份），比较重要或利用频繁的，可适当增加归档份数。
3、归档的文件材料应按档案材料范围及时间要求，组卷部门应做好归档工作，填写案卷封面、卷内目录、备考表、确定密级，并经文秘科验收后存放档案保管部门。
4、归档的文件材料必须纸质优良、字迹清楚、格式统一，应使用碳素墨水，禁止使用铅笔或圆珠笔。
5、文件材料归档时，应编制移交目录，交换双方应核对清楚，并在移交目录上签字。
6、负责保管档案人员因工作调动、变动，离开前应办理好档案资料的移交手续，并在移交目录上签字。
7、文件资料归档，要明确保管期限，即：
短期，长期，永久。
短期5年以下；长期5～15年；永久在15年以上。
第五条档案资料的保密
档案是公司的宝贵财富，因此，必须按照归档范围及归档的要求，对全部档案划定密级。
1、档案保密等级分为：
“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
划分密级的原则：
①“绝密”是最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司利益遭受巨大损害，甚至使公司面临倒闭。
②“机密”是一般公司秘密，一旦泄露会使公司的利益遭受严重损害。
③“秘密”是一般公司秘密，一旦泄露会使公司的利益遭到损害。
2、对够不上密级又不宜公开的档案，可划分为“内部”。
3、密级和保密期限的确定和变更以及解密，必须按照规定程序审核批准。
4、查阅“绝密”档案必须按批准权限查阅，未经批准，不得复制或复抄。
5、“绝密”档案必须单独存放，并锁。
6、定期检查保密工作，发现问题及时处理。
7、档案管理人员应严格遵守保密纪律，防止泄露事件发生；对造成事件的责任者，要视情按公司规定处理。
第六条档案资料的借阅
1、档案是历史的真实记录，是公司的宝贵财富，每个干部、员工都有利用档案的权利和保护档案的应尽的责任。
2、因工作需要查阅档案，需经文秘科负责人批准后，方可查阅。
3、查阅档案需办理登记手续，原件不外借。
确因工作需要，需复制档案的，应经集团办主任批准方可。
4、查阅时要爱护档案、资料，严禁在档案、资料上划线、标号、涂改、抽取等损害档案、资料的情况发生，违者按《档案管理》规定视情做出处理。
第四章文印（打印、复印、油印）管理
第一条文印及传真是办公室的一项重要工作。
为做好文件、材料打印、复印及传真工作，做到既严格控制、降低费用，又确保质量、方便工作，特制定本制度。
第二条凡以公司名义上下行文的请示、报告、函件、计划、总结、通报、通知、会议纪要、规章制度、任免、表彰或处理决定，以及公司领导批准翻印的文件、材料均属打印、复印范围。
第三条公司发文，文书接稿后，应认真检查发文手续是否完备。
对发文手续不全、书写不规范的文件，一律退回。
第四条其它材料等打印、复印，需经部门经理以上干部签字，按照审批先后及重要程度安排进行；校对按照“谁拟文、谁校对”的原则。
第五条文件打印以签发为准；总结及经验介绍等重要材料的打印由公司办主任核准；一般性打印、复印及传真，由公司办主管审批。
第六条打印要求快速、准确，字迹清晰、版面美观、装订整齐、份数正确，不漏页、倒页、多页。
第七条私人资料，不准打印、复印或用公司传真机递送。
第八条打印机、复印机、传真机统一到公司前台，由公司办前台专人使用，严禁非专职人员擅自使用电脑及复印机、传真机。
第九条按规定做好打印机、复印机、传真机的维护保养工作，以确保设备的正常运转。
第十条从事打印、复印及传真的管理人员，要严格遵守保密制度，不得将未公开的文件或材料等向外泄露。
第十一条做好复印、传真的使用登记，编制月度报表分别报送集团办领导及文秘科科长。
第十二条打印、复印、传真属机要岗位，从事此工作的人员，应加强本专业知识及保密守则的学习，不断提高自身的综合素质。
第五章总台话务管理
第一条总台是对外形象的窗口。
为做好公司对外通讯的联络及来客接待工作，特制定本制度。
第二条总台人员接听电话时先说；“您好，可靠股份公司！
”，再转接联系人。
第三条接转电话应迅速、正确；说话简练、清晰，语气委婉平和。
第四条接到副总以上干部、各驻外大区、公司重要客人联系业务等电话，遇联络人不在，要及时做好对方姓名及联系电话的记录，尔后反馈相关人员。
第五条除直属主管或部级主管（含）以上干部，非特殊情况，严禁他人在总台接听电话。
第六条对于接到要求转接私人的电话，原则上予以拒绝。
遇特殊情况时，应接转或记下受话者姓名及来电内容等，并及时转告受话人。
第七条严格遵守保密制度，不窃听他人电话，不泄露公司机密。
第八条上班时间严禁嬉笑、交谈、吃零食、离岗，不准干与工作无关的其他事情。
第九条总台人员上班时，要求着装整齐统一，仪表端正大方。
第十条客人来访时，应亲切询问来客姓氏及欲拜访对象，然后联系被访者与确定接待会议室。
第十一条来访客人若等待时间超过10分钟，应再次主动联系被访者，并委婉地向客人致歉。
第十二条根据办公室安排，如需参与接待客人的服务工作，按办公室接待礼仪执行。
第十三条认真做好交接班记录，遇异常情况或重要事项应及时报告主管。
第六章来宾接待管理
第一条为更好地树立公司形象，规范员工礼仪行为，按照“热情好客、以礼待人、服务周到”的原则，特制定本制度。
第二条客人来访一般分为：
客户来访、厂商参观、政府机关要员考察（视察）。
第三条接通知时
1、客人来访的主办单位，确定客人来访具体时间、来访人数、姓名、职务，在客人来访的前三日以《内务联系单》通知办公室办公室按其实际情况安排市场部、总务部制作与布置欢迎标语（牌）。
2、主办单位以《内务联系单》方式事先通知相关单位，准备会议室及接待场所；准备公司简介；准备录像带和对录像进行试播放；将有关物品整理、准备；还应视情况安排录像和摄影；整理、整顿各工作场所的环境卫生，如：
厂区环境整理、样品室。
3、确定参观路线。
保密场所和生产车间一般不安排参观；遇省以上单位主要领导来公司视察，应事先与政府主办单位联系沟通，确定内容、路线、接待规格、要求及保卫工作。
4、准备好领导讲话稿及相关礼品。
5、准备好来访领导题词用品（笔、纸等）。
第四条接待时
1、客户来访、厂商参观、政府机关要员考察（视察），一般仅参观产品展示厅，若参观厂区，应按实际情况确定参观路线，但研发中心、生产厂等谢绝参观。
2、客人到来时，门卫应热情迎接，首先对客人敬礼，然后说“欢迎光临”！
并通过内线电话知悉被访人或接待主办单位负责人。
3、陪同客人去会议室或展示厅参观时，前行速度应与客人一致，不要忽视客人，只顾自己匆匆忙忙前行，身体应略偏向客人，配合客人的速度行进。
4、到了接待室，如果房门关着，则需先开门，再邀请客人进去，并客气地说：
“请进”，并用右手指向座位说：
“请这边座”。
同时知悉接待人员或指定人员给客人泡茶或上饮料，如备有茶、烟或水果时，要先将茶置于客人正中略偏向右手侧。
遇客人多时，可请办公室其他人员帮忙，一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。
5、各对口接待部门要在客人离开前，请客人填写“参观意见表”，以便总结工作经验，克服不足之处。
第五条接待后
1、客人离开公司后，接待工作人员应将会议室进行整理，并将茶杯、烟灰缸等清洗干净，放置原处。
2、领导提词，要立即送公司档案室收藏。
第六条接待规格
1、团体参观：
凡参观人数能在会议室容纳者，均以茶招待。
普通参观、临时参观与团体参观规格相同。
2、贵宾参观：
按公司通知要求，以茶、香烟、水果招待，公司主要领导出面陪同或汇报，并馈赠礼品。
第七章会议管理
第一节总则
第一条为确保我公司各项工作正常有序进行，必须按时、及时召开各级、各类会议，但会议要少而精，要讲究实效和会风，真正做到议有决，决有行，行必果。
为改善会风，提高会议质量和效率，特制定本制度。
第二节会议要求
第二条必须有一个明确的目的，突出重点，一个会议准备解决什么问题，达到什么目的，哪些单位和人员参加。
会议议程、时间安排等均应有周密的计划。
第三条注意会风，讲究实效，提倡开短会。
会议议题集中，发言简明扼要，事情阐述清楚。
会议主持人、与会者共同努力，开好会议。
第四条决定的事项，与会者必须坚决贯彻实施，个人有不同意见可以保留或提出，甚至向会议主持人的上级领导反映，但不得以任何借口予以拖延或拒不执行。
第五条加强会议纪律，与会者不得迟到、早退，一般不得中途离开，因故不能参加或中途有急事须离开者，必须征得主持人同意；会议期间不闲谈，不做与会议无关的事情，手机设置为振动或关闭，不允许在会期间频繁接、打电话。
第六条与会者必须做好会议笔记。
第三节会议的准备
第七条对会议的内容、议题、议程事前做好确定，对需向会议提供的报告、文件等材料须先经讨论、修改。
第八条定期召开例会，不另行通知，如更改日期则提前通知。
第九条召开各级专题、专业会议，均需本级领导同意；同意后，同相关职能部门统一安排及通知（通知时间一般提前半天以上，特殊情况例外）。
第四节会议的召开
第十条与会者必须提前几分钟入场签到或报到；召开大会，各单位须指定领队，并按指定位置入座，领队负责向大会签到或报到。
第十一条会议主持人按时检查实到人数，缺席人数，准时宣布开会。
第十二条主持人宣布会议议题、议程、会议时间及注意事项。
第十三条会议按议程进行，主持人必须掌握好会议，要及时提醒、引导与会者按会议中心议题进行发言、讨论研究，并及时集中意见，形成决议。
第十四条达到会议预定要求，会议按时结束。
第十五条重要会议要指定专人记录，记录内容为：
会议时间、会议地点，参加者、主持者、会议议题、议程、发言及会议决议决定，会议记录本妥善保管。
第十六条为加强会议决定、决议的跟踪落实，由会议主持人确定是否须形成书面纪要；书面纪要由记录者起稿，会议主持人签发，并明确该纪要的发放范围。
第五节会议的考核
第十七条根据会议精神，各与会者按要求及时汇报贯彻、执行情况。
第十八条违反会议纪律或对会议精神传达贯彻不力，公司将提出批评，造成严重后果的将按奖惩条例处理；经理级以上干部如违反会议纪律或对会议精神传达贯彻不力的，公司领导有权视其严重程度开具罚单。
第十九条对该制度的执行情况，列入各级干部年终奖的考核范围。
第条本制度自下发之日起执行。
第八章周前集会管理
第一条周前集会的目的是强化企业理念在工作、生活当中的贯彻落实，使之转化为实际行动，在广大员工当中深化扎根。
第二条适用范围为全体员工。
第三条管理权责
1、
升级会员 