工程合同管理制度正式.docx

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工程合同管理制度正式

工程合同管理制度（正式）

StandardizeTheManagementMechanismToMakeThePersonnelInTheOrganizationOperateAccordingToTheEstablishedStandardsAndReachTheExpectedLevel.

编订：

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单位：

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时间：

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文件编号：

KG-AO-4003-33

工程合同管理制度（正式）

使用备注：

本文档可用在日常工作场景，通过对管理机制、管理原则、管理方法以及管理机构进行设置固定的规范，从而使得组织内人员按照既定标准、规范的要求进行操作，使日常工作或活动达到预期的水平。

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　　1范围

　　1.1本办法规定了合同管理的职能、管理内容与要求、标准的实施、检查与考核。

　　1.2本办法适用于华电青岛发电有限公司（以下简称“青岛公司”）的有关合同订立、变更、解除、履行和管理等活动。

　　2管理职能

　　2.1职能

　　2.1.1青岛公司设立合同管理委员会，由青岛公司领导担任负责人，各分管领导为成员，全面负责合同管理的领导工作，成立以计划组、计财部、纪监审、安全监察部、合同承办部门等部门负责人组成的合同谈判管理机构，合同管理机构设在计划组，具体负责合同全过程管理工作。

　　2.1.2计划组为合同归口管理部门。

　　2.1.3纪检审为合同管理的监督审计部门，负责对合同管理进行全过程监督审计。

　　2.2职责与分工

　　2.2.1合同管理委员会

　　2.2.1.1负责合同管理办法的审核、批准。

　　2.2.1.2负责合同管理机构调整、变动。

　　2.2.2法定代表人或委托代理人

　　2.2.2.1负责审核签订合同。

　　2.2.2.2负责审批合同的变更、解除。

　　2.2.2.3负责确定合同纠纷的起诉、应诉。

　　2.2.2.4负责责成合同管理部门、监督部门，对违反合同管理程序的事件做出调查。

　　2.2.2.5负责审批青岛公司合同管理工作的表彰和处分。

　　2.2.3计划组

　　2.2.3.1按合同管理委员会的决定修订、完善青岛公司三期合同管理办法。

负责对青岛公司三期合同管理工作进行综合管理，建立青岛公司三期合同台帐，对青岛公司三期合同进行登录、分解、合同副本保管、统计及例行报表的上报，并按要求将合同相关信息及时录入PMIS管理系统中，技术组和设备物资组承办的合同负责将各自合同的相关信息及时录入PMIS管理系统中。

　　2.2.3.2保管青岛公司的《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》。

　　2.2.3.3保管和按程序使用合同专用章。

　　2.2.3.4分管范围的合同签订全过程管理。

　　2.2.3.5参加合同评审工作，对合同的合法性、严密性、承办形式、价款和结算的合法性、合理性进行审签。

　　2.2.3.6参与青岛公司三期其他部门的商务和技术合同谈判，对超出概算的项目及谈判过程中出现的违反青岛公司三期合同管理办法及有关法律、法规的情况及时提出意见。

　　2.2.3.7负责牵头处理合同纠纷及仲裁、诉讼等事情的协调解决。

　　2.2.3.8负责提供各类合同的参照文本。

　　2.2.3.9负责办理进度款支付和工程结算。

　　2.2.3.10负责对青岛公司三期违反合同管理办法的部门提出考核意见。

　　2.2.4纪检审

　　2.2.4.1参加青岛公司三期合同的谈判、审签。

　　2.2.4.2监督合同签订是否符合规定程序；审查合同条款是否符合法律、法规；负责合同预、决算的审计工作。

对合同管理实行全过程监督审计管理。

负责与工程和承揽单位签订《廉政协议》，并监督执行。

　　2.2.5安监部

　　2.2.5.1对工程承揽单位安全资质及应具备手续中的安全资料是否真实可信负责审查把关存档。

　　2.2.5.2负责与工程承揽单位签订《安全协议》，对合同范围内具体工作实施中的安全进行监督、指导、管理。

　　2.2.5.3负责对合同执行过程中违反安全事件进行考核，并监督整改。

　　2.2.6计财部

　　2.2.6.1参加合同的谈判、审签。

　　2.2.6.2审查合同项目有无资金来源、有无立项；审查付款方式及付款审批流程是否合适。

　　2.2.6.3落实合同所需资金的筹集，合同付款及决算工作。

　　2.2.6.4负责制定付款审批流程，并监督执行。

　　2.2.7合同承办部门

　　2.2.7.1负责承办分管范围内的合同全过程管理，组织有关审签部门对对方主体资格和资信等的审查和谈判工作，起草合同文本、组织合同谈判、办理合同审签、合同签订及合同变更等事宜。

　　2.2.7.2建立本部门合同台帐，对本部门分管范围内的合同进行登录、统计并及时将例行报表报计划组。

　　2.2.7.3传递合同文本、合同附件及合同变更或者解除协议，将合同正本、附件及合同变更或者解除协议等相关资料的原件交档案管理部门存档，并将相关副本交计划组、计财部各一份。

　　2.2.7.4保管合同方的《法定代表人证明书》、《授权委托书》、《签约人身份证明件》等资料，并将《合同谈判记录》、《合同审签单》原件交档案管理部门存档，将复印件交计划组备案。

　　3合同管理及要求

　　3.1合同管理

　　3.1.1对外经济活动，除即时清结者外，应当订立书面合同或协议。

虽属即时清结，但标的额较大，有专业技术要求，当场难以检测产品内在质量，有试用期、保质期等要求的交易，也应订立书面合同或协议。

合同当事人协商同意的有关成立、修改合同的文书、电报、电传和图表，也是合同的组成部分。

　　3.1.2不得用货单、调拨单及预、决算单、收欠条等代替书面合同。

　　3.1.3禁止合同承办部门在经济行为实施后，补办书面合同手续。

承办部门补办合同手续的，会审部门不予审签，合同专用章保管人不予盖章。

但由法定代表人书面同意的除外。

　　3.1.4合同管理实行分级管理、专门机构归口管理与综合监督相结合的原则，实行合同承办人负责制、审核审签制及合同付款审批制。

　　3.1.5合同应当由承办部门确定承办人。

承办人可以是业务人员或合同管理人员，但不得由社会临时性借、聘人员承办。

承办部门的承办人要对合同自承办至合同全部履行完毕的全过程负责，期间出现的任何与合同履行或变更有关的问题和纠纷应当及时与计划组联系，并由计划组牵头协调解决。

　　3.1.6合同归档应包括从项目立项、各种审批单、合同谈判（或会议）纪要、合同书（包括各种附件）往来传真、设计变更、签证、记录、协议、补充合同、备忘录、函件到竣工结算等全部资料。

　　3.1.7合同签订应于中标通知书发出30日内与中标单位完成。

由于特殊情况无法在投标有效期内签订合同时，合同承办部门应在投标有效期结束前要求投标人延长投标有效期，并报华电国际备案。

　　3.2合同代理与授权

　　3.2.1对外签订合同必须由法定代表人或委托代理人签署，青岛公司各职能部门均不能以本部门的名义对外签订合同。

　　3.2.2法定代表人授权委托代理人签订合同时，应签署授权委托书。

　　3.2.3授权委托书的内容要填写齐全、清楚，代理事项、权限、期限等要明确规定。

　　3.2.4委托代理人不得转委托他人代为签署合同。

特殊情况，委托代理人不能履行代理职责时，可以由法定代表人另行授权他人进行合同的审核签署。

　　3.2.5法人委托代理人应在法人代表授权的范围内对外签订合同。

　　3.2.6涉及下列合同时，须由法定代表人每次单独授权：

　　3.2.6.1担保合同。

　　3.2.6.2联营合同、出资协议、股东协议。

　　3.2.6.3资产转让、出售、收购及租赁合同。

　　3.2.6.4企业合并、分立合同。

　　3.2.6.4法定代表人认为应进行单独授权的合同。

　　3.3合同一般应当包括以下内容：

　　3.3.1合同双方的单位全称或者姓名及住所、合同标的。

　　3.3.2质量标准，规格、型号详细要求，包括验收、检测标准和方式。

　　3.3.3数量。

　　3.3.4价款或报酬及付款方式。

　　3.3.5履行的期限、地点和方式。

　　3.3.6违约责任。

　　3.3.7解决争议的方式。

　　3.3.8附件名称及效力。

　　3.3.9根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须规定的条款。

　　3.3.10生效的时间和条件。

　　3.3.11签约各方法定代表人或授权代理人签字或者盖用各方合同专用章（不准以公章代替合同专用章，不准以个人印章代替签字）。

　　3.4合同的签订、评审

　　3.4.1签订合同，应当严格执行先申请、后谈判，先审查、后签字的程序。

认真进行项目、当事人资格、信誉、履约能力、合同内容及签约手续等合法性、有效性、可行性审查。

　　3.4.2在合同签订前，合同承办部门应当通过招、议标或多家报价、报方案及询价比较等方法确定对方当事人，参与招、议标及报价的单位不得少于三家（特殊情况经分管领导批准除外），并对合同对方当事人的主体资格和资信情况进行以下审查：

　　3.4.2.1对方主体资格合法，具有年检的营业执照，合同内容应与其营业范围相符。

　　3.4.2.2合同标的涉及专营许可、专利工程建设的，应具有相应的许可、专利、安全等级、资质证书。

　　3.4.2.3对方由代理人签订合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明。

　　3.4.2.4合同方的履约能力，必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。

　　3.4.2.5合同方的履约信用，主要是过去三年重合同、守信用，无重大违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪。

　　3.4.2.6合同方与其他单位相比，在企业信誉、产品质量、服务质量、合同报价等方面具有哪些优势。

　　3.4.2.7合同承办人应根据审查情况提出书面审查意见，并与有关证明资料原件或审核后的复印件一并在合同会审时由合同审签部门核验。

　　3.4.3合同对方当事人履约能力或资信状况不可靠的，应当另选其他商家，必须同其签订合同时，应要求其提供有效的担保。

　　3.4.4合同承办人应主动参与合同草案的拟定和修改，克尽职责维护青岛公司利益，合同条款应当齐全、具体；合同语言应当全面、严谨、准确，操作性强；合同中易起争议的特有词汇、重要概念应设专款解释；合同中涉及到数字、日期范围时须注明是否包含本数；除特殊情况外，合同文本应当正式打印或印刷制成，各份文本字体、印制、签字方式应当统一。

双方进行谈判的，承办部门作谈判记录。

　　3.4.5合同签订工作中，由于技术参数变化等原因，确需对合同价款进行调整的，应对预中标单位及备选中标单位发出澄清，经重新排序确定中标单位，并报华电国际备案。

　　3.4.6对涉外合同及其他比较复杂的非常规合同，应由承办部门组织合同评审工作。

合同评审由相关部门参加，合同评审记录经参会相关人员及主持人签字后，做为办理合同审签的附加材料，履行合同审签程序。

　　3.4.7合同评审会的主持依据合同金额划分：

合同金额在100万人民币（含100万）以内由分管副总主持；合同金额在100万－500万人民币（含500万）之间由青岛公司分管副副总经理主持；合同金额在500万人民币以上由青岛公司总经理主持。

　　3.4.8合同评审的内容

　　3.4.8.1合同的合法性：

　　3.4.8.1.1合格的承包商及对方主体合法性：

　　3.4.8.1.2对方签约人有本人身份证明、单位法定代表人证明书、书面授权委托书、或是单位的法定代表人。

　　3.4.8.1.3合同项目属于对方营业执照限定的经营范围。

　　3.4.8.1.4对对方单位的资信状况