合同索赔管理办法.docx
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合同索赔管理办法
合同索赔管理办法
1．目的和范围
2．编制依据
3．规范性引用文件
4．职责
5．管理内容和方法
附录A.（资料性附录）XX项目合同索赔报告
附录B（规范性附录）XX工程项目索赔通知单
前言
根据企业总承包管理体系建设规划，结合企业实际情况与合同索赔工作规范需要，制定本标准。
本标准对对合同索赔证据内容、分类、收集、审批流程等进行了规范，明确工程项目部计财室及相关责任部门的管理职责。
本版本主要对索赔报告的编制及审批管理流程按照企业实际情况作修订。
本标准由工程承包分公司提出
本标准由工程承包分公司归口管理并解释
本标准起草人：
本标准校核人：
本标准审核人：
本标准批准人：
本标准适用工作岗位表
编号
部门或岗位通道
岗位或岗级
精通
熟悉
了解
备注
1
工程部计财室
合同管理工程师、概预算工程师、计财室经理
√
2
工程项目部物资室、工程室、综合室
√
3
工程项目部
总经理
√
4
工程承包分公司项目控制科
√
5
工程承包分公司采购管理科
√
合同索赔管理办法
1.目的和范围
为规范各类合同索赔证据收集及证据保存的职责分工，防范合同纠纷风险，制定本标准。
本标准适用于所有工程项目各类合同索赔证据收集相关工作。
2.编制依据
记录控制程序
总承包项目合同管理规定
3.规范性引用文件
总承包项目物资合同管理办法
4.职责
4.1工程项目部物资室
A.负责物资供应商合同索赔证据的收集、保管
B.负责物质出入库记录的管理
4.2工程项目部计财室
A.负责与业主、分包商有关的合同索赔证据收集和保管
B.负责计算项目合同索赔款项
C.负责编制合同索赔报告
D.负责编制合同索赔通知单
E.负责发放索赔通知单至相关单位
F.负责项目财务文件、资料的制作、收集、保管
G.负责项目计划资料的收集和保管
4.3工程项目部工程室
A.负责工程进度资料的收集、保管，并及时转交计财室
B.负责工程质量信息收集保管，并及时转交计财室
C.负责施工分包商相关证据的收集，并及时转交计财室
D.负责工程范围变化信息、资料的收集、保管并及时转交计财室
E.负责物资供应商合同索赔证据的收集、保管并及时转交计财室
4.4工程项目部安健环室
A.负责相关工程安健环信息的收集、保管，并及时转交计财室
B.负责其他与工程项目部安健环室相关的合同索赔证据收集，并及时转交计财室
4.5工程项目部综合室
A.负责往来文件的收集、保存，及时将合同索赔证据相关资料转交计财室
B.负责其他与工程项目部综合室相关的合同索赔证据收集，并及时转交计财室
4.6工程项目部计财室经理
A.负责审核索赔报告
B.负责审核索赔通知单
4.7工程项目部主管计财副总经理
A.负责审核合同索赔报告
B.负责审核索赔通知单
C.负责具体索赔工作
4.8工程项目部总经理
A.负责批准合同索赔报告
B.负责批准索赔通知单
C.全面负责索赔工作
4.9工程成本分公司项目控制室
A.归口管理并参与项目索赔工作
B.负责合同索赔管理工作的存档备案
4.10工程承包分公司采购管理室
负责物资供应商合同索赔证据的收集、保管
4.11设计人员职责
设计相关人员发现与总承包合同不一致的内容时，应及时汇报给设计总工程师和项目总经理。
5管理内容和方法
5.1.1与业主有关的索赔
A.业主提供的招标文件中的错误、漏项或与实际不相符，造成中标施工后突破原标价或合同报价造成的经济损失
B.业主拖延承担合同规定的责任，如拖延图纸的批准、工程的验收、对工程问题进行答复等造成的工期延误
C.业主未按合同规定的时间和金额支付工程款
D.业主要求的赶工和加速施工引起的劳动资源、材料、机械设备的增加以及各种工种交叉干扰增大工作量等额外增加的费用
E.业主提前占用部分工程，造成设施的损坏及相应的后果
F.业主中途更改建设计划，造成人员、设备误工、窝工，材料资金占用等问题
G.因在合同签订时不可预计的特殊环境或恶劣条件下施工发生的降效损失和增加的安全防护、劳动保障等费用
H.在执行施工组织设计和进度计划时，因实际情况发生变化引起施工方法的变化所增加的费用
I.业主拖延承担合同规定的责任，应由业主承担的工作，未按规定时间完成，影响工程进度造成工程进度拖延，人员、设备误工、窝工等问题
5.1.1.2与业主代表有关的索赔，包括但不限于：
A.业主代表委派的具体管理人员没有按合同规定提前通知总包方，对施工造成影响；
B.业主代表发出的指令、通知有误，造成工程损失；
C.业主代表未按合同规定及时向总包方发出指令、批准或未履行其它义务；
D.业主代表对我方的施工组织进行不合理千预，如：
不合理停工、不合理整改等；
E.业主代表对T.程苛刻检查、对同一部位的反复检查、使用与合同规定不符的检查标准进行检查、过分频繁的检查、故意不及时检查等对项目造成损失。
5.1.1.3与施工场地相关的索赔，包括但不限于：
A.业主未按合同规定交付施工场地；
B.业主未在合同规定的期限内办理土地征用、青苗树木补偿、房屋拆迁、清除地面、架空和清除地下障碍等工作，导致施工场地不具备或不完全具备施工条件；
C.业主未按合同规定将施工所需水、电、电讯线路从施工场地外部接至约定地点或虽接至约定地点但没有保证施工期间的需要；
D.业主没有按合同规定开通施工场地与城乡公共道路的通道、施工场地内的主要交通干道，或没有满足施工运输的需要，没有保证施工期间的畅通；
E.业主没有按合同的约定提供施工场地的工程地质和地下管网线路资料，或者提供数据不符合真实准确的要求；
F.业主未及时办理施工所需各种证件、批文和临时用地及占道的申报批准手续而影响施工；
G.业主未及时将水准点与坐标控制点以书面形式交给我方；
H.业主没有妥善协调处理好施工现场周围地下管线和邻接建筑物、构筑建的保护而影响施工顺利进行；
I因业主原因导致的场地狭窄以致场内运输运距增加所发生的超运距费用。
5.1.1.4与甲供材料相关的索赔，包括但不限于：
A.业主没有按照合同的规定提供应由业主提供的建筑材料、机械设备；'
B.因业主供料无质量证明、委托总包方代为检验或按业主要求对已有合格证明的材料构件、己检查合格的隐蔽工程进行复验所发生的费用；
C.因业主所供材料亏方、亏吨、亏量或不符合设计规定的产品几何尺寸，导致施工超耗而增加的量差损失；
D.因业主供应的材料、设备未按合约规定地点堆放的倒运费用或业主供货到现场由总包方代卸、堆放所发生的人工和机械台班费。
5.1.1.5不可预见因素造成的索赔，包括但不限于：
A.因自然灾害引起的损失；
B.因社会动乱、暴乱引起的损失；
C.因物价大幅上涨，造成材料价格、人工工资大幅上涨而增加的费用
D.施工中发现的文物、古董、古建筑基础和结构、化石、钱币等有考古、地质研究价值的物品所发生的保护等费用、造成工期延误的损失
5.1.1.6其他由业主原因而导致的损失
5.1.2与施工分包商有关的索赔
A.施工分包商超量使用材料引起的索赔
B.施工分包商保管物资发生的缺失引起的索赔
C.施工分包商施工进度未按施工进度计划引起的索赔
D.施工分包商工程质量不合格引起的索赔
E.施工分包商之间的交接不清晰引起的索赔
F.施工分包商物资搬运不当造成损坏引起的索赔
G.施工分包商人力、能力不足造成的工期拖延等损失
H.施工分包商不执行工程项目部合同管理要求，造成的损失
I.施工分包商不按照合同规定，擅自分包，造成的损失
J.其他与施工分包商有关的索赔
5.1.3与设备供应商、物资供应商有关的索赔
a）设备供应商、物资供应商提供设备、物资数量缺失或质量不合格引起的索赔;
b）设备供应商、物资供应商未按合同规定期限提供设备、物资引起的索赔；c）设备供应商、物资供应商未按合同规定提供技术服务引起的索赔；
d）其他与设备供应商、物资供应商有关的索赔。
5.2合同索赔证据类型
a）招标文件、合同文本及附件、其他的各种签约（备忘录、修正案等）、业主认可的工程实施计划、各种工程图纸（包括图纸修改指令）、技术规范等；
b）各类来往文件。
如业主的变更指令、各种认可文件、通知、对总包方问题的答复文件等；
c）各类会议纪要；
d）施工进度计划和施工进度记录，包括总进度计划、开工后业主批准的详细进度计划、每月进度修改计划、实际施工进度记录、月进度报表等；
e）施工现场的各类工程文件，如施工记录、施工备忘录、施工日志、工长或检查员的工作日记、监理工程师填写的施工记录和各种签证等；
f）工程照片；
g）气候记录；
h）工程中的各种检查验收报告、质量记录及各种技术鉴定报告；
i）各类交接记录；
j）物资的采购、订货、运输、进场、使用方面的记录、凭证、报表等；
10市场行情资料包括市场价格、官方的物价指数、工资指数、外管局的外汇比率等材料；
l）各种会计核算资料，包括工资单、工资报表、工程款帐单、各种收付款原始凭证、总分类帐、管理费用报表、工程成本报表等；
m）国家法律、法令、政策文件。
5.3合同索赔管理
5.3.1合同索赔管理流程如下图1所示：
合同索赔管理
工程项目部计财室合同管理工程师
工程项目部计财室/物资室/工程室/安健环室/综合室
工程承包分公司采购管理室
工程项目部计财室概预算工程师
工程项目部计财室经理
工程项目部总经理
工程承包分公司项目控制室
编制索赔
通知单
编制索赔报告
组织收集索赔证据
发放索赔
通知单
证据收集
Y
Y
计算索赔款项
N
Y
N
Y
N
N
存档备案
图1合同索赔管理流程
5.3.2当满足合同索赔条件是（详见ES-A-06-PR-2108总承包项目物资合同管理办法），由工程项目部计财室合同管理工程师负责发起合同索赔流程，组织各相关部门收集索赔证据：
1）与业主有关的合同索赔条件成立时，由工程项目部计财室负责收集相关索赔证据，工程项目部工程室、工程项目安健环室、工程项目部综合室、工程项目部物资室配合提供相关索赔证据；
2）与施工分包商有关的合同索赔条件成立时，由工程项目部计财室负责收集相关索赔证据，工程项目部工程室、工程项目部安健环室、工程项目部综合室、工程项目部物资室配合提供相关索赔证据；
3）与物资供应商有关的合同索赔条件成立时，由工程项目部物资室或工程承包分公司采购管理室负责收集相关索赔证据，工程项目部工程室、工程项目部安健环室、工程项目部综合室、工程项目部计财室合同提供相关索赔证据。
5.3.3索赔证据收集完成后，由工程项目部计财室负责计算索赔款项
5.3.4工程项目部计财室汇总索赔证据及索赔款项计算结果，编制索赔报告（见附录A）,提交工程项目部计财室经理审核；
5.3.5工程项目部计财室经理审核通过后提交工程项目部总经理批准
5.3.6索赔报告经工程项目部总经理批准后，工程项目部计财室填写《索赔通知单》（见附录B）提交工程项目部计财室经理审核
5.3.7工程项目部计财室经理审核通过后提交工程项目部总经理批准
5.3.8工程项目部总经理批准后，由工程项目部计财室合同管理工程师向相关单位提出索赔要求；
5.3.9合同管理工程师将相关过程文件交工程承包分公司项目控制室存档备案；
5.3.10合同索赔沟通协调由项目主管副总经理具体负责，如在索赔过程中需要公司相关部门协助时，按《总承包项目合同管理规定》、《总承包项目物资合同管理办法》、《分包合同管理办法》及公司相关要求执行。
5.4与证据收集有关的要求
5.4.1所有人员填写记录时，一律用钢笔/签字笔填写，填写时字迹要清晰、整齐、能准确识别，填写人员签字时必须填写全名。
5.4.2记录如需修改，以划改为主，划改时，在原数据/文字上划一斜杠，在旁边的空白处写上正确的数据，如旁边空白处不够，可用箭头引至别处填写，也可注明附页填写，务必要签上划改人的姓名和划改日期（或盖章）及原因，以便追溯；同时注意划改必须保持原数据可辨认，不允许使用涂改液或其他擦除错误的方式进行修改；无须填写的内容，写“/”，凡涂、贴、刮方式改动的记录表格一律作废；
5.4.3在合同实施过程中，工程项目部对业主和监理的口头指令和对工程问题处理意见要及时索取书面证据；
5.4.4会议纪要亦须像对待合同一样认真审查，及时答复，及时对表达不清，有偏见的或对总包方不利的会议纪要表达书面反对意见；
5.4.5合同双方在工程施工中各种文件的交接都应按规定履行交接手续，防止在交接中出现漏洞；
5.4.6照片作为最清楚和直观的证据，在需要拍照时要及时拍照，照片上应注明日期；
5.4.7如果遇到恶劣的天气，应做记录，并请监理工程师签证；
5.4.8对于有可能造成费用变化的事件，相关人员要尽量争取取得书面文件；
5.4.9对于可能造成费用变化的事件的责任方，要及时签发书面文件作为证据；
5.4.10合同索赔证据收集应注意证据的有效性，对于对方不签字确认的文件情况，总包单位应及时向其发送沟通备忘录。
附录A
（资料性附录）
XX项目合同索赔报告
XXXX项目合同索赔报告
起草人：
校核人：
审核人：
批准人：
XXXX项目合同索赔报告
1.项目概述
1.1项目简介
2.合同索赔内容
2.1索赔明细
项目名称
单位（万元）
序号
索赔事项
费用科目
合计
确认情况
证据编号
（流水编号）
建安工程费用
设备费用
物资费用
已确认事项和费用
确认事项，未确定费用，支付部分费用
确认事项，未确定费用，未支付部分费用
已上报，未确认
1
2
3
4
5
6
7
8
合计
2.2索赔说明
2.2.1XXXXXXX
2.2.2XXXXXXX
2.2.3XXXXXXX
2.2.4XXXXXXX
2.3索赔证据
序号
索赔证据
证据编号
页数
来源
责任单位
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
（注：
证据编号采用流水编号）
附录B
（规范性附录）
XXXX工程项目索赔通知单
项目名称
赔付单位
序号
索赔事项
索赔内容
证据编号
索赔明细
总计
建安工程费用
设备费用
物资费用
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
总计索赔金额
编制人：
日期：
审核人：
日期：
批准人：
日期：
注：
索赔证据复印件后附
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