油品进销存核对管理规定.docx

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油品进销存核对管理规定

中油黑龙江农垦石油有限公司

油品进、销、存核对管理规定（试行）

第一条为了加强进、销、存的管理，保证营业款及时、足额到帐,杜绝截留、挪用营业款等违规现象的发生，提高核算水平，明确岗位责任，建立健全的内部控制机制，特制定本规定。

第二条加油站内部核对管理

一、加油站主管管理职责

负责油站的进货、接卸、油品交接计量和本班加油销售及营业款投币结算管理，负责填制《油品内部调拨申请单》、《加油站收油记录》、《油品交接班记录》、《投币、交款记录》，具体做好以下工作：

1、根据实际库存、销售情况及时向油站经理提出进货申请，填写《油品内部调拨申请单》。

2、入库接卸油品要认真核对油品品号、数量，确认后卸油，接卸过程中要保证全过程监护，履行操作规程，防止混油、溢缸事故。

填制《加油站收油记录》，复核《油品发货凭证》、《乙醇汽油提货凭证》，上交核算员确认。

3、交接班时双方主管与加油员核对加油机表号，计量油缸库存，填制《油品交接班记录》。

盘点时负责油罐实际计量，提供实际库存数据。

4、复核检查加油员本班销售款结算、投币情况，同时核对《预存款销售明细帐》，保证营业款如数上交。

5、与核算员核对本班进、销、存情况，共同填制《日销售报表》并签字确认。

二、加油站核算员管理职责

负责营业款结算、收取、上交及加油站帐目报表、数据上传管理。

每日负责填制《投币、交款记录》、《日销售报表》、《进销存日报表》、《直销油品进货申请单》、《油品内部调拨申请单》、《加油站商品明细帐》、《预收款日销售明细表》,具体做好以下工作：

1、本日销售金额（现金）必须全部体现在《投币、交款记录》上，并与销售数量相符，填写《现金存款单》、《支票进帐单》送存银行，填写《汇、划款单》将营业款汇入公司帐户。

2、根据《加油站油品交接班记录》、《直销油品进货申请单》，与加油机表号相符合后，填制《日销售报表》。

3、根据《日销售报表》、《乙醇汽油提货凭证》、《油品发货凭证》，登记《加油站商品明细帐》。

4、根据用户货款到户情况，开具《直销油品进货申请单》。

5、根据用户预存款到户情况，为用户开具收款凭证，并负责登记在《定点加油台帐》、《加油证》上，并每日复核检查台帐，填制《预收客存款日明细报表》。

6.每日结帐并将营业款存入银行后，将《日销售报表》、《直销油品进货申请单》、《现金存款单》、《支票进帐单》、《汇、划款单》《预收客存款日明细报表》、《乙醇汽油提货凭证》、《油品发货凭证》、预收款《收款凭证》等票据，送达核算点。

如本日送达困难，可采用传真方式或电话通知方式上报核算点，每周四所有油站结帐凭证及相关票据必须送达核算点。

《加油站进、销、存日报表》每日以传真方式或采用电子表格以网上传输方式上报区域和油库。

7、负责填制《油品月份盘点表》，上报核算点和区域。

8、每月做好有关票据装订、归档工作。

三、加油站经理管理职责

负责油站内部核对的全面管理，是核对管理的第一负责人。

具体做好以下工作：

1、对进、销、存管理记录及过程进行全面监督和审核。

2、做好营业款收取、送存的监督管理。

营业款的清点、客存款的预存、《直销油品进货申请单》、《现金存款单》必须严格履行程序，签字确认。

要采取措施保证营业款送存安全及存储安全。

3、保证各种报表的真实性、准确性，报表上报前必须进行认真审核，保证数据准确、真实，并签字确认，承担责任。

监督核算员严格按公司规定及时上报各种报表。

4、协调组织好内部各岗位之间核对工作和每周、每月与其他部门的核对工作。

第三条核算点核对管理

一、核算点核算员（出纳）管理职责

负责管理所辖的加油站油品销售款回笼、各种日报表、银行《现金进帐单》的审核、检查、统计工作。

具体做好以下工作：

1.核对《加油站日销售报表》、《直销油品进货申请单》、《预收客存款日明细报表》、预收款《收款凭证》，与银行《现金存款单》相核对，保证销售金额与银行进帐单相符。

2、如加油站当日送达结帐凭证困难，保证每日与油站联系，记录好油站结帐情况并做好记录，下周四前各站送达凭证后再逐项核对。

3、核对油站上报的各种进、销、存凭证。

4、每周对各油站销售数量、金额、进货数量、预存款结存金额，分品种进行统计汇总，审核后结帐凭证交给核算点会计，并进行交接签字确认。

二、核算点会计管理职责

负责管辖油站的帐务管理，是核算点核对管理第一责任人。

具体做好以下工作：

1、对油站送达的结帐凭证进行二次复核。

2、根据油站上报的《日销售报表》、《油品发货凭证》、《乙醇汽油提货凭证》，分站登记《库存商品明细帐》、《销售收入明细帐》。

3、根据《预收客存款日明细报表》、预收款《收款凭证》登记《预存款现金保管帐》。

4、每周、月对各站销售数量、金额、进货数量、预存款结存金额，分品种进行统计、汇总、制表并与核算员（出纳）共同审核后上传区域。

每周、月与油库核对加油站出库数量。

5、每月按时装订各种票据，每月对所属加油站财务检查不少于一次，重点检查《日销售报表》是否与《加油站油品交接班记录》和直销数相符，《预存款现金保管帐》是否与预收款《收款凭证》、《加油站定点加油台帐》相符，《油品发货凭证》、《乙醇汽油提货凭证》是否与《加油站收油记录》卸油数量相符。

第四条油库（配送中心）核对管理

一、油库经理管理职责

全面负责油库核对管理，是核对管理的第一负责人。

具体做好以下工作：

1.对油库进、销、存报表、计量记录、付油记录、库存商品保管帐、月份盘点表等记录及作业过程进行全面监督和审核。

2.保证各种报表的真实性、准确性。

报表上报前必须进行认真审核，保证数据准确、真实，并签字确认，承担责任。

监督相关人员严格按公司规定及时上报各种报表。

3.协调组织好油库内部各岗位之间核对工作和每周、每月的与其他部门的核对工作。

二、油库配送员管理职责

负责对供应油站的供应情况进行统计核对管理。

具体做好以下工作：

1.每日、周、月与付油员核对《油品发货凭证》、《付油记录》品种数量是否相符，是否按《付油密度通知单》付油密度进行付油，《油品发货凭证》、《付油记录》表数是否相符，复核无误后在《付油记录》上签字确认。

2、每日与乙醇汽油配送车辆司机核对已开出《乙醇汽油提货凭证》配送完成数量，每周五上午与各加油站核对上周四至本周四乙醇汽油配送完成数量，每月最后一天与乙醇汽油调配中心核对的乙醇汽油配置计划完成情况，形成乙醇汽油配送完成表，上报供应配送部。

3.根据供应配送部代供用户油品配置计划，每半月与代供用户核对代供油品配送完成情况，形成代供用户油品配送完成表，报供应配送部配送主管、结算主管进行核对。

4.每日、周、月对供应油站出库油品品种数量进行统计、汇总、填制《油库出库配送油品明细表》上报供应配送部、区域，核算点进行核对。

三、油库保管员管理职责

负责对油库进货、库存、出库数量进行核对管理。

具体做好以下工作：

1．油库每次进货时，根据供应配送部的发货量单、《进货验收计量记录》、《库存油品计量记录》和《油库收货凭证》核对进货数量与入罐库存，填写《库存商品保管帐》。

2．每日根据《库存计量记录》、《油品发货凭证》和《付油记录》核对油罐计量付出量与出库数量，填写《库存商品保管帐》。

3．每个月末结帐日，根据《库存商品保管帐》、《库存油品计量记录》核对《库存油品盘点表》、《油库油品进销存月报表》，确认后，签字上报供应配送部。

第五条区域核对管理

一、区域销售主管管理职责

负责所属油站的进、销、存核对管理。

具体做好以下工作：

1、负责对《加油站进、销、存日报表》进行核对，分站核对帐面数与实际库存是否在合理范围内。

2、根据《加油站进、销、存日报表》与《油库出库配送油品明细表》进行核对，核对分站日进货数量是否相符。

3、分站每周、月对油库核算点上报的（周、月）统计数据进行核对。

（1）油库的出库数量与核算点上报的油站进货数量和《加油站进、销、存日报表》进货数量（周、月累计）进行三方核对。

（2）核算点上报的油站周、月销售数量是否与《加油站进、销、存日报表》销售数量（周、月累计）相一致。

（3）每周、月将核对后的区域销售数量、进货数量上报总部信息管理系统。

（4）每月结帐时对各站的《加油站油品月份盘点表》进行各项核对后上报运作部。

二、区域财务主管管理职责

负责所属核算点、油站销售款、预存款核对管理。

具体做好如下工作：

1、协助销售主管完成相关工作，如销售主管下站检查、外出等，负责完成销售主管的工作职能。

2、每周统计审核核算点上报的销售数量与收款金额是否相符；审核上报的预存款结存是否与《加油站进、销、存日报表》上报的预存款结存是否一致。

3、每周、月将核对统计后的区域销售金额、预存款结存上报总部（可与销售主管配合与销售数量、进货数量共同制表上报）。

4、定期到核算点及油站监督、检查、核对销售款回笼情况。

三、区域经理管理职责

负责区域核对的全面管理，是核对管理第一责任人。

具体做好以下工作：

1、全面监督区域核对管理的全过程，协调好销售主管与财务主管的工作联系，对周、月统计上报的数据进行全面核对确认，对数据的准确性、真实性承担责任。

2、定期组织相关人员到油站检查、核对管理工作，对于核对中存在的问题及时处理解决。

第六条核对管理的注意事项

一、加油站核对结帐时间

1、日核对：

每日早交接班，核对前一天交接班后至本日交接班前的进、销、存情况，原始票据与结帐单当天送到核算点，如当天送达困难，有关票据可采用电话告知或传真方式报送。

2、周核对：

核对上周四早交接班后至本周四早交接班前发生的进、销、存情况，每周四下午前原始票据、数据报到核算点。

3、月核对：

月末结帐日为月末最后一天，结帐时间为早交接班。

核对全月的进、销、存情况，编制《加油站油品月份盘点表》同本月发生的原始票据凭证、结帐单当天送达核算点。

《加油站油品月份盘点表》同时上报区域。

二、油库核对结帐时间与加油站同步

周（月）核对：

每周四（或月末结帐日）统计加油站进货数量，报送区域及核算点。

三、区域、核算点数据统计核对

核算点周（月）统计在周四（或月末结帐日）进行，统计数据、报表当天必须报到区域。

四、区域数据统计核对

1、区域周（月）统计核对在每周五上午（或月末第二天上午）进行，核对情况电话通知油库、核算点（加油站由核算点通知）并分别填写《商品进销存数量核对记录》。

2、区域将周（月）各站核对、汇总后的统计数据上报公司信息系统。

五、如周四的周核对与月底盘点时间相近（3天以内），该次周核对截止时间可延长至月末，月核对正常进行。

六、成品油统一调价时，加油站、油库当班必须进行一次库存盘点，由核算员负责填制《加油站进、销、存日报表》、《油品月份盘点表》，及时报核算点和区域，区域核对汇总后上报运作部；油库填制《库存油品盘点表》，上报供应配送部。

第七条核对机制的监督和管理

一、各单位必须高度重视此项工作，严格按本《规定》及时上报各种数据，由于数据上报不及时影响核对工作，责任层层追究，不胜任本职工作的，坚决调离岗位。

二、严禁弄虚作假、欺上瞒下，对于不认真履行职责，玩忽职守造成货款流失，一经查实，严肃处理。

三、各级负责人要把商品核对管理工作当作公司的大事来抓，统一思想，提高认识，切实保证核对工作的正常运行。

四、公司各职能部门要定期组织对商品核对工作的检查和监督，保证核对工作落到实处。

进、销、存核对流程图

进销存日报油品月份盘点表日销售报表

预存款明细表油库周（月）出库销售周报

油库进销存日报进销存周（月）报（销售金额/预存款金额）

油库日出库