网购物资管理暂行办法修订.docx

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网购物资管理暂行办法修订

网购物资管理暂行办法

第一章总则

第一条为充分利用网络采购平台，拓宽采购的方式方法，规网络采购行为，以及时、快速、安全采购到质优价廉的物资，有效降低采购成本，提升采购效率，特制定本暂行管理办法。

第二条本办法适用于*************有限责任公司（以下简称“公司”）办公后勤、生产、维修用零星辅助材料的采购。

第二章释义及职责分工

第三条网购物资，是指以网络媒体和网络技术为载体，经过大型、正规网络商城询价，采取网上交易的形式，在现实交易中完成采购的行为。

网购平台，是指基于互联网，为促成买卖双方交易而建立的平台。

如天猫官网、亚马逊、京东商城、宁易购、阿里巴巴、淘宝、一号店等大型进行采购。

第四条办公室、供应处作为网络采购的履行主体负责网络采购的具体执行，按照专业制度的管理要求，及时做好采购物品的到货验收和申请汇款、发票签收及交接等工作。

1、办公室职责

（1）负责办公用品、耗材、低值易耗品、后勤物资等物资的采购，设置兼职网络采购员1名,并建立网络采购电子台帐。

（2）每月根据各用料部门申报的月度采购计划和年度办公用品预算分解情况，核定物资库存，形成公司采购计划，报公司领导审批后落实采购，并负责所采购物资的到货验收、申请汇款、发票签收等工作。

（3）每月负责开展网络供应商的价格信息统计工作，建立健全网络电商数据库，做好付款登记台账，跟踪物资到货记录。

2、供应处职责

（1）负责生产维修用辅材和后勤维修用开关、灯具、五金件及辅材等物资的采购，设置兼职网络采购员1名,并建立网络采购电子台帐。

（2）每月根据各用料部门申报的月度采购计划，核定物资库存，形成公司采购计划，报公司领导审批后落实采购，并负责所采购物资的到货验收、申请汇款、发票签收等工作。

（3）每月负责开展网络供应商的价格信息统计工作，建立健全网络电商数据库，做好付款登记台账，跟踪物资到货记录。

（4）供应业务员负责编制采购虚拟合同（合同即交易单打印件，经部门负责人确认）台账。

3、财务处职责

（1）对网络询价初审。

（2）要求参照按预付款跟踪台账建立网购付款及发票收取跟踪台账，督促业务员将取得的有效发票给办理入库手续。

（3）负责对业务员办理的购物手续进行审核。

（4）负责对供应处、办公室采购物品的发票按制度要求进行报销审核。

4、生技处、质控处、销售处职责：

各计划申报部门负责做好网购物资的验收工作，并及时反馈使用意见。

第三章采购原则及围

第五条采购原则

经市场询比价，原则上具有网购优势的物资须进行网络采购，降低物资采购成本。

第六条采购围

日常办公用品、耗材、低值易耗品、后勤物资、固定资产（电子办公设备）、生产维修用辅材等。

日常办公用品：

如纸、印刷品、宣传标志、签字笔、电子计算器、订书机、胶棒、剪刀、涂改液等。

办公耗材、低值易耗品：

如U盘、鼠标、键盘等电脑配件，墨盒、墨粉、硒鼓等。

后勤物资：

防暑降温用品、卫生纸、洗涤剂等经常使用物资等。

辅材：

具备小批量网购优势的生产维修用辅材等。

笫四章网络采购流程

第七条采购申请

原则上网络采购仅限于总价5000元以（含5000元）零星物资，为月度采购计划、急件计划所申报物资。

且满足以下条件之一的：

1.物资未例入年度合同清单或合同物资市场价格变化较大的，现有采购渠道有限。

2.急件物资，现有供应商无法按我公司规定时间要求配送的或与网络采购速度相当的情况下可采用网络采购。

3.经初步询价或市场调研，供应商所供物资单价与网络采购单价相差较大的。

第八条：

供应商选择

1.在天猫、亚马逊、京东商城、宁易购、阿里巴巴等几个进行选择，所选择的电商应提供其企业的三证即营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本。

2.优先选择官方旗舰店，再选择销售量较好且有好评、具有开具增值税专用发票资质及七天无条件退货等条件的网络店铺。

淘宝网上个人店铺选择信用度在五钻以上、成交量高且网评在4.8分以上。

3.同等价格情况下，选择评价高且成交量高，发货周期短、距离较近、物流服务较好电商。

4.优先选择已合作过且发货速度及信誉较好的电商信息库中挑选供应商，以提高采购效率及采购安全性。

第九条：

采购价格确定

1.网络采购价格要选价格相对集中且价格较低的供货渠道。

例如：

轴承30312，多数店铺报价在40-50元/只之间（含运费），一家报价25元/只（含运费），建议采购40元/只。

若报价25元/只的电商，发货量较多且好评较多，能证明其质量较好，也可以进行选择。

2.对符合要求的供货渠道进行网页截屏并附，并请财务处进行初步审核。

如有议价，需要将与电商议价的重要信息进行截屏。

3.截屏需包含物资名称、商品详情、规格、实物图片、单价、运费、是否7天无理由退货及议价过程等必要的评审要素。

4.经财务处审核通过后，由供应处或办公室打印截屏容并制作比价表汇总后请相关部门审核会签并报公司分管领导审核批准。

5.根据批准结果由供应处或办公室业务员进行付款结算，结算根据网购平台要求进行交易。

在对电商进行下单过程中可以采用两种方式：

（1）原则上采用公司注册的企业账号进行采购。

由公司财务处负责在网购平台上以企业实名申请注册一个买家账号，网络采购员负责日常账号管理，并做好工作，经公司主要负责人审批后并报财务处备案。

网络采购申请预付款时，办理付款会签手续与网络确定采购物资同时进行，财务处在收到单据和确认已生成订单后24个小时，将款项汇到网络供应商指定的账户。

（2）由供应处业或办公室务员使用个人账号进行交易，在办理网络支付手续后，打印交易相关信息。

仓库保员验收合格后，可依据发票及采购比价等资料进行现金报销。

业务员负责做好支付台账登记，同时要选择运费险。

6、收到货物及发票，如无质量问题，由仓库保管员办理入库手续，业务员将发票交财务处办理入账手续。

7、如物资到货，收件人对外包装进行验收，如发现包装有严重破损，直接进行拒收，业务员负责与网络店商进行联系退货，办理退货手续。

第四章计划管理

第十条采购计划

网购物资采购计划是物资实施进货的依据，也是采购合同签订与执行的前提。

严禁、杜绝无计划采购，采购计划分为月度采购计划和紧急采购计划。

第十一条计划申报

各用料部门需本着节约的原则，按各类物资计划申报要求，列明产品名称、规格型号、计量单位、用途、数量等容，若有特殊要求的物资还需提供样品、图样、生产厂家等信息。

月度物资采购计划需经办部门负责人和公司分管领导审批后执行采购；紧急物资采购计划，需填报急件计划申报表，经部门负责人和公司分管领导审批后执行采购。

原则上单笔交易金额不超过5000元，如超过5000元需拟定专题报告，报公司分管领导和主要领导审批后方可执行采购。

办公用品计划申报：

各用料部门负责申报本部门日常所需办公用品的汇总清单，并在每月25日前上报次月物资使用计划至办公室，办公室形成公司采购计划，各部门负责人要根据公司办公用品预算分解情况，控制本部门办公用品使用额度，原则上超过当月预算的，一律不予采购。

办公室每月汇编各部门办公用品计划，并根据库存情况进行核减，同时要保证核库的可追溯性。

在完成核库后，依据年度办公费用预算，控制各部门采购金额，并按照采购合同和性价比从优的原则，编制月度采购计划，并报经办部门负责人和公司分管领导审批。

月度辅材材料计划申报：

按照《物资计划管理办法》执行。

第五章采购管理

第十二条账号管理

由办公室和供应处负责在网购平台上以企业实名申请注册一个买家账号，网络采购员负责账号的日常管理，并做好账号信息的工作，账号信息需经公司主要负责人审批后报财务处备案。

第十三条询比价管理

1、询比价原则

网购物资采购价格应不高于当期合同价格，且询价过程需截图留存询价记录（截屏需包含物资名称、商品详情、规格、实物图片、单价、运费、是否7天无理由退货及议价过程等必要的评审要素），具体原则如下：

（1）比价渠道应包含3家以上实体店报价及3家以上网店报价，并遵循质量先行、效益优先的原则。

（2）网购物资应附带相关合格证及产品说明书等验收资料。

（3）网购物资应优先选择开具增值税专用发票的供货渠道，且采购价格要选取报价相对集中的区域较低的价格。

2、询比价围及程序

（1）询价渠道应为天猫官网、亚马逊、京东商城、宁易购、阿里巴巴、淘宝、一号店等的官方旗舰店。

（2）询价经办人应根据各旗舰店的销量情况和网评情况再进行择优选取，并查看其企业的三证（营业执照、税务登记证、组织机构代码证）后截图存档。

（3）在紧急情况下，可在同等价格的基础上，优先选择发货距离较近的电商。

（4）同类物资的采购应优先在已合作过且信誉度较高的电商位息库中挑选供应商，以提高采购效率及采购安全性。

第十四条采购的实施与验收

1、采购的实施

（1）办公室、供应处为公司网络采购的实施主体，由部门网络采购员负责发掘和选取符合要求的电商渠道，并进行网页截屏（附），报请财务处进行审核。

采购过程中，网络采购员应邀请相关财务人员参与采购议价，并将议价记录进行截屏存档。

（2）网络采购员与电商确认好采购价格、付款方式等相关信息后，将相关物资加入“购物车”，并第一时间将要购买商品的网络发给财务处材料会计或费用会计进行审核。

（3）财务处岗位会计收到网络后，根据月度采购计划逐项核对物资名称、规格型号、采购数量、采购单价等关键信息，确认无误后，通知网络采购员制作比价汇总表（附议价等截屏信息）报相关部门负责人和公司领导审核会签。

（4）公司领导审核完成后，由网络采购员自行下达采购订单，并在付款方式中选择“款到发货”或“货到付款”。

如选择款到发货，则由网络采购员按照预付款的办理流程办理汇款，且要确保在完成订单提交1工作日，将完成会签的付款单据移交给财务处经办人员，并做好后续发票的收取、冲账工作；如选择货到付款，则需在电商提供发票后按正常流程办理付款手续。

2、采购的验收

（1）各级用料部门为采购验收的第一责任主体。

网购物资到货后，网络采购员通知各级用料部门共同参与验收，检查到货质量与发票情况，确认无误后，按照《物资供应管理暂行办法》办理签收、入库等手续，网络采购员即可在所购上“确认收货”。

（2）如商品质量验收不合格，网络采购员应与用料部门进行初步原因分析，并共同签字确定，于第一时间联系网购供应商协调换货或退货。

三天需将不合格品发还给网购供应商，并跟踪商品退回签收和重新发货情况；若为退货，网络采购员须当天登陆账户，选择该项商品的“申请退款”并通知财务处岗位会计完善回款手续。

因退换货而产生的运费则应由实际责任方负责承担。

第十五条发票及付款

1、网络采购中，应优先选择“货到付款”的供货方式，其次为“款到发货”的供货方式，以降低财务风险。

2、网络采购中，应要求供应商“物票一致”，即商品发出的同时要附带应开具的发票，以便及时办理入账手续。

3、网络采购员收到发票后应会同财务部门验明真伪，确认无误后方可正式签收或付款。

若未收到发票或收到假票应及时联系商家，确认原因后根据实际情况申请延时付款或退货，对于存在恶意欺诈行为的供应商应坚决剔除“网络供应商信息库”。

4、采购申请预付款时，办理付款会签手续与网络采购物资同时进行，财务处应根据已收到单据在确认已生成订单后的24个小时，将款项汇到网络供应商指定的账户。

5、通过借支备用金方式的网购报销，网络采购员应将与各商家的洽谈记录通过截屏方式打印，并做好比价汇总表报相关部门和公司领导审批后附发票及一般费用报销单到财务处办理报销入账手续。

第十六条售后服务

网购采购应优先选取有全国联保的供应商或代理商，并明确双方责任。

第六章附则

第十七条本办法未尽之处，请参照《合同管理实施细则》、《物资供应管理暂行办法》要求执行。

第十八条原则上采购员不得与本人亲属及与本人有关联的电商发生采购行为；若发生采购行为，应提前报公司主要负责人审批后方可执行。

第十九条本办法由供应处联合财务处、办公室共同起草，并负责解释和修订，自下发之日起执行。

附件：

网络采购流程图

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