公文处理办法.docx

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公文处理办法

公文处理办法

第一章　总　则

第一条　为使我公司公文管理工作规范化、科学化，提高公文办理效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合我公司实际，特制定本管理办法。

　　第二条　公文是传达方针、发布指示，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，下达各项决议决定和交流经验的重要工具。

第三条　公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条　行政办公室是我公司公文处理的管理部门，负责我公司所有上级来文、上报上级的各类请示报告、下发各类公文、批复下级请示报告等。

行政办公室配备专职文秘人员，文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识。

第五条　公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

各级领导要重视公文处理工作，树立良好的文风，行文必须注重效用，讲究效率和质量，按程序办事，积极推进办公自动化。

第六条在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和集团公司有关规定，确保国家和企业秘密。

第二章　公文分类

　　第七条　按公文内容可分为：

（一）决定，对重要事项或重大行动做出安排；

（二）决议，经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项；

　　（三）通知，发布规章制度，转发上级、同级和不相隶属部门的公文，批转下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项；

　　（四）通报，表彰先进、批评错误，传达重要情况；

　　（五）报告，向上级部门汇报工作，反映情况，提出建议；

　　（六）请示，向上级请求指示、批准；

　　（七）批复，答复请示事项或对下级布置工作；

　　（八）会议纪要，传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行；

　　（九）工作计划，进行年、季、月、周工作安排。

　　第八条　按公文的发放形式可分为：

（一）红头文件，发布重大决定、决议、通知、通报、请示、报告、会议纪要或年度工作计划；

（二）便文，发布一般的通知、通报及临时性的工作计划；

　　（三）其它文件，除红头公文和便文外的公文，如各类简报，临时的通知、通报、会议纪要等。

　　第九条　按发文系统可分为：

（一）党委工作类

（二）行政工作类

（三）工会工作类

（四）团委工作类

（五）生产管理类

（六）安全管理类

（七）机电管理类

（八）计财管理类

红头文件和便文由党办、行办、工会、团委统一管理，其它文件由各归口管理部门负责管理。

第三章　公文格式

　　第十条　红头文件和便文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄报机关、抄送机关、印发机关、印发日期、印发份数、校对人等组成，其它文件的组成可以适当简化。

（一）秘密等级，密级的界定和标识执行“晋城煤业集团审定国家秘密和界定密级的规定”（晋煤集保字〔2002〕4号）、“晋城煤业集团企业秘密具体范围的规定”（试行）（晋煤集保字〔2000〕3号）、“晋城煤业集团企业秘密的载体、密级划分、标志、保密期限的规定”（晋煤集保字〔2000〕4号）；

（二）保密期限，对公文密级的时效加以规定的说明；

　　（三）紧急程度，分别标明“特急”、“急件”；

　　（四）发文机关标识，即人们通常所称的“文头”，由发文机关全称或规范化简称加“文件”或“便文”组成；

　　（五）发文字号，按单位（部门）代字（☆）、年份（××××）、序号（◇）的次序编排，格式如下：

　　红头文件：

胡煤☆字〔××××〕◇◇号

　　便　　文：

胡煤便☆字〔××××〕◇◇号

　　年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

　　其它文件的发文字号可根据情况自行确定，属于期刊性质的公文的发文字号应相对固定。

　　（六）签发人，上行文在文件中必须署明签发人，下行文不署签发人；

　　（七）标题，应当准确简要概括公文主要内容，并准确标明公文种类，标题中除法规、规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。

转发外来公文时要标明发文机关，不能引用文件字号代替标题内容。

会议通过的公文，还应在标题后注明会议名称和通过日期；

　　（八）主送单位，发文单位要求对公文予以办理或答复的对方单位，也称上款。

下级向上级请示或报送的公文，一般只写一个主送单位，如需同时报送另一上级单位，可以用抄报的形式；

　　（九）正文，公文主体，表明公文目的、内容及所要落实事项；

　　（十）附件，在正文之后、成文日期之前注明附件名称和序号，附件名称后不加标点符号。

编排时，每一个附件应另起一页，“附件X”写在左起顶格位置，当有多个附件且内容较短时，可连续排列；

　　（十一）成文日期，成文日期以签发人签发日期为准，应用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”；

　　（十二）印章，加盖公章表明公文生效。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

　　1.联合行文需加盖两个印章时，主办机关印章在前，两个印章均压成文时间，并且只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。

两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm；

　　2.联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。

主办机关印章在前，每排最多3个印章，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切；

　　3.公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决；

　　（十三）主题词，用几个词明确公文核心内容，词目一般不少于3个，不超过5个；

　　（十四）抄送，指需要了解公文内容的有关单位或人员，如果抄送的单位在两个以上，对上级单位可以采用抄报的形式。

抄送时严禁滥抄、滥送和漏抄、漏报；

（十五）发文单位，也称落款或下款，即公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公室或文秘部门。

　　第十一条　正文或附件的书写格式可选用章条式、国标式或自由式中的一种，但在同一公文内不能出现两种书写格式。

　　章条式：

第一章　第一条　

（一）　　⒈　　⑴

　　国标式：

　1　　　1.1　　　1.1.1　　　a）

　　自由式：

一、　

（一）　　⒈　　　⑴　　①

　　第十二条　公文用纸

（一）红头文件和便文统一采用A4纸型（长297mm、宽210mm），左侧装订。

附件和其它公文的纸型根据实际需要确定。

　　公文页边与版心尺寸

　　公文用纸天头（上白边）为：

37mm±1mm

　　公文用纸订口（左白边）为：

28mm±1mm

　　版心尺寸为：

156mm×225mm（不含页码）

（二）公文用纸统一使用纸张定量为60g/m2—80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。

　　第十三条　公文用字及排版规格。

　　公文标题用2号小标宋体字，红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布。

正文用3号仿宋体字，一般每页排24行，每行排26个字。

版记“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。

词目用3号小标宋体字，词目之间空一字。

　　第十四条　公文装订要求

公文应左侧装订，不掉页。

订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。

钉锯与页边缘距离为15±2mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。

第十五条印发机关和印发时间

位于抄送机关之下（无抄送机关时在主题词之下）占一行位置；用3号仿宋字体。

印发机关左空1字，印发时间右空1字。

印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

第十六条版记中的反线

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

首、位两条反线磅数为1.5磅，中间一条反线磅数为0.75磅。

第十七条版记的位置

版记应置于公文最后一页（不能与正文再同一页面上），版记的最后一各要素置于最后一行。

第十八条各部门需要发文时，须按照以上要求格式完成编排工作，送交行政办进行格式审查，确保格式争取后方可发文。

第四章　行文规定

　　第十九条　行文应当确有必要，注重效用。

属于一个系统的事项由本系统自行发文，属于几个系统的共同事项应联合发文。

　　第二十条　对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门研讨，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当报请分管公司领导协调，仍不能解决的，可报请总经理上公司研讨会决定。

对涉及全公司性的规章制度、年度工作安排等事关公司井安全发展的重要文件，必须上公司研讨会研讨通过后，方可行文。

　　第二十一条　公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

第二十二条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。

“报告”与“请示”属不同文种，“报告”不得夹带请示事项。

第五章　发文办理

第二十三条　发文办理一般包括拟稿、部室核稿、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。

红头文件的发放要严格遵守文件发放程序，其他文件可视重要程度简化程序处理，但拟稿、部室核稿、审核、签发、分发、归档不可简化。

第二十四条发文处理程序：

部室（承办人）起草初稿—部室负责人审核—有关部门会签（需要会签的）—经理层签发—行政办统一编号、缮印、盖章、分发—归档。

　　第二十五条　拟稿，部室（承办人）负责起草初稿，起草时应严格遵守以下规定：

（一）符合党和国家的方针、政策、法律、法规及上级部门和本企业有关规定，如提出新办法或规定，应注明旧办法和规定相对应的公文的处置方法；

（二）公文的内容应全面，情况应具体，观点应明确，表达应规范，条理应清楚，层次应分明，文字应精练，标点应准确，篇幅应简短；

　　（三）人名、地名、数字、引文应准确。

使用简称应先用全称，并注明简称，对众所周知或约定俗成的简称也可以直接引用；引用其它公文应先引标题，后引发文字号；使用日期应写具体的年、月、日；

　　（四）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字，数字使用必须前后一致；

　　（五）必须使用国家法定的计量单位。

第二十六条核稿：

各单位文件草稿应明确核稿人员，建立核稿责任制度。

核稿结束后，由分管副总、业务管理部门及执行单位（部门）对公文的全面性、准确性、合理性、公正性、符合性进行研讨把关，提出改进意见和建议。

研讨可采用会议或传阅的方式进行，由原拟文单位（部门）应根据研讨结果对公文做进一步的完善。

文件在签发前由行政办公室对文稿格式进行审核，对不符合要求的公文稿，有权提出具体修改意见。

部门研讨把关的主要任务是把好五关：

（一）行文关—确定是否需要行文，以何名义行文，凡是可以通过电话等形式解决的问题就不要发文，保持文件的严肃性。

（二）内容关—审查文稿观点是否正确，是否符合实际，提出的办法，措施和要求是否明确具体、切实可行；有无观点错误、界限不满、宽严失度、难以执行；涉及其它部门或单位的问题是否已协商、会签。

（三）政策法规关—审查文稿内容是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规；与本系统、本单位已经发布，仍在执行的制度、规定有无矛盾，如属制定新的制度、规定、建议，是否经有关部门研究；按照职责权限，应由哪一级批准，是否需要废止现行有关制度、规定等。

（四）文字关—审查文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；用词是否准确、精练，句子是否符合语法；标点符号、数字计量、人名地名、专用术语等是否正确、规范。

（五）格式关—审查拟定的公文标题能否概括文件内容，文种是否恰当，主送机关是否正确，抄送机关有无遗漏或存在溢抄乱送现象，机密程度和缓急程度是否适当等。

第二十七条会签

（一）凡涉及到其它部门业务的公文稿，主办单位应送有关部门负责人会签。

（二）在会签过程中，如意见不一致，主办单位应主动协商，仍不能取得一致意见时，应将各自的意见写明，请有关领导决定。

第二十八条签发：

签发的一般原则如下

（一）所有上行公文、下发公文，都必须由经理层签发。

（二）已签发的公文，不准随意改动。

（三）签发时，签发人应工整清楚地写上自己的姓名，不要只写姓或划圈，并应注明日期。

签发时用笔墨应符合存档要求。

（四）党委、纪委、工会、共青团发文，此类发文由党委书记签发，或者委托工会主席签发，该发文流程不涉及行政办公室。

第二十九条编写发文卡：

文稿经领导人签发后，应填写《发文登记表》，登记时应检查签发手续是否完备，有无秘密等级，发放范围是否明确，主、附件是否齐全。

对登记项目要认真填写，字迹要清晰，内容要完整，不能随意漏项。

《发文登记表》应包括以下内容：

日期、文号、标题、秘密等级、主送单位、主办单位、签发人等。

登记后将发文字号及打印份数填在文稿上，送打印室缮印。

第三十条缮印：

缮印公文要注意以下问题：

（一）缮印公文要以签发的定稿为依据，不得有任何改动。

如却有疑误之处，要与拟稿人取得联系，不可擅自改动。

（二）缮印工作要精细，做到文面整洁、美观、装订合乎要求。

（三）缮印过程要保密，不得让他人随便翻阅文稿和印制的公文。

第三十一条用印：

严格按照《胡底煤业印章和签名管理制度》执行，用印做到端正清晰，将印章压盖于公文落款和成文时间的年、月处，做到“骑年盖月”。

第三十二条发文：

发文实行签字取文制度，具体程序是：

（一）收发人员收到文件后要及时登记文件名称、文号等有关内容，并立即电话（或其它方式）通知取文单位，取文单位在《发文登记表》签字。

（二）取文单位接到取文通知后，应及时派人领取并在记录上签字，取文人应及时将文件交给本单位负责人，不得拖压和擅自处理文件，注意保密，不得随意传播文件内容。

（三）公文分发完毕后，收发室人员应将《发文登记表》交办公室人员保存。

（四）需要报寄出的公文由行政办公室负责办理。

第三十三归档：

发文资料收集归档范围包括：

文件正文、文件底稿、文件清样、文稿附件、领导批示、公文签发单、发文登记表、发文明细表等，发文资料的归档收集要做到齐全完整、宁宽勿窄。

部门发送。

第三十四条　发文卡片填写要求

（一）主办单位和拟稿人：

起草人员签；

（二）核稿：

拟文单位（部门）负责人签；

　（三）会签：

研讨人签（或提供研讨记录）；

（四）复核、签印：

归口管理部门负责人签；

　（五）签发（批示）：

公司领导签。

第六章　收文办理

第三十五条　收文是指我公司收进上级机关、同级机关、下级或不相隶属机关的行文或请示、报告。

收文办理程序如下：

发文机关—签收—行政办公室登记填写公文处理卡—行政办主任填写拟办意见—经理层批示意见—按领导批示传阅文件—承办单位办理—公文收集—归档—销毁。

第三十三条我公司所有外来公文、电报、信函等，除封面写明有具体收件单位（人）的封件外，凡写胡底煤业的封件、普通件，统一由行政办公室启封、登记、分发，统一处理。

第三十四条签收：

签收公文应认真核对所收文件与文件投递单或取文登记簿上的题目、文号相符；信函文件的收文机关、收件人是否与本单位相符；文件包装是否有破损、开封现象，重点文件应逐页查点，如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。

急件要注意签收具体时间，具体到日、时。

对有时间要求的会议通知或其他文件，应依据收到日期与文件要求日期确定急缓。

第三十五条登记：

登记文件应将原文字号、来文单位、文件标题或事由、附件、收文时间、编号等在《文件处理卡》和文件登记簿上逐项填写清楚。

登记文件标题不能删减，无标题文件应登记内容摘要，对内容概括要准确。

登记编号不能出现重复、空号或跳号现象，登记书写清楚、工整。

传真电文应先登记在册，后报行政办主任批示处理。

第三十六条拟办：

文件登记后，将填写好的公文处理卡与相应的文件装订后，交行政办主任填写拟办意见。

第三十七条上级机关下发指导性质的文件、下级请示的有关紧急、重大的问题或涉及全局性问题的文件以及订报、开会、培训、学习、考察等文件，由总经理阅示；同一个文件中包含两个以上分管领导主管的业务时，由总经理阅示。

第三十八条批办：

行政办公室依据拟办意见将文件呈送经理层阅示，经理层在阅读基础上，针对文件提出的问题和要求，明确指定承办部门或承办人，以便传阅。

第三十九条传阅：

行政办公室依据领导批办意见将文件依次传阅到领导或各承办部门。

为防止文件接收延误，各部门须上报文件接收员，接到通知后，将接收文件上报部门负责人处理，并及时将传阅记录以文本档提交行政办备案。

传阅文件时，主要做到以下几点：

（一）分清轻重缓急：

如有多份文件，应按文件的急缓和重要性进行排队，将重要的文件或急件放在最上面，并提示领导优先处理。

（二）掌握传阅范围：

严格按拟办意见和领导阅示范围传阅，不能任意扩大或缩小传阅范围。

（三）文不横传：

文件要通过文秘人员分别送给每个应阅人员，不能由应阅人员自行横传。

（四）认真检查处理：

文秘人员应对收回的传阅文件进行检查。

（1）检查阅文人是否阅过并标明了阅完时间，是否签名；

（2）检查阅文人有无指示意见和对需要印发的文件有无修改意见；

（3）检查传阅件有无缺损，附件是否完整；

（4）检查签署拟办意见和阅办结果是否符合存档要求；

（5）检查公文传阅注意时效性，遵循急件急办原则。

第四十条承办：

各单位（阅办人）按照指示阅办文件，各单位（阅办人）在领取承办公文复印件时，领取人员应在公文处理卡上签名。

承办单位接文后，应当抓紧时间办理并及时答复办理结果，不得延误、推诿。

第四十一条催办：

送领导人批示、传阅或者交有关部门办理的公文，行政办要负责催办。

对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。

第四十二条收集：

文件按拟办、阅示范围及要求，传阅完毕后，应及时收回文件处理卡及文件原文，一起存档。

如果承办单位需要文件内容，可复印留存，原文应交办公室存档。

行政办公室在收回文件后应在存档时间栏内登记清楚。

收集存档的文件，按上级来文、下级请示内容分类存放。

第四十三条归档：

办理完毕的文件，办公室按规定统一交档案室立卷、存档，未经领导许可，任何人不得随意查阅存档文件及文件办理结果内容。

第四十四条代表我公司外出参加会议带回的文件以及各单位直接收到的上级文件及资料，应及时送交行政办公室进行收文处理，不得私自进行处理和保存。

未经行政办公室接收的公文在处理过程中发生误压、漏办、丢失等情况，将追究送、接公文人员的责任。

　第四十五条　凡需办理的公文，归口管理部门应提出拟办意见，送有关公司领导批示或交有关部门办理。

由两家以上单位（部门）共同办理时，批示中应注明主办单位。

需要其它领导传阅时，应先对公文进行复印，送交承办单位，再将原文进行传阅，以保证公文的及时办理。

紧急公文，还要提出办理时限。

　　第四十六条　承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿。

对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当迅速退回归口管理部门，并说明理由。

　　第四十七条凡涉及其他部门的问题，主办单位应当主动与有关部门协商解决。

　　第四十八条　送有关经理层批示或交有关部门办理的公文，归口管理部门要负责催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。

重要公文还应及时了解和反馈执行情况。

第七章　公文立卷和销毁

　　第四十九条　公文办完后，应及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

　　第五十条　公文立卷，应根据其特征、相互关系和依存价值分类整理，并保证齐全完整，正确反映主要工作情况和从属关系，以便保管、查找和利用。

　　第五十一条　案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

个人不得保存应当归档的公文。

　　第五十二条　无存档价值和存查必要的公文，经过鉴别、归口管理部门负责人和有关公司领导批准，可定期销毁。

销毁秘密公文要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。

　　第五十三条　拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，不得在文稿装订线外书写。

第八章　公文管理

　　第五十四条　各单位（部门）应认真做好公文的学习贯彻、落实及管理工作，严格执行一体化管理体系文件控制的各项要求，确保公文管理的质量和效率。

　　第五十五条　对明确注明废止和有时效性的失效公文，各使用单位（部门）应及时将其撤出使用场所。

若需要留存作为参考，要与现行有效的公文进行隔离存放，并明确标识以防误用。

对涉及企业机密或其它原因需要回收的公文，由原拟文单位（部门）负责。

　　第五十六条　保密公文执行“晋城煤业集团保护企业秘密管理暂行规定”（晋煤集保字〔2000〕5号文件）。

　　第五十七条　公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

　　第五十八条　公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第九章　附　则

　　第五十九条　各部门严格按照本办法开展公文处理工作，由各归口管理部门补充制定本部门公文处理办法。

第六十条　本办法其它未尽事项，由行政办公室继续修正完善。

第六十一条本办法自下发之日起执行，最终解释权归行政办公室。