如何做好行政工作.docx

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如何做好行政工作

如何做好行政管理企业的正常运作必须以后勤部门的良好运转为保障其工作的好与坏将直接影响到全公司的经营效益，因此，做好该项工作就必须要建立合理的组织机构，制订出切实可行的管理制度，根据公司的现实情况，可以后以下几个方面进行改进和加强。

◆行政人事部作为公司的一个幕僚部门，她肩负整个公司的管理重任，他不仅为了公司正运转提供了服务平台，而且为公司的所有活动提供各种支持和服务，它运作的好坏，直接关系到整个公司的规化进程，但是在现实的生活中，这个部门又倍受其他部门和人员的非议，其原因是他的工作多是服务性的，而且工作成绩又没有明显的结果，在工作考核中又不能量化，一般容易被老板忽视，在有的公司甚至被老板认为是可有可无的，所以该部门的主管人员在目前来说，流失量比一般其它部门主管人员流失量要大得多。

一、事行政部门的工作职责：

1．负责本部门的行政管理和日常事务，协助总经理搞好各部门之间的协调，落实公司规章制度，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报，负责对会议文件决定的事项进行催办，查办和落实，负责全公司组织系统及工作职责研讨和修订。

2．人力资源管理与开发1）组织架构的设计`岗位描述`人力规划编制`考勤管理的工作。

2）招聘使用：

提供工作分析的有关资料，使部门人力资源计划与组织的战略协调一致，对申请人进行面试作最终录用和委派决定，对提升`调迁`奖惩和辞退做出决定职务分析和工作分析的编写，制定人力资源计划，通过这些使企业内部“人事相宜“即采用科学的方法，按照工作岗位要求，将员工安排到合适的岗位，来实现人力资源合理配制。

3）工作报酬：

制定合理的薪酬福利制度，按劳付酬，论功行赏，通过报酬`保险和福利等手段对员工的工作成果给予肯定和保障。

其次，促进员工提高士气和生产效率的各种激励策略也是对员工工作绩效的一种有效报偿。

4）培训开发：

现在的市场无疑应是产品质量的竞争，说到底是人才的竞争，是一个企业整体素质的竞争。

一个产品质量的好坏，也是一个企业所有岗位技能的集中体现，所以应把全员培训作为企业立业之本，追求全员卓越，以人为本的管理方式。

提供培训开发需求和待培训者名单，制定并实施培训开发计划，主要指职业技能培训和职业品质的培训，为员工发展提供咨询，规范在职培训开发的指导，通过培训开发来“提高员工能力”和“发挥员工能力”以此改进员工的行为方式，达到期望的标准。

5）人员考核：

工作考核，满意度调查，研究工作绩效考核系统和满意评价系统，制定纪律奖惩制度，以工作职责来制定绩效考核标准，通过这些活动公平的决定员工的地位和待遇，促进人力资源开发和合理利用，并且提高难度维持公司的经营的高效率。

3．公司各项规章制度的修订，制定及检查监督运用刚柔并济的管理模式，制定一套符合公司自身的管理制度，运用权利和组织系统，强行进行指挥`控制`命令`硬性管理来达到目的。

4、总务管理没有后勤的保障，就保证不了生产稳定正常的进行。

首先要制定相关制度。

加强对宿舍`食堂`水电`办公用品`零星修缮`部分固定资产`卫生、环境、车辆的管理。

5、强调公司精神，创建公司的企业文化不但能反映出企业生产经营活动中的战略目标，群体意识价值观念和道德规范，还能凝集企业员工的归属感`积极性和创造性，引导企业员工为企业和社会的发展而努力，同时企业文化还具有两种约束力，一种是硬的约束力制度，一种是软的约束力`无形的，就是活跃企业的文化生活，良好的生活环境和业余文化生活。

6、塑造企业形象1）企业精神形象,它对于员工有强大的凝聚力.感召力,引导力和约束力,能增加员工对企业的信任感,自豪感和荣誉感．2）企业环境形象因为创造良好的企业环境，是企业生产活动顺利进行的前提和基础，而充分认识企业环境的特征又是创造良好企业环境的基础．3）企业员工形象制定<<员工日常行为规范>>，困为良好的员工素质和形象，是企业形象的重要构成要素，也是企业文化的具体落实．员工良好的仪表装束、言谈举止、工作能力、科学文化水平、精神风貌、工作效率等都会给社会公众一个整体印象．◆明确本部门在公司中的角色和地位

1、起了对公司起到助手和参谋的作用，作为公司的中层干部：

首先，要从意识上进地转变，要明白自已不再是公司的管家，不但和其他部门是伙伴合作关系，更重要和老板是战略合作关系，那么我们从事人员就要发挥应有的作用，在公司人事政策，人事关系等问题上，为了公司的整体利益，要为老板提供建议，成为老板的好助手和好帮手，只有这样，才能发挥该部门和人员的作用．

2、做好公司的服务者和监督者：

1）是为了公司发展和员工生活等提供服务；2）是作为一个职能部门，又对各部门和劳动与人事工作进行检查，并对违反者进行相应的处罚．

3、自律者和示范者：

该部门和人员作为管理制度的制定者，又是执行者，我们首先要严于律己，打铁还要自身硬，如果自己不能严格要求自己，也就不能严格要求别人，对部门的威信就会产生很坏的影响．

4、人事行政部门的人员，虽然是一个管理部门，但也是一个团队，公司设立他的目的，是为了完成公司的目标，这就要求我们要像运动员一样和全体员工共同朝着公司目标冲刺，又要像教练员一样随时对员工给予指导和帮助，共同完成公司目标．

三．本部门有关人员的互素质要求，因该部门人员的主要工作是和公司人员打交道，所以对部门人员素质、知识、技能和资格等要求都较高，不仅要求我们服务意识强，而且要求能长于沟通和协调，对员工心理也要有一定程度的掌握，对相关的人事知识与技能也有一定要求．

四．要发挥该部门的作用，我们不仅要做好团队管理工作，不要做好系统管理工作，为企业建立好人力资源管理系统，即以识人为基础的人事管理系统，选人为先导的招聘选拔系统，育人为动力的培训系统，用人为核必的配置使用系统，留人为目的的薪酬激励系统．

五．目前人事行政部门及人员最终要帮助解决企业“该来的不来，不该来的又来了；该走的不走，不该走的又走了”的不正常现象，这又涉及到公司的管理体制，招聘制度，绩效管理，薪金政策，企业文化等内容，具体到人事行政部门就是如何做好招人，育人，用人，留人四大环节的工作内容．总而言之，人事行政部工作的最终目标就是确保公司的正常运作及生产稳步，正常的进行，为企业创造经济效益，这也是人事行政部门存在的价值，作为一个人事行政部门的主管，如果不能掌握以上大部分知识和技能，是不可能做好该部门的工作，更不用说为企业创造经济效益了。

◆食堂部门管理

1、人员配置：

应根据全公司的实际人数和参照同行业其它公司情况来配置食堂的炊事工作人员（一般在百人比例或１．５／１００人）

2、组织形式：

１）按照公司干部员工习惯，在条件许可的情况下设立饭堂（１室、２室）２）管理干部与员工就餐分开，或以部门相结合３）课长或经理级人员的就餐分开４）根据公司生产情况定班进餐（白班，晚班零点）

3、管理形式：

可分三种形式进行选择１）是以公司指定专人和部门管理；２）是承包给公司内部的部门或人员管理；３）是承包给公司以外的单位或人员进行管理。

4、制订食堂管理制度：

管理形式和人员配置确定以后，应该制订好一套管理制度以保障工作的合理运行（具体细则如上班时间，遵守公司规章制度，分工合作，轮换班制，请假休息，轮休代班等等）

5、对饭堂人员进行素质教育和专业培训◆保安部门管理和异常事件的处理：

加强对人员进出`公务访客`车辆物品了入`消防安全`防盗防灾`职业安全防护等的管理，同时对员工进行安全教育，贯彻“安全第一”“预防为主”的指导思想，创造一个安宁祥和的工作，生活环境，保证公司员工的生命财产安全。

规范异常事件处理程序，能及时发现和处理问题，保证工场正常的秩序，避免或减少职工人身受到伤害，避免或减少工场财产和职工财产受到损失。

本部门管理程序分以下几点：

首先，按计划配置保安人员；其次，制定出各岗位的工作责任制度第三，就是对保安人员（特别是新招人员）进行素质测试和体能训练，使其达于到合格保安人员的条件。

（具体细则，如：

门卫规定，进出入公司的制度等等）（另附）

一、异常事件：

与常规现象不同，对工场正常秩序造成影响的，给职工人身及财产和工厂财产安全带来危害的事件，如：

职工违纪、火灾、盗窃、安全隐患、交通事故等。

二、异常事件的分类：

1、普通类型：

事件较小，间接对工厂和职工造成危害较轻的，如一般违纪等。

2、重要类型：

事件较大，直接对工厂和职工造成危害较重的，如严重违纪等。

3、紧急类型：

需马上处理的对工厂和职工造成危害的事件，如火灾、盗窃、交通事故等。

三、异常事件的添附表格

1、保安巡查记录表

四、异常事件的处理担当：

1、各岗位保安及保安队长、副队长

一、普通类型的异常事件处理：

1、保安发现问题后，及时控制局势，向队长或副队长汇报并登录《保安巡查记录表》上；

2、队长或副队长接到汇报后，应及时赶到现场确认处理

3、事实确认后，队长或副队长直接开处罚单向安全担当及时向总务部门领导汇报处理。

4、总务部门确认符实后，向上汇报，逐级批准。

5、以上程序在两天内须有处理结果，值班人员负责归档。

二、紧急类型的异常事件的处理：

1、现场保安发现紧急问题后，能现场处理的应马上处理，不能现场处理的应迅向队长或副队长汇报，必要时直接向总务部门负责安全方面的领导或经理汇报；

2、总务部门领导立即到达现场处理问题，并迅速向上一级汇报；

3、必要时，可以直接向公安机关求助。

以上程序须马上处理，处理后的结果由值班人员归档。

◆总务采购管理细则：

一.建立公开透明的采购业务流程，明确总务采购业务范围，规范采购程序,从而达到降低采购风险，提高采购质量，为工场的顺利运营提供优质可靠的后勤保障。

制定各工作岗位责任制度（要结合全公司规章制度逐条分细规定形成各工作的准则）

1.定期组织各岗位人员学习业务知识，提高业务水平，使每个岗位工作能量达到饱和状态

2.对物质采购及办公用品的零星购买要做出祥细的规定

3.加强与其它部门的协调与合作，遵照工作涉及的范围，职责，权限，清晰问题的处理的法则

二、人员配置采购员1：

食品，待客用品,柴油，液化气；采购员2：

木材，维材，消耗器具,设备,电工用品，办公家具，宣传标识；采购员3：

工服，宿舍用品，劳保用品，清洁用品，电信品，纪念品，临时采购；费用管理员：

1人;

三、采购员应具备的素质１）具有一定的采购知识，知识面广，沟通能力强，２）掌握采购方面的知识和技巧。

３）工作严谨，认真负责，疏而不漏。

４）为人正直，奉公守法，严以律己，不贪图小利。

５）遵守采购规程,对供应商馈送的财物自动呈报上缴统一管理。

６）身体健康，精力充沛，能吃苦耐劳。

７）采购员职责８）订购单的下达。

９）与供应商有关交期，交量等方面的沟通协调。

１０）物品市场行情的调查，并统计分析１１）查证物品的品质和数量。

１２）品品质和数量异常的处理。

１３）对供应商进行评估，并作成报表。

１４）对特殊,突发的问题,应立即向直属上司报告。

１５）完成上司下达的各项任务；接受上司质询，报告相关工作情况

四、职责◆费用管理员职责１）每天抽查市场行情,掌握市场信息的基本情。

２）每月抽查固定供应商的供货价格及采购员的市场采购价格是否与市场行情相符,发现问题及时向采购担当经理汇报。

３）每天确认"到货验收小组"验收货物的具体情况，核对所送物品单价是否符合市场行情，所送物品是否符合求购的要求。

４）协调各个采购员之间的工作量,以便正确,按时完成总务采购任务５）负责部门年度,月度费用预算/实际管理。

６）负责采购的台帐统计,分析评估各类费用的使用报告。

◆采购担当经理职责１）物品供应商的寻找，资料收集及开发工作。

２）与供应商的比价，议价谈判工作。

３）及时跟踪物品价格行情变化及品质情况，以期提升产品品质及降低采购成本。

４）部门员工的管理培训工作。

５）与供应商以及其他部门的沟通协调等。

６）定期评估采购员和供应商的绩效和质量。

◆采购员的纪律约束１）有下列情况之一的采购员将不再允许从事工厂的采购工作，情况严重的作罚款或解雇处理。

２）经常不按规定的流程操作。

３）丧失采购员应具备的素质。

４）向供应商索要物品或收取好处。

５）采购过程中相互勾结，弄虚作假，损公肥私者。

６）经判断或证实的其他不符合要求事项。

◆供应商的管理

一、供应商的选择要素A必须持有工商部门发行的营业执照（特殊行业需持特种执照），有固定营业场所，能提供合法票据，并尽量能通过银行转帐。

B、商誉良好，品种规格型号齐全的公司

C、价格合理，质量可靠，服务优良。

D提供食品的供应商还须持有卫生许可证，其生产或经营场所和食品运输过程必须采取必要的卫生防范措施。

二、供应商的开发步骤和追踪管理A由总务采购部门将采购物品分为食品,维修材料,办公文具,药品,办公家具,通讯用品,生活用品,劳保用品,食堂设备,厨具,家电,清洁用品,工服,待客用品,纪念品,广告宣传品，B由总务采购部门根据物品的分类,搜集各类物品的供应商,每类物品在2-3家左右。

C对每天批量购买的物品,需成立供应商评估小组：

由总务部门经理任组长,采购经理,费用管理员，采购员或总经理指派的其它部门经理组成评估小组。

◆调查评估：

1.由评估小组考核供应商的规模,信用,仓库面积等。

2.如实填写所调查项目的现状，然后由评估小组进行综合评估，将合格供应商按分类记录

3.送样或小批量试验之后采购只可从合格供应商中采购，财务付款时也应审核名单。

4.比价议价定价：

对送样或小批量合格之材料评定品质等级，并进行比价和议价，确定一个最优的价格性能比。

供应商必须按以下原则准时向总务采购担当经理用信函,传真或送达的方式提供报价

5.维修材料，清洁用品，文具用品，生活用品，厨房消耗品,肉类，冻品，调味品,副食品等每年5月和12月的15-20号提供报价；

6.评估小组确认后的报价将按其报价周期，价格基本上保持不变（如20号确认的维材报价,其价格在20至次月19日的价格将保持不变）。

7.因市场原因引起的价格突变时，供方应第一时间通知我方，待取得采购担当经理或总务经理同意后才可送货。

◆纳期及送货数量管理：

1供应商需在规定的时间送货，如不能在规定的时间送货，需以传真形式通知采购员或采购担当经理；2送货单上应注明所对应的订货单号码,物品名称,数量，单价，规格型号和品牌,所有送货单需加盖公章和有负责人的签名。

3送货时需按订货单填写送货明细，一旦送货必须同时带上送货单；如一次性送不完订货单上的所有物品，可以分几批送，但须按订单的纳期送完；如不能按纳期送货，供应商需在送货单后面注明延期原因并签名确认4所有送货单和发票抬头需填写本公司名称。

每个自然月的25至次月5日核对上月的送货单据。

5供应商辅导：

列入《合格供应商名册》的供应商，公司应给予管理，技术，品管上的辅导。

◆追踪考核：

◆每半年对供应商的交期，交量，品质，售后服务等项目进行考核评分，按评分等级分成优秀，良好，一般，较差几个等级供应商之筛选：

◆对于较差之供应商，应予以淘汰，将其列入候补名单，重新评估。

◆对于一般之供应商，应予以减少采购量，并重点加以辅导。

◆对于优秀之供应商（供货品质优良,交货期及时,价格合理），应加大采购量。

不合格供应商的判断要素：

◆提供的商品报价和实际价格经确认在一个月内有15%的物品价格存在不合理性。

◆提供的商品过程中故意以次充好或缺斤少两。

◆拉拢或采取其他方式赌赂采购和验收等相关人员◆一个月内出现一次送货不守纳期。

◆提供的商品中有2%达不到所要求的规格型号,或提供的食品重量一个月内有3次超订量的3%。

◆对反映的质量问题没有采取有效对应措施,同一质量问题在3个月内再重犯的。

◆对认真负责的采购员，验收人员进行人身攻击或散布谣言损害其声誉者。

◆提供食品的供应商不符合环境卫生要求。

◆经采购担当确认有其它不符合工厂要求的行为。

◆采购作业指导◆求购单开具和呈交：

◆要求请购人员必须依据库存情况计算出请购数量。

◆求购单应注明品名，规格，数量，需求日期，注意事项，流水编号，部门代码，科目代码及申请人联系电话等。

填写纳期时需充分考虑求购单审批过程所需之时间，原则上希望纳期以总务部门接收求购单后五个工作日为准◆求购单经主管审核后依请购核定权限呈送总务采购部门◆紧急请购时，由请购部门于请购单的“备注栏”中说明情况，并加盖“紧急采购”章。

◆请购单需总务经理承认，采购担当经理确认。

采购员处理求购单流程：

◆采购员对收到的求购单进行分类，登录，并按紧急和优先顺序采购。

原则上采购员接单后需在5个工作日内完成采购任务，但对非常见需特别订制，或专业性强的物品需延长纳期，以与供应商协商的结果定，采购员需及时将纳期等信息反馈给申请人。

◆采购员实施采购时原则上在《合格供应商名册》中选择供应商实施采购，特殊物品除外。

◆除现金采购外,物品求购需采用统一订单格式（附件9）,由经办人签名,采购担当经理或总务经理核准后,加盖总务部门文件发行章后才可发出订单。

订单需注明品名，数量，规格型号,品牌,以及与供应商协商好的交货日期和经批准的价格。

◆采购员未能按既定进度完成作业时，或市场的物品规格型号与求购单有出入,以及市场价格高于请购价格时，采购员应及时通知请购部门。

◆当采购牵涉到专业知识或采购员有其他困难时，采购员需积极联络请购部门人员给予配合，请购部门有义务提供详细的物品资料，特别是当物品需涉及工事和专业知识时。

◆采购员需每月按会计科目和成本中心分类统计物品月度采购总金额，在次月10日前做成报表。

◆采购价格核定权限◆以下管理要领适用于非食品有预算的采购,对无预算的采购,按工场企画颁发的决裁权限上升一级来处理。

除市场零星采购外，定购时需用统一订货单格式，由采购担当经理或总务经理核准后才可下订单：

◆长期，经常需用物品（如文具用品，清洁用品，生活用品，药品，维修消耗材料等）的求购,采购员须在《合格供应商名册》选择供应商，供应价格不能超过沿用下来的价格。

◆单项物品金额1,500元（或单张求购单总金额1,500元）以下，由采购员在《合格供应商表》中选择绩优供应商,价格由采购员核定。

现金采购时需有相关人员陪同确认监督。

付款方式尽量采取银行转帐方式,并尽量要求供应商提供合法票据。

◆单项物品金额1,500元（或单张求购单总金额1,500元）至5,000元以下,取得两家以上供应商报价后，由采购担当经理核定。

◆单项物品金额5,000元（或单张求购单总金额5,000元）至10,000元,取得三家供应商报价后，由总务部门经理核定。

对于5，000元以上的采购，评估小组成员可选择是否实地考察。

◆单项物品金额10,000元（或单张求购单总金额10,000元）至50,000元,取得三家供应商报价后，由管理部高级经理核定。

◆单项物品金额50,000元以上，或单张求购单总金额50,000元以上，取得三家供应商报价后，由总经理确定供应商和价格。

◆柴油价格由总务经理核准。

◆对食堂食品的求购（包括菜谱,调味品,副食品）◆采购员收到求购单后,在《合格供应商表》中联络供应商进行采购;◆采购员应采取传真或传递方式下订单,订单须采购员和费用管理担当共同确认签字，由采购担当经理或总务经理核准后，并加盖总务部门文件发行章后才可发出;订单应保存一年。

◆物品价格不能高于本工厂承认的报价，供应商的报价经评估小组分析后，由总务经理承认。

◆为方便采购员和食堂人员了解市场行情,采购员需会同食堂指派的人员一同前往市场，并对食堂菜单中数量30斤以下的零星物品实施现金采购（原则上单项零星物品的总金额须在500元以下，每天现金采购需控制在4,000元以下）;此种情况下物品价格由采购员控制和同去的指定食堂人员监督◆市场现金采购后发现市场行情与固定供应商的批量供应有价格或质量差异时，采购员应立即报告采购担当经理，并立即将结果传真给供应商,共同协商最佳解决方案。

如因客观原因需更换供应商，采购员须说明理由待采购担当经理或总务经理批准后才可更换。

对紧急情况下的物品求购◆紧急情况的定义：

突然发生,并有可能给工厂生产或职工生活带来重大不良影响的事件。

◆总务部门接到请购部门的紧急求购单后，采购员须遵循价格签准权限，采取货比三家的原则，优先实施采购。

采购售后服务的跟踪◆采购员应妥善保管所采购的电器，设备，工器具等贵重物品的保修卡/发票复印件等保修凭证。

采购员监督机制◆采购员须按程序订购，其他人员不得擅自采购（由总务经理委托的除外），否则工厂不予承认。

◆对采购员的管理：

实行一年一次管理部范围内职务轮流制建立到货验收小组（包括食堂用品验收）◆小组成员的构成：

小组成员由食堂科指定人员，仓库管理员，采购员。

◆小组成员职责：

确认采购食品的质量，数量，价格,送货纳期。

确认数量时按重量为单位进行过磅，按个数为单位时要点清数量。

确认后需登记入帐，至少三名成员在现场并在送货单上签字确认。

◆采购员在验收完毕后需对货品的价格，质量和数量作成总结报告并在次日将报告结果上报采购担当经理确认留档。

◆总务经理可随时指派人员对物品进行抽查。

◆货物入库和签收管理◆总则：

除紧急物品，其余物品需统一入库后再由仓库管理人员发放。

◆物品采购到位后须遵循以下原则：

◆物品马上入库，经相关人员验收后由仓库管理人员在采购数据库中作好入货台帐，随后通知申请部门相关人员对物品质量，数量进行确认。

如果现场或事后确认发现有疑问的应及时反馈给采购员，共同商量解决办法；如果确认没有问题的，由相关部门人员签收◆紧急物品到货后,由相关人员验收,签名确认后,留一份送货清单给仓库人员备案。

◆文件资料管理：

（加强了信息传递、沟通意图、实行统一行动以及文件的规范化。

）前提条件是总务部门文件资料担当每天收到各个部门所传下来的资料或发行本部的文件;定义：

所谓文件就是信息及其承载媒体（可以是纸张,计算机磁盘、光盘或其它电子媒体等）

1、信文件的管理a.《物品求购单》、《物品申领单》、《银行转帐申请及报销单》《小额现金借款及报销单》等需经理确认的单据，送交部门经理签字。

b.《银行转帐申请及报销单》《小额现金借款及报销单》没有预算或超过5000元的金额送交部门高级经理承认，大于100元的金额需送交总经理承认c.宿舍方面的资料送交宿舍管理科长处理。

2、受信文件的整理。

a、《职工外宿申请单》、《宿舍变动单》、需科长确认并签字；b、宿舍方面的《工作协作单》《物品废弃实施状况》需科长确认c、各部门发行的文件或联络书给部门经理、科长每人复印一份，各个组的担当复印一份让部门的成员知晓。

3、经经理、科长确认后的资料及传阅后的文件处理a.经科长、经理确认并认可的《物品求购单》、《物品申领单》、《职工外宿申请单》、《宿舍变动单》、分别返回各申请部门。

《银行转帐申请及报销单》《小额现金借款及报销单》传送给会计室。

b.所有不符合要求的《物品求购单》、《物品申领单》《银行转帐申请及报销单》《小额现金借款及报销单》等需部门经理确认的单，一律退回所属部门；c.各部门发行的文件或联络书传阅后，按类别进行分类，登录到《体系文件一览表》和《文件受领管理台帐》上并将文件装订于文件夹内。

◆部门文件的管理

一、部门所要发行的文件或联络书a.部门所要发行的文件或联络书送交经理确认,高级经理承认。

b.经经理确认并高级经理承认的文件或联络书复印并加盖”总务部门发行部署”章。

c.配给相应的部门。

二、发行后的文件处理a.文件下发完后，对文件进行整理。

b.对部门文件或资料进行编号。

c.文件名和编号登入《体系文件.记录一览表》和《文件发行管理台帐》。

三、文件归档文件放入相应的文件夹内保存。

◆宿舍部门的管理a.公司干部与员工宿舍